NDFLOW DECLARATION DES FRAIS PROFESSIONNELS EN LIGNE

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L ECAN D ACCUEIL La page principale de l application présente la liste de toutes les demandes saisies, qui peut se décomposer en plusieurs zones distinctes : ❶ Barre des menus : Permet d aller de l écran «Mes demandes» à l écran «Récapitulatifs», et vice-versa. ❷ Barre de recherche déroulante : Affiche un écran permettant d affiner la liste des demandes selon un certain nombre de critères. ❸ Barre d action : Permet des opérations de base, telles que la création, la modification ou encore la suppression de demandes. ❹ Grille des demandes : Permet une visualisation rapide des demandes effectuées. ❺ Barre de pagination : Permet certaines options de navigation entre les pages de demandes. ❻ Barre personnelle : Permet d accéder à votre espace personnel, d afficher la documentation d aide de l application, ou encore de se déconnecter de l application. Il est conseillé, pour des raisons de sécurité évidente, de se déconnecter de l application dès que le travail est terminé.

CREATION D UNE NOTE DE FRAIS La demande est un dossier faisant le lien entre un lot, un demandeur et un compte bancaire sur lequel va être effectué le remboursement éventuel. ECRAN DE CREATION D UNE DEMANDE Cette fenêtre est flottante. Elle peut être déplacée n importe où à l intérieur de la fenêtre de l application. Pour ce faire, il faut effectuer un glisser / déposer en maintenant le clic de la souris sur le titre de la fenêtre («Ajouter un contrat»). Ce mode d utilisation est étendu à tous les écrans de l application. ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ N Description Obligatoire ❶ Permet de changer la position de la fenêtre / ❷ Permet de sélectionner le type de la demande : remboursement ou avance Oui ❸ Permet, si besoin, d affiner la liste des lots en indiquant une date de début de période de Non visibilité ❹ Permet, si besoin, d affiner la liste des lots en indiquant une date de fin de période de Non visibilité ❺ Permet de sélectionner le lot sur lequel la demande doit porter Oui ❻ Permet de sélectionner le compte RIB qui sera crédité par un remboursement. Si vous en Oui n avez qu un seul, celui-ci est sélectionné par défaut. ❼ Permet de fournir une indication au chargé de production qui va valider la demande Non Une fois toutes ces informations saisies, cliquez sur le bouton enregistrer : un nouvel écran va apparaître, celui de saisie de tout le détail de votre demande, qu il faudra remplir. DETAIL DE LA DEMANDE ECRAN DE SAISIE DU DETAIL DE LA DEMANDE

Cet écran s articule en 4 parties : - «Détail de la demande» : récapitule toutes les informations liées à la demande - «Historique de la demande» : retrace l évolution de la demande (création, modifications ). - «CUMUL LOT» : récapitule le montant de toutes les avances en cours ainsi que les frais en cours sur le même lot que la demande courante. Attention, ces chiffres ne représentent pas nécessairement la réalité, mais simplement un aperçu de ce qui est validé ou est en cours de validation. - «Lignes de demandes» : grille des lignes de demandes fonctionnant selon le même principe que la grille des demandes que l on a vu précédemment. Une ligne de demande correspond à une nature de charge (Hôtel, frais kilométrique, ), une date de dépense, une quantité et un montant. LISTE DES ACTIONS POSSIBLES DANS LA GRILLE DES LIGNES DE DEMANDE Affiche un écran de saisie d une nouvelle ligne de demande. Permet de dupliquer une ligne de demande existante. Affiche un écran de modification d une ligne existante Supprime la ligne de demande sélectionnée Soumet toute la demande au cycle de validation Permet de réaliser une impression de la demande depuis un document PDF

CREATION D UNE LIGNE DE DEMANDE La création d une ligne de demande s effectue en deux étapes : on sélectionne d abord une nature, puis après validation, on saisie le détail dans les champs qui s affichent selon la nature. QU EST-CE QU UNE NATURE? La nature de la ligne de demande correspond à l origine de la dépense effectuée par le demandeur. Lors du lancement de l application, 30 natures sont disponibles dont: NATURE Hôtel seul Petit déjeuner (hôtel) Avion Train Bateau Taxi Transport en commun Gasoil loc véhicule Essence loc véhicule Parking Péage Gasoil véhicule perso Essence véhicule perso Repas sans invite midi Repas avec invites midi Repas sans invite soir Repas avec invites soir Repas urssaf Indemnités kilométriques Forfait kilom. sport Course régie Frais d''envoi (dhl) Divers Prime aéroport Petit outillage Petit matériel technique Fourniture de bureau Pressing Pharmacie Commission bancaire Remarques Correspondant à la partie de la dépense d hôtel sans le petit déjeuner. Doit être renseigné lorsqu un petit déjeuner est compris dans la note d hôtel. Si celle-ci n apparaît pas, votre demande de remboursement sera refusée. Si vous avez acheté du diesel pour votre voiture de location Si vous avez acheté de l essence pour votre voiture de location Ne pas oublier de communiquer la liste des invités Ne pas oublier de communiquer la liste des invités Repas sans justificatif Remboursement selon le barème kilométrique en vigueur Remboursement selon le barème kilométrique sport IMPORTANT : Il est impératif de créer une ligne de demande par justificatif.

L ECRAN DE SAISIE D UNE LIGNE DE DEMANDE 1- SELECTION DE LA NATURE Sélectionnez la nature, puis cliquez sur enregistrer 2- APPARITION DES CHAMPS PUIS SAISIE DES VALEURS Une fois l apparition des champs effective, vous devrez saisir des valeurs dans des champs qui apparaissent en fonction de la nature sélectionnée. Voici l ensemble des champs possibles, toutes natures confondues : - Date de dépense : en cliquant sur ce champ, un mini calendrier apparaîtra pour vous aider à la saisie de la date de la dépense. Ce champ sera présent pour toutes les natures et vous devez sélectionner la même date que celle figurant sur votre justificatif, autrement votre remboursement risque de ne pas être pris en compte. - Quantité : Indiquer le nombre de dépense pour la même nature. - Distance : lorsque ce champ apparaît, vous devez saisir un nombre de kilomètres. - Puissance : lorsque ce champ apparaît, vous devez saisir le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé. - Prix TTC : pour ce champ vous devrez saisir le montant TTC de la dépense lié à cette nature - Devise : sélectionner, s il y a lieu, la devise utilisée pour la dépense - Euro TTC : lorsque ce champ n est pas grisé, vous êtes invité à saisir un montant TTC uniquement en euro. - Commentaire : ici vous pouvez donner une indication supplémentaire à votre validant. Pour certaines natures, ce champ peut être obligatoire par exemple pour les invitations à un repas.

Tous les montants doivent être saisis en TTC! LE FONCTIONNEMENT DU CHAMP DEVISE Comme nous l avons vu précédemment, le champ devise permet de passer de la saisie en euro vers une autre devise parmi une liste pré-chargée. Si vous faites une demande de note de frais dont la dépense a été réalisée dans une devise différente de l euro, vous ne devez pas effectuer vous-même la conversion, mais l application le fera pour vous. Il vous suffira pour cela de : 1. sélectionner la date de la dépense qui correspond au justificatif, 2. saisir le montant dans le champ «Prix TTC» 3. puis de choisir la bonne devise dans la liste des devises La conversion en euro s effectuera alors automatiquement dans le champ «Euro TTC» par rapport au taux de change effectif le jour de la date de dépense. EXEMPLE DE SAISIE DE DEVISE Si un des champs est de nouveau modifié, la modification est tout de suite prise en compte et le montant en euro recalculé. L ordre de saisie vu plus haut est certes préférable, mais vous pouvez saisir les informations dans celui que vous voulez. REMARQUES DIVERSES Une fois que vous avez saisi toutes les informations obligatoires, vous pouvez cliquer sur le bouton «enregistrer» pour sauvegarder votre saisie. Vous pouvez saisir autant de ligne de demande que vous le souhaitez, il n y a pas de limite en nombre de détail. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre de saisie se ferme, puis la ligne correspondante apparaît dans la grille des lignes de demandes : votre ligne de demande est enregistrée.

VALIDATION DE LA DEMANDE Lorsque vous avez saisi toutes les informations concernant votre demande, il faut la soumettre à validation pour qu elle soit prise en compte. Pour cela, il faut sélectionner la demande concernée, puis cliquer sur le bouton. Un message vous demandera la confirmation, il faut cliquer sur oui. Une fois votre demande envoyée, vous ne pourrez plus la modifier. Votre demande sera envoyée à votre responsable (chargé de production ou chef de service) dans les 24 heures. Vous serez averti par mail du statut des traitements de votre demande. ENVOI DES JUSTIFICATIFS Pour que votre demande validée soit remboursée, vous devez envoyer tous vos justificatifs au service comptabilité d Euro Media France. Chaque justificatif doit impérativement porter le numéro de la note de frais et être agrafé à une impression de la note ou, à défaut, à une feuille vierge. L ensemble doit être envoyé ou transmis dans une enveloppe close au service comptabilité d EMF (2, avenue de l Europe 94360 Bry-sur- Marne). Le cas échéant, n oubliez pas d indiquer les invités au dos des justificatifs. GENERER UN RECAPITULATIF EXCEL Vous avez la possibilité de générer un état Excel contenant l ensemble des demandes et leur détail. Pour cela cliquer sur l onglet «Récapitulatifs» :

Activez ensuite les filtres désirés (ne pas en saisir équivaut à tout sélectionner), puis cliquez sur le bouton «rechercher». Après un traitement plus ou moins long, le fichier apparaîtra sous forme de lien, il faudra cliquer dessus pour le télécharger. ESPACE PERSONNEL / CHANGEMENT DE MOT DE PASSE Cet espace présente les informations de votre profile et vous permet entre autres de changer de mot de passe Vous avez accès à un certain nombre d informations concernant votre compte, puis vous avez la possibilité d y changer votre mot de passe ainsi que votre adresse email.

LA GRILLE DES DEMANDES ESCRIPTION DES INFORMATIONS DE LA GRILLE Sur cette grille, on retrouve les informations générales concernant la demande, telles que : - Le numéro de la demande (identifiant unique la demande) ; o L état de la demande (en cours, payé ); - Les types de demandes : o Remboursement (demande de remboursement classique) ; o Avance (demande d avance sur frais) ; - La société, pour laquelle s est déroulée l opération : o FR : Euro Media France o ST : Euro Media Studio o SP : Euro Media Sport - Le lot : opération pour laquelle la demande a été effectuée - Total : total de la demande - Créé par : personne ayant créé la demande - Pour le compte de : la personne bénéficiaire de la demande EFFECTUER DES TRIS Un tri peut-être effectué sur chacun des champs de la grille : pour cela il suffit de cliquer sur le libellé du champ selon lequel on veut appliquer le tri. Par exemple, si un tri décroissant par «Total» est souhaité, il faut cliquer sur le libellé du champ. Pour inverser le tri, il faut opérer un second clic sur la même zone. VISUALISATION RAPIDE DU DETAIL DE LA DEMANDE Il est possible de visualiser rapidement le détail d une demande. Pour cela, double-cliquez sur la ligne désirée : cette action a pour effet de faire apparaître par déroulement une zone de prévisualisation en dessous de la demande sélectionnée. Voici un exemple après avoir sélectionné la demande n 54 :

FILTRER LA GRILLE DES DEMANDES Avant de pouvoir effectuer des tris, il faut tout d abord cliquer sur la barre de recherche déroulante : Le fait de cliquer sur cette barre déclenche le déroulement puis l apparition d une zone de recherche contenant sept champs : ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ Dans la zone de recherche vous pouvez sélectionner les valeurs suivantes: ❶ Numéro de demande : si vous recherchez une demande précise et que vous connaissez son numéro, saisissez le dans ce champ puis lancez la recherche. ❷ Numéro de lot : Sélectionner un lot sur lequel vous avez effectué une demande ❸ Type : Sélectionner un type de demande sur lequel vous avez effectué une demande ❹ Etat : Sélectionner un état pour n afficher que les demandes correspondantes ❺ Société : Sélectionner une société pour n afficher que les demandes dont le lot appartient à cette société ❻ Pour le compte : Filtrer selon la personne pour qui la demande a été effectuée ❼ Créé par : Filtrer les demandes selon la personne ayant créé la demande Astuce : chacune de ces listes ne contient que les valeurs pour lesquelles il peut y avoir un résultat. Ainsi, la liste des lots ne contiendra par exemple que les lots pour lesquels vous avez effectué une demande. Tous ces filtres peuvent être combinés. Une fois qu ils ont été saisis, il faut les appliquer en cliquant sur le bouton «submit». Pour libérer les filtres et réafficher une liste de contrats non filtrés, il faut cliquer sur le bouton «reset».

LA BARRE DE PAGINATION Permet de sélectionner le nombre de lignes par pages Permet de revenir à la première page Permet de reculer d une page Permet de sauter à une page donnée (à saisir). Le nombre de page total est affiché. Permet d avancer d une page Permet de sauter directement à la dernière page Permet de rafraîchir la page LA BARRE D ACTION Cette barre permet d effectuer toutes les actions concernant une demande : Affiche un écran de saisie d une nouvelle demande. Permet de dupliquer entièrement une demande. Affiche un écran de modification d une demande existante Supprime la demande sélectionnée Affiche un écran permettant de visualiser et de modifier les lignes de la demande Soumet la demande au cycle de validation. Dès que celle-ci est envoyée, elle ne peut plus être modifiée Permet de réaliser une impression de la demande depuis un document PDF