PREFECTURE DE L'INDRE Bureau de l'administration générale et des élections * * * MARCHE PORTANT SUR LE LIBELLE DES ENVELOPPES DE PROPAGANDE, LA MISE SOUS PLI DES DOCUMENTS DE PROPAGANDE ELCTORALE, LE COLISAGE DES BULLETINS DE VOTE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PRESIDENTIELLES ET LEGISLATIVES 2012 DANS LE DEPARTEMENT DE L'INDRE CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Maître d'ouvrage Ministère de l'intérieur, de l'outre-mer, des Collectivités Territoriales et de l'immigration Préfecture de l'indre représentée par le Préfet de l'indre Objet du marché : élection présidentielle des 22 avril et 6 mai 2012 et élections législatives des 10 et 17 juin 2012 DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES : LUNDI 26 DECEMBRE 2011 A 16 H La procédure de consultation utilisée est celle de l'appel d'offres ouvert, conformément aux articles 10, 33, 57 à 59 et 77-1 du code des marchés publics
Article 1 Forme et objet du marché Les stipulations du présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP) concernent la mise sous pli des documents de propagande électorale remis par chaque candidat, relatifs aux élections présidentielle et législatives dans le département de l'indre les 22 avril, 6 mai, 10 et 17 juin 2012. Il comprend deux prestations : Prestation 1 : le libellé des enveloppes de propagande, la mise sous pli et la remise des plis au prestataire chargé de leur acheminement au domicile des électeurs du département de la propagande électorale des candidats à l élection présidentielle, ainsi que le colisage des bulletins de vote des candidats à l élection présidentielle qui seront envoyés aux 247 communes ; Prestation 2 : le libellé des enveloppes de propagande, la mise sous pli et la remise des plis au prestataire chargé de leur acheminement au domicile des électeurs répartis sur deux circonscriptions législatives de la propagande électorale des candidats aux élections législatives, ainsi que le colisage des bulletins de vote des candidats aux élections législatives qui seront envoyés aux 247 communes. Les prestations décrites ci-avant se décomposent de la manière suivante, pour chaque scrutin : une tranche ferme relative à l'organisation du premier tour et une tranche conditionnelle dans l'éventualité de l'organisation d'un second tour. Article 2 Définition des besoins 2.1 Contexte Prestation 1 Election présidentielle : libellé, mise sous pli et envoi aux électeurs de la propagande électorale remise par les candidats à l élection présidentielle, colisage des bulletins de vote destinés aux bureaux de vote : 1. travaux de constitution des fichiers des adresses des électeurs à partir du fichier des électeurs du département fourni par la préfecture de l Indre sous forme de CD Rom ; 2. fourniture par la Préfecture de l Indre des enveloppes de propagande qui seront retirées par le prestataire ; 3. libellé des enveloppes de propagande par impression à partir des fichiers d adresses ; 4. réception, recomptage et stockage du nombre de documents (professions de foi et bulletins de vote) ; la préfecture donnera des instructions précises quant à la mise sous pli des documents de propagande des candidats qui n'auront pas fourni des quantités suffisantes de documents ; 5. mise sous pli des documents de propagande ; 6. remise au titulaire du marché postal des enveloppes de propagande, triées selon ses indications ; 7. préparation de 500 enveloppes de propagande supplémentaires contenant la propagande électorale (enveloppes vierges d'adresse) et remise à la préfecture ; 8. colisage, pour chaque commune, des bulletins de vote à raison d'un bulletin par candidat et par électeur, les bulletins de vote qui seront remis au prestataire national chargé de leur distribution aux mairies doivent être conditionnés dans des cartons de moins de 30 kg et comporter sur le haut du colis, les mentions suivantes : sur une étiquette adresse, le nom de la mairie à livrer et son adresse ; sur une étiquette complémentaire fournie par le prestataire postal, les mentions relatives au tour de scrutin et le numéro de la personne à joindre en cas d'urgence ou de fermeture de la mairie ; 9. préparation de colis supplémentaires de bulletins de vote à la demande de la préfecture (en cas de non remise par le prestataire chargé de l'acheminement, destruction accidentelle) ; 10. stockage des documents restants et non utilisés jusqu'à réception de l'ordre de destruction donné par la préfecture. 2
Prestation 2 Elections législatives : libellé, mise sous pli et envoi aux électeurs de la propagande électorale remise par les candidats aux élections législatives, colisage des bulletins de vote destinés aux bureaux de vote : 1. travaux de constitution des fichiers des adresses des électeurs à partir du fichier des électeurs du département fourni par la préfecture de l Indre sous forme de CD Rom ; 2. fourniture par la préfecture de l Indre des enveloppes de propagande qui seront retirées par le prestataire ; 3. libellé des enveloppes de propagande par impression à partir des fichiers d adresses ; 4. réception, recomptage et stockage du nombre de documents (professions de foi et bulletins de vote) ; la préfecture donnera des instructions précises quant à la mise sous pli des documents de propagande des candidats qui n'auront pas fourni des quantités suffisantes de documents ; 5. mise sous pli des documents de propagande ; 6. remise au titulaire du marché postal des enveloppes de propagande, triées selon ses indications ; 7. préparation de 500 enveloppes de propagande supplémentaires contenant la propagande électorale (enveloppes vierges d'adresse) et remise à la préfecture ; 8. colisage, pour chaque commune, des bulletins de vote à raison d'un bulletin par candidat et par électeur, les bulletins de vote qui seront remis au prestataire national chargé de leur distribution aux mairies doivent être conditionnés dans des cartons de moins de 30 kg et comporter sur le haut du colis, les mentions suivantes : sur une étiquette adresse, le nom de la mairie à livrer et son adresse ; sur une étiquette complémentaire fournie par le prestataire postal, les mentions relatives au tour de scrutin et le numéro de la personne à joindre en cas d'urgence ou de fermeture de la mairie ; 9. préparation de colis supplémentaires de bulletins de vote à la demande de la préfecture (en cas de non remise par le prestataire chargé de l'acheminement, destruction accidentelle) ; 10. stockage des documents restants et non utilisés jusqu'à réception de l'ordre de destruction donné par la préfecture. 2.2 Réception et récupération des documents de mise sous pli Pour chaque élection, le titulaire du marché devra prévoir l'enlèvement des enveloppes de propagande, des fichiers d adresses sous format CD Rom à la préfecture de l Indre. 2.3 Libellé et mise sous pli a) Libellé des enveloppes de propagande Le libellé des enveloppes de propagande aux nom, prénom et adresse du domicile des électeurs du département de l'indre pourra être réalisé par impression directe des adresses sur l'enveloppe à l'aide des fichiers des électeurs fourni sous format CD Rom par la préfecture. Les enveloppes de propagande adressées aux électrices devront comprendre le nom de jeune fille et le nom marital. Le titulaire devra distinguer les enveloppes destinées à l'international afin de faciliter leur orientation par les services chargés de la distribution aux électeurs. b) Mise sous pli La mise sous pli consistera à insérer dans une enveloppe libellée au nom des électeurs, les bulletins de vote et les professions de foi de chaque candidat destinés aux électeurs du département de l'indre. Les enveloppes doivent être fermées et collées. La mise sous pli des documents ne pourra commencer qu'après avis de la commission de propagande et ordre de service de la préfecture. 3
Les plis sont fermés, collés et remis aux services chargés de la distribution selon les formalités indiquées dans l'article 2-5 du présent CCTP. Les délais de départ, pour la distribution par le titulaire du marché postal, seront communiqués ultérieurement, leur observation stricte est impérative. Important : pour la réalisation des opérations de mise sous pli, le titulaire s'engage à recourir à une main d'œuvre suffisamment formée pour effectuer ce type de tâche et d'autre part à prévoir un nombre de personnes approprié pour encadrer le personnel directement chargé de la confection des plis. Toute personne dont le comportement individuel serait de nature à troubler la bonne exécution des travaux de mise sous pli devra être écartée de cette mission dans les plus brefs délais, notamment dans le cas d'un signalement porté à la connaissance du titulaire par les membres de la commission de propagande. La commission de propagande, les agents de la préfecture missionnés ou un représentant des candidats opéreront une vérification des plis, par sondage aléatoire. Le titulaire devra établir un calendrier des opérations de mise sous pli et de routage, en lien avec le calendrier électoral officiel ministériel. Ce calendrier sera contresigné par les services préfectoraux. Il deviendra alors contractuel. Une fois que les opérations de mise sous pli auront débuté, le titulaire fournira quotidiennement le nombre de plis réalisés aux services préfectoraux. En cas d'écart avec les données fournies dans le calendrier contractuel, le titulaire devra tout mettre en œuvre pour rattraper son retard. En cas de disparité constatée, la préfecture fera exécuter la prestation aux frais du titulaire. 2.4 Documents à insérer Prestation 1 Election présidentielle : le nombre de documents à insérer dans l'enveloppe de propagande est subordonné au nombre de candidats. A titre indicatif, le nombre de candidats lors de l élection présidentielle de 2007 était de 12 au premier tour et 2 au second tour. Le nombre de documents à insérer dans chaque pli était de 24 pour le 1 er tour et 4 pour le second tour. Sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d'ici à la date de réalisation de la mission, et conformément aux articles R29, R30 et R34 du code électoral et de l'article 18 du décret du 18 mars 2001, chaque enveloppe de propagande comportera, pour chaque candidat, un bulletin de vote de format 105 x 148 mm et le texte de la déclaration du candidat imprimé sur papier blanc et feuillet double, d'un grammage compris entre 60 et 80 grammes au mètre carré et d'un format de 210 x 297 mm. Au 28 février 2011, le nombre d'électeurs inscrits sur les listes électorales des 247 communes du département de l'indre était de 173 632. Le présent marché portera donc, au 1 er tour sur : - pour 6 candidats = 12 documents à insérer dans l'enveloppe, soit pour 174 000 électeurs : 2 088 000 documents - pour 12 candidats = 24 documents à insérer dans l'enveloppe, soit pour 174 000 électeurs : 4 176 000 documents - pour 15 candidats = 30 documents à insérer dans l'enveloppe, soit pour 174 000 électeurs : 5 220 000 documents Dans l'éventualité d'un second tour, il portera sur 1 044 000 documents maximum (3 candidats et 6 documents) 4
Prestation 2 Elections législatives : le département de l'indre compte deux circonscriptions législatives. Le nombre de documents à insérer dans l'enveloppe de propagande est subordonné au nombre de candidats. A titre indicatif, lors des élections législatives des 10 et 17 juin 2007, le nombre de candidats variait entre 14 et 16. Sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d'ici à la date de réalisation de la mission, et conformément aux articles R29, R30 et R34 du code électoral et de l'article 18 du décret du 18 mars 2001, chaque enveloppe de propagande comportera, pour chaque candidat, un bulletin de vote de format 105 x 148 mm et une circulaire (profession de foi) imprimée sur papier blanc et feuillet simple, grammage compris entre 60 et 80 grammes au mètre carré et d'un format de 210 x 297 mm. Au 28 février 2011, la répartition des électeurs dans les deux circonscriptions est la suivante : - Circonscription 1 : 82 408 électeurs - Circonscription 2 : 91 224 électeurs Le présent marché portera donc, au 1 er tour : * sur la base de 12 candidats = 24 documents à insérer dans l'enveloppe, soit : pour la circonscription 1 : 82 408 électeurs pour la circonscription 2 : 91 224 électeurs 1 977 792 documents 2 189 376 documents * sur la base de 15 candidats 30 documents à insérer dans l'enveloppe, soit : pour la circonscription 1 : 82 408 électeurs pour la circonscription 2 : 91 224 électeurs 2 472 240 documents 2 736 720 documents Dans l'éventualité d'un second tour, il portera sur le nombre d'électeurs par circonscription et le nombre de candidats. 2.5 Conditionnement et livraison aux services chargés de la distribution de la propagande électorale 2-5-1 - Délai d'exécution de la mise sous pli et livraison Pour le 1 er tour de scrutin, le titulaire du présent marché devra réaliser les prestations dans la stricte limite des délais qui seront communiqués ultérieurement par les services de la préfecture de l Indre La prise en charge des plis par le prestataire, titulaire du marché postal, pourra être progressive et étalée dans le temps. En cas de prise en charge progressive, un bordereau de prise en charge doit être établi par les soins du titulaire en lien avec un représentant du titulaire du marché postal, dans le cadre du délai imposé par le calendrier électoral officiel ministériel. Une copie de ce bordereau devra être faxée à la préfecture. Pour le second tour de scrutin, les enveloppes de propagande seront mises à la disposition du titulaire du marché postal au plus tard le jeudi précédent le jour du scrutin. 2-5-2 Lieu de livraison Si la mise sous pli et le colisage des bulletins sont effectués dans un rayon de 200 kms autour de la Préfecture de l'indre, le titulaire du marché postal collectera les enveloppes de propagande fermées directement sur le lieu de la mise sous pli. Si la mise sous pli et le colisage des bulletins sont effectués en dehors de ce rayon, le titulaire devra rapatrier les enveloppes de propagande fermées à ses frais dans le département de l'indre. 5
Lors de l'enlèvement des enveloppes de propagande, une bordereau de prise en charge sera établi : il précisera la date de prise en charge, le poids de référence d'une enveloppe de propagande fermée, la quantité totale des plis et la destination. 2-5-3 Modalités de conditionnement Le titulaire du présent marché conditionnera les enveloppes de propagande a minima par code postal. Article 3 Restitution et destruction des documents La destruction des bulletins de vote et des professions de foi sera prise en charge par le titulaire. Elle ne pourra intervenir qu'à l'expiration des délais de recours. Elle se fera aux frais du titulaire et sur instruction expresse de la préfecture. Article 4 Sécurité des données Le titulaire du marché est responsable de la sécurité des documents qui lui sont confiés. Il lui appartient de saisir immédiatement le bureau de l'administration générale et des élections de la préfecture de l'indre de toutes difficultés qu'il pourrait rencontrer. Article 5 Planning Les dates exactes seront portées à la connaissance du titulaire dès que les calendriers électoraux auront été publiés au Journal Officiel. Article 6 Renseignements Pour tout renseignement complémentaire, les candidats au présent marché peuvent s'adresser à : Mme Jeanine AUROUET chef du bureau de l'administration générale et des élections - 02.54.29.51.10 Fax : 02.54.29.51.04 mel : jeanine.aurouet@indre.gouv.fr M. Bruno TOUZET, bureau de l'administration générale et des élections 02.54.29.51.14 fax : 02.54.29.51.04 mel : bruno.touzet@indre.gouv.fr Préfecture de l'indre Bureau de l'administration générale et des élections Place de la Victoire et des Alliés B.P. 583 36 019 CHATEAUROUX CEDEX. 6