Comment les exigences de la Qualité sont prises en compte dans les applications de Records Management? Intervention de Chantal FAURE Consultante ECM/RM
Quelques précisions pour commencer : qu estce qu un système de management de la qualité Les principales caractéristiques d un système de management de la qualité : Mettre en œuvre, surveiller, mesurer, améliorer les processus Maîtriser les documents : approuver les documents avant leur diffusion, mettre à jour, réviser, s assurer que les documents restent visibles et facilement identifiables. Prévenir l usage involontaire des documents obsolètes.. Maîtriser les enregistrements : pour apporter la preuve de la conformité aux exigences Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessibles Manager des ressources : fournir les ressources nécessaires pour mettre en œuvre et entretenir le système de management ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 2
Quelques précisions pour commencer : le Records Management Le Records Management : un système de gouvernance de l information de l entreprise Processus : Des responsabilités clairement définies pour cette gouvernance caractériser les records enregistrer les records La gestion du cycle de vie d un document depuis sa création jusqu à son sort final des exigences documentaires : caractérisation, identification, intégrité, protection, validé, fiabilité d un document Contrôler et auditer Classer / indexer classifier les records Identifier le sort final stocker Former Utiliser et tracer Appliquer le sort final Records = enregistrement / document ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 3
Management de la qualité Records Management : les points de convergence Des responsabilités clairement définies pour la gouvernance de l information Manager des ressources : fournir les ressources nécessaires pour mettre en œuvre et entretenir le système de management Mettre en œuvre, surveiller, mesurer, améliorer les processus Maîtriser les documents Maîtriser les enregistrements La gestion du cycle de vie d un document depuis sa création jusqu à son sort final ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 4
Comment les technologies de RM intègrent ces exigences? Exigences relatives au document Dispositifs liés aux infrastructures Dispositifs liés aux technologies Exigences de management Garantir la Confidentialité Localiser les accès Chiffrement des flux Chiffrement des stockages Tracer les accès aux systèmes Gérer les droits + règles d accès Chiffrement des stockages Contrôler les impressions Tracer les accès aux objets Surveiller mesurer contrôler Contrôler l intégrité Stockage pérenne Supervision des applications Format vérifiable et ouvert Horodatage scellés Format pérenne Fiabilité du système Maîtriser la disponibilité site de secours Réplication Maîtriser la disponibilité Gérer les preuves Authentification forte Signatures électroniques Authentification et Workflows Diffusion PDF ou équivalents Estampillage Maîtriser les enregistrements Contrôler l exactitude Workflows vérification / validation Contrôle avant diffusion Format vérifiable et ouvert Maîtriser les processus ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 5
ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 6 Quelques exemples
Maîtrise des enregistrement : identifier un document simultanément dans la GED et dans un traitement de texte ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 7
Maîtrise des processus : exemple du courrier de la Marine Nationale ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 8
Gérer le cycle de vie d un document : exemple pour les factures ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 9
Maîtrise des ressources : exemples de gestion des droits et des habilitations dans une GED d entreprise 8 profils d acteurs qui s articulent selon une hiérarchie de droit Tout acteur est caractérisé par son : Identifiant / mot de passe lui permettant d accéder à l application Niveau d habilitation lui permettant ou non d accéder aux documents confidentiels Appartenance à un ou plusieurs groupes Profil qui, associé à des permissions, lui donne accès à tout ou partie de l application Sécurité documentaire : Accès au socle documentaire par authentification (identifiant / mot de passe) Sécurité documentaire : Gestion de l accès aux espaces et gestion de la visibilité des dossiers de la classification par l association d un profil à des permissions. ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 10
. pour conclure Les technologies de Records Management sont un véritable atout pour le management de la qualité et la gouvernance de l information dans les organisations Mais il faudra toujours des qualiticiens et des professionnels de l information pour rendre ces technologies intelligentes : Définir les règles de gouvernance, Mettre en œuvre les processus, les procédures, les modes opératoires Contrôler, auditer et faire évoluer les organisations en fonction de la conjoncture, des lois et des règlementations mais aussi des nouvelles façons de travailler : Réseaux d experts Partage de l information et communautés de travail Capitalisation des savoirs et des savoir-faire ECM 11000 QUALITE ET RM Conférence BNF 7 JUIN 2010 Chantal FAURE p. 11