GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE Aide-mémires Ce dcument cntient divers aides mémires pur faciliter l intégratin du stagiaire dans sn envirnnement de travail. Cet util se retruve sur le prtail sus l nglet Enseignement.
Table des matières Un mis et plus avant le stage... 1 Deux semaines avant le stage... 2 À l arrivée du nuveau stagiaire... 3 Prchains jurs / prchaines semaines après l arrivée du stagiaire... 5 À la fin du stage... 6 ANNEXE A... 8 1
SECTION A Liste de suivi pur l accueil d un stagiaire Niveau : COORDONNATEUR DE L ENSEIGNEMENT CHEF D ÉQUIPE GESTIONNAIRE - Un mis et plus avant le stage Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Crdnnateur de l enseignement (DAU) Recevir les demandes de stage Vérifier s il y a une entente avec l établissement d enseignement et faire les démarches nécessaires si aucune entente n existe Vérifier la pssibilité de prendre un stagiaire avec le gestinnaire, chef d équipe, respnsable de stage du service cncerné Valider que le stagiaire sit en mesure d ffrir des services fnctinnels aux patients et à leur famille en français et en anglais le cas échéant Vérifier que le dssier d immunisatin du stagiaire est à jur si ce n est pas déjà fait par l établissement d enseignement Demander des preuves de l bligatin de faire un stage, les preuves d immunisatin et la vérificatin du dssier de plice, dans le cas d un étudiant prfessinnel Cmmuniquer avec l établissement d enseignement afin de cnfirmer la pssibilité du stage Aviser le gestinnaire du nm du stagiaire, la date de début, la durée du stage, les jurnées ù le stagiaire sera présent et qui est le superviseur principal Gestinnaire Chef d équipe (une fis le stage cnfirmé) Infrmer l équipe de l arrivée du stagiaire (en réunin, en envyant un mém, curriel u message téléphnique) Spécifier le nm du stagiaire, la durée du stage, les jurnées ù le stagiaire sera présent et qui est le superviseur principal Demander la cllabratin de l équipe Identifier les persnnes dispnibles à ffrir certaines dispnibilités dans les premiers jurs de stage Identifier une persnne ressurce advenant l absence du superviseur Clarifier les tâches, les dispnibilités, les attentes et les mdes de fnctinnement des deux superviseurs, dans les situatins de C-supervisin Planifier les activités spécifiques du stage et les inclure dans la grille hraire 1
Deux semaines avant le stage Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Crdnnateur de l enseignement (DAU) Envyer une lettre u un curriel de bienvenue au stagiaire lrsque nécessaire en indiquant les éléments suivants : L endrit ù le stagiaire dit se présenter lrs de sa première jurnée; pur sn rientatin générale La tenue vestimentaire requise L infrmatin sur les accès (statinnement carte d accès) Faire la demande pur les accès infrmatiques nécessaires et les clés du lcal de travail Superviseur et/u gestinnaire Libérer du temps à sn hraire lrs de la première jurnée de stage Lire tus les dcuments pertinents au stage (ex. : la dcumentatin préparatire au stage, dcumentatin de l établissement d enseignement) Prendre cnnaissances des acquis thériques et pratiques des stagiaires Aménager les lieux physiques pur que le stagiaire ait un espace de travail et de rangement Planifier le stage : déterminer les heures fixes de rencntres individuelles (u de grupe si pertinent), les dates et les heures des activités bligatires telles que le cntrat d apprentissage individuel (u de grupe), la présentatin de cas, les évaluatins mi- stage et finale, etc. Établir l hraire des activités des premières jurnées (rientatin, lecture de dssiers, bservatin d interventin, rencntres des premiers clients, etc.) Identifier une persnne ressurce advenant l absence du superviseur 2
À l arrivée du nuveau stagiaire Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Date prévue de l arrivée : Crdnnateur de l enseignement (DAU) Offrir une rientatin générale au stagiaire Recueillir les dnnées démgraphiques permettant l uverture du dssier du stagiaire Revir les plitiques et les prcédures pertinentes au bn fnctinnement du stagiaire à l hôpital Présenter une synthèse des pratiques rganisatinnelles requises Expliquer les principes à respecter dans les activités de service à la clientèle Cmpléter une visite virtuelle u en persnne de l Hôpital Mntfrt Remettre une trusse d rientatin qui cntient les dcuments de rappel pertinents Expliquer la prcédure d accès aux ressurces nécessaires pur assurer un bn dérulement du stage Furnir une carte d identificatin valide Expliquer le frmulaire d engagement à la cnfidentialité et cnserver une cpie signée Expliquer le frmulaire d engagement à la nn-vilence et cnserver une cpie signée Expliquer le frmulaire d engagement-langue de travail et de frmatin Présenter le frmulaire de cmptabilisatin des JEP au stagiaire des prfessins de la santé et expliquer la prcédure à suivre afin d acheminer le dcument cmplété et signé à la fin du stage Assurer que tus les accès sient btenus (dcumentatin électrnique, clés, etc.) Cnserver une preuve que l rientatin a été cmplétée dans le dssier de chaque stagiaire Évaluer les prcédures d rientatin des stagiaires Recnduire le stagiaire au superviseur, chef d équipe et/u gestinnaire Superviseur et/u gestinnaire Accueillir le nuveau stagiaire et se présenter Présenter le nuveau stagiaire à l équipe Faire la visite du secteur de travail Mntrer la statin manuelle d alarme à feu et les srties d urgence Mntrer l emplacement des manuels SIMDUT, mesures d urgence, cntrôle des infectins Mntrer l emplacement des utils de cmmunicatin (tableau, cartable, etc.) Mntrer les endrits stratégiques (salle de bain, cuisine, salle de cnférence, etc.) 3
Orientatin départementale Expliquer les hraires de travail, les pauses, la prcédure pur les avis d absence et les feuilles de temps si nécessaire Réviser avec le stagiaire sa descriptin de travail Rappeler le cde vestimentaire Démntrer l emplacement de l équipement et des furnitures et lui remettre le matériel nécessaire à l exécutin du stage Familiariser le stagiaire à l utilisatin du téléphne, du télécpieur et de l rdinateur Furnir la liste de persnnes à rejindre en cas de maladie, de retards u d absence Obtenir un sarrau u un unifrme si nécessaire Aller dîner u prendre une pause-café avec le stagiaire Inscrire le stagiaire aux activités de frmatin bligatire le cas échéant 4
Prchains jurs / prchaines semaines après l arrivée du stagiaire Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Superviseur Planifier des rencntres de supervisin Obtenir les impressins générales du stagiaire Échanger sur ses idées et répndre à ses questins sur le fnctinnement du secteur u tutes autres questins Parler au stagiaire des tâches qui lui snt assignées et répndre à ses questins au sujet de sn stage Parler du prcessus d évaluatin du rendement Examiner la dcumentatin avec le stagiaire et ffrir de la rétractin Établir ensemble des bjectifs de rendement et un plan de rétractin. Précisez que vus discuterez de ses prgrès et que chacun fera part à l autre de ses bservatins tut au lng du stage Expliquer le calendrier des rencntres d évaluatin du rendement S assurer que le stagiaire s intègre au sein de l équipe de travail en fnctin des bjectifs de stage Assumer la respnsabilité pur la supervisin de stage Revir les bjectifs avec le stagiaire et les ajuster si nécessaire Sélectinner les cas/prjets/tâches à cnfier au stagiaire en fnctin de l évlutin de ses apprentissages et de la nature du stage Vérifier la qualité et la quantité du travail effectué Faire une évaluatin mi- stage Crdnnateur Suivi mi- stage auprès du superviseur et du stagiaire (en persnne, par curriel) 5
À la fin du stage SECTION B Suivi du départ dernière semaine Niveau : COORDONNATEUR DE L ENSEIGNEMENT-SUPERVISEUR Ccher lrsque vus avez accmpli les tâches suivantes Crdnnateur Suivi par curriel avec les superviseurs et envie de l évaluatin de l expérience en tant que superviseur de stage Envie de l évaluatin du stage par le stagiaire par curriel Superviseur Assurer que le stagiaire a cmplété l évaluatin du stage par le stagiaire en ligne, cmpléter la feuille de cmptabilisatin des jurs d enseignement (JEP) et returner au 2D114 Assurer que le stagiaire a remis tute dcumentatin papier qu il peut psséder autre que celle dans le mbilier appartenant à Mntfrt. Ceci cmprend entre autres des cartables, dcuments cnfidentiels u chemise de dssier Assurer que le stagiaire a remis tute infrmatin qu il peut psséder sur d autres médiums infrmatiques que ceux furnis par ses fnctins à Mntfrt. Ceci cmprend entre autres sur sn rdinateur persnnel, une clé USB u un curriel envyé sur un cmpte persnnel Cmpléter l évaluatin finale des apprentissages Officialiser le résultat du stage Redistribuer la charge du travail seln le cas Cmpléter l évaluatin de l expérience en tant que superviseur de stage 6
SECTION C Liste de suivi du départ Niveau : STAGIAIRE Aux Services de sutien intégrés Nm du stagiaire Date d entrée en fnctin Titre du pste Remettre ma carte d accès et ma carte d identité (petite caisse au 2C) Remettre ma/mes clés (s) (Gest. Sécurité statinnement au 00B258). Remplir le frmulaire de cmptabilisatin des jurs d enseignement et le faire parvenir au 2D128 (JEP) Cmpléter l évaluatin du stage par les stagiaires, en ligne Au gestinnaire Remettre tute infrmatin des autres médiums infrmatiques que ceux furnis par mes fnctins à Mntfrt (rdinateur persnnel, une clé USB et un curriel envyé sur un cmpte persnnel) Remettre tute infrmatin en frmat papier btenu par l entremise de vs fnctins à Mntfrt et cntenant de l infrmatin à nature cnfidentielle u privilégiée. Ceci cmprend entre autres des ntes de rencntres, des chemises de dssiers et des cartables Remettre le téléchasseur, cellulaire et autre (le cas échéant) à vtre gestinnaire Remettre la cpie signée par le superviseur et le stagiaire à la réceptin de la Directin des Affaires universitaires au lcal 2D114. Signature du superviseur Date Signature du stagiaire Date 7
ANNEXE A La cnfidentialité et la prtectin de la vie privée dcument à l intentin des stagiaires L Hôpital Mntfrt, ses emplyés, ses stagiaires, étudiants, etc. nt l bligatin de respecter la vie privée des patients et divent maintenir la cnfidentialité des renseignements prtant sur les membres du persnnel u sur l hôpital, qu ils sient sus frme papier, verbal, électrnique, en pht u entrepsés sus tute autre frme. L hôpital s engage à prtéger la cnfidentialité et, à cette fin, a élabré et mis en œuvre des stratégies pur assurer la prtectin des renseignements cnfidentiels. Une de ces stratégies cnsiste à générer des rapprts d audit afin de vérifier l utilisatin faite des systèmes cmprtant des renseignements cnfidentiels. La prtectin de la vie privée de ns patients fait partie intégrante de la qualité des services que nus ffrns. Le seul fait d être vu à l hôpital est cnfidentiel. Tut bris u bris ptentiel de cnfidentialité dit être rapprté au gestinnaire, à sn remplaçant u à la persnne respnsable. Tute vilatin à la plitique de cnfidentialité u à la plitique de prtectin des renseignements persnnels sur la santé est sujette à des mesures disciplinaires puvant aller jusqu à une fin de service u d un lien entre la persnne et l établissement. Quelques lignes directrices à respecter Ne pas apprter chez si de dcuments cnfidentiels Ne pas sauvegarder de renseignements cnfidentiels sur un appareil mbile (clé USB, rdinateur prtable, cédérm, cellulaire, etc.). Ne pas partager de renseignements cnfidentiels sur des sites de réseaux sciaux, frums, blgues, etc. Ne pas discuter dans des endrits publics. Utiliser le déchiquetage. Prtéger les dcuments papier, l infrmatin sus frmat électrnique afin, entre autres, de prévenir le vl d identité. Prter une attentin particulière à l utilisatin des télécpieurs. N avir accès qu aux renseignements persnnels sur la santé nécessaires pur accmplir ns fnctins. Ne pas btenir des renseignements sur un membre de ntre famille, un cllègue, un ami, etc. Cnserver tus les cdes d accès cnfidentiels. Maintenir la cnfidentialité même après la fin du stage. Besin de dcuments cliniques pur un prjet? Appeler le service de prtectin de la vie privée au pste 2909. En cas de dute, appeler au service de prtectin de la vie privée au pste 2909. Les deux plitiques maîtresses : Plitique ADMIN 025 Cnfidentialité Plitique ADMIN 075 Prtectin des renseignements persnnels sur la santé. Attentin : Les renseignements persnnels sur la santé appartiennent aux patients. Ce ne snt pas les nôtres ni ceux de l établissement! 8