Synthèse des travaux ARMEN Vague 3 janvier 2014

Synthèse des travaux ARMEN Vague 3 janvier 2014

Au sein du programme PHARE, ARMEN est le projet majeur de l axe Performance achat Performance Achat Projet ARMEN Identification d actions de gains issues de bonnes pratiques Définition et mise en œuvre de la stratégie de couverture des marchés Appui au développement des marchés groupés infra nationaux Programme PHARE ARMEN poursuit deux enjeux clés : Créer de l'adhésion autour des enjeux que représentent les achats Faire émerger des opportunités de gains de l'ordre de 15% par segment sur 3 ans Appui aux Etablissements Appui aux ARS Communication Pilotage 1

ARMEN, c est déjà deux vagues et beaucoup de bonnes idées 103 participants, 105 bonnes pratiques pour un potentiel de gains de 1,2 Mds 119 participants, 117 bonnes pratiques pour un potentiel de gains de 1 Md 120 participants, 115 bonnes pratiques pour un potentiel de gains de 538 M VAGUE 1: mars-juin 2012 Imagerie de coupe Entretien et réparations Dépenses immobilières Véhicules Logiciels Mobiliers de soin Blanchisserie Assurances Consommables de laboratoire Dispositifs médicaux à usage unique VAGUE 2: nov 2012 fev 2013 Alimentation Energie Fournitures de bureau Petit matériel médico-chirurgical non stérile Médicaments Solutions d impression Gestion des déchets Equipements d endoscopie Serveurs Nettoyage VAGUE 3: sep 2013 dec 2013 Simplification du processus achat nord Simplification du processus achat sud DMI Equipements de bloc opératoire Prestations intellectuelles Equipements logistiques Fournitures d atelier Intérim médical et non médical PC en coût complet Equipements de plateau technique de consultation 2

Calendrier de la Vague 3 ARMEN 12 septembre Auditorium Ministère de la Santé 17 décembre Salle Laroque Ministère de la Santé Réunion de lancement Réunion 2 Réunion 3 Réunion 4 Réunion 5 Restitution Brise glace Explication du programme, des attentes de la méthode Ecriture de la fiche projet Périmètre, Cartographie Finalisation du périmètre Premiers brainstorming Lancement du recueil des informations et des bonnes pratiques Revue des tâches Plan de communication Affinement de la cartographie Revue des bonnes pratiques identifiées Liste des opportunités et premières quantifications Recherche d autres opportunités Tableaux des opportunités quantifiées Tableau enjeuxefforts Préparation des documents de synthèse, argumentaires Répétition générale Restitution plénière par les 10 groupes de travail Planification Cartographie des dépenses, analyse de la situation actuelle Recueil des bonnes pratiques Identification des opportunités Quantification Hiérarchisation Recommandations J+90 3

Près de 280 participants à la restitution du 17 décembre au ministère de la Santé 4

ARMEN Vague 3, c est plus de 110 bonnes pratiques quantifiées identifiées par les groupes Par l approfondissement du dialogue prescripteurs-acheteurs Segment DMI L optimisation de l allotissement pour stimuler la concurrence sur l achat d implants cochléaires et de prothèses digestives fait économiser 30 K au CHU de Nantes Segment équipement de bloc opératoire La rationalisation et la standardisation d achat d instrumentation font économiser 60 k au CH de Pau Contexte Détails du plan d actions L ouverture du marché à la concurrence et le lien fort structuré entre praticiens et acheteurs a permis de référencer un fournisseur avec un prix en dessous du prix LPPR pour l achat d implants cochléaires Allotissement et rédaction des spécifications techniques de manière à stimuler la concurrence : resserrement de l allotissement et description plus larges des spécifications Dialogue étroit avec les utilisateurs pour élargir le champ des dispositifs Prix LPPR : 16 000 Prix après mise en concurrence : 14 880 Même démarche pour l achat de prothèses digestives par voie endoscopique avec un achat annuel de 65 prothèses expansibles coliques, œsophagiennes Prix LPPR : 852 Prix après négociation : 817 Gain généré de 28 000 pour les implants cochléaires Gain généré de 2 300 pour les prothèses digestives Une économie de 4% à 8 % sur ces dispositifs 6 Contexte Détails du plan d actions Segment fournitures d atelier Avant le CH de Pau travaillait avec 12 fournisseurs sur le domaine de l instrumentation L achat se faisait au coup par coup sans analyse du référencement Travail de standardisation des références pour alléger la gestion et bénéficier d un effet volume auprès des fournisseurs Collaboration avec les utilisateurs pour valider les changements à opérer Passage à 1 lot unique pour 80 types d instrumentation Passage à 1 fournisseur unique Obtention de remises ET remises sur catalogue Gain de 60 k généré Gain de 40% sur le périmètre traité 6 L identification précise du besoin a permis d obtenir des gains de 10 % sur le montant total des FA (90 K ) au CH Saint-Cyr au Mont d or Constat Définition technique imprécise des produits entraînant l achat de produits inappropriés aux besoins et des surcoûts (sur consommation, «sur qualité» ) Plan d action Mise en place d une commission de décisions composée des utilisateurs (cadres de proximité, cadres de santé), des personnes chargées de la mise en œuvre des produits (ouvriers professionnels du C.H), des acheteurs (Direction des achats) et de la compétence technique interne (techniciens hospitalier du C.H) ou externe (bureau d études, fabricants ) Dialogue utilisateur/ acheteur/ technicien efficace! Fonctionnement 1. Demande des utilisateurs ou proposition des services techniques du C.H (maintenance programmée) 2. Proposition des produits à la commission (5 à 6 personnes) par les services techniques du C.H, éventuellement accompagnés du fabricant ou bureau d étude 3. Réunion de la commission et proposition d un choix unique de produit ou d une liste hiérarchisée 4. Procédure d achat et mise en œuvre 5. Evaluation après 2 ou 3 mois des produits par la commission - Financiers : réponse correcte aux besoins et aux impératifs de mise en œuvre entrainant des gains de 9K soit 10% du périmètre des FA. - Organisationnels: L implication de tous permet l acceptation des contraintes et une meilleure connaissance des produits (utilisation, limites ) Gains de 9K soit 10 % du périmètre des fournitures d atelier 14 5

Par le développement des actions de mutualisation Segment DMI La mutualisation et la professionnalisation des achats permettent une économie de 2 M à 21 établissements Segment fournitures d atelier La mutualisation des achats de fournitures d atelier a permis à l AP-HP de réaliser des gains de 600K pour la famille «éclairage» Contexte Détails du plan d actions Resah-idf (CH Saint-Denis Coordonnateur) groupement de commandes DMI : 21 établissements de santé L association des opérateurs ou praticiens à la démarche pour la définition des besoins et le choix des produits Mutualisation de l achat des dispositifs médicaux implantables et consommables stériles associés : cardiologie : 168 lots, 15 adhérents ophtalmologie : 90 lots, 13 adhérents orthopédie : 107 lots, 18 adhérents chirurgie générale et cathétérisme central : 59 lots, 16 adhérents endoscopie digestive : 32 lots, 13 adhérents cœliochirurgie - sutures : 94 lots, 21 adhérents 3 ème vague lancée en 2012 Constat Plan d action - Etude des dépenses par familles homogènes (nomenclature) - Agrégation et consolidation - Volume financier représenté par la famille «éclairages et piles» : 2,1M - Lancement d une consultation pour l ensemble des sites - Mobilisation des sites pour la phase de conception (référents techniques), d analyse (expertise des échantillons, ) et de suivi (veille et contrôle) des marchés. - Mise à disposition du marché (articles, prix, photos, FT,..) - Le service ACHAT gère le suivi qualitatif, administratif et financier du marché pour tous les sites. Gains achats sur la mutualisation Renouvellement en 2013 de la famille «éclairage» 4 lots Volume financier a posteriori 1,5 M TTC/ an Gains achats: 600 K TTC/an Causes: études approfondies des consommations et constitution d un référentiel article (environ 750 références listées) Focus structure AP-HP Marchés centraux pour tous les besoins communs des sites hospitaliers / non hospitaliers Assistante Publique des Hôpitaux de Paris AGEPS 12 Groupe Hospitaliers 37 sites ACHATS Améliorations du processus induites Une seule procédure Un binôme acheteur / expert Massification et rationalisation du besoin (homogénéisation) Le gain achat généré est de 2,1 M (sur un périmètre DMI de 30 M ) Une économie de 7 % tous domaines confondus Gains de 600K soit 29 % du périmètre de la famille d achat 7 7 Segment intérim médical et non médical L adhésion au Résah Ile-de-France sur l Intérim paramédical a fait économiser 60K au CH de Saint-Anne CONTEXTE Le CH de Saint-Anne achetait de l Intérim paramédical en local pour 700 000 euros annuels Le Résah Ile-de-France propose une offre mutualisée d intérim paramédical avec 4 lots géographiques (53 établissements) PLAN D ACTION Adhésion du CH de Saint-Anne au Résah Ile-de-France au 1 er mai 2013 Diminution du montant de l intérim jusqu à 640 000 euros annuels RESULTAT Gain de 60 000 (sur un montant de 700 000 ) Une économie de 9% Direction 7 générale de l offre de soins - DGOS 6

Par l optimisation des produits et services achetés Segment DMI Le CHU de Poitiers réalise un gain de 50 K par la standardisation et la rationalisation du nombre de références de ligatures et sutures Segment fournitures d atelier En standardisant les panneaux de douche achetés, le CH Pierre Loo a réalisé des gains de 7,4K Contexte Dans le cadre d une réflexion portée sur l ouverture des marchés des ligatures et sutures à la concurrence, le CHU de Poitiers a rationalisé le nombre de références Constat Difficulté à réguler la température de l eau chaude sur certains services Aucune salle de bains n est équipée de mitigeurs thermostatiques 4 devis de panneaux de douche différents avec un prix moyen de 608 Détails du plan d actions Analyse des besoins en interne Dialogue avec les praticiens et identification des pistes d efficience Analyse des marchés Changement progressif et réduction du nombre de références Essais de longue durée Mise en place de la consultation en lien avec cette dernière rationalisation Plan d action Mise en place de panneaux de douche et de mitigeurs thermostatiques. Après mise en concurrence, achat d un seul modèle de panneaux douche premix avec douchette au coût unitaire 363 euros HT (30 unités). Ce système est appliqué à tout l établissement (travaux entretien et en travaux neufs) Gain à l unité = 608-363 = 245 à l'unité Gains totaux = 245 x 30 = 7350 Gain généré de 50 000 (sur 1 M ) Les gains seront en rendements croissants sur les années suivantes Une économie de 5 % en première année sur les ligatures et sutures Gains de 7,4K soit 40% du montant des achats en panneaux de douche 8 Segment équipements de bloc 8 L utilisation de pinces réutilisables pour certaines procédures spécifiques de gynécologie a permis de générer un gain de 13 k au CHU de Rennes Contexte Le CHU de Rennes réalise environ 150 procédures en chirurgie gynécologique nécessitant l accès à des pinces de thermofusion Il décide de mettre en place des essais comparatifs au bloc opératoire (systèmes avec des consommables à usage unique ou réutilisables) Détails du plan d actions Bien identifier les différents actes concernés et le volume d activité de chacun Au final, choix de deux systèmes pour permettre de disposer des deux alternatives : Actes en laparoscopie réalisés avec des pinces à usage unique Chirurgie ouverte avec des pinces réutilisables L utilisation de pinces réutilisables pour certaines procédures a permis de diminuer les dépenses (60 000 en tout usage unique à 47 000 /an en combinant les consommables usage unique et réutilisables selon l activité) Une économie de 22% Gain de 13 000 généré 8 7

Par l optimisation des techniques d achat Segment prestations intellectuelles La forfaitisation d un marché d AMO informatique a fait économiser 4,2K au CH de Montfavet Segment équipements logistiques Une négociation des prix sur une procédure MAPA de laveurs désinfecteurs a fait économiser 26k au CH d Arles CONTEXTE PLAN D ACTION MAPA sur une AMO pour l étude et le choix de services réseaux 3 réponses Critères : prix (50%), valeur technique de l offre (40%) et délai d exécution (10%) Un jury rencontre les équipes Notation croisée : 2 analyses conduites distinctement avant mise en commun : Le prescripteur note la partie technique sans avoir les informations économiques. Cela permet d éviter les biais liés aux prix et aux noms des prestataires L acheteur note la partie économique Permet une appréciation objectivée de la prestation proposée Forfaitisation de la prestation en 5 phases qui permet une diminution des prix (intérêt à ne pas aller trop dans le détail dans le guide de la prestation) HCL : forfaitisation de l audit de fiabilisation des comptes sous forme de 22 processus (unités d œuvre) pour les 6 cycles règlementaires et demande de propositions de 3 prix forfaitaires (simple, normal et complexe). L acheteur estime la complexité de la prestation et choisit la tarification adéquate CONTEXTE PLAN D ACTION Restructuration de la stérilisation centrale : consultation en MAPA pour acquérir 2 laveurs désinfecteurs de 15 paniers avec chariot de chargement/déchargement, supports, embases pour instruments et sabots et 2 tables d attentes embases. 4 fournisseurs ont répondu à la consultation Une analyse technique des équipements proposés a permis de retenir 2 offres et la conduite d une négociation sur le prix d investissement et de maintenance préventive avec les deux premiers candidats ont permis de dégager un gain de 25822 sur un des deux fournisseurs ainsi que 18 mois de garantie supplémentaire. RESULTAT Gain de 4 200 (montant de 15 000 sur les prestations précédentes) Une économie de 28% RESULTAT Gain de 25 822 (sur un montant initial de 130 890 ) Une économie de 20% 22 Segment équipements de consultation 9 Pour l achat d unités d examen de consultation d ophtalmologie, l optimisation de l allotissement permet au CH d Avignon d atteindre une taille critique par famille de fournisseurs et de générer un gain de 14 k Contexte Le CH d AVIGNON doit lancer un appel d offre pour renouveler l ensemble des unités d examens de consultation d ophtalmologie sur 3 ans Détails du plan d actions Etude de marché afin d allotir les lots pour répondre aux besoins en fonction de l offre Fournisseurs identifiés rencontrés avant le lancement de l AO pour connaître le marché (pas de négociations possibles) Regroupement possible sur un lot de la majorité des matériels d une salle standard pour un effet de massification Coût par salle : 60 000 par rapport à une salle standard : 74 000 Coût d une salle d environ 60 k sur une base de 4 box à renouveler sur 3 ans. Le renouvellement sur une période courte de plusieurs box permet un effet important sur les prix même sans recours à la négociations (AO) Gain généré de 14 000 Une économie de 20 % 8

Par l optimisation du processus achat Segment simplification du processus achat Le passage à la notification électronique des marchés a permis un gain de temps, de consommables et de stocks pour le CHU de Poitiers Constat de départ Plan d action Au CHU de Poitiers, l absence de dématérialisation des documents relatifs aux marchés, en plus de consommer des ressources et du temps pour transmettre les copies aux entreprises retenues, renvoyait une image "négative" auprès de celles qui dématérialisent leur offre et à qui l administration demandait un acte d'engagement papier afin de notification. Principales actions Acteurs impliqués Conditions de réussite Acquérir une signature électronique. Tester l outil et le nouveau circuit de signature. Modifier les documents contractuels et informer les candidats et les fournisseurs de la notification électronique. Former les acheteurs (utilisation du scan, re-nommage des fichiers électroniques). Entrer en production. Cellule marchés (prise en charge de l'envoi des notifications de tous les marchés dépassant un certain seuil), Acheteurs, Trésorerie, afin que le payeur puisse vérifier la signature électronique (si envoi des pièces justificatives dématérialisées). Modifier les délégations de signatures afin d'inclure l'utilisation de la signature électronique. Disposer d'une plateforme permettant l'envoi de documents électroniques. Soigner la communication vis à vis des entreprises. Ne pas négliger les adaptations dans les pratiques des acheteurs Préciser le périmètre (seuil de notification électronique, pièces transmises ) Segment simplification du processus achat La mise en place d un approvisionnement des services en mode plein-vide au CHU de Nice a permis de réduire les stocks (180k annuel) et d ajuster au mieux les livraisons Constat de départ Plan d action Le CHU de Nice approvisionnait ses unités en dotation pour 45 jours. Les commandes n étaient jamais réajustées en fonction des variations d activité et le dispositif de commande en urgence ne permettait pas de faire face à toutes les ruptures. La confiance s était peu à peu étiolée entre le magasin central et les unités consommatrices générant de fortes tensions car les surstocks et les ruptures étaient fréquents. Principales actions Acteurs impliqués Conditions de réussite Réorganisation du rangement au sein du magasin central. Définition de catalogues de commandes hebdomadaire avec les unités consommatrices. Installation progressive de réserves en double bac avec étiquette et douchettes + formation des utilisateurs. Mise en place d une équipe logistique de livraison et de rangement (par redéploiement). Réalisation d un audit et d une enquête de satisfaction. Achat et logistique Cadre de santé missionné sur le projet Informatique Utilisateurs Missionner un cadre de santé sur le projet pour faciliter le dialogue entre la logistique et les services. Disposer d équipements de rangement adaptés (investissement coûteux mais ROI en 4-5 ans). Travailler en étroite collaboration avec l informatique pour fluidifier les échanges d information. Développer le service client en charge de la gestion des catalogues (réajustement annuel). Créer des équipes de rangement rattachées à la logistique. Gains sur le processus achat Gain de temps (instantanéité des échanges électroniques et réduction des délais de Gain procédure). Gains en consommables + réduction des stocks. 2 mètres linéaires Modernisation de l image de l établissement + Incitation des fournisseurs à utiliser la par an de plateforme de dématérialisation. documents Effet démultiplié quand cette bonne pratique est complétée avec la transmission par voie archivés pour électronique des pièces justificatives au comptable (voir BP 11). Direction générale de l offre de soins chaque - DGOS acteur. sur le processus achat Réduction des stocks au magasin central et dans les unités. Gains achat Adaptation des quantités livrées aux variations de consommation = confiance réinstaurée. estimés Professionnalisation de la fonction logistique. Dialogue entre la logistique et les unités grâce aux équipes de rangement. 180 000 Evolution de la fonction approvisionnement et par effet ricochet de la fonction achat. uniquement pour Direction générale de l offre de soins les - DGOS stocks. Pilotage des pôles facilité grâce à des données de consommation actualisées. Segment simplification du processus achat En amont du lancement, la mise en place systématique d une fiche de synthèse par marché a permis d optimiser la stratégie d achat au CH de Lens Constat de départ Périmètre: Actuellement mise en place pour les achats généraux et hôteliers ainsi que les DMNS Analyses internes et externes très rapides, voire sommaires Peu de capitalisation de l expérience dans la durée du marché Procédures parfois gérées dans l urgence Plan d action Mise en place d une «fiche de lancement marché» par le coordinateur récapitulant les informations importantes relevées pendant le processus amont à la rédaction du cahier des charges à destination des acheteurs. Doit servir de support aux échanges entre le coordonnateur et les acheteurs Détail du contenu de la fiche: - Nature du marché (durée, montant, révision de prix ) - Informations fournisseur (code, adresse, téléphone ) - Contact fournisseur et contact GCS - Détail des produits (Code produits conditionnement, quantité minimale ) - Catalogue et remise - Infos livraison (montant min, délai livraison, frais de port, pénalités ) - Maintenance (délai, type d intervention, pénalités ) et garanties - Escompte et pièces jointes Acteurs impliqués Acheteurs et approvisionneur Coordinateur achats sur le processus achat Gain de temps Renforcement des phases amont (analyse interne/ externe et stratégie achat) pour: - Capitaliser sur la durée d un marché - Prioriser les points clé de la stratégie achat en amont - Améliorer l efficacité du marché 10 9

Exemple de matrice enjeux efforts segment DMI: 159 M d économies soit 18 % du périmètre 1 2 3 4 5 6 7 8 Standardiser / rationaliser les références Mutualiser les achats au niveau territorial Optimiser l allotissement pour stimuler la concurrence Gérer en stock les produits à forte rotation et faible volume Pratiquer une clause d'indexation de la remise sur le tarif LPPR Contractualiser le remboursement des échecs de pose Négocier des remises en cours de marché par avenant Conduire une réflexion avec les fournisseurs majeurs sur l ensemble des gammes EFFORTS Direction générale de l offre de soins - DGOS 10

Au total, les équipes ont identifié 81 opportunités représentant un potentiel de gains de plus de 500 M Périmètre Gains chiffrés Gains en % du segment Equipements logistiques 295 M 47 M 15,9% DMI 865 M 159 M 18,4% Equipements de bloc 220 M 24 M 10,9% Equipements de plateau technique de consultation 281 M 71 M 25,3% Prestations intellectuelles 470 M 81 M 17,2% PC en coût complet 147 M 23 M 15,6% Fournitures d'atelier 191 M 42 M 22,0% Intérim 700 M 91 M 13,0% TOTAL 3169 M 538 M 16,98% Les dossiers longs ARMEN sont disponibles auprès des ARS ou de la DGOS (marc.bouche@sante.gouv.fr) 11

Les prochaines étapes 1 Lancement et pilotage des 20 recommandations prioritaires ARMEN 2 Organisation de restitutions dans chaque région au premier semestre 2014 3 Mise en place d un appui terrain aux établissements et lancement d un baromètre trimestriel de mise en œuvre ARMEN 12