Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis
Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis Table des matières 1. Introduction...1 2. Consignes pour les catalogueurs...2 2.1. Dans le Sudoc...2 2.2. Les justificatifs...3 2.2.1. Quelques règles à respecter...3 2.3. Gestion locale des demandes...3 3. Consignes pour les responsables CR...4 3.1. Dans le Sudoc...4 3.2. Les justificatifs...4 3.2.1. Quelques règles sont à respecter...4 3.3. Gestion locale des demandes...5 4. Après le lancement de CIDEMIS...6 ii
Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis Chapitre 1. Introduction Le circuit des demandes de numérotation et correction ISSN vient d être interrompu afin de mettre en place un nouveau circuit dématérialisé via l application CIDEMIS. Avant la mise en place de cette nouvelle application, des «webinaires» seront proposés pour aider à sa prise en main et expliciter quelques nouveautés induites par ce circuit. Dès à présent, plusieurs consignes sont à prendre en compte pour faciliter la transition et adopter une même démarche, cohérente pour l ensemble du réseau. 1
Chapitre 2. Consignes pour les catalogueurs Les dossiers de demandes ne doivent plus être envoyés aux responsables CR : après la mise en place de CIDEMIS, chaque catalogueur disposera d un accès à l application qui permettra d initier une demande de numérotation ou de correction, d y joindre des justificatifs, et d adresser automatiquement une demande au centre régional du Sudoc-PS de référence de sa bibliothèque. La préparation des demandes actuellement en attente vous permettra de vous familiariser avec l application lorsque celle-ci sera déployée. Dans l attente de CIDEMIS, nous vous conseillons donc de préparer ces demandes selon la méthode suivante, afin de pouvoir les intégrer rapidement à l application le moment venu. 2.1. Dans le Sudoc Dans la notice qui fait l objet de votre demande, inscrire en 301/830 $a la mention «demande de numérotation/correction ISSN en cours - Transition CIDEMIS». Merci de bien vouloir prêter une attention particulière au respect de cette syntaxe, qui sera exploitée ultérieurement pour des traitements automatiques. Cette mention permettra à l ensemble des professionnels du réseau de connaître l état de traitement de la ressource, et évitera la création de plusieurs demandes de numérotation/correction simultanées pour un même titre. Lorsque la demande sera validée par votre responsable CR dans CIDEMIS, une zone 301/830 supplémentaire sera automatiquement ajoutée avec la formule «301$aDemande de numérotation en cours par le responsable CRxx le AAA-MM-JJ (n CIDEMIS)» ou 830$aDemande de correction en cours par le responsable CRxx le AAA-MM-JJ (n CIDEMIS)». Une fois les demandes créées dans CIDEMIS, l ABES procèdera à une modification de masse sur les notices concernées et supprimera les zones contenant «demande de numérotation/correction ISSN en cours - Transition CIDEMIS», que vous aurez créées en première étape du circuit.. Une nouveauté est apportée par CIDEMIS : chaque demande, une fois rentrée dans l application, se verra dotée d un numéro identifiant unique. Ainsi, dans le cas des demandes de correction, chaque demande aura son identifiant propre, même si les corrections portent sur le même ppn. Deux demandes de correction sur le même ppn devront donc faire l objet de deux zones 830 distinctes dans la même notice. Exemple Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis 830 ##$ademande de correction ISSN par le CR26 pour la zone 100 $$b (2008 au lieu de 2009) le 2015-03-13 Transition CIDEMIS 830 ##$ademande de correction ISSN par le CR26 pour la zone 452 (ajout) le 2015-03-13 Transition CIDEMIS Lors de l intégration de ces demandes à CIDEMIS, il faudra faire une demande pour chaque correction. Ces demandes seront dotées d identifiants distincts (un numéro CIDEMIS pour chaque demande de correction/830). 2
2.2. Les justificatifs Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis Les justificatifs ne doivent plus être imprimés! Ils seront transmis aux responsables CR via CIDEMIS. Il convient donc de scanner les justificatifs liés à vos demandes et de les conserver en vue de l implémentation à venir dans CIDEMIS. 2.2.1. Quelques règles à respecter L ensemble des justificatifs attachés à une demande ne peut excéder 20Mo. Préférez les formats PDF ou JPG ou PNG Les fichiers doivent être nommés selon une syntaxe précise : [ppn_num/cor_n fichier_nomoriginialfichier] Exemple : 039569357_NUM_3_PagedetitreLeMonde : pour le 3 e justificatif à attacher à la demande de numérotation du Monde. Petit conseil pratique : il est plus simple d'avoir tous les scans pour un même titre dans un même fichier plutôt qu'un fichier par page pour une même demande. Il est également utile de scanner toutes les pages dans le même sens pour éviter les torticolis. 2.3. Gestion locale des demandes En phase transitoire préalable à la mise en production de CIDEMIS, il est recommandé d intégrer dans un tableau de gestion les ppns des notices ainsi qu un maximum d informations sur la demande. Par exemple : PPN NUM / COR Zones concernées Pièces justificatives (pour les demandes de corrections) 184041724 NUM 184041724_NUM_1_Agenceur.jpg 03748575X COR 100$b 03748575X_COR_1_seancessocieteroyale. pdf 18XXXXXXX 19XXXXXXX 3
Chapitre 3. Consignes pour les responsables CR Les demandes de numérotation et correction ISSN ne doivent plus être adressées à l ABES. Elles seront transmises directement au centre ISSN France ou au CIEPS par CIDEMIS. La préparation des demandes actuellement en attente vous permettra de vous familiariser avec l application lorsque celle-ci sera déployée. Il convient de préparer leur insertion dans l application de manière à faciliter cette prochaine étape. 3.1. Dans le Sudoc Bien vérifier le code pays renseigné dans la notice en 102$a. Désormais, c est ce code que l application CIDEMIS exploitera pour orienter la demande vers le centre national correspondant à ce code pays. Une nouveauté est apportée par CIDEMIS : chaque demande, une fois rentrée dans l application, se verra dotée d un numéro identifiant unique. Dans le cas où plusieurs demandes de corrections doivent être effectuées, même si les corrections portent sur le même ppn, il y aura autant de 830 dans la notice que nécessaire, auxquelles correspondront autant de numéros de demandes distincts lors du passage dans CIDEMIS. Il vous revient toujours de renseigner le titre clé dans la zone 530 dans WinIBW (pas de saisie directe dans CIDEMIS). 3.2. Les justificatifs Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis Les justificatifs imprimés ne peuvent plus être adressés au réseau ISSN. Ils seront donc numérisés par l initiateur de la demande en vue de l insertion dans CIDEMIS. 3.2.1. Quelques règles sont à respecter L ensemble des justificatifs attachés à une demande ne peut excéder 20Mo. Préférez les formats PDF ou JPG ou PNG Les fichiers doivent être nommés selon une syntaxe précise : [n demande_num/cor_n fichier_nomoriginialfichier] Exemple : 123456_NUM_3_PagedetitreLeMonde : pour le 3 e justificatif à attacher à la demande de numérotation du Monde. Petit conseil pratique : il est plus simple d'avoir tous les scans pour un même titre dans un même fichier plutôt qu'un fichier par page. Il est également utile de scanner toutes les pages dans le même sens pour éviter les torticolis. 4
Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis 3.3. Gestion locale des demandes En phase transitoire préalable à la mise en production de CIDEMIS, il est recommandé d intégrer dans un tableau de gestion les ppns des notices ainsi qu un maximum d informations sur la demande, afin d en faciliter l insertion ultérieure dans l application CIDEMIS. Par exemple : RCR demandeur PPN NUM / COR Zones concernées (pour les demandes de corrections) Pièces justificatives 12345678 184041724 NUM 184041724_NUM_1_Agenceur.jpg 23456789 03748575X COR 100$b 03748575X_COR_1_seancessocieteroyale. pdf.. 18XXXXXXX 19XXXXXXX 5
Circuit des demandes ISSN : transition vers cidemis Chapitre 4. Après le lancement de CIDEMIS La phase de transition ne s achèvera pas avec la mise en production de CIDEMIS, car les retours des centres ISSN sur les demandes transmises avant la mise en œuvre du nouveau dispositif qui continueront à parvenir à l ABES vont nous obliger à assumer un «double circuit» pendant quelques temps. Pour faciliter le traitement de ces retours, l ABES continuera à transmettre aux responsables des CR du Sudoc-PS les fichiers excel pour tous les retours dont les demandes n auraient pas été transmises via CIDEMIS. 6