CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION MARCHÉ N 02/2012 CAHIER DES CHARGES La présente consultation est organisée par : CADRE LEGAL DE LA PROCEDURE Communauté de Communes de la Brie Boisée Hôtel de Ville Place Jean Moulin 77165 PONTCARRE Tel : 01.64.66.94.17 Fax : 01.64.66.73.39 Courriel : contact@brieboisee.fr Elle a pour but l attribution d un marché dit «à procédure adaptée», conformément à l article 28 (relatif aux marchés inférieurs à 193.000 HT) et à l article 77 (relatif aux marchés à bons de commande) du Code des Marchés Publics. Les propositions seront acceptées ou refusées par Madame le Président qui notifiera sa décision par écrit dans un délai d un mois après la date limite de réception des propositions. Les critères de sélection sont les suivants (par ordre d importance): 1. Prix (50 % de l évaluation) 2. Qualité artistique de l offre (25 % de l évaluation) 3. Références (25 de l évaluation). Le critère «prix», jugé sur 50 points, sera apprécié pour chaque lot au vu des montants indiqués dans les bordereaux des prix. Le candidat sera noté sur la base des prix unitaires affectés du (ou des) taux de remise indiqué(s) à l acte d engagement. L offre de prix la moins élevée se verra attribuer la note maximum de 50 points, les notes des offres suivantes seront minorées du nombre de points égal à l écart en pourcentage par rapport à cette offre selon la formule suivante : 50 [((offre de l entreprise / offre de prix la moins élevée) x 50) 50] Le critère «qualité artistique de l offre», jugé sur 25 points, sera apprécié en fonction de la qualité et la créativité des maquettes proposées et des conceptions de support proposées ou déjà réalisées pour le compte d autres collectivités et entreprises. Le critère «références» sera jugé sur 25 points. Page 1 sur 10
Pour toute demande d information complémentaire relative à cette consultation et aux éventuelles variantes que vous pourriez proposer, il est possible de contacter Monsieur Matthieu PINATTON, Directeur des Services, au 01.64.66.94.17. En son absence, il est possible de joindre Madame Isabelle BLOT ou Mademoiselle Mélanie JAVELOT au 01.64.66.94.17. OBJET ET DUREE DU MARCHE La présente consultation a pour objet l attribution du marché relatif à la conception graphique des différents supports de communication de la Communauté de Communes pendant deux ans. Le service peut occasionnellement être étendu à des prestations exactement similaires à celles décrites ci-dessous durant cette même année, dans les limites minimales et maximales définies dans le présent cahier des charges, mais n inclura pas des prestations de nature différente qui n y seraient pas expressément prévues. Le présent marché est conclu pour une durée de deux ans à compter de sa notification. I - Nature des prestations NATURE ET QUANTITÉ DES PRESTATIONS Les besoins périodiques sont essentiellement en relation avec la communication institutionnelle de la Communauté de Communes ou les manifestations qu elle organise. Chaque prestation devra être rendue : sous format numérique optimisé pour impression offset ; pour les affiches de manifestations : - sous format numérique optimisé pour la mise en ligne sur site Internet ; - sous format numérique optimisé pour les publicités vidéos diffusées sur le réseau de transport Pep s. Une mise en ligne sur certains sites Internet (ex. : calendrier Atome 77) pourra être demandée selon les manifestations. Un exemplaire de la version définitive sera systématiquement adressé à la Communauté de Communes sur CD-ROM, accompagné d une épreuve en format papier. Si les besoins du service le justifient, les fichiers numériques et/ou épreuves papier pourront être transmis directement auprès des prestataires en charge de l impression des supports de communication ou de la gestion du site Internet, après visa de la Communauté de Communes. Les créations les plus courantes, essentiellement pour les manifestations culturelles, ont pu être identifiées par format comme suit : - affiches (il s agit de la conception d une affiche, mais la prestation comprend la production de deux fichiers numériques, optimisés pour des affiches de format A3 et de format A4) ; - tracts A4 recto/verso fini A5, couleur ou noir et blanc ; - tracts A5, couleur ou noir et blanc ; - fléchage (production de documents, format final A4 ou A3, permettant au public de localiser le lieu de la manifestation par des flèches gauche / droite), tickets, invitations, places gratuites, bulletins de vote, livre d or : à coordonner avec le visuel de chaque manifestation. Page 2 sur 10
Certaines productions ont un format plus spécifique : - Exposition Brie Arts : la prestation comprend les éléments suivants : Mise en page du catalogue : adaptation de l affiche pour la couverture, création des pages intérieures A4 (entre 8 et 16 pages) Création d une invitation R/V Création de plusieurs diplômes (format A4 en orientation paysage) pour la remise des Prix ; - Dépliant Festival de Musique : mise en page de 6 ou 8 pages A4, avec pliage à définir ; - Feuille de la Brie Boisée : mise en page de 12 à 20 pages 230 à 280 mm en format portrait (dont couverture à concevoir) d après éléments confiés ; - Carte de vœux et carton d invitation «cérémonie des vœux» : format à définir Pour la réalisation de l ensemble du service, le présent marché comprend une mission complémentaire, à savoir des reportages photographiques lors des différentes manifestations de la Brie Boisée. Les photographies devront être remises sous format numérique dans les meilleurs délais et les manifestations donneront lieu à la création d un montage destiné à la presse (remis dés le lendemain de l évènement). Cette mission pourra faire l objet d une facturation unitaire par déplacement ou forfaitaire et globale (à renseigner dans le bordereau de prix joint en annexe 2). Il est expressément précisé les éléments suivants : - Pour estimer la valeur des prestations (à exprimer dans le bordereau de prix joint en annexe n 2), doit être estimée à juste titre la val eur ajoutée correspondant au travail artistique et de communication (appelé «création du visuel», décliné dans les différents formats). Cette valeur sera à intégrer dans la valeur du format «affiche», et pour les prestations qui ne sont pas liées à des affiches (à savoir : les magazines «la Feuille de la Brie Boisée», le journal des actions sociales ou culturelles, les cartons de voeux et le diaporama), elle sera intégrée dans leur format propre ; - Les prestations incluent la cession des droits d auteur sur tous les documents et photos effectués pendant la durée du présent marché. Page 3 sur 10
II Quantité des prestations Conformément à l article 77 du code des marchés publics, la quantité de certaines prestations a été définie en termes de maximum (si ce plafond est atteint avant l issue du marché, le marché objet du présent cahier des charges sera déclaré achevé en ce qui concerne la prestation concernée). Les quantités maximales des prestations demandées dans le cadre du présent marché ont pu être répertoriées selon le tableau ci-dessous : Productions demandées Nombre maximal Affiche, dont visuel de manifestation 35 Cartons d invitation manifestations 35 Tract A4 R/V fini A5 35 Tract A5 35 Fléchage, tickets, fluo etc. 40 Programme Expo Brie Arts 2 Dépliant Festival de musique, week-end du rire et chemins de 8 randonnée «Feuille de la Brie Boisée» 4 Cartes de vœux, etc. 2 Reportages photographiques 80 Banderoles festival de musique et exposition Brie Arts 6 Panneau Expo Brie Arts 6 BONS DE COMMANDE SUIVI DU SERVICE Les commandes sont effectuées par les services de la Communauté de Communes en utilisant le modèle joint au présent cahier des charges (annexe 1). Le bon de commande est transmis par télécopie, l accusé de réception faisant foi. Les délais d exécution sont définis lors de la commande, en accord avec le titulaire du marché, par les services de la Communauté de Communes. Ces derniers s engagent à fournir dans les meilleurs délais tous les éléments nécessaires (textes, consignes, etc.) à la réalisation des prestations. L attention est attirée sur le fait que le travail de création pourrait avoir à commencer alors même que les éléments n étaient pas intégralement transmis. Les consignes initiales ou complémentaires pourront être transmises en dehors du bon de commandes (par téléphone, courriel, etc.) Page 4 sur 10
Les versions provisoires des prestations sont communiquées par tout moyen. Les corrections doivent être intégrées conformément aux demandes de la Communauté de Communes. La version définitive de la prestation doit faire l objet d une validation certaine par un Bon A Tirer. Les réclamations sur les défaillances constatées (retards ponctuels, retards réguliers, non respect des observations spécifiques, réalisation défectueuse, absence de réalisation, etc.) devront faire l objet d une réponse détaillée et exposant les mesures (financières et/ou organisationnelles) prises pour remédier ou réparer. En cas de défaillances graves et/ou répétées, signalées par des réclamations officielles par la Communauté de Communes, cette dernière pourra déclarer la résiliation du marché sans indemnité. La résiliation sera notifiée par courrier avec accusé de réception (En application du Cahier des Clauses Administratives Générales, du Cahier des Clauses Techniques Générales et du Code des Marchés Publics en vigueur). En cas de litige, les parties s engagent à rechercher une solution amiable avant de saisir le Tribunal administratif de Melun, seul compétent. PRESENTATION DE LA PROPOSITION La proposition se présentera sous la forme d un engagement daté du jour de transmission, signé par la personne responsable, comprenant la mention expresse : - «Je déclare accepter sans réserve le cahier des charges du marché n 02/2012». La lettre d engagement sera valable deux mois. La lettre d engagement sera accompagnée du bordereau de prix joint en annexe 2 : - Le tableau des prix unitaires y sera obligatoirement renseigné ; - A titre facultatif, un prix global et forfaitaire comprenant l ensemble des prestations minimales demandées dans le cahier des charges du présent marché, ainsi que l ensemble de la mission de reportages photographiques, pourra être proposé. Les prestations supplémentaires seront facturées sur la base du prix unitaire ; - Les prix seront exprimés H.T. et T.T.C. et incluront tous les frais, notamment techniques ; - La partie relative aux modalités de paiement devra être obligatoirement renseignée (voir observation particulière ci-dessous). La proposition pourra comporter des variantes par rapport à la présente demande si ces variantes ne remettent pas en cause l équilibre des besoins exprimés, et/ou pourra compléter si nécessaire le présent cahier des charges. Dans tous les cas, les variantes devront apparaître explicitement dans la proposition. Il sera possible de compléter ces documents par la fourniture d un dossier de référence exposant les différents travaux réalisés dans le cadre de missions précédentes, similaires ou non aux prestations demandées dans le présent cahier des charges. Ce dossier de référence pourra être retourné sur demande par courrier simple à l issue de la procédure d attribution du présent marché. Page 5 sur 10
Le candidat devra fournir au minimum une déclaration sur l honneur (Annexe 3). OBSERVATIONS PARTICULIERES Conformément aux règles générales de comptabilité publique, le paiement se fera par mandat administratif. Le paiement peut être effectué sous différentes formes (à obligatoirement renseigner dans le bordereau de prix joint en annexe 2) : Paiement par 10 mensualités ordinaires (les 10 premières mensualités), d un montant correspondant à 1/10 des prestations minim ales (montant calculé à partir des prix unitaires ou à partir du prix forfaitaire et global facultatif), et par deux mensualités extraordinaires, appelées lors des 11 et 12 mois, d un montant correspondant aux prestations supplémentaires réellement effectuées. Chaque mensualité fera l objet d une facture préalable et détaillée, avec la référence du présent marché apparaissant explicitement ; Paiement à service fait après chaque prestation, sur présentation de factures détaillées, avec la référence du présent marché apparaissant explicitement. TRANSMISSION DE LA PROPOSITION Votre proposition, complétée du bordereau de prix, du dossier de référence et d un relevé d identité bancaire ou postale, devra être reçue : avant le mercredi 11 avril 2012 à 12 H 00 au plus tard, Ou par courrier à l intention de Madame le Président de la COMMUNAUTE DE COMMUNES DE LA BRIE BOISEE Hôtel de Ville Place Jean Moulin 77135 PONTCARRE Mentions : M.A.P.A. CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION NE PAS OUVRIR Sur Place : Pendant les horaires d ouverture (du lundi au vendredi de 9h à 17h sauf le mercredi de 9h à 12h et de 14h à 17h) COMMUNAUTE DE COMMUNES DE LA BRIE BOISEE Mairie de Ferrières-en-Brie Place Auguste Trèzy 77164 FERRIERES-EN-BRIE Par mail : marchespublics@brieboisee.fr Page 6 sur 10
Annexe 1 CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION MARCHÉ N 02 / 2012 BON DE COMMANDE N 2012 /. Par le présent bon de commande, je vous prie d assurer la communication pour : o Productions demandées Affiche, dont visuel de manifestation Cartons d invitation manifestations Tract A4 R/V fini A5 Tract A5 Fléchage, tickets, fluo etc. Programme Expo Brie Arts Dépliant Festival de musique, week-end du rire et chemins de randonnée «Feuille de la Brie Boisée» Cartes de vœux, etc. Reportages photographiques Calendrier Banderoles festival de musique et exposition Brie Arts Panneau Expo Brie Arts Nombre Observations particulières (reportage photo, date de livraison, etc.) :......... Fait à Pontcarré, le... Le Président Mireille MUNCH Page 7 sur 10
Annexe 2 CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION MARCHÉ N 02 / 2012 BORDEREAU DE PRIX I - VALEUR DES PRESTATIONS 1) Pour indiquer la valeur unitaire des prestations, renseigner le tableau suivant : Prestations Affiche, dont visuel de manifestation Cartons d invitation manifestations Tract A4 R/V fini A5 Tract A5 Fléchage, tickets, fluo etc. Programme Expo Brie Arts Dépliant Festival de musique, week-end du rire et chemins de randonnée «Feuille de la Brie Boisée» Cartes de vœux, etc. Reportages photographiques Calendrier Banderoles festival de musique et exposition Brie Arts Panneau Expo Brie Arts Prix unitaire H.T. Prix unitaire T.T.C. Page 8 sur 10
II MODALITES DE PAIEMENT Le paiement peut être effectué sous deux formes. Cocher l option choisie : o Paiement par 10 mensualités ordinaires (les 10 premières mensualités), d un montant correspondant à 1/10 des prestations minimales (mo ntant calculé à partir des prix unitaires ou à partir du prix forfaitaire et global facultatif), et par deux mensualités extraordinaires, appelées lors des 11 et 12 mois, d un montant correspondan t aux prestations supplémentaires réellement effectuées. Chaque mensualité fera l objet d une facture préalable et détaillée, avec la référence du présent marché apparaissant explicitement. o Paiement à service fait après chaque prestation, sur présentation de factures détaillées, avec la référence du présent marché apparaissant explicitement. Fait à.., le.. Prénom :... Nom :... Qualité :. Cachet de l entreprise et signature : Annexe 3 Page 9 sur 10
Déclarations sur l honneur des candidats (Annexe au cahier des charges) Je soussigné(e),., ayant pouvoir d engager le candidat..., en qualité de Déclare sur l honneur - ne pas faire l objet d une interdiction de concourir aux marchés publics, ou règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France. - que je n ai pas fait ou que toute personne ayant agi sous mon couvert, présente dans mon établissement, n a pas fait l objet au cours des cinq dernières années d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infr actions visées aux articles L.324-9, L.324-10, L.341-6, L.125-1 et L.125-3 du code du travail ou règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France. - avoir satisfait à l ensemble de mes obligations fiscales et sociales telles qu elle résulte du code des marchés publics ou règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France. Pour les candidats employant des salariés : -J atteste que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L.143-3 et L.620-3 du code du travail ou règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France. Fait à, le Signature, Cachet de l entreprise Nota Bene : l entreprise pourra utiliser un autre modèle de déclaration sur l honneur, notamment la page 4 du formulaire DC5 ou tout autre modèle comportant l ensemble des déclarations Page 10 sur 10