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www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches! Un nouveau téléservice pour déposer des s de subvention en ligne? Subvention en ligne SIMPLIFIE VOS DEMARCHES Vous effectuez l ensemble de vos démarches sur un unique télé-service et vous limitez ainsi les frais de reprographie et d affranchissement : Constitution en ligne d un seul dossier pour l ensemble de vos financeurs Envoi en ligne de vos s, rapports d activité et bilans d action Accès direct à un registre des en ligne Mémorisation de vos favorites sur votre espace personnel Subvention en ligne VOUS OFFRE DES GARANTIES Vous avez la certitude que votre dossier a bien été reçu par l administration et en toute sécurité Accès individuel protégé par un identifiant et un mot de passe Consultation en ligne de l Accusé de réception lors du dépôt de votre Subvention en ligne COMMUNIQUE AVEC VOUS Vous avez la possibilité d être informé à tout moment Simplification des échanges d information au sein de votre Suivi de l état d avancement de votre démarche et de votre action à tout moment Dialogue avec les instructeurs grâce à des échanges de commentaires au sein du Téléservice, à l occasion de la préparation de chaque action Votre GRSP VOUS AIDE Nous diffusons l organisation de la campagne d appel à projet dans la presse Dates d ouverture et de fermeture des campagnes sur Subvention en ligne Les axes de PRSP sur lesquels vous positionner L appel à projet est disponible à l accueil du pôle santé publique Oui, c est nouveau! Votre sera reçue de manière sûre! 2

www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches! Subvention en ligne : comment ça marche? C est simple! Suivez les procédures suivantes : Je m inscris en tant qu J inscris mon Je mets à jour le de mon Je gère mon porte-document J ajoute des aides à mes favoris Je saisis mon dossier de et je le dépose Je suis l état d avancement de l instruction de ma J élabore le compte-rendu de mon activité Qui doit réaliser ces procédures au sein de mon? Les personnes qui s occupent habituellement des s de. Des profils différents existent dans Subvention en ligne (cf. p.8). Ils sont rattachés à des personnes physiques. Une même personne physique peut cumuler plusieurs profils au sein d une ou de plusieurs s. En savoir + Consulter une présentation du projet : http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php?id_rubrique=157 Accéder aux ressources pédagogiques de Subvention en ligne :http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=411 Une Foire Aux Questions et une aide en ligne sont à votre disposition : http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=126 Enfin et surtout, n hésitez pas à contacter votre service financeur Pôle santé publique 1 rue Maillard Dumesles - 97300 Cayenne 3

www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches! Pour comprendre l utilisation du téléservice Subvention en ligne, vous trouverez dans ce guide Les repères essentiels à connaître au sein du téléservice, p. 5 La démarche générale pour r une subvention via le téléservice, p. 6 Une vision détaillée des 7 procédures nécessaires pour effectuer une de subvention, p.7-12 Chaque procédure est présentée de la manière suivante : Un fil conducteur en haut de chaque page vous indique dans quelle procédure vous vous situez Parlez-vous Subvention en ligne*? Action Dossier porteur Organisme porteur Page d accueil s Subvention Tableau de bord porteur Projet pour lequel vous effectuez une de subvention Dossier électronique contenant les renseignements de votre nécessaires aux services administratifs Ce terme désigne votre ou tout autre organisme porteur de projet Espace proposé à l après s être connecté au téléservice Dossier électronique contenant vos documents au format PDF (ou Portable Document Format. Ce format de fichier informatique préserve la mise en forme définie par son auteur(polices d'écritures, images, objets graphiques...) et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisée. Aide sollicitée par une auprès d une administration pour la réalisation d un projet Espace permettant à l organisme qui porte un projet d effectuer toutes les démarches nécessaires * Un glossaire est en cours d élaboration par la Direction Générale de la Modernisation de l Etat (DGME). Certains termes sont susceptibles d être adaptés en conséquence. 4

www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches! Quelques repères essentiels : Le tableau de bord «porteur» Il est accessible à partir de la page d accueil par un lien au nom de l sous la rubrique «Mes rôles». Il est possible pour un même utilisateur d avoir des rôles au sein de plusieurs s. Récapitulatif de vos projets Liens permettant l accès aux différentes rubriques Récapitulatif des informations administratives de votre La navigation Au sein d un projet, la navigation se fait par onglets : la bande supérieure représente les onglets des rubriques, la bande inférieure est celle des sous-rubriques. L onglet et le sous onglet grisés permette de repérer l endroit où vous êtes. Ensemble des onglets Ici, je me situe dans le sous-onglet «Présentation» de l onglet «Description» Ici, je me situe dans le sous-onglet «Budget» prévisionnel de l onglet «Financement» 5

Je souhaite effectuer une de subvention via le téléservice SUBVENTION EN LIGNE Je m inscris dans Subvention en ligne J inscris mon dans Subvention en ligne Je saisie le de mon Dossier porteur L administration Les agréments La comptabilité Le suivi J enregistre et je stocke les documents de mon dans le porte-documents J ajoute des dans mes favoris Il s agit d un porte-documents électronique. Vous enregistrez directement vos données dans Subvention en ligne. Vous avez également accès à un registre électronique de. Ces 2 étapes peuvent être réalisées à tout moment. Je saisis et je dépose mon dossier de de subvention en ligne Ma de subvention est désormais prise en compte par les services compétents. Je suis l état d avancement de ma de subvention Une fois mon action réalisée J élabore le compte-rendu de mon action et je l envoie 6

Inscription d une d une Je souhaite m inscrire dans Subvention en Ligne en tant qu utilisateur «S inscrire dans Subvention en ligne en tant qu utilisateur» est l étape qui vous permettra d effectuer par la suite toutes les démarches auxquelles vous êtes habilité. Je suis sur la page d accueil de www.subventionenligne. fr Avant de vous inscrire, vous pouvez déjà consulter le registre des publiques qui ont été publiées par les administrations. Je m inscris J accepte la charte d utilisation Je crée un compte Je renseigne le formulaire de création de compte Je confirme mes coordonnées (en particulier mon courriel) Je reçois mon mot de passe par email Je me connecte pour la première fois Je recopie mon mot de passe reçu par email Je change mon mot de passe Votre nouveau mot de passe doit contenir obligatoirement 8 caractères composés de : 4 lettres (a-z A-Z), 2 chiffres (0-9) et 2 caractères spéciaux ou accentués (*#@éàçù). L ordre n a pas d importance. Je découvre mon espace accueil Je vérifie mon identité La rubrique «mes rôles» fait apparaître les rôles qui m ont été confié par l administrateur de mon. Je suis inscrit dans Subvention en ligne 7

Inscription Inscrire son d une d une Je souhaite inscrire mon dans Subvention en Ligne Mon doit être référencée dans l application avant de pouvoir faire ma première de subvention. Je suis connecté à Subvention en ligne en tant qu utilisateur. Je suis sur mon espace Accueil. J effectue ma d adhésion pour mon organisation Je complète un formulaire de d inscription de mon (se doter du n SIRENE et n d inscrip tion au registre national des s ) et je valide. Dans Subvention en ligne, mon est désignée sous le terme «organisme». L administrateur local valide mon adhésion Je finalise l adhésion Le représentant légal de mon reçoit un courrier pour confirmer l adhésion par voie postale, envoyé par l administration Il valide l adhésion de l Je prends connaissance de la rubrique «mes rôles» Dans la rubrique «mes rôles», le nom de mon apparaît Je finalise le référencement lors de ma première connexion Je complète les informations sur mon organisme Je suis en mesure de consulter les informations connues à l INSEE J arrive sur mon tableau de bord «Porteur» Mon tableau de bord «PORTEUR» est l interface qui me permettra d effectuer l ensemble de mes tâches. Mon est désormais inscrite dans Subvention en ligne. Je deviens automatiquement administrateur porteur de celle-ci. Je peux à présent définir des profils et mettre à jour le. Trois profils existent dans le téléservice Subvention en ligne : l administrateur, le trésorier et le responsable du projet. La définition des profils est une fonction avancée de l application que nous n aborderons pas ici. 8

Inscription d une d une Je souhaite compléter ou modifier le de mon Le de mon doit être complété dès lors que mon est inscrite dans Subvention en ligne. Celle-ci est un préalable indispensable avant pour effectuer ma première de subvention en ligne. C est l administrateur porteur de l qui complète ou met à jour le. Le trésorier pourra renseigner la partie Comptabilité. Je suis dans l espace «Dossier de l organisme» L espace «Dossier de l organisme» est accessible à partir du Tableau de bord «Porteur». Je renseigne la partie administrative de mon dossier J identifie mon J identifie son représentant légal Je donne l adresse de son siège Je précise les thèmes de mon et le public ciblé Je précise les moyens humains dont dispose mon Onglet Administration J ajoute un agrément dans mon dossier Je saisis les agréments reçus Onglet Agréments Je renseigne le formulaire comptabilité J ajoute un RIB Je saisis le budget prévisionnel de mon Onglet Comptabilité Pour renseigner le formulaire comptabilité, il est nécessaire d avoir au moins le rôle Trésorier. Je vérifie les informations de mon dossier Je suis le taux de remplissage de mon Onglet Suivi Le taux de remplissage de mon dossier indique si le dossier de de subvention est complet. Mon est créé dans subvention en ligne. 9

Inscription d une d une Je souhaite enregistrer et stocker les documents pérennes de mon dans le porte-documents Le porte-documents est un préalable à une de subvention. Cependant, cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. Il vous permet de disposer de tous vos documents en ligne au même endroit. Je suis dans l espace «porte-documents» L espace «porte-documents» est accessible à partir du Tableau de bord «Porteur». J organise mes documents en créant des répertoires Je classe mes dossiers, par exemple par exercice : J ajoute des fichiers à mes répertoires Je joins les documents obligatoires : Les statuts Le rapport d activité Les comptes annuels La composition du conseil d administration La liste des membres du bureau Le service financier peut vous r une annexe technique complémentaire. Cette annexe est à joindre dans le porte-documents. Mes documents sont enregistrés dans le porte-documents. 10

Inscription d une d une Je souhaite sélectionner une subvention et l ajouter à mes favorites Cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. La recherche de subvention s effectue grâce au registre de subvention accessible également depuis la page d accueil du téléservice. Je suis dans l espace «mes aides favorites» L espace «mes aides favorites» est accessible à partir du Tableau de bord «Porteur». Je recherche des dans le registre des publiques J utilise pour cela la fonction «recherche» de l outil Je choisi mes critères de sélection et valide ma recherche. Je visualise la description des qui m intéressent Je consulte les fiches simplifiées de présentation des dispositifs d aide. Je peux trouver d autres informations plus précises sur les sites des services accessibles grâce aux liens contenus dans la fiche Je sélectionne les qui m intéressent Je sélectionne parmi les interventions trouvées celles qui correspondent à des que je souhaitent appeler dans mes actions. Je vérifie que ces interventions soient encore «ouvertes». ( la date limite de dépôt n est pas dépassée, par exemple). ATTENTION, seules les «interventions», marqué «I» dans le tableau de, peuvent être appelées lors de la réalisation du budget prévisionnel de l action. Je les ajoute dans «mes aides favorites» Une fois sélectionnées, les sont inscrites dans mes «aides favorites». J ai sélectionné la subvention qui m intéressait et je l ai ajoutée à mes favoris. Je peux à présent saisir ma de subvention. 11

Inscription d une d une Je souhaite saisir et déposer ma de subvention en ligne Pour faire une de subvention en ligne, il faut d abord saisir la puis la déposer auprès des services administratifs Je suis dans l espace «Tableau de bord actions» L espace «Tableau de bord actions» est accessible à partir du Tableau de bord «Porteur». Je crée une nouvelle action Je décris mon action Je présente mon action J indique les responsables de l action Je précise les thèmes de mon projet et le public ciblé Je précise le lieu de mon action Je donne des informations complémentaires sur mon action Pour les projets pluriannuels, je donne des informations pour chaque exercice Onglet description Je décris le financement de mon action J ajoute les pièces jointes de mon porte-documents à ma Je présente le budget prévisionnel de mon J indique les que j ai sélectionnées Je peux cocher la case : «Ouvrir la consultation de l action aux instructeurs de l aide» Je donne des informations complémentaires sur mon action Onglet financement Si cela n a pas été fait au préalable, vous pouvez réaliser les étapes 3 et 4 à ce moment. Je dépose ma Je prépare ma J envoie ma et je récupère mon dossier CERFA en PDF Onglet dépôt Vous devez impérativement récupérer le dossier CERFA (formulaire agréé par le Centre D Enregistrement des Formulaires Administratifs) pour faire votre auprès des financeurs hors Subvention en ligne. Dans ce cas, il faut l imprimer et l envoyer par courrier. Ma de subvention est bien déposée auprès des services compétents. 12

Inscription d une d une Je souhaite suivre les avis concernant ma et correspondre avec les services instructeurs Pour suivre l état d avancement de l instruction de ma, il est possible de correspondre en toute sécurité avec les services qui instruisent mon dossier via une messagerie dédiée à l action, interne au téléservice. Je suis dans l espace «Tableau de bord actions» J ouvre l action concernée Je clique sur l onglet «Suivi» Je consulte l historique de mon action (sous-onglet Indicateur historique) Il s agit de la liste des échanges relatifs au projet et de la nature des opérations effectuées. Je consulte l état d avancement de l instruction (sous-onglet Suivi de l instruction) Je reçois et j envoie des messages relatifs au projet (sous-onglet Messages relatifs au projet) C est une boîte aux lettres spécialement dédiée au projet. Je suis l état d avancement de l instruction de ma. 13

Inscription d une d une Je souhaite faire et envoyer le compte rendu de mon activité. Une fois l action réalisée, j élabore et j envoie le compte-rendu de l activité menée. Je suis dans l espace «Tableau de bord actions» J ouvre l action concernée Je clique sur l onglet J élabore le compte-rendu de mes activités Le compte-rendu financier Le bilan qualitatif Je dépose mon compte-rendu auprès des services Je prépare mon compte-rendu J envoie mon compte-rendu Je récupère mon bilan en PDF Je peux ainsi le conserver au format papier et l envoyer à des financeurs hors Subvention en ligne. J élabore et j envoie le compte-rendu de mon activité. 14

www.subventionenligne.fr Le Le téléservice portail qui qui facilite facilite vos vos démarches démarches!! La présentation de subvention en ligne est à présent terminée! Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à contacter nos services! J ai à présent les informations nécessaires pour : M inscrire en ligne, Saisir le de mon, Enregistrer et classer des fichiers dans mon porte-documents, Consulter et rechercher des, Saisir et déposer mon dossier de en ligne, Suivre l avancement de mon projet Elaborer le compte-rendu de mon activité Je peux maintenant me connecter à www.subventionenligne.fr!