CAPSA Canadian Association of Pension Supervisory Authorities Objet: Madame, Monsieur, P. Gail Armitage Présidente de l ACOR a/s Alberta Finance 401, 9515-107 Street Edmonton AB T5K 2C3 Le 15 février 2002 La communication électronique dans le secteur des pensions Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite Au nom de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR), j ai le plaisir d annoncer la publication de notre deuxième Directive ACOR, intitulée La communication électronique dans le secteur des pensions. Ce document vise à aider les administrateurs de régimes de retraite et les participants à appliquer les dispositions des lois pertinentes sur le commerce électronique aux communications relatives aux régimes de retraite. L ACOR est une association interterritoriale composée d organismes de supervision du secteur des pensions, qui a pour but de faciliter l application d un système efficace de réglementation des pensions au Canada. L ACOR tient à exprimer toute sa reconnaissance pour les nombreuses suggestions constructives reçues de la part de maintes parties intéressées au cours de ses consultations d envergure nationale portant sur une version provisoire antérieure de ce document. Par exemple, la Directive énonce maintenant de façon explicite qu elle est uniquement destinée à s appliquer aux communications imposées par la loi régissant les prestations de retraite, et définit le terme «document» comme englobant toute information ou donnée. Elle ne couvre cependant toujours pas le sujet des technologies spécifiques, ni n autorise d approches alternatives ni ne résout les questions de mise en oeuvre. L intention était bien de formuler des recommandations de principe, technologiquement neutres et conformes aux normes législatives actuelles, en précisant les exigences de communication sans pour autant assujettir à de nouvelles obligations. CAPSA Secretariat, 5160 Yonge Street, P.O. Box 85 Toronto, Ontario M2N 6L9 Tel: (416) 226-7773 Fax: (416) 590-7070
- 2 - À l instar de nombreux autres intervenants, les membres de l ACOR sont d avis que la communication électronique entre les administrateurs de régimes de retraite et les participants pourrait faciliter le partage d information tout en réduisant les coûts. Nous espérons que la Directive ci-jointe permettra à davantage d administrateurs de régimes et de participants d avoir recours aux technologies les plus récentes et de réaliser ces objectifs. La Directive intitulée La communication électronique dans le secteur des pensions a été élaborée dans le but de faciliter la communication électronique entre les administrateurs de régimes de retraite et les participants à ces régimes, dans le respect de la loi applicable. Elle ne doit pas être interprétée comme la politique officielle de tout gouvernement ou organisme provincial ou fédéral. Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations les plus cordiales, P. Gail Armitage Présidente de l ACOR c.c.: membres de l ACOR
Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite DIRECTIVE N O 2 Février 2002 La communication électronique dans le secteur des pensions Veuillez noter que le présent document a été élaboré dans le but de faciliter la communication électronique entre les administrateurs de régimes de retraite et les participants aux régimes de retraite, dans le respect de la loi applicable. Il ne doit pas être interprété comme la politique officielle de tout gouvernement ou organisme provincial ou fédéral. Les avantages potentiels que présente la communication électronique dans le secteur des pensions sont facilement reconnaissables. Ils englobent des coûts administratifs réduits, l amelioration des services pour les participants, ainsi qu un contrôle fiduciaire continu plus perfectionné. L Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) est d avis que les règlements en matière de régimes de retraite ne devraient pas dissuader la communication électronique, à condition que certaines protections de base soient néanmoins mises en place. Le présent document vise à aider les administrateurs de régimes de retraite et les participants à appliquer les dispositions des lois pertinentes sur le commerce électronique aux communications relatives aux régimes de retraite, conformément à la loi sur les prestations de retraite en vigueur dans chaque juridiction. Ce document établit des directives pratiques concernant la communication électronique entre un administrateur de régime de retraite et un participant au régime. GÉNÉRALITÉS À l instar de nombreuses autres lois, la loi sur les normes des prestations de retraite au Canada implique le recours à des documents papiers. Par exemple, les mots «écrit», «par écrit», «signé» ou «certifié» sont employés régulièrement dans le texte des lois. L importance de la communication électronique appliquée pour des raisons personnelles, professionnelles et commerciales, tout comme l usage répandu du courrier électronique ainsi que l acceptation toujours croissante de l Internet comme outil d information fondamental ont fait ressortir le besoin de prévoir l éventualité d une communication sans papier dans les lois sur les pensions. En s appliquant à répondre à diverses questions de parties intéressées du secteur, tout en réagissant à l adoption de lois sur le commerce électronique dans plusieurs juridictions canadiens, l ACOR a élaboré un projet de directives sur les communications électroniques 1
dans le secteur des pensions, qui a été distribué à des fins de consultation générale en mai 2001. À cet égard, l ACOR tient à exprimer toute sa reconnaissance pour les nombreuses suggestions constructives reçues de la part de maintes parties intéressées au cours de ces consultations d envergure nationale. Les directives exposées visent à encedres l application de la communication électronique entre un administrateur de régime et un participant, dans les communications imposées par la loi applicable sur les régimes de retraite. Ces directives ne couvrent pas d autres types de communication survenant dans l administration d un régime de retraite. Et elles n ont nullement pour but d exiger que les administrateurs communiquent par voie électronique. En revanche, les directives peuvent faire naître des questions de mise en oeuvre chez les administrateurs de régime. Par exemple, comment un administrateur peut-il s assurer que la signature électronique permet «d identifier de façon fiable le participant au régime»? La réponse réside dans la technologie mise à la disposition de l administrateur. Les lois sur le commerce électronique devraient rester technologiquement neutres. Par ailleurs, les règlements ne devraient pas lier la communication électronique à une technologie ou un procédé spécifique, qui pourrait devenir désuet ou non pertinent à l avènement de technologies ou procédés innovateurs. Par conséquent, l ACOR ne traitera pas de solutions technologiques possibles aux défis mis en évidence dans les présentes directives. Il n en reste pas moins que les organismes de réglementation des régimes de retraite demeurent intéressés par les méthodes d application de ces directives, employées par les administrateurs de régimes de retraite. Il incombe à chaque juridiction de décider de l adoption de ces directives, et de trancher sur la forme qu il convient de leur donner. Ces directives n ont pas priorité sur les lois existantes relatives au commerce électronique, et n attribuent pas de droits ou d obligations juridiques dans les juridictions où aucune loi sur le commerce électronique n existe. En outre, les directives ne se penchent nullement sur les questions de protection de la vie privée. Toute référence à un «participant» à un régime de retraite faite dans les présentes directives s entend d un participant actif, d un participant ayant droit à une rente différée, d un participant à la retraite, ou du conjoint ou bénéficiaire d un tel participant actif, ayant droit à une rente différée ou à la retraite. Par ailleurs, toute référence à un «administrateur de régime» de retraite s entend de toute personne qui exerge des fonctions pour l administrateur du regime. Quant au terme «document», il faut entendre toute information ou donnée. 2
DIRECTIVES RECOMMANDÉES 1.0 Reconnaissance juridique Un document transmis par voie électronique entre l administrateur d un régime de retraite et un participant ne devrait pas perdre tout effet juridique ou sa force exécutoire pour la seule raison qu il s agit d un document électronique. 2.0 Usage non obligatoire Un participant à un régime de retraite ne devrait pas être tenu d utiliser, de fournir ou d accepter un document transmis par voie électronique, à moins d avoir donné son consentement ou qu il y ait présomption de consentement. 3.0 Consentement d un participant 3.1 Le consentement d un participant à un régime de retraite quant à la réception d un document par voie électronique est réputé avoir été accordé si un système informatique a été désigné par ce dernier à l administrateur du régime à des fins de réception de tels documents. 3.2 Tel consentement n est pas réputé avoir été accordé à moins que l administrateur du régime de retraite n informe le participant: qu il est réputé avoir consenti a recevoir des documents sous forme électronique s il désigne à l administrateur un système informatique, que le participant peut révoquer ledit consentement réputé en tout temps, par écrit ou par voie électronique, que le participant peut informer l administrateur teur de lui fournir une copie papier de tout document, que l administrateur du régime est tenu de fournir au participant une copie papier de tout document n ayant pu être transmis par voie électronique, et que le participant peut en tout temps changer de système informatique désigné sur avis à l administrateur du régime, par écrit ou par voie électronique. 3.3 L administrateur du régime de retraite doit informer le participant de ce qui précède avant la première transmission électronique d un document et à chaque envoi d un document électronique par la suite. 4.0 Exigence de production d information par écrit 4.1 L exigence imposée par la loi régissant les normes des prestations de pension, selon laquelle l administrateur d un régime de retraite est tenu de fournir un document écrit à 3
un participant, ou vice versa, peut être satisfaite par voie électronique. 4.2 Un document électronique doit être accessible par son destinataire et pouvoir être conservé par ce dernier de manière à pouvoir servir de référence future. Ainsi, ce document doit pouvoir être ouvert et visualisé, imprimé, téléchargé ou sauvegardé dans un fichier. 5.0 Production d information sous une forme particulière 5.1 L exigence imposée par la loi régissant les normes des prestations de pension, selon laquelle l administrateur d un régime est tenu de fournir un document à un participant, ou vice versa, peut être satisfaite par voie électronique. 5.2 L information contenue dans un document électronique doit être présentée sous la même forme ou essentiellement sous la même forme que le document écrit. 5.3 Un document électronique doit être accessible par son destinataire et pouvoir être conservé par ce dernier de manière à pouvoir servir de référence future. 6.0 Signature électronique 6.1 L exigence imposée par la loi régissant les normes des prestations de pension, selon laquelle la signature d un participant à un régime de retraite est requise peut être satisfaite au moyen d une signature électronique. 6.2 Une signature électronique doit être fiable et permettre d identifier le participant, dans toutes les circonstances et selon tout accord pertinent conclu entre l administrateur du régime et le participant au moment où la signature électronique a été fournie. 6.3 Une signature électronique doit être fiable et permettre d associer la signature électronique avec le document électronique pertinent, dans toutes les circonstances et selon tout accord pertinent conclu entre l administrateur du régime et le participant au moment où la signature électronique a été fournie. 7.0 Production des documents originaux 7.1 L exigence imposée par la loi régissant les normes des prestations de pension, selon laquelle l administrateur d un régime de retraite ou un participant est tenu de présenter ou de conserver un document original peut être satisfaite par la production ou la conservation d un document électronique. 7.2 L intégrité de l information contenue dans le document électronique doit être assurée, en toute fiabilité, à compter du moment où la version finale a été préparée. Le critère utilisé pour évaluer cette intégrité consiste à s assurer que l information est demeurée complète et inchangée, hormis l ajout de tous changements survenus dans le cours normal des communications, lors du stockage et de l affichage. La norme de fiabilité exigée doit être évaluée en fonction de l objet auquel le document est destiné et en fonction de toutes les circonstances présentes. 7.3 Un document électronique doit être accessible par son destinataire et pouvoir être 4
conservé par ce dernier de manière à pouvoir servir de référence future. 8.0 Capacité de conservation d un document 8.1 On considère qu un document électronique ne peut être conservé de manière à pouvoir servir de référence future si la personne qui fournit ledit document électronique empêche son impression ou sa sauvegarde par le destinataire. 9.0 Conservation des documents 9.1 L exigence imposée par la loi régissant les normes des prestations de pension, selon laquelle un document doit être conservé peut être satisfaite par la conservation du document électronique. 9.2 Un document électronique doit être conservé dans le format où il a été conçu, envoyé ou reçu, ou dans un format qui représente exactement l information contenue dans le document d origine conçu, envoyé ou reçu. 9.3 L information contenue dans le document électronique doit être accessible et pouvoir servir de référence future par toute personne autorisée à y avoir accès ou autorisée à en demander la production. 9.4 Dans le cas de tout document électronique envoyé ou reçu, l information précisant son origine, sa destination ainsi que la date et l heure à laquelle il a été envoyé ou reçu doit également être conservée. 10.0 Les autres exigences continuent de s appliquer Les présentes lignes directrices ne limitent aucunement l application de toute exigence stipulée de la loi régissant les normes des prestations de pension quant à toute information ou tout document devant être affiché ou produit d une certaine manière, ou quant à toute information ou tout document devant être transmis selon une méthode particulière. Si, par exemple, la loi exige la publication d un avis dans les journaux, un courriel envoyé aux participants au régime ne serait alors pas suffisant. 11.0 Envoi et réception de documents électroniques 11.1 À moins que l expéditeur et le destinataire n en conviennent autrement, on considère qu un document électronique a été envoyé lorsqu il entre dans un système informatique indépendant du contrôle de l expéditeur ou, si l expéditeur et le destinataire font partie du même système informatique, lorsqu il peut être récupéré et traité par le destinataire. 11.2 On considère qu un document électronique a été reçu par son destinataire lorsqu il entre dans un système informatique désigné à l expéditeur par le destinataire à des fins de réception des documents du type envoyé, et qu il peut être récupéré et traité par le destinataire. 12.0 Affichage de documents sur un site Web 5
12.1 Un document électronique se rapportant à un participant, peut étre affiché sur le site Web de l administrateur. Toutefois, on ne considère pas qu un document électronique a été fourni à un participant s il est simplement rendu accessible à ce dernier. 12.2 Un avis doit être envoyé au participant afin de l informer que le document électronique a été affiché sur le site Web et qu il peut alors le consulter. 12.3 Le document électronique doit être accessible au participant et pouvoir être conservé par ce dernier de manière à pouvoir servir de référence future. 12.4 Le document électronique doit demeurer confidentiel et accessible uniquement par le participant au moyen d un mot de passe ou de tout autre mode d identification unique. Pour de plus amples renseignements sur la présente directive, s adresser au : Secrétariat de l ACOR 5160, rue Yonge, C.P. 85 Toronto ON M2N 6L9 Tél. 416 226-7773; téléc. 416 590-7070 Toutes les directives de l ACOR sont affichées sur son site Web, à l adresse www.capsa-acor.org. 6