Faire équipe avec vous En exclusivité dans le Pack Business Entreprises, bénéficiez de la solution Microsoft Office Communicator, un véritable outil de travail collaboratif convivial et performant pour votre entreprise. Les communications unifiées au service de la performance opérationnelle sfrbusinessteam.fr
Sommaire Bienvenue 1. Trouver la bonne personne, rapidement... 4 1.1. Simplifier les communications avec les indicateurs de présence 4 Indicateurs de présence visuels immédiats 4 Ajout de balise aux contacts 5 Niveaux d'accès 5 1.2. Gérer plus facilement les contacts d entreprise 6 Recherche de contacts d entreprise 6 Fonctions de gestion des contacts 6 Fonctionnalité glisser/déplacer 7 Sélection de plusieurs contacts 7 2. Une interface unique pour une communication facilitée 8 2.1. La messagerie instantanée 8 2.2. La gestion des appels sortants 8 Appels depuis Office Communicator 9 Appels depuis Outlook 9 Appels depuis un document Microsoft Office 10 Appels depuis un site Internet 12 2.3. La gestion des appels entrants 12 2.4. Le suivi des appels 13 2.5. Le partage de bureau 14 2.6. Les fonctions de transfert de fichiers 15 3. Microsoft Office Communicator en déplacement 16 4. L intégration avec 2007 et 2010 17 4.1. Les fonctionnalités additionnelles avec Outlook 2007 17 La présence 17 Les fonctions d appels 17 4.2. Les fonctionnalités additionnelles avec Outlook 2010 18 La présence 18 Les fonctions d appels 19 4.3. La configuration requise 20 2
Bienvenue Microsoft Office Communicator 2007 permet de faciliter les échanges et communications avec les appareils et applications que vous utilisez le plus. Grâce aux indicateurs de présence enrichie, aux fonctions vocales logicielles, à la messagerie instantanée d'entreprise et aux conférences audio, vous pouvez communiquer et collaborer efficacement et simplement. Office Communicator 2007 présente un haut degré d'intégration à Microsoft Office System et permet des communications simplifiées au sein des applications Microsoft Office, notamment. Ce document présente toutes les fonctionnalités de Microsoft Office Communicator 2007 et ses capacités. 3
1- Trouver la bonne personne, rapidement... Trouver un collègue peut s'avérer être une tâche fastidieuse. Lorsque des messages électroniques et des appels téléphoniques restent sans réponse, le retard occasionné peut avoir un impact important sur la productivité. Grâce aux indicateurs de présence enrichie d Office Communicator 2007, vous pouvez trouver rapidement les personnes souhaitées. Vous pouvez par exemple voir si un contact est en réunion ou hors connexion et déterminer l outil de communication le plus adapté pour le joindre. Des outils améliorés de gestion des contacts simplifient la collaboration et facilitent le suivi. Vous bénéficiez en outre d'un meilleur contrôle sur les informations que les autres personnes peuvent voir affichées à votre sujet, notamment si vous travaillez depuis la maison, sur le site d'un client ou si vous n'êtes pas disponible. 1.1. Simplifier les communications avec les indicateurs de présence Indicateurs de présence visuels immédiats Office Communicator 2007 offre une représentation immédiate et visuelle de la disponibilité d'une personne, autrement dit de sa présence. En recherchant simplement un contact, vous trouvez d'emblée toutes les informations dont vous avez besoin. Par exemple, une icône verte signifie qu'un contact est Disponible. Lorsque l'icône est rouge, le contact est Occupé(e). L'icône jaune indique quant à elle que le contact n'est pas devant son ordinateur. Des statuts de présence supplémentaires peuvent indiquer des informations plus détaillées sur vos contacts. Ces statuts de présence sont notamment Ne pas déranger et De retour dans une minute et viennent s'ajouter aux statuts plus courants Disponible ou Absent(e). 4
Ajout de balise aux contacts Si le contact souhaité n'est pas disponible, vous pouvez lui ajouter une balise. Une fois que vous avez ajouté une balise à un contact, vous recevez automatiquement une notification lorsque son statut change. Vous pouvez ensuite supprimer la balise lorsqu'elle devient inutile. Niveaux d'accès Office Communicator 2007 permet de contrôler les personnes autorisées à voir vos informations en définissant différents niveaux d'accès pour les contacts et les groupes. Par exemple, en assignant des niveaux d'accès à certains contacts, vous pouvez contrôler le type d informations de présence qu'ils peuvent voir. Les niveaux d'accès se composent des catégories suivantes : Personnel : les contacts peuvent voir l'ensemble des informations de contact publiées, comme les numéros de téléphone personnel et de mobile. Équipe : les contacts peuvent voir les numéros de téléphones professionnels fixe et mobile publiés, ainsi que des détails de calendrier et de disponibilité. Ils peuvent vous interrompre lorsque vous êtes occupé. Société : les contacts peuvent voir des informations de contact professionnelles, ainsi que des informations de calendrier et de disponibilité de base. Public : les contacts peuvent voir votre nom, fonction, société, adresse de messagerie et les informations de disponibilité limitées. Bloqué : les contacts ne peuvent pas vous joindre via Office Communicator 2007. Vous apparaissez avec le statut Hors connexion. Lorsque vous définissez le statut Ne pas déranger, toutes les notifications et communications entrantes sont arrêtées, sauf celles des utilisateurs bénéficiant du niveau d'accès Équipe. Pour les contacts de cette catégorie, votre statut apparaît sous la forme Interruptions urgentes uniquement. 5
1.2. Gérer plus facilement les contacts d entreprise Office Communicator 2007 contient de nouvelles fonctionnalités pour vous permettre de gérer vos contacts tout en bénéficiant d'un certain degré de souplesse et de contrôle. Recherche de contacts d entreprise Ce service vous permet de rechercher simplement des collaborateurs de votre entreprise en tapant le nom de la personne dans le carnet d adresse Microsoft Office Communicator 2007. Vous pouvez alors l ajouter dans la liste de vos contacts en cliquant sur la balise Fonctions de gestion des contacts Des outils de gestion des contacts améliorés permettent de mieux contrôler votre liste des contacts. Vous pouvez créer différents groupes selon votre mode d'interaction avec les personnes et effectuer par exemple des regroupements par projet, fonction ou emplacement. Vous pouvez également afficher vos contacts en fonction de la disponibilité, du niveau d'accès ou de la présence ou non d'une balise contact. Vous pouvez afficher et sélectionner des contacts à partir de votre liste de contacts récents. Celle-ci répertorie automatiquement les dix derniers contacts avec lesquels vous avez communiqués, que ce soit par messagerie instantanée ou par téléphone. 6
Fonctionnalité glisser/déplacer Grâce à la fonctionnalité glisser/déplacer, vous pouvez organiser vos contacts : - enrichir votre liste de contacts en faisant glisser le nom du contact recherché dans votre liste, - configurer des groupes de contacts, - déplacer et intervertir des contacts entre les groupes existants, - ajouter un contact à une session de messagerie instantanée en cours ou à un appel audio, en faisant glisser son nom dans la fenêtre de conversation, - ajouter dans votre liste de contacts, un participant à un appel téléphonique. Sélection de plusieurs contacts Office Communicator 2007 vous permet de démarrer une conversation à plusieurs à l'aide de la messagerie instantanée. Pour ce faire, sélectionnez les noms voulus dans la liste des contacts, puis choisissez une option comme Envoyer un message instantané (maximum de 35 participants). 7
2- Une interface unique pour une communication facilitée 2.1. La messagerie instantanée La messagerie instantanée permet de chater entre différents utilisateurs de la même société dans un environnement sécurisé et maîtrisé. Comme précisé dans le chapitre précédent, il est tout à fait possible d inviter d autres participants à cette conversation écrite, celle-ci devenant ainsi une conférence. Vous pouvez mettre en forme du texte dans un message instantané ou copier et coller du texte de diverses applications Microsoft Office en conservant la mise en forme d'origine. Cette fonctionnalité simplifie le partage d'informations en vous permettant de partager des tableaux ou de mettre en surbrillance des points importants dans une conversation par messagerie instantanée. 2.2. La gestion des appels sortants Avec les fonctions téléphoniques intégrées d Office Communicator 2007, votre ordinateur devient votre téléphone en fournissant des fonctions d'appel puissantes par l'intermédiaire du logiciel tout en conservant le confort d utilisation de votre téléphone fixe. A partir d Office Communicator 2007 mais également d Outlook, vous pouvez lancer un appel téléphonique directement à partir de votre PC (fonction de Click to call). 8
Appels depuis Office Communicator Vous pouvez saisir un numéro ou initier un appel à partir de la liste de votre contact d entreprise présent dans Office Communicator. L appel est alors initié depuis votre PC et vous décrochez avec votre téléphone fixe Polycom. Si vous participez actuellement à une session de messagerie instantanée, vous pouvez également passer à un appel vocal. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton Appeler dans la fenêtre de conversation. Appels depuis Outlook 3 possibilités vous sont offertes : à partir d un e-mail que vous avez ouvert sur votre messagerie Outlook 2003, à partir d un contact ouvert (qui possède une adresse e-mail avec un numéro de téléphone associé), 9
à partir de la fenêtre des contacts en sélectionnant un contact et en utilisant le menu Composer (fonctionnalité additionnelle offerte par SFR Business Team et non intégrée de base à Outlook 2003). Dans ce cas de figure, il n y a pas l obligation d avoir une adresse mail renseignée. Appels depuis un document Microsoft Office A partir de fichier de type Word ou Excel disposant de numéros de téléphone et à conditions de respecter le format suivant tel :+33122445577, vous pouvez directement générer un appel téléphonique en cliquant sur ce numéro. Appel depuis Microsoft Office 2003 : Avec Excel : renseignez le numéro de téléphone au bon format et appuyer sur la touche Contrôle (Ctrl) lorsque que vous cliquez sur le numéro : Afin de pouvoir lancer un appel depuis Word, vous devez avoir crée un lien hypertexte sur le contact en intégrant le numéro de téléphone : 10
Appel depuis Microsoft Office 2010 : Avec Word et Excel vous avez simplement à indiquer le numéro de téléphone au bon format. ASTUCE : vous pouvez créer un annuaire d entreprise à partir d un document Word ou Excel et l enregistrer en tant que page web (Ficher/Enregistrer). Vous bénéficiez simplement de la fonctionnnalité click to call pour joindre tous vos correspondants en un seul clic. Fonctionnalité également disponible dans le cas d un Intranet mis à votre disposition (à condition de respecter le format). 11
Appels depuis un site Internet Pour effectuer un appel depuis un site internet, vous pouvez simplement copier/coller le numéro de téléphone présent dans Office Communicator 2007 et lancer l appel. 2.3. La gestion des appels entrants Office Communicator 2007 permet de tirer parti des alertes de conversations entrantes, lesquelles fournissent des détails et donnent la possibilité de répondre ou non. Les alertes de conversations entrantes indiquent les détails de ces dernières, notamment le nom (si renseigné dans les contacts Outlook avec un serveur Exchange 2003, 2007 ou 2010 et de la mise en place de certains paramètres) ou le numéro de l'appelant Lorsque l on vous appelle, vous êtes alerté via un pop up et vous pouvez prendre l appel en décrochant votre poste téléphonique : Si vous ne souhaitez pas prendre cet appel, il sera dirigé vers votre messagerie vocale. Vous pouvez également en cours de conversation, transférer votre appel en cours vers un autre numéro et reprendre l appel (ex : sur votre mobile). 12
Si votre contact est enregistré dans Outlook, vous pouvez également avoir accès à l apparition de la fiche contact complète (sous réserve d utilisation d Outlook avec un serveur Microsoft Office Exchange 2003, 2007 ou 2010). 2.4. Le suivi des appels L'historique des appels et l'archive des conversations permettent de conserver un journal des appels téléphoniques et des appels transférés avec des détails comme la date et l'heure, l'objet, le nom des participants directement dans votre interface Outlook (sous réserve d Outlook avec un serveur Microsoft Office Exchange 2003, 2007 ou 2010 et de la mise en place de certains paramètres). 13
2.5. Le partage de bureau Le partage de bureau vous permet de partager l affichage et le contrôle de votre bureau avec un autre utilisateur de l entreprise. Vous pouvez ainsi collaborer efficacement et en temps réel. Pour déclencher le partage, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur le nom de la personne puis sélectionner Partager le bureau. Votre interlocuteur visualise donc votre écran de PC à distance pour partager avec vous tout type de documents et échanger en temps réel. 14
2.6. Les fonctions de transfert de fichiers Si vous communiquez dans une session de messagerie instantanée, vous pouvez facilement partager des fichiers ou des documents. Il suffit de cliquer avec le bouton droit sur le nom du contact souhaité, puis de cliquer sur Envoyer un fichier ou de faire glisser un fichier dans la fenêtre de conversation. Le destinataire peut accepter le fichier et l'enregistrer localement ou l'un de vous peut annuler le transfert du fichier. Ce service est limité à l échange entre 2 utilisateurs sur le même réseau et la disponibilité de cette fonction dépend des logiciels pare-feu installés sur votre PC. 15
3- Microsoft Office Communicator en déplacement Avec Microsoft Office Communicator 2007, vous pouvez travailler à distance avec une connexion Internet, car il n est pas nécessaire d être connecté à un réseau privé virtuel pour accéder au réseau de l'entreprise. De puissantes fonctionnalités de sécurité renforcent la protection lors de l'utilisation de connexions Internet. Vous accédez ainsi à toutes ses fonctionnalités (présence, messagerie instantanée, partage de bureau et transfert de fichiers). La possibilité de lancer des appels depuis votre PC fixe ainsi que la fonction click to call ne sont pas disponibles si vous êtes connecté à distance puisque votre poste fixe est resté dans l entreprise, mais à partir de votre interface utilisateur Pack Business Entreprises, vous pouvez transférer vos appels vers un autre téléphone fixe de votre choix (domicile par exemple) ou votre mobile pour continuer à recevoir vos appels. 16
4- L intégration avec Microsoft Office Outlook 2007 et 2010 4.1. Les fonctionnalités additionnelles avec 2007 L association de Microsoft Office Communicator avec 2007 vous permet de bénéficiez d une meilleure intégration des fonctionnalités proposées pour améliorer le confort d utilisation. La présence L état de présence est directement disponible dans un e-mail. Vous visualisez directement la disponibilité de l interlocuteur : Sous réserve d utilisation d Outlook avec un serveur Microsoft Office Exchange 2003, 2007 ou 2010. Les fonctions d appels La fonction de click to call est directement accessible : à partir d un e-mail en faisant un double clic sur le nom pour ouvrir la fiche contact à partir de laquelle, il suffit de lancer l appel (cf image ci-contre), 1 à partir d un contact en lançant un appel directement à partir d une liste de contacts dans Outlook 2007, 1 à partir de la fenêtre des contacts en sélectionnant un contact et en utilisant le menu composer, 2 en utilisant le clic droit sur un contact (mais après être certain que Outlook a déjà utilisé au moins une fois Communicator pour afficher une bulle de présence). 3 2 3 17
4.2. Les fonctionnalités additionnelles avec 2010 La présence L état de présence est directement disponible dans l interface Outlook. Vous visualisez la disponibilité de vos contacts les plus fréquents sans avoir à passer par Office Communicator : Sous réserve d utilisation d Outlook avec un serveur Microsoft Office Exchange 2003, 2007 ou 2010. L état de présence dans un e-mail. La présence est également disponible dans les champs e-mail : 18
Les fonctions d appels De nombreuses possibilités d appels sont disponibles aux endroits stratégiques d Outlook 2010 permettant d avoir accès au click to call de manière simple et intuitive. L accès au click to call depuis un e-mail : vous pouvez générer un appel directement à partir d un e-mail. L accès au click to call depuis un contact Outlook : il est possible d appeler directement avec un clic droit sur un contact renseigné dans Office Outlook, ou d un contact ouvert. L accès au click to call depuis les contacts récents : il est de plus possible d appeler à partir de la nouvelle fenêtre intégrée dans Outlook 2010. Cela permet d avoir une fonction <BIS évoluée en accédant à sa liste des contacts (appels) récents. 19
4.3. La configuration requise Résolution d'affichage Requis : Super VGA 800x600 Recommandé : Super VGA 1024x768 ou supérieur Système d'exploitation Windows XP SP2 Windows Vista SP1 ou plus Windows Seven 32 bits Windows Seven 64 bits Clients de messagerie Afin de garantir l interaction entre le client Microsoft Office Communicator 2007 R2 et le client de messagerie, il est nécessaire d avoir une des versions suivantes de Microsoft Office Outlook : Outlook 2003 SP3 Outlook 2007 SP2 Outlook 2010 32 bits (supporté sur Windows XP SP3 et plus) Outlook 2010 64 bits (supporté sur Windows Seven 64 bits) Ordinateur/Processeur Données et voix : processeur Intel compatible Pentium 500 Megahertz (MHz) ou supérieur Mémoire 512 mégaoctets (Mo) de mémoire vive (RAM) 500 Mo d'espace d'installation 20
Synthèse des compatibilités Système Internet Explorer Près requis à installer Windows XP SP2 IE 6.0 SP2 ou plus 2003 SP3 MSXML 6.0 SP1 Windows XP SP2 IE 6.0 SP2 ou plus 2007 SP2 MSXML 6.0 SP1 Windows XP SP3 IE 6.0 SP2 ou plus 2003 SP3 Windows XP SP3 IE 6.0 SP2 ou plus 2007 SP2 Windows XP SP3 IE 6.0 SP2 ou plus 2010 32 bits Windows VISTA SP1 32 bits IE 7.0 ou plus 2003 SP3 Windows VISTA SP1 32 bits IE 7.0 ou plus 2007 SP2 Windows VISTA SP1 32 bits IE 7.0 ou plus 2010 32 bits Windows VISTA SP2 32 bits IE 7.0 ou plus 2003 SP3 Windows VISTA SP2 32 bits IE 7.0 ou plus 2007 SP2 Windows VISTA SP2 32 bits IE 7.0 ou plus 2010 32 bits Windows SEVEN 32 ou 64 bits IE 8.0 ou plus 2003 SP3 Windows SEVEN 32 ou 64 bits IE 8.0 ou plus 2007 SP2 Windows SEVEN 32 ou 64 bits IE 8.0 ou plus 2010 32 bits Windows SEVEN 64 bits IE 8.0 ou plus 2010 64 bits Microsoft Office Communicator impose aussi une certaine version d Internet Explorer : Internet Explorer 6 SP2 ou plus. Enfin Microsoft Office Communicator impose une version minimale du Runtime XML sous Windows : MSXML 6.0 SP1 ou plus. REMARQUE : A part Windows XP SP2 à qui il manque le Runtime XML 6.0 SP1, les versions de Windows précisées précédemment intègrent nativement ces près requis concernant Internet Explorer et le Runtime XML. De plus, il faut considérer que 2010 n est supporté qu à partir de Windows XP SP3. 21
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