Dépôt en ligne de vos dossiers de demande de subventions GUIDE PRATIQUE À L USAGE DES ASSOCIATIONS Pour toute question : 04 91 57 54 80 subventions-en-ligne@info-regionpaca.fr Région Provence-Alpes-Côte d Azur Service Subventions et partenaires regionpaca.fr
regionpaca.fr Sommaire Ce que je dois savoir Page 1 1. À quoi sert ce guide pratique? Page 1 2. Pour cette télé-procédure, les principaux navigateurs Internet fonctionnent (Internet Explorer, Firefox, Safari ) Page 1 3. Quelles subventions sont concernées par la télé-procédure? Page 1 4. La transmission dématérialisée remplace le dépôt papier Page 2 5. Quand déposer votre dossier par la télé-procédure? Page 2 Avant de commencer Page 3 1. Ai-je accompli les formalités préalables? Page 3 2. Les pièces à joindre Page 4 3. Je numérise les pièces à fournir Page 4 Je me connecte Page 5 1. Je crée un compte Page 6 2. J ai oublié mon mot de passe Page 6 3. Je partage mes droits Page 7 Je découvre la plate-forme Page 8 1. Onglet «Mes dossiers» Page 8 2. Onglet «Mes documents» Page 9 3. Onglet «Mon compte» Page 9 Pas à pas : je dépose un dossier de demande de subvention Page 10 1. Je choisis le type de subvention Page 10 2. Je joins les pièces demandées Page 11 3. Je transmets mon dossier de demande de subvention Page 14
regionpaca.fr Ce que je dois savoir 1. À quoi sert ce guide pratique? Il vous explique comment déposer vos demandes de subvention de façon dématérialisée (c est-à-dire en ligne, par internet), auprès de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur. Attention : vous aurez besoin d un scanner pour effectuer ce dépôt. 2. Pour cette télé-procédure, les principaux navigateurs Internet fonctionnent (Internet Explorer, Firefox, Safari ) Attention : évitez d'utiliser les flèches «page précédente» et «page suivante» pour naviguer sur la plate-forme (risque de déconnexion ou de perte des informations). 3. Quelles subventions sont concernées par la télé-procédure? Uniquement les demandes concernant le financement des associations loi 1901, dont le siège social est situé en France, à savoir : fonctionnement général de votre association (subvention d exploitation) ; action spécifique de fonctionnement ; projet d investissement (acquisition de biens meubles, de terrains, réalisation de travaux, etc.). Attention : vous ne pouvez donc pas déposer en ligne : les demandes concernant les appels à projets, les CUCS ou tout autre dispositif nécessitant un dossier ou un suivi particulier ; les demandes de subvention émanant d organismes autres qu une association : organismes publics, entreprises privées, particuliers, etc. - 1-
4. La transmission dématérialisée remplace le dépôt papier Inutile de «doublonner» avec l envoi d un dossier papier. Elle est n est pas obligatoire, vous pouvez, si vous le préférez, continuer à transmettre votre dossier par courrier ou à le déposer à l accueil de l Hôtel de Région ou de l une des antennes régionales. 5. Quand déposer votre dossier par la télé-procédure? Ainsi que le prévoit le règlement financier, adopté par l Assemblée régionale, le dépôt doit être effectué dans un délai de : trois mois au plus tard après le début de l exercice comptable concerné par la demande pour les subventions d exploitation ; trois mois au plus tard avant la date de début de réalisation prévisionnelle du projet concerné par la demande pour les subventions d action spécifique de fonctionnement ou d investissement. Toute demande déposée hors délai sera déclarée irrecevable. - 2 -
regionpaca.fr Avant de commencer Lors du dépôt dématérialisé, vous seront également demandées toutes les informations concernant le projet pour lequel vous souhaitez obtenir une subvention : objet, date de réalisation, lieu et public concerné, objectifs Pensez bien à préparer toutes ces données, afin de gagner du temps lors du dépôt. 1. Ai-je accompli les formalités préalables? Comme pour tout dépôt classique de dossier de demande de subvention à la Région, votre association doit : avoir été déclarée en préfecture ; et posséder un numéro SIRET. Si ce n est pas le cas, vous devez dès à présent effectuer votre demande d immatriculation (n SIRET) auprès de l Insee : Insee - 17, rue Menpenti - 13387 Marseille Cedex 10 Téléphone : 04 91 17 57 57 Cette démarche est gratuite et obligatoire pour toute association percevant des subventions publiques. Par ailleurs, pour tout dépôt dématérialisé d un dossier de demande de subvention, vous devez également posséder une adresse de messagerie électronique valide pour votre association (obligatoire). Une adresse ne peut être utilisée que pour un seul compte. Attention : seul le responsable légal de l association ou une personne dûment habilitée est autorisé à déposer une demande de subvention dématérialisée au nom de son association. À défaut, il est indispensable de joindre, dans les pièces accompagnant la demande dématérialisée, la délibération du pouvoir relatif aux personnes habilitées à engager l association. - 3 -
2. Les pièces à joindre Vous devez obligatoirement joindre : le formulaire complété correspondant au type de la subvention demandée (modèle à disposition depuis la plate-forme de dépôt dématérialisé) ; les derniers statuts déposés en préfecture, datés et signés ; le récépissé de création de votre association ; les derniers comptes approuvés, présentés selon le Plan comptable général (1) ; le dernier rapport annuel d activités (1) ; le descriptif du programme annuel d activités, indiquant le public concerné et les moyens mis en œuvre ; un relevé d identité bancaire ou postal en conformité avec les statuts et déclarations faites auprès des services de la préfecture (titre et siège social de l association) ; une attestation sur l honneur datée et signée de la personne effectuant le dépôt (un modèle à imprimer vous est proposé depuis la plate-forme mais cette lettre peut également être reprise sur papier libre). Le cas échéant, vous devez également joindre : le (ou les) récépissé(s) des modifications statutaires intervenues ; la délibération relative au pouvoir des personnes habilitées à engager l association (dans le cas où la demande n est pas déposée par le Président de l association) ; le(s) devis ou facture(s) pro-format, pour toute demande concernant un projet d investissement. Attention : les comptes doivent être certifiés par un commissaire aux comptes si votre association perçoit annuellement plus de 153 000 euros de subventions publiques ou de dons ; les services régionaux se réservent le droit de demander toute pièce complémentaire qu ils jugent nécessaire à l instruction du dossier. Vous pouvez également joindre toute autre pièce non mentionnée ci-dessus que vous jugez utile à l instruction. 3. Je numérise les pièces à fournir Toutes les pièces doivent être disponibles sous format électronique. Nous vous invitons à les numériser (scanner) et enregistrer sur votre ordinateur, séparément, avant de débuter le dépôt dématérialisé de votre demande. Pensez à nommer vos pièces en fonction de leur type et de leur millésime, afin de pouvoir les retrouver plus facilement (ex : «RIB», «statuts 2013», «comptes annuels 2014» ) Formats de fichier acceptés :.pdf.doc.docx.xls et.xlsx.jpeg.odf Poids maximal de chaque pièce : 10 Mo (1) Si vous n êtes pas en capacité de fournir les derniers comptes approuvés ou le rapport d activités concernant votre association, merci de bien vouloir joindre en lieu et place une lettre, signée du responsable de l association, en expliquant les raisons (ex. : moins d un an d existence, pas d activités en année N-1). - 4 -
regionpaca.fr Je me connecte Rappel : Seul le responsable légal de l association ou la personne ayant pouvoir pour engager l association peut déposer un dossier de demande de subvention (voir p. 5 «Formalités préalables»). Pour vous connecter, deux cas de figure : Vous possédez déjà un compte? Il suffit de vous identifier en saisissant (sur la Page d accueil : «Je me connecte») : votre adresse de messagerie électronique ; votre mot de passe. C est votre première connexion? Vous devez d abord créer un compte afin d accéder à la plateforme de dépôt dématérialisé (voir ci-dessous : «2. Je crée un compte»). - 5 -
1. Je crée un compte Renseignez obligatoirement tous les champs marqués : *. Une fois que vous avez fini de renseigner le formulaire, cliquez sur «Créer». Un courriel vous est envoyé automatiquement : il contient un lien temporaire, sur lequel vous devez cliquer afin d activer votre compte. Vous pouvez maintenant vous connecter à la plate-forme de la Région, en entrant votre adresse de messagerie électronique et votre mot de passe. 2. J ai oublié mon mot de passe Il vous suffit, depuis l écran d accueil, de cliquer sur le lien «Mot de passe oublié?». - 6 -
Suivez les indications : Renseignez votre adresse de messagerie électronique (celle indiquée lors de la création de votre compte). Recopiez les lettres et les chiffres qui apparaissent, cliquez sur Envoyer. Un courriel vous est automatiquement envoyé avec un lien temporaire. Cliquez sur ce lien temporaire afin de réactiver votre compte. Vous devrez ensuite ré-initialiser votre mot de passe : Répondez à votre question secrète. Modifiez votre mot de passe et confirmez. Validez. Une fois cette réactivation effectuée, vous pouvez vous connecter à la plate-forme de la Région en entrant votre adresse de messagerie électronique et le nouveau de mot de passe. 3. Je partage mes droits Un autre contact peut vous autoriser à consulter les dossiers qu il a déposés en ligne. Si vous êtes autorisé à consulter les dossiers d un autre compte, vous serez invité, après l écran de connexion, à choisir le compte auquel vous souhaitez accéder. - 7 -
regionpaca.fr Je découvre la plate-forme Trois onglets sont accessibles depuis la plate-forme afin de gérer vos dossiers de demande de subvention déposés de façon dématérialisée. 1. Onglet «Mes dossiers» Il vous permet de consulter tous les dossiers en cours de dépôt ou déjà transmis à la Région par le biais de votre compte. Il vous permet également de déposer un nouveau dossier ou de compléter un dossier déjà créé mais jamais transmis. Tant que toutes les pièces obligatoires demandées n ont pas été associées, le dossier ne peut pas être transmis à la Région. Dans ce cas, le pictogramme apparaît dans la colonne «dossier complet». Au contraire, si le dossier est complet et peut être transmis, le pictogramme même colonne. Un dossier en cours de saisie peut être supprimé ou complété à tout moment. apparaît dans la - 8 -
Attention : Une fois votre dossier transmis à la Région, il ne peut plus être modifié. Si vous souhaitez ajouter d autres pièces ou modifier votre projet, les éléments complémentaires doivent être envoyés par courrier à l attention du service Subventions et Partenaires en indiquant le numéro d enregistrement de votre dossier. 2. Onglet «Mes documents» Il vous permet de retrouver et de visualiser toutes les pièces déjà téléchargées lors de précédents dépôts dématérialisés de dossiers de demande de subvention. Il vous permet également d ajouter et de visualiser de nouvelles pièces, en dehors de tout dépôt de dossier. Seules ces nouvelles pièces, qui ne sont rattachées à aucune demande, peuvent être supprimées ou modifiées. Conseil : Pensez à détailler suffisamment le libellé de la pièce déposée afin de pouvoir l identifier facilement et distinguer ses différents millésimes (ex. «Compte2014»). 3. Onglet «Mon compte» Il vous permet d accéder à vos données personnelles et de gérer les contacts autorisés à consulter vos dossiers de demande de subvention. Il est également possible de transférer définitivement tous vos dossiers à un autre contact (notamment en cas de changement de Président). Chaque compte est personnel et relié à une adresse de messagerie électronique donnée. Vous ne pouvez pas utiliser la même adresse pour plusieurs comptes. Seul le responsable légal de l association ou une personne dûment habilitée est autorisé à déposer une demande de subvention au nom de son association. Toutefois, vous pouvez créer un compte pour suivre les dossiers déposés par le responsable légal de votre association, si celui-ci vous a autorisé à consulter les dossiers qu il gère. - 9 -
regionpaca.fr Pas à pas : je dépose un dossier de demande de subvention Pour créer un nouveau dossier, il vous suffit d aller sur l onglet «Mes Dossiers» et de cliquer en bas à droite sur le lien «Je crée une nouvelle demande». 1. Je choisis le type de subvention Vous êtes invité à choisir le type de subvention correspondant à votre demande. - 10 -
Une fois le type de subvention choisi, vous devez indiquer l objet de la demande puis cliquer sur «enregistrer». La liste des pièces à déposer s affiche alors automatiquement. 2. Je joins les pièces demandées Les pièces à déposer à l appui de votre demande de subvention sont de deux types : des formulaires à télécharger et compléter ; des pièces numérisées à joindre. È Pour accéder à un formulaire, cliquez sur le lien «Télécharger» correspondant. Vous devez ensuite : le compléter ; l enregistrer sur votre ordinateur ; enfin, le «Déposer» sur la plate-forme. Attention : Il est nécessaire d enregistrer sur votre ordinateur le formulaire complété avant de le déposer sur la plate-forme. Sinon, toutes les informations complétées sur le formulaire seront perdues. - 11 -
Attention : La lettre attestant que vous êtes habilité à déposer de façon dématérialisée un dossier de demande de subvention au nom de l association doit être obligatoirement signée. Vous devez donc l imprimer, la remplir puis la numériser. Vous pouvez également remplir cette attestation sans utiliser le formulaire, sur papier libre, puis la signer et la numériser. - 12 -
È Pour joindre une pièce, cliquez sur «Déposer». La fenêtre suivante s ouvre : Plusieurs possibilités s offrent à vous : la pièce n a pas été téléchargée sur la plate-forme de dépôt dématérialisé («La pièce n est pas dans mes documents») : cliquez sur le bouton «Parcourir» et allez chercher la pièce correspondante que vous aurez préalablement enregistrée sur votre ordinateur ; soit la pièce demandée pour le dépôt de la demande a été utilisée lors d un précédent dépôt dématérialisé ou a été directement téléchargée dans l onglet «Mes Documents» («La pièce est dans mes documents») : dans ce cas, il vous suffit de la sélectionner dans la liste proposée. Une fois téléchargée, vous pouvez visualiser la pièce en cliquant sur le lien correspondant. Astuce : Dans la liste des pièces à fournir, vous pouvez, en cliquant sur «Ajouter une pièce», joindre toute pièce non mentionnée que vous jugez utile pour l instruction de votre dossier. Dans le cas des pièces obligatoires, si celle-ci n a pas été associée au dossier, le pictogramme apparaît dans la colonne «Enregistrer». Dans le cas contraire, le pictogramme apparaît dans la même colonne. Tant que toutes les pièces obligatoires n ont pas été associées au dossier, le dossier ne peut être transmis à la Région. - 13 -
3. Je transmets mon dossier de demande de subvention Une fois toutes les pièces demandées jointes à votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Envoyer le dossier». Votre dossier est alors instantanément transmis à la Région. Un accusé de réception du dépôt dématérialisé vous est automatiquement envoyé par courriel à l adresse mail que vous avez indiquée. Vous avez terminé. Attention : Le dépôt dématérialisé de la demande ne vaut pas enregistrement par les services de la Région. Numéro d enregistrement Vous recevrez, quelques jours après votre dépôt dématérialisé, un courrier d accusé de réception indiquant le numéro d enregistrement de votre dossier. Ce numéro d enregistrement est à conserver et à rappeler dans toute correspondance avec les services de la Région. - 14 -