Synthèse des procédures dépenses Classification : Public : non Diffusion Université : oui Référence SYN_03_1 Désignation Synthèse des procédures dépenses de Aix Marseille Université Version 1 Mots clés Nom Prénom Signature Service Date Rédigé par Groupe Process SIFAC AMU 02/01/2012 Validé par Laurence Sorret DAF 02/01/2012 Isabelle Leclercq AC Validation à venir Diane Piclet DDCP Validation à venir Historique des mises à jour Responsable de l actualisation Périodicité d actualisation (Nom, Prénom, Service) Date Modifié par Description du changement 1
Sommaire OBJECTIFS DE LA PROCEDURE Respect du code des marchés publics et de la politique d achat de l université Exhaustivité des charges et des dettes Respect du délai de paiement LANCEMENT DE LA PROCEDURE CLOTURE DE LA PROCEDURE Expression du besoin d achat Paiement des tiers (fournisseurs, partenaires, stagiaires ) I. Objectifs... 3 II. Champ d application... 3 III. Acteurs... 4 IV. Présentation des différentes procédures en fonction du type de dépense... 7 1. Achats de biens et services... 7 2. Mise en paiement des autres dépenses... 8 V. Logigramme de la procédure... 9 VI. Conservation des pièces... 9 2
I. Objectifs Ce document présente le process achat dans son ensemble et a vocation à : - Préciser le rôle et les responsabilités de chacun, côté ordonnateur et comptable - Présenter les différentes procédures qui existent en fonction du type de dépense à effectuer par l université - Préciser les documents à classer Les objectifs de ces procédures sont : Le respect des délais dans le traitement des demandes d achat et des commandes tout en respectant la politique d achat de l université Le rattachement des charges au bon exercice budgétaire et comptable La maîtrise des délais de règlement fournisseurs II. Champ d application L ensemble des composantes, des laboratoires et des services de l université Le service des marchés publics La direction des affaires financières et ses DAF-Campus L agence comptable et plus particulièrement les services facturiers de cette dernière 3
III. Acteurs Acteurs Responsabilités Rôles Pièces justificatives à produire Le demandeur Il est responsable de : L expression initiale de la demande et formalisation L adéquation et la qualité de l achat par rapport au besoin La réception du bien/service la conformité entre le bien/service reçu et la commande Le gestionnaire Il est responsable : D appliquer la procédure adéquate en fonction du type de dépense Du suivi budgétaire de son centre financier De la saisie des engagements S assurer que tous ses besoins sont précisément définis et pris en compte, et que les objectifs majeurs de l achat sont clairement identifiés et cohérents S informer et s assurer que le budget est disponible Anticiper suffisamment ses besoins afin de ne pas entraver le processus d achat par des urgences non maîtrisables Faire valider son besoin par le responsable de son centre financier Réceptionner l achat et transmettre les documents d attestation du service fait au gestionnaire dans un délai raisonnable et sans attendre la réception de la facture S assurer que le budget demandé pour l achat est disponible Saisir les bons de commande et les envoyer au fournisseur Saisir les services faits à partir des pièces justificatives adéquates après 4 Demande d achat formalisée Le cas échéant, devis des fournisseurs Le cas échéant, certaines pièces nécessaires pour la mise en place d un marché Commande d achat signée Pièce justificative du service fait
Le valideur Le signataire Le service facturier budgétaires et financiers en conformité avec la politique d achat de l université De la qualité des services faits et de leur saisie dans un délai raisonnable De la réalisation des contrôles budgétaires Le valideur peut être l ordonnateur ou une personne désignée par ce dernier Il est responsable de l opportunité de l achat. C est l ordonnateur principal ou délégué. Il dispose d une délégation de pouvoir ou de signature Il engage juridiquement l établissement Seul le Président ou les directeurs de laboratoires ayant reçu délégation sont habilités à signer les marchés publics Il est responsable : Du caractère libératoire du paiement : contrôle de la conformité des factures par rapport : avoir vérifié le rapprochement avec la commande. Suivi du bon déroulement de chaque opération de dépense avec, le cas échéant, relance des demandeurs sur les commandes anciennes sans service fait. Le cas échéant, rédaction des demandes de paiement. Classement puis archivage de l ensemble des pièces justificatives de l engagement et du service fait. Valider la demande d achats S assurer de l utilité de l achat et de son coût Signer les engagements juridiques (commandes) Signer les attestations de service fait Le cas échéant, signer les demandes de paiement Signer les marchés publics Signer le listing des factures à payer Rapprocher la facture et le service fait de l ordonnateur Informer l ordonnateur en cas de divergence dépassant les seuils paramétrés dans le système 5
L agent comptable Au service fait de l ordonnateur Aux marchés publics A la règlementation De la régularité, l exactitude et l exhaustivité des paiements De la bonne imputation comptable De la qualité de l ordonnateur De la disponibilité des crédits Du caractère exécutoire des contrats et conventions Il est responsable : De la trésorerie de l établissement Du suivi des comptes de tiers fournisseurs d information Informer l ordonnateur des factures en attente de service fait Contrôler la correcte application du marché par le fournisseur (prix, retenues de garanties ) Contrôler les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement Enregistrer les factures dans le système d information. Mettre en paiement les factures 6
IV. Présentation des différentes procédures en fonction du type de dépense Les différentes procédures dépenses de l université sont distinctes selon le type de gestionnaire de laboratoire ou de composante. Le gestionnaire est dit : - Gestionnaire polyvalent si son activité principale n est pas financière. Ce dernier ne dispose pas de l'outil SIFAC et passe par la DAF-Campus via l ENT «Plateforme SIFAC» pour effectuer des opérations financières (budgétaires et comptables). - Gestionnaire SIFAC dès lors qu il dispose de l outil SIFAC pour effectuer des opérations financières. Ce type de gestionnaire regroupe o Les gestionnaires de l ex-périmètre U1 auxquels l outil SIFAC a été attribué. o Les gestionnaires dit «qualifiés» de l ex-périmètre U2 : ces gestionnaires, de par leur forte activité financière, se sont vus attribuer l outil SIFAC o Les gestionnaires de l ex-périmètre U3 qui disposent de l outil SIFAC. 1. Achats de biens et services Les achats de biens et services doivent impérativement passer par un engagement juridique qui peut être : - Un marché ou une MAPA - Un contrat signé entre le prestataire et l université - Une commande Le choix entre ces 3 types d engagement juridiques est fonction de la politique d achat de l université et des procédures qui seront publiées sur le site des marchés publics de l université. Les procédures rédigées concernant l exécution budgétaire et comptable de ce type de dépense sont décrites dans les documents suivants : PR_03_1 : Commande et réception des achats de biens et services hors travaux par un gestionnaire polyvalent PR_03_2 : Commande et réception des achats de biens et services hors travaux par un gestionnaire SIFAC PR_03_3 : Commande et réception des achats de travaux PR_04_4 : Enregistrement et paiement des factures fournisseurs PR_03_9 : Procédure de comptabilisation des avoirs fournisseurs 7
2. Mise en paiement des autres dépenses Certaines dépenses de l université ne correspondent pas à des achats de biens ou de services faits auprès d un fournisseur. Ce sont des dépenses qui conduisent à un paiement à un personnel, à un stagiaire, à un étudiant, à un médecin et plus généralement à un tiers qui ne produit pas de facture à l université. A titre d exemple sont concernés : - Remboursement frais de réception - Remboursement des dépenses réalisées via la carte Affaire - Régularisation des dépenses réalisées avec la carte Achat - Gratifications de stage - Rémunérations maîtres de stage - Versement d aide sociale - Attribution de subventions, de prix, de bourses - Paiement d honoraires médicaux - La mise en paiement de ce type de dépenses nécessite pour l instant : - La saisie d une commande et d un service fait dans SIFAC - L envoi d une demande de paiement au service facturier gérant le centre financier concerné. Les procédures rédigées concernant ce type de dépenses sont décrites dans les documents suivants : PR_03_5 : Demandes de paiement sans facture fournisseur par un gestionnaire polyvalent PR_03_6 : Demandes de paiement sans facture fournisseur par un gestionnaire SIFAC PR_03_7 : Enregistrement et paiement des demandes de paiements. Ces procédures peuvent être amenées à évoluer pendant l exercice 2012 afin d exploiter toutes les potentialités de l outil SIFAC. NB : En aucun cas les avances et prêts ne doivent passer par ce type de procédure : il ne s agit pas de dépenses pour l établissement mais seulement de mouvements de trésorerie qui ne doivent pas être retracés budgétairement et font l objet d une procédure particulière. 3. Mise en paiement d avance et de prêt Cette procédure sera établie postérieurement. Si ce cas se présente, il convient de se rapprocher de l agence comptable pour la mise en paiement d avance ou de prêt. 8
V. Logigramme de la procédure Les logigrammes sont présentés dans les procédures rédigées présentées dans la partie IV. VI. Conservation des pièces Cette partie précise sous forme d un tableau les pièces à conserver IMPERATIVEMENT. Il s agit, sauf indication contraire, des pièces originales. Cette liste est le minimum à conserver. Les services et gestionnaires peuvent, pour des raisons pratiques, être amenés à conserver d autres pièces. Quand Qui Pièces à archiver Classement Mise en concurrence SMP Pièces marchés Commande Gestionnaire polyvalent ou SIFAC Justificatifs de mise en concurrence en l absence de marché (3 devis minimum) Copie du bon de commande signé Par fournisseur puis par numéro de bon de commande Ou Contrat signé Service fait Gestionnaire polyvalent ou SIFAC Document justificatif du service fait selon note (AU_03_4) Fiche d entrée de bien Copie bordereau envoi AC et demande de paiement. Joint à la commande concernée Facturation Service facturier Facture, demande de paiement Copie fiche d entrée de bien Par lot de scan 9