COMPTABILITÉ DES COMMANDITES ET DES DONS AUX BNP CONTEXTE

COMPTABILITÉ DES COMMANDITES ET DES DONS AUX BNP CONTEXTE 1. Cette politique comptable vise à encadrer la croissance du programme de commandites et de dons des BNP pour assurer la cohérence des pratiques à l échelle des FC et d aborder systématiquement la sollicitation, la gestion et la présentation de rapports des commandites et des dons des BNP. La politique respecte les principes essentiels de l éthique et de la responsabilisation, résiste à l examen du public et reconnaît la possibilité de conflits d intérêts. Bien que la politique adhère aux principes fondamentaux du MDN/des FC sur les commandites et les dons, elle tient compte de la nature particulière des commandites et des dons dans le domaine des BNP et de la manière dont ces activités sont exercées dans les bases. 2. Il incombe au commandant de chaque base de décider de mener activement un programme de commandites et de dons des BNP. En préparant cette politique, le DGSSPF a tenu compte des difficultés que connaissent les bases aux prises avec des ressources limitées. Conséquemment, il est à noter que cette politique des BNP diffère considérablement de la politique correspondante publiée par le MDN sur un aspect : la politique permet «d affecter des fonds sans restriction à toute activité de bien-être et de maintien du moral des BNP approuvée par le fonds de la base par opposition à restreindre ces dépenses à un programme ou une activité particulière». Cette mesure permet d allouer les revenus générés par les commandites et les dons aux programmes, services et activités des BNP avec équité et souplesse. 3. La Politique sur les commandites et les dons des BNP est affichée sur le site Web du ASPFC et devrait être consultée en tenant compte de la présente. APPLICATION 4. La présente politique s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) au Personnel des Fonds non publics, Forces canadiennes et à toute autre personne qui sollicite ou accepte une commandite ou un don au nom d'une organisation, d'un événement ou d'une activité du Directeur général Services de soutien au personnel et aux familles (DGSSPF). POUVOIRS D APPROBATION 5. Cette politique est publiée avec l autorisation du Chef d état-major de la Défense (CEMD). 29-1

DÉFINITIONS Conflit d intérêts 6. Un conflit d intérêt désigne un conflit découlant d une activité ou d une situation qui place un membre des FC, un membre du Personnel des FNP, FC, ou une autre personne en état de conflit réel, potentiel ou apparent entre ses intérêts personnels et ses fonctions et responsabilités officielles. Revenu reçu d'avance 7. Un revenu reçu d avance se définit comme un produit perçu avant que les prestations ou fournitures le justifiant aient été effectuées ou fournies. La comptabilisation de ce revenu doit être différée jusqu à son rattachement à la période durant laquelle les prestations ou fournitures se réaliseront. Dons 8. Un don se définit comme une contribution, un cadeau ou un legs de fonds, de biens, d installations ou de services provenant d une personne, d un groupe ou d un organisme ne faisant pas partie du DGSSPF, du MDN, ni des FC. Un don est offert gratuitement au DGSSPF, aux FC ou au MDN sans l attente de contrepartie (autre qu une reconnaissance publique si tel est le souhait des deux parties) et peut servir ou non à l appui d un événement ou d une activité. Produits en nature 9. Par produits en nature, on entend les biens, les installations ou les services reçus ou donnés que le DGSSPF utilise dans le cours normal de ses activités et qui auraient autrement été achetés, ainsi que les biens, les installations ou les services reçus ou donnés que l organisation n utilise pas dans le cours normal de ses activités et qu elle n aurait autrement pas achetés mais qui sont considérés comme ayant une certaine valeur. Contributions avec restrictions 10. Les restrictions sont des conditions imposées sur l utilisation des ressources. Une restriction d origine externe est imposée par une partie externe au DGSSPF, habituellement le donateur des ressources. Les restrictions internes sont imposées de manière formelle par le DGSSPF, généralement par suite d une décision de l autorité supérieure. Des restrictions sont rarement imposées aux contributions sous forme de commandite et les fonds sont alors affectés à une fin particulière. 29-2

Commandite 11. La commandite se définit comme une entente de collaboration entre le DGSSPF et des personnes, des groupes ou des organismes ne faisant pas partie de l'organisation du DGSSPF, du MDN et des FC. Une telle entente donne lieu à la remise de fonds, de biens, d installations ou de services en vue d appuyer une activité ou un événement particulier du DGSSPF en échange d un avantage non monétaire convenable d une valeur approximative égale. Contributions sans restriction 12. Les contributions ne sont pas restreintes à l externe ni à l interne. Les fonds provenant de commandites ou de dons constituant des contributions sans restriction sont inscrits dans les revenus de la période en cours. APERÇU Généralités 13. Des ententes de collaboration entre des agences et des ministères fédéraux et le secteur privé se font couramment. Cela étant dit, le DGSSPF, le MDN et les FC reçoivent des propositions de commandites ou de dons ou font des démarches pour en obtenir. But 14. Cette politique vise à garantir que les reports effectués dans les documents financiers des BNP respectent les questions d ordre éthique, financières, juridiques et celles ayant trait aux relations publiques. Administration financière 15. Avant d accepter une proposition de commandite ou de don ou d entreprendre un projet de commandite ou de don, il faut obtenir l approbation écrite d une autorité supérieure. Les autorités approbatrices sont énoncées dans le document «Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des biens non publics.» 16. Les éléments suivants reçus par les BNP ne sont pas considérés comme une commandite ou un don et sont traités comme des revenus des BNP: a. droits d inscription et d entrée; b. droits de permis et redevances; c. redevances et revenus des commerçants; 29-3

d. frais pour les stands et les aires d exposition; e. revenus publicitaires; f. frais pour lesquels le bénéficiaire reçoit des biens ou services d une valeur similaire; sauf pour les commandites telles qu elles sont définies au paragraphe 11; g. tout élément reçu qui ne donne pas droit à un reçu aux fins de l impôt à titre de don à l État. Procédures comptables des BNP 17. Les procédures comptables énoncées s appliquent à la réception et l utilisation des fonds provenant de commandites et de dons et la garde et l administration de biens commandités ou donnés qui deviennent la propriété des BNP. 18. Les fonds provenant de commandites ou de dons doivent être consignés sur un reçu (CF 602) et déposés au bureau de la comptabilité des BNP ou directement dans le compte des BNP de l institution financière pertinente. Conformément au chapitre 2 de ce manuel, les activités des commandites et des dons doivent être considérées comme une composante de la structure financière du fonds de la base, administrées comme un point de vente distinct assorti d un état des résultats. Afin de renforcer la présentation des rapports consolidés, toutes les activités des commandites et des dons doivent être reportées par activité. Contributions avec restrictions Comptant 19. Conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR), les revenus réalisés et les dépenses engagées durant une période comptable sont inscrits durant cette même période (principe de rapprochement). Conséquemment, si des contributions en argent avec restrictions sont reçues durant une période qui précède l activité, la comptabilisation doit être différée les contributions sont inscrites d abord à titre de revenu reçu d avance lorsqu elles sont touchées et elles sont comptabilisées à titre de revenu dans la période où les charges afférentes engagées pour les payer sont inscrites. NOTA : Si des contributions avec restrictions reçues en argent sont touchées durant la période à laquelle les charges afférentes sont comptabilisées, l inscription des revenus se fait en même temps et n est donc pas différée. Contributions sans restriction - Comptant 20. Les fonds constituant des contributions sans restriction sont comptabilisés dans les revenus de la période en cours. Toutefois, dans certaines circonstances, même si les contributions ne comportent pas de restriction à proprement parler, les fonds perçus 29-4

peuvent être affectés à des activités particulières. Dans ce cas, la comptabilisation des revenus reçus d avance peut être reportée si le gestionnaire local le demande par écrit et les contributions sont comptabilisées à titre de revenu durant la période à laquelle se tient l activité (tout montant non dépensé doit également être inscrit durant cette période). Prenons par exemple, le cas de commandites reçues en argent comptant au bénéfice des «journées de la famille» en avril alors que l activité se déroule en juillet le gestionnaire des PSP demande par écrit que le revenu soit reporté en juillet et tous les montants reportés sont inscrits à ce moment. Toutes les autres contributions sans restriction effectuées en argent comptant doivent être comptabilisées à titre de revenu dans la période courante. Comptabilisation des coûts 21. Les coûts indirects afférents aux commandites et aux dons doivent être inscrits à titre de frais d exploitation (salaires, etc.). Les coûts directs associés aux activités seront comptabilisés à titre de dépenses au compte de l activité (p. ex. coût de production d un calendrier ayant comme thème la journée de la famille et affichant les logos des commanditaires, etc.). Produits en nature 22. Lorsque la commandite ou le don se fait sous forme de biens réels ou de produits (plutôt qu en espèces), l agent autorisé doit en déterminer la juste valeur marchande. En général, la juste valeur marchande représente la somme qu un acheteur sérieux paierait à un vendeur sérieux dans le cadre d une transaction sans lien de dépendance au moment d accorder le don. Toutefois, afin d éviter tout litige ou problème juridique, l agent autorisé doit consulter son conseiller juridique avant de recommander l acceptation d un don de biens réels ou d autres articles de valeur élevée. 23. Les agents autorisés doivent s assurer d accomplir les tâches suivantes: a. dans le cadre d une entente écrite ou verbale, l agent autorisé et le fournisseur s entendent sur les modalités de la prestation; b. à la livraison, le représentant du fournisseur doit remettre un document de livraison précisant la nature du produit, sa description, la quantité livrée et, dans certains cas, les calculs de tous les prix; c. l agent autorisé doit vérifier les quantités et la condition des marchandises reçues; d. l agent autorisé doit inscrire la valeur de la marchandise reçue sur le document de livraison et accuser réception; 29-5

e. lorsque les biens sont transférés de l agent autorisé au gestionnaire de l entité, il incombe à ce dernier de signer et d accepter la responsabilité du contrôle et de la distribution des biens reçus. 24. Le contrôle et la comptabilisation des services et des biens reçus sous forme de produits en nature se font de la même façon que les services et les biens reçus en espèces (voir nota). Les biens ou les revenus remis en nature ne sont pas comptabilisés avant que l agent autorisé n ait remis les pièces justificatives adéquates, telles que le bordereau d'emballage du produit, accusé de réception et valeur du bien en nature reçu. Nota : Il faut tenir compte de la nature du bien et du fardeau administratif lié à la comptabilisation de nombreux menus articles de peu de valeur ou de valeur approximative, comme des t-shirts, des casquettes, des bouteilles d eau, etc. Ainsi, les biens en nature d une valeur inférieure à 1 000 $ pourraient ne pas être inscrits aux livres. Toutefois, l agent autorisé doit tenir à jour les reçus et les dépenses des biens valant moins de 1 000 $. La valeur seuil de 1 000 $ s applique à chaque activité et non pas à chaque commanditaire. Si, par exemple, différents commanditaires offrent des biens pour la même activité et le total excède 1 000 $, il faut inscrire le bien au livre comptable. Biens en nature courant (biens en nature utilisés durant la période où ils sont reçus, c est-à-dire la période comptable courante). 25. À la réception des pièces justificatives approuvées par l agent autorisé, les revenus ainsi que les dépenses compensatoires des produits en nature pour les biens et services utilisés sont comptabilisés simultanément sur l état des résultats des commandites et ont une incidence nulle sur les bénéfices nets de l état des résultats des commandites. Biens en nature différés (biens en nature non utilisés durant la période où ils sont reçus, c est-à-dire la période comptable courante). 26. Les produits en nature qui sont utilisés pendant une période ultérieure au moment de leur réception (produits en nature différés) sont comptabilisés à des fins de contrôle et de gestion de l information. À la réception des pièces justificatives autorisées (accusé de réception du produit en nature comme un bordereau d emballage) le produit dont l usage est différé sera comptabilisé à titre de bien de classe 20. Les biens en nature ne sont pas amortis. Le produit en nature est comptabilisé comme une immobilisation pour en inscrire la valeur au bilan. La compensation est inscrite au poste Produit comptabilisé d avance commandites et dons. Tous les produits en nature différés sont inscrits dans les dossiers des immobilisations. Les biens en nature sont ultérieurement comptabilisés à titre de revenu, durant la même période ou les mêmes périodes que les dépenses afférentes que les biens sont censés financer sont comptabilisées. 29-6

27. Les produits en nature reçus à l occasion d une activité (p. ex. une caisse de boissons gazeuse) qui n ont pas été utilisés peuvent être vendus à leur juste valeur marchande telle que déterminée par l agent autorisé. Il n est donc pas nécessaire de s en défaire ou de les garder pour une autre occasion. À des fins de contrôle et de comptabilisation, les biens en nature reçus lors de collecte de fonds, p. ex. un encan, doivent être comptabilisés à titre de biens en nature de la même manière que les biens en nature destinés à l usage interne décrite aux paragraphes 25 et 26 ci-dessus. Les fonds reçus en espèces sont comptabilisés comme revenus de commandites reçus en espèces (sans les taxes) et les revenus ou les dépenses assortis aux produits en nature sont soustraits du montant net. Sommaire de la procédure comptable 28. Un tableau des mesures comptables s appliquant aux commandites, aux dons et aux produits en nature figure à l annexe A. Procédures de fin d exercice 29. Durant le mois de mars de chaque année, le commandant de la base doit former un comité chargé de la vérification des registres de décaissements et des stocks de produits en nature. Le comité se chargera de déterminer: a. les articles inutilisables; b. les articles manquants; c. tout autre écart. 30. Le comité transmettra son rapport au comité du fonds de la base ou du mess pour obtenir l approbation des mesures à prendre selon la délégation de pouvoirs de signature du CEMD. Lorsque que le rapport sera approuvé, le comité devra être témoin de la cession des articles inutilisables, puis remplir un certificat de cession et en envoyer une copie au bureau de la comptabilité des BNP. 31. Le bureau de la comptabilité des BNP conservera le certificat de cession et les autorisations énoncées dans les procès-verbaux dans ses dossiers. Les dossiers d immobilisations seront mis à jour sur réception des certificats de cession. Identification et approbation des commandites et des dons 32. Pour veiller au traitement adéquat des commandites et des dons et contrôler l émission des reçus officiels (formulaire CF 602), l agent autorisé doit remplir le Sommaire des commandites et des dons et le formulaire d approbation des BNP (se reporter à l annexe B de la Politique des BNP sur les commandites et les dons dans le site Web du DGSSPF). L autorité approbatrice établie au paragraphe 15 doit signer le 29-7

formulaire. À la réception de la commandite ou du don, l agent autorisé doit transmettre une copie au bureau de la comptabilité des BNP. Répercussions fiscales 33. Pour être considéré comme un don de bienfaisance en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu, le transfert de fonds ou de biens doit se faire: a. volontairement; b. sans contrepartie; c. sans attente de bienfaits en retour, sauf une reconnaissance, comme convenu entre les parties. Nota : Les commandites ne satisfont pas aux critères qui définissent un don de charité; conséquemment, aucun reçu aux fins de l'impôt n'est remis. 34. Les espèces ou autres biens donnés à une activité des BNP (Sa Majesté du chef du Canada représentée par le Chef d état-major de la Défense en sa capacité de responsable des biens non publics en vertu des articles 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale par l intermédiaire de «nom de l activité des BNP» doivent être donnés par une entreprise qui a droit à une déduction fiscale ou par un particulier qui a droit à un crédit d impôt. Le DGSSPF doit présenter un reçu officiel (CF 602) à l Agence du revenu du Canada sur lequel figurent les renseignements précisés au paragraphe 3501 (1.1) du Règlement de l impôt sur le revenu, notamment: a. un énoncé précisant qu il s agit d un reçu officiel aux fins de l impôt sur le revenu; b. le don est fait à l État (Sa Majesté du chef du Canada représentée par le Chef d état-major de la Défense en sa capacité de responsable des biens non publics en vertu des articles 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale, par le biais de «nom de l activité des BNP») c. le lieu ou la localité où le reçu a été délivré; d. le jour même ou l année où le don a été reçu ou, s il s agit de biens autres que de l argent, le jour exact du don; e. le jour où le reçu a été délivré s il diffère du jour du don; f. la valeur du don; g. le nom et l adresse du donateur. 29-8

35. Lorsqu il s agit d un don indirect, (p. ex. aux amis ~.. ~de...) l organisation en question, et non l activité des BNP, doit remettre le reçu aux fins de l impôt si celle-ci est un organisme de bienfaisance à part entière. 36. Les BNP ne doivent pas agir comme intermédiaire et recevoir des fonds, des biens réels ou des produits destinés à une tierce partie (p. ex. des biens réels ou des produits sont donnés à la condition d être remis à quelqu un d autre ou utilisés par d autres). 37. Le bureau de la comptabilité des BNP remplit deux copies du reçu aux fins de l impôt, en remet une copie au donateur et une au Bureau national des comptes clients qui en verse une copie dans ses dossiers. Un exemple de reçu aux fins de l impôt (CF 602) est joint à l annexe B. Un reçu officiel est émis pour les montants supérieurs à 10$ Annexe A - Matrice pour les commandites, les dons et les produits en nature 29-9