La comptabilité des copropriétés Formation du 16 octobre 2010 1
Le règlement de copropriété Le règlement de copropriété est avant tout un contrat interne, dont les copropriétaires sont les parties contractantes. Dans l immense majorité des cas, il est rédigé par un notaire et doit impérativement être publié à la conservation des hypothèques. Chaque syndicat possède son propre règlement qui définit les règles de fonctionnement de l immeuble, notamment. On y trouve également la définition des parties communes ou éléments d équipements communs à tous les copropriétaires, ainsi que la numérotation et la nature des lots. Les plus récents comprennent également «l état descriptif de division» qui précise la quote-part allouée à chaque lot exprimée sous forme de «tantièmes» dans les grilles de répartition. Bien souvent, il existe une grille de «tantièmes généraux» puis selon le contexte de l ensemble immobilier, des «tantièmes bâtiment), «ascenseur ou escalier», «garage ou parking» ou bien encore «chauffage ou interphone» ou tout autre équipement dont l immeuble serait pourvu et qui nécessiterait une règle de répartition spécifique. 2
Exemple de grilles de répartition d une copropriété Tantièmes généraux 3
Répartition bâtiment A Répartition bâtiment B 4
Répartition ascenseur 5
Le décret comptable du 14 mars 2005 Issu de la loi SRU du 13 décembre 2000, le décret comptable du 14 mars 2005 a pour objet de normaliser la comptabilité de tous les syndicats de copropriétaires. Il s applique depuis le premier exercice comptable commençant à compter du 1er janvier 2007 à toutes les copropriétés qui ne bénéficient pas du système dérogatoire édicté par l article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965. 7
Le décret comptable du 14 mars 2005 Ce décret impose la comptabilité d engagement et de saisie en partie double. Ce système consiste à engager les charges versées ou à verser et à inscrire deux fois la même valeur dans deux comptes différents, un compte de débit et un compte de crédit. Cette méthodologie permet donc une «traçabilité» fiable des opérations et en facilite le contrôle par les copropriétaires ou les membres du conseil syndical. Les règles de fonctionnement de cette comptabilité sont définies par un plan comptable qui s articule autour de 5 classes : - la classe 1 : provisions, avances, subventions & emprunts - la classe 4 : copropriétaires et tiers - la classe 5 : comptes financiers - la classe 6 : comptes de charges - la classe 7 : comptes de produits 8
Les comptes sont répartis comme suit : Classe 1 Provisions, avances, subventions et emprunts 10 Provisions et avances : 102 Provisions pour travaux décidés 103 Avances 1031 Avances de trésorerie 1032 Avances travaux au titre de l'article 18, 6e alinéa de la loi susvisée 1033 Autres avances 12 Solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles 13 Subventions : 131 Subventions accordées en instance de versement Classe 4 Copropriétaires et tiers 40 Fournisseurs : 401 Factures parvenues 408 Factures non parvenues 409 Fournisseurs débiteurs 42 Personnel : 421 Rémunérations dues 43 Sécurité sociale et autres organismes sociaux : 431 Sécurité sociale 432 Autres organismes sociaux 44 Etat et collectivités territoriales : 441 Etat et autres organismes - subventions à recevoir 442 Etat - impôts et versements assimilés 443 Collectivités territoriales - aides 45 Collectivité des copropriétaires : 450 Copropriétaire individualisé 459 Copropriétaire - créances douteuses 46 Débiteurs et créditeurs divers : 461 Débiteurs divers 462 Créditeurs divers 47 Compte d'attente : 471 Compte en attente d'imputation débiteur 472 Compte en attente d'imputation créditeur 48 Compte de régularisation : 486 Charges payées d'avance 487 Produits encaissés d'avance 49 Dépréciation des comptes de tiers : 491 Copropriétaires 492 Personnes autres que les copropriétaires Classe 5 Comptes financiers 50 Fonds placés : 501 Compte à terme 502 Autre compte 51 Banques, ou fonds disponibles en banque pour le syndicat : 512 Banques 514 Chèques postaux 53 Caisse. 9
Classe 6 Comptes de charges 60 Achats de matières et fournitures : 601 Eau 602 Electricité 603 Chauffage, énergie et combustibles 604 Achats produits d'entretien et petits équipements 605 Matériel 606 Fournitures 61 Services extérieurs : 611 Nettoyage des locaux 612 Locations immobilières 613 Locations mobilières 614 Contrats de maintenance 615 Entretien et petites réparations 616 Primes d'assurances 62 Frais d'administration et honoraires : 621 Rémunérations du syndic sur gestion copropriété 6211 Rémunération du syndic 6212 Débours 6213 Frais postaux 622 Autres honoraires du syndic 6221 Honoraires travaux 6222 Prestations particulières 6223 Autres honoraires 623 Rémunérations de tiers intervenants 624 Frais du conseil syndical 63 Impôts - taxes et versements assimilés : 632 Taxe de balayage 633 Taxe foncière 634 Autres impôts et taxes 64 Frais de personnel : 641 Salaires 642 Charges sociales et organismes sociaux 643 Taxe sur les salaires 644 Autres (médecine du travail, mutuelles, etc.) 66 Charges financières des emprunts, agios ou autres : 661 Remboursement d'annuités d'emprunt 662 Autres charges financières et agios 67 Charges pour travaux et opérations exceptionnelles : 671 Travaux décidés par l'assemblée générale 672 Travaux urgents 673 Etudes techniques, diagnostic, consultation 677 Pertes sur créances irrécouvrables 678 Charges exceptionnelles 68 Dotations aux dépréciations sur créances douteuses. 10
La saisie comptable des écritures Enregistrement d une facture Le montant de la facture est au crédit du compte fournisseur, ici dénommé ARNG. Le «contre-balancement» de l écriture s effectue au débit de la classe 6 et ici dans notre exemple sur un compte 611000 nettoyage des locaux. 11
La saisie comptable des écritures Ecran de saisie d un chèque Ecriture de saisie d un chèque dans le compte d un copropriétaire. Le chèque est crédité au compte concerné et le «contre-balancement» s effectue au débit de la banque (compte 512000) 12
La saisie comptable des écritures Appel de provisions 13
L assemblée générale Vote des budgets et travaux L assemblée générale constitue l unique organe délibérant de toute décision adoptée en matière de copropriété. Il doit s en tenir au minimum une par an. Elle ne regroupe que les copropriétaires (ou leur mandataire) qui adoptent démocratiquement et selon les règles de majorité précisées par la loi, les décisions qui les concernent. Elle doit voter chaque année le budget prévisionnel qui comprend les charges de fonctionnement incompressibles nécessaires à la sauvegarde et à l entretien de l immeuble. Elle doit également adopter au cas par cas l ensemble des travaux ayant pour objet de préserver la qualité de l habitat collectif. Si le règlement de copropriété est la "Bible" de l immeuble, on peut ajouter que l assemblée générale est la grande "messe" annuelle de la copropriété. 15
Le budget 16
L exécution des décisions (appels des charges et gestion financière) Pour exécuter les décisions adoptées par l assemblée générale, celle-ci doit élire un syndic. Celui-ci n est que le mandataire du syndicat des copropriétaires et a pour fonction notamment, de représenter l immeuble, d en assurer l administration et de pourvoir à son entretien. Qu il soit syndic professionnel, syndic bénévole ou président-syndic dans le cadre d un syndicat coopératif (non professionnel) il a les mêmes droits et mêmes devoirs. C est à lui qu incombe la gestion des appels de provisions qui résultent du vote du budget adopté par les copropriétaires. 17
L exécution des décisions (appels des charges et gestion financière) Rappelons que la loi institue deux catégories de charges : - celles entraînées par les services collectifs et les éléments d équipements communs d une part, - celles relatives à la conservation, à l entretien et à l administration des parties communes d autre part. Il est donc fondamental pour le gestionnaire de l immeuble de bien classifier ces postes de charges qui doivent pour chacun d entre eux être rattachés à une clef de répartition. Lorsque cette attribution est définie, il ne reste plus au syndic qu à appeler les provisions auprès des copropriétaires. Généralement le budget est provisionné par quarts en terme à échoir, sauf décision contraire de l assemblée générale. 18
L exécution des décisions (appels des charges et gestion financière) 19
L assemblée générale, le bilan et la clôture de l exercice Une nouvelle fois, il échoit à l assemblée générale d approuver les comptes tenus par le syndic qui les présente sous la forme de 5 tableaux normalisés. Chaque copropriétaire recevra ces tableaux avec la convocation à l assemblée générale qui doit approuver les comptes. Quels sont les avantages d une comptabilité normalisée? - Elle facilite la compréhension du fonctionnement de la copropriété. - Elle crée de meilleures conditions pour voter en assemblée générale. - Elle favorise la gestion collective de l immeuble. 21
L assemblée générale, le bilan et la clôture de l exercice Tous les copropriétaires disposent d un état précis : - Des produits et des charges, la différence donnant le solde de l exercice écoulé ; - De la situation financière ainsi que la présentation des dettes et des créances ; - Des opérations de gestion courante dont les honoraires du syndic ; - Des gros travaux et des opérations exceptionnelles ainsi que de leur état d avancement. 22
L assemblée générale, le bilan et la clôture de l exercice Avantages des tableaux normalisés pour les copropriétaires : - Avoir à leur disposition une comptabilité tenue selon les mêmes règles. - Pouvoir comparer avec une plus grande facilité les évolutions d une année sur l autre, poste par poste. - Être en mesure de s impliquer davantage dans la vie de leur copropriété. - Être mieux informés de la situation des fournisseurs et de celle des autres copropriétaires. 23
L assemblée générale, le bilan et la clôture de l exercice A l arrêt comptable le syndic répartit la totalité de l engagement des dépenses réelles de l année auprès de chaque copropriétaire en fonction du critère d utilité. Entre les provisions appelées qui résultent du budget estimatif établi et la répartition des dépenses réelles, il se dégage un solde. Qu il soit négatif ou positif, celui-ci n est répercuté auprès des copropriétaires qu après l approbation des comptes par l assemblée générale. 24
Les tableaux pour se repérer La situation financière : - Exemple de liste individualisée - La trésorerie - Les créances - Les réserves - Les dettes Les comptes de gestion : - Le tableau de l annexe 2 : le compte de gestion général - Les tableaux des annexes 3 et 4 : les comptes de gestion particuliers - Le tableau de l annexe 5 : l état des travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles non clôturés à la fin de l exercice 26
La situation financière : état détaillé des dépenses Tantièmes généraux 27
L état détaillé des dépenses (suite) Tantièmes spéciaux (bâtiments A, B, ) 28
Relevé des compteurs 29
Annexe 1 état financier après répartition (bilan) Première partie du tableau 31
Annexe 1 état financier après répartition (bilan) Deuxième partie du tableau 33
Annexe 1 (suite) - état des comptes copropriétaires débiteurs 36
Annexe 1 (suite) - état des comptes copropriétaires créditeurs 37
Annexe 2 : le compte de gestion général de l exercice clos réalisé et budget prévisionnel Première partie du tableau 39
Annexe 2 : le compte de gestion général de l exercice clos réalisé et budget prévisionnel Deuxième partie du tableau 41
Annexe 3 - compte de gestion pour opérations courantes de l exercice clos et budget prévisionnel de l exercice N+2 44
Annexe 3 - compte de gestion pour opérations courantes de l exercice clos et budget prévisionnel de l exercice N+2 45
Annexe 4 compte de gestion pour travaux de l article 14.2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l exercice clos réalisé 47
Annexe 5 Etat des travaux de l article 14.2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l exercice 49
Annexes -Exemple d un Grand Livre. -Les annexes présentées précédemment dans leur version originale. Pour plus d information : -Site de l union : www.uscvb.fr Site de l ANCC : www.ancc.fr Ministère du Logement : www.logement.gouv.fr Textes de loi : www.legifrance.gouv.fr 52
Exemple d une balance générale - le Grand Livre L intégralité des opérations comptables y sont inscrites 53