ACTIONS D ACCOMPAGNEMENT A LA CREATION DE SON EMPLOI Barème standard de coût unitaire Département Partenariat et Réseau
TABLE DE MATIÈRES 1. INTRODUCTION... 3 2. PRINCIPES GENERAUX... 4 A. Le montant de la subvention... 4 B. Archivage des documents... 4 3. PROCEDURE DE TRAITEMENT DU RAPPORT ANNUEL... 5 A. Le rapport annuel... 5 B. Le contrôle du rapport annuel... 6 B.1 Principes généraux... 6 B.2 Le contrôle du rapport annuel... 6 B.3 La procédure de liquidation... 6 ACE Barème standard de coût unitaire 2/6
1. INTRODUCTION Chaque année, le partenaire introduit chez Actiris un rapport annuel composé d une déclaration de créance, d un rapport d activités et d un rapport financier. Ce rapport fincancier vise à calculer le montant effectif de la convention. Le présent guide est établi pour aider le partenaire à constituer son rapport annuel. Les obligations légales et conventionnelles qui lui sont applicables pour pouvoir bénéficier de la subvention prévue y sont précisées. Les informations données ne sont pas exhaustives et les partenaires sont invités à lire attentivement la convention signée car elle constitue la base juridique de la subvention. Ce guide est une annexe à la convention de partenariat dont il fait partie intégrante. Il peut faire l objet de modifications par Actiris. Dans ce cas, le guide est envoyé au partenaire par courrier électronique à l adresse mail mentionnée dans la convention. ACE Barème standard de coût unitaire 3/6
2. PRINCIPES GENERAUX GUIDE FINANCIER A. Le montant de la subvention Le montant maximal de la subvention annuelle est fixée à l article 10 «subvention» de la convention de partenariat. Actiris confirme chaque année par courrier ordinaire le montant maximal de la subvention annuelle. Le montant maximal est calculé comme suit : 1) Calcul du montant par phase : multiplication du barème standard de coût unitaire de la phase par le nombre de participants prévus pour la phase. 2) Addition des montants calculés pour les phases 1 à 5. Le barème standard de coût unitaire par phase est fixé à : o 25 euros pour la phase 1 o 180 euros pour la phase 2 o 400 euros pour la phase 3 o 580 euros pour la phase 4 o 200 euros pour la phase 5 Le montant effectif de la subvention est calculé selon la même méthode que le montant maximal et en fonction : o du nombre de participants reconnus par Actiris par phase entamée dans l année en cours ; o et des conclusions du contrôle. Ce contrôle portera sur la réalisation effective de l action : réalité du nombre et type de nouvelles phases entamées dans l année en cours. Toutefois, le montant effectif ne peut dépasser le montant maximal de la subvention annuelle. B. Archivage des documents Le partenaire conserve jusqu au 31 décembre 2025 toutes les pièces et documents justificatifs relatifs à la mise en œuvre de la convenion de partenariat. ACE Barème standard de coût unitaire 4/6
3. PROCEDURE DE TRAITEMENT DU RAPPORT ANNUEL GUIDE FINANCIER A. Le rapport annuel Le partenaire introduit son rapport annuel auprès d Actiris au plus tard le 28 février l année n+1. Pour être recevable et traité, le rapport annuel est composé de tous les éléments requis. Documents requis Envoi par la poste Envoi par e-mail La déclaration de créance établie par le X partenaire Le rapport annuel d activités X X Le rapport financier signée, fourni par Actiris L attestation de l ONSS jusqu au 3 ième trimestre inclus X X Une version scannée L attestation du précompte professionnel jusqu au 3 ième trimestre inclus Une version scannée Si un document requis n est pas disponible lors de la constitution du rapport, le partenaire l indique sur la check-list prévue à cet effet. ACE Barème standard de coût unitaire 5/6
B. Le contrôle du rapport annuel B.1 Principes généraux Pendant toute la durée de la convention, toute instance de contrôle ou d évaluation habilitée pourra avoir accès aux documents permettant de vérifier la réalité de l action subventionné. B.2 Le contrôle du rapport annuel La procédure de contrôle prévoit deux phases de contrôle : La première : le contrôle desk, est réalisé sur base du rapport annuel du partenaire. La seconde : le contrôle spécifique, porte sur la réalisation de l action et s effectue sur place. B.3 La procédure de liquidation Si le rapport est accepté dans son intégralité, Actiris envoie la décision de liquidation au partenaire et procède au paiement du solde. Si le montant effectif de la subvention annuelle est inférieur au montant maximal, Actiris envoie une proposition de liquidation au partenaire. A partir de la date d envoi, le partenaire a trente jours calendrier pour réagir aux remarques d Actiris. La décision de liquidation est envoyée au partenaire après analyse par Actiris des éléments complémentaires apportés par le partenaire. Ensuite, Actiris procède au paiement du solde. Lorsque le montant effectif est inférieur aux avances déjà perçues par le partenaire, Actiris demande le remboursement de la somme trop perçue au partenaire via une déclaration de créance. Etant donné que l arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 ne prévoit pas de recours administratif interne, la seule voie de recours possible est une requête en annulation de la décision de liquidation devant le Conseil d Etat, en application de l article 19, alinéa 2, des lois sur le Conseil d Etat, coordonnées le 12 janvier 1973. ACE Barème standard de coût unitaire 6/6