Guide d utilisation de l application HamAC3 Horaires aménagés en fonction de l'artt et des congés 1
SOMMAIRE Présentation de HamAC3 3 Accès à la saisie 8 Création d un horaire 9 Saisie d un planning 11 1. Association d un horaire 2. Demander la validation du planning 3. Modification du planning 4. Visualisation du planning Pose de congés 14 1. Saisie des congés 2. Autorisation d absences 3. Congés particuliers 4. Heures supplémentaire Congés compensateurs 5. Vérification Cas particulier : la multi-affectation 17 1. Création des horaires 2. Association des horaires 3. Pose de congés Annulation d une demande de congés 18 Alimentation du CET 19 Quelques détails sur les différents états 20 1. Quelques explications sur le bandeau supérieur du planning 2. Planning Test 3. Solde : point de situation des différents congés pris 4. Opération : point de situation complet de toutes les occupations établies 5. Impression de différents états Visa et validation des demandes de congés 23 2
Présentation CE QUE GÈRE HAMAC HAmAC est une application qui permet de gérer le temps d'activité ainsi que les congés annuels, les autorisations d'absence et le CET des agents n ayant pas le statut d enseignant ou d'enseignantchercheur (Figure 1). Cette gestion est effectuée en heures. HAmAC permet l'organisation des services en fonction d'informations complètes. HAmAC se base pour cela sur la prévision à l'année du temps de travail dû par un agent. Afin de bien comprendre les concepts mis en œuvre, il est nécessaire d'envisager que HAmAC gère le droit à congé d'un agent à partir de la répartition du temps de travail dû sur une année ; en dehors du temps de travail, l'agent n'est simplement pas présent. 3
CE QUE NE GÈRE PAS HAMAC HAmAC n'est pas un outil de gestion du temps d'un agent (congés, missions, emploi du temps, agenda personnel, etc) ; il n est pas une application pour la gestion d agenda (Figure 2). A contrario, HAmAC peut servir de source de données concernant les congés, de la même manière que le serait une application de gestion des missions ou une application de gestion des emplois du temps d'enseignement (telles que Kiwi ou SuperPlan de Cocktail), pour une agrégation dans une application d'agenda (Figure 3). 4
HAmAC est basé sur une prévision à l'année de la répartition horaire du temps de travail. Néanmoins, il n'est pas : un outil de gestion du travail en horaire variable (un fonctionnement en horaire variable définit généralement des plages autorisées d'heures d'arrivée et de départ et chaque agent décide, au jour le jour, en fonction de ses convenances personnelles et des nécessités de service, de ses heures effectives d'arrivée et de départ) ; un outil de contrôle de la réalisation effective des plages de travail prévues («pointeuse»). PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT En guise d introduction, cette section décrit succinctement le fonctionnement de HAmAC en présentant des exemples volontairement simplifiés. Les possibilités de configuration sont multiples et doivent permettre de prendre en charge la plupart des cas particuliers de gestion des congés respectant la législation du travail. Le temps de travail dû et inscrit dans HAmAC est fixé annuellement par l'établissement à partir de ses accords sur la réduction du temps de travail. Dans l'exemple suivant, un établissement fixe à 1500 heures le temps de travail dû par un agent à plein temps pour l'année universitaire 2012/2013. En tenant compte des nécessités de service et de ses convenances personnelles, un agent propose le profil horaire hebdomadaire de la Figure 4, c'est- à-dire ses heures prévues d'arrivée et de départ. Il affecte ensuite son ou ses profils de semaine à l'ensemble des semaines de l'année (Figure 5), ce qui constitue sa prévision de travail. 5
La somme des plages potentielles de travail pour cet agent apparaissant sur l'ensemble de cette année 2012/2013 est ici de 1882h30 (durée associée). Cette valeur est supérieure au temps de travail dû (1500 heures dans cet exemple), car l'agent doit prendre des congés annuels durant une partie de ces heures. Le droit à congés, spécifique à cet agent, calculé par HAmAC, est donc de 1882h30 1500 h = 382h30 (Figure 6). Le décompte des congés apparaîtra directement sur le planning (Figure 7). 6
PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS DE HAMAC 3.0 Le module HAMAC, Horaires Aménagés en fonction de l ARTT et des Congés, de la sphère GRH du PGI Cocktail permet de gérer le temps de travail annualisé des personnels non enseignants d'un établissement public d'enseignement supérieur dans le respect de la loi sur l'artt applicable à la fonction publique. Toutes les modalités de l'artt sont implémentées. gestion des horaires et des plannings o gestion des horaires à partir d horaires types o horaires individualisés agent par agent o définition de contraintes hebdomadaires et quotidiennes o prise en compte de la quotité de travail et des multi-affectations o prise en compte des horaires décalés et des horaires hors-norme avec gestion des bonifications gestion des congés o calcul automatique ou manuel des droits à congés (intégration des reliquats, régulations et déduction, des heures supplémentaires, des congés compensateurs et des autorisations d'absence) o gestion intégrale des CET o historisation des congés et absences gestion des validations (Workflow) o notion de visa et de validation des plannings, des congés et des autorisations d'absence o définition des accréditations (titulaire / rôle / cible) o pilotage et suivi des validations et communication par échanges de mail pilotage o pilotage et synthèse des temps de travail, congés et plannings par services (hebdomadaire et mensuel 7
Accès à la saisie 1. Se connecter à l application. 2. Sur l écran de connexion, taper son identifiant et son mot de passe. 3. Sur l interface d accueil, cliquer sur «Mon planning». Cliquer ici 8
Création d un horaire 1. CLIQUER SUR «HORAIRES» 2. SAISIR UN NOUVEL HORAIRE EN CLIQUANT SUR «SAISIE D UN NOUVEL HORAIRE» La durée de référence pour une journée = «dépend de l établissement». Les «durées des horaires prérequis par le planning» dépendent du ou des services dans lesquels un agent est affecté ainsi que de la durée et de la quotité d affectation. Possibilité de nommer l horaire Duplication Cliquer pour effacer la ligne. 9
Vous avez la possibilité de donner un nom à celui-ci. Saisir les horaires dans les cases destinées à cet effet. Il y a 4 horaires à enregistrer pour une journée : l heure d arrivée le matin, l heure de la pause méridienne, l heure de retour l après midi et l heure de départ le soir. A la fin de la saisie d une ligne, appuyer sur «Entrée» ou «Tab» pour valider. Pour dupliquer l horaire de la ligne précédente, cliquer sur. Hamac calcule automatiquement le nombre d heures de travail. Une fois l horaire de travail saisi, cliquer sur le bouton «enregistrer». Il est possible d avoir plusieurs horaires différents. Le temps de travail hebdomadaire standard est l horaire de l établissement sur 10 demi-journées pour une quotité de travail de 100%. La possibilité est laissée, après accord de l établissement, de moduler ses horaires sur moins de demi-journées et/ou sur plusieurs semaines. Pour les autres temps de travail, se reporter à la charte ou aux notes de gestion interne du temps de travail de l établissement. La pause de 20 minutes pour les journées à partir de 6 heures de travail est placée, par défaut, avant la pause méridienne. Toutefois, elle peut être définie à tout autre moment de la journée. Durant cette pause, l agent est à disposition de l employeur et donc présent sur son lieu de travail. La durée de la pause méridienne ne peut être inférieure à 45 minutes (incluses les 20 minutes de pause si l agent décide de les confondre dans la pause méridienne). Attention, cette pause de 20 minutes ne s applique qu aux seuls agents qui accumulent sur une même journée au moins 6 heures de travail. Un agent à temps partiel ou en temps aménagé qui ne travaille que 4 ou 5 heures dans la journée n a donc pas le droit à une pause au cours de la journée concernée. De plus cette pause s effectue sur son lieu de travail puisque qu elle est comptée dans le temps de travail : l agent doit rester mobilisable au titre du service au cours de cette pause. 10
Saisie d un planning L'horaire ou les horaires créés doivent être associés à des semaines de l'année universitaire. 1. ASSOCIATION D UN HORAIRE Cliquer, dans le bandeau, sur «planning». Cliquer sur le numéro de la semaine à associer au planning. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquer sur le menu déroulant et sélectionner l horaire à associer. 11
Si l horaire ne change pas sur l année en cours, sélectionner toutes les semaines en cochant la case «toutes/aucune». Sinon, cocher la case des semaines à associer à l horaire en question. Pour valider la saisie, cliquer sur. Choisir une ou plusieurs semaines en les cochant 2. DEMANDER LA VALIDATION DU PLANNING Cliquer sur le bouton en haut à droite «demande de validation». La demande est en attente de validation et va être notifiée au supérieur hiérarchique du service qui la validera ou la refusera. Un mail sera envoyé pour signifier de la réponse. 12
3. MODIFICATION DU PLANNING Pour faire une demande de modification du planning, cliquer sur «effectuer des modifications». 4. VISUALISATION DU PLANNING Pour visualiser quels horaires ont été associés à telle semaine, aller sur le planning et passer la souris sur la loupe visible pour chaque semaine du calendrier. Le planning correspondant s affiche en détail. 13
Pose des congés 1. SAISIE DES CONGÉS La saisie des congés n est possible que lorsque le planning proposé a été validé par le supérieur hiérarchique. Pour saisir un congé, cliquer sur la date du jour ou du 1er jour de congé. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Par défaut, l occupation choisie est de type «congé annuel». obligatoire. Pour ce type de congé, le motif n est pas Pour modifier le type d occupation, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner celui choisi. 14
A chaque type, entre parenthèses, apparaissent les possibilités de temps d absence : à la demi-journée ou à la minute. La durée d un congé annuel ne peut être inférieure à 1 demi-journée. Pour une autorisation d'absence de plus courte durée : ceci relève soit d une demande d autorisation d absence prévue par la réglementation, soit d une récupération horaire. En cas de récupération horaire, il s agit d un «congé compensateur» (voir la rubrique «Heures Supplémentaires Congés compensateurs»). Renseigner la date de début ainsi que la date de fin du congé (am = matin, pm = après-midi). Valider en cliquant sur. La demande est envoyée par notification par mail au supérieur hiérarchique. Tant que le congé n est pas validé, la période apparait en pointillés verts. Si elle a été validée, elle apparait en vert. 2. AUTORISATIONS D ABSENCE Les autorisations d absence, les absences pour concours, mariage ou PACS, naissance, décès, formation syndicale, autorisation d absence à titre syndical, etc. sont à saisir directement dans l application. Elles doivent être visées par le supérieur hiérarchique. Un document justificatif (certificat, convocation) doit être envoyé au service Ressources Humaines qui procèdera à la validation de ce type d absence. Dans l attente de validation, les heures sont décomptées des droits à congés. A la validation, elles sont recréditées. 3. CONGÉS PARTICULIERS La saisie de certains congés est particulière. Pour les congés de type congé maladie, congé maternité/paternité, congé d adoption, soins à un enfant malade, congé de formation professionnelle, vous n aurez rien à saisir dans l application. C est le service des ressources humaines qui renseigne les absences de ce type dans le logiciel de gestion de personnel (Mangue) après la transmission du justificatif. Une fois enregistrées par le service RH, elles apparaissent dans Hamac en vert foncé. 4. HEURES SUPPLÉMENTAIRES CONGÉS COMPENSATEURS Les heures supplémentaires se saisissent dans : «Saisir une occupation» sur le planning en cours de la même manière qu un congé ordinaire.. Il en est de même pour les congés compensateurs. Il s agit d occupations à la minute. S'il n'y a pas assez d'heures supplémentaires, alors c'est le réservoir de congés de l'agent qui est utilisé (balance négative). Les heures supplémentaires sont sujettes à bonification, selon le moment de la journée / de la semaine où elles sont placées (voir la charte du travail). Les demandes d'heures supplémentaires et de congés compensateurs doivent être validées par le responsable hiérarchique, qui en contrôle la légitimité et la réalité au regard de l intérêt du service. Le décompte des heures ne se fait qu'une fois la validation faite. 15
5. VÉRIFICATION Pour suivre l état de vos demandes de congés, cliquer sur «fiche rose». Etat de la demande: Vert : validée Vert barré de rouge : en attente d'annulation Jaune : en attente de validation Si un congé vous a été refusé, vous recevrez un mail mais rien n apparaitra dans l application. Dans les colonnes «débit» et «restant», il y a 2 sous colonnes : CNG (congés) et REL (reliquats). Les heures d occupation sont prises en priorité sur les reliquats et ensuite sur les congés. 16
Cas particulier : la multi-affectation 1. CREATION DES HORAIRES Dans «horaires» sur le bandeau, cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner le service. Puis sélectionner l un des services pour lui attribuer un ou plusieurs horaires. Cliquer sur «saisie d un nouvel horaire». Enregistrer vos horaires, en respectant la quotité, comme indiqué dans la rubrique «Création d un horaire 2. Saisie d un horaire» de ce même guide. 2. ASSOCIATION DES HORAIRES AUX SEMAINES Cliquer, dans le bandeau, sur «planning». Sélectionner le service désiré. Puis procéder de la même manière que dans la rubrique «Saisie d un planning». Répéter l opération pour chaque service. Ne pas oublier de demander la validation du planning pour chaque service. Une fois le planning validé pour les différents services, l affichage par défaut sera l affichage de tous les services confondus. 3. POSE DES CONGÉS La pose des congés se fait de la même manière que pour les agents affectés sur un seul service. L application va enlever automatiquement le nombre d heures correspondant pour chaque service. 17
Annulation d une demande de congé Dans la page d accueil d Hamac, aller dans «Mon planning» et cliquer sur la fiche rose. Faire une demande de suppression en cliquant sur le sens interdit à droite des différentes occupations. La demande d'annulation doit être validée par le responsable hiérarchique pour être prise en compte. 18
Alimentation du CET Cliquer sur «CET» dans le bandeau, en haut à droite. Sélectionner le nombre de jour à épargner dans le menu déroulant puis cliquer sur «valider». Une journée correspond à la journée type de l établissement affichée sous l onglet «CET». Le détail de ce qui va être demandé apparait. Si cela convient, cliquer sur «confirmer et enregistrer». A cela, il faut ajouter une demande papier à faire signer. Cliquer sur «Demande CET en pdf» et imprimer le document. 19
Quelques détails sur les différents états 1. QUELQUES EXPLICATIONS SUR LE BANDEAU SUPÉRIEUR DU PLANNING Réalisé : Il s agit du nombre d heures associées au planning sur l année en cours, c'est-à-dire le nombre d heures théoriquement travaillées dans l année avant le dépôt de congés (1857 :24), 229 :24 étant le nombre d heures déjà réalisées depuis le 1er septembre, début d année universitaire. C est à partir de ce nombre et des heures dues que vont être calculés les congés. Dû : Il s agit du nombre d heures de travail que l'agent doit effectuer, calculées chaque année en fonction du nombre de jours fériés de l année universitaire considérée. Pour les agents ayant un contrat sur une durée inférieure à l année universitaire, les heures dues sont calculées au prorata sur la période considérée. Détail du calcul des heures dues : DEPEND DES ETABLISSEMENTS Droit à congés : Les congés se calculent en soustrayant du de réalisé (dû réalisé = 347 :54). Il s agit de la totalité des heures auxquelles l'agent a droit durant l année universitaire (ou durant la période couverte par le contrat). Ce droit peut varier d une année sur l autre et d un agent à l autre, en fonction des horaires hebdomadaires retenus pour l agent, de la date de prise de fonction, des éventuels aménagements horaires et du positionnement des jours fériés de l année. Reliquats : Il s agit des heures qui n'ont pas été prises lors de l année universitaire antérieure ou du précédent contrat et qu il reste à prendre. Ces heures sont à prendre avant le 31 août de l année en cours. Une fois la date passée, les reliquats éventuels seront définitivement perdus. Bal.HSUP/CCOM : La balance heures supplémentaires congés compensateurs permet de savoir le nombre d heures supplémentaires à récupérer. Si le nombre est positif, l agent peut poser ces heures en congés. Si le nombre est négatif, l agent a trop puisé dans cette balance. Le surplus est pris dans les congés annuels. Le permet de visualiser les détails de la méthode de calcul du droit à congé. 2. PLANNING TEST Le planning test permet de faire des essais pour le calcul des congés. Le planning test peut être alimenté par le planning réel, mais pas l'inverse Cliquer sur en bas du planning test pour copier les horaires de l année. Puis cliquer sur les différentes occupations à rajouter. 20
3. SOLDE : POINT DE SITUATION DES DIFFÉRENTS CONGÉS PRIS 4. OPÉRATION : POINT DE SITUATION COMPLET DE TOUTES LES OCCUPATIONS ÉTABLIES 21
5. IMPRESSION DE DIFFERENTS ETATS Possibilité d éditer les horaires en pdf en cliquant sur «Horaires en pdf» sous le bandeau des heures puis sur «ouvrir». Possibilité d éditer un formulaire pour une demande de garde d enfant en cliquant, sur l écran d accueil d Hamac sur «Formulaire de garde d enfant». Dans «période», saisir les jours de l absence. Cliquer sur «Recalculer/Rafraichir» puis sur «Autorisation de garde d enfant en pdf». Imprimer le document pdf. 22
Visa et validation des demandes de congés Le visa et/ou la validation sont opérés par le responsable hiérarchique qui reçoit un courrier électronique, lorsque la demande a été enregistrée par l agent dans Hamac. Cliquer ici Selon les cas, les demandes de congés seront visées puis validées ou validées directement. Pour viser une demande, cliquer sur oui ou non puis valider en cliquant sur. Pour valider une demande, cliquer sur oui ou non puis valider en cliquant sur. 1 Visa ou validation de la demande 2 Validation de la décision 23