REGLEMENT DE LA CONSULTATION (RC) n 29-DLP-élections-2015-01

PREFET DU FINISTERE REGLEMENT DE LA CONSULTATION (RC) n 29-DLP-élections-2015-01 Maître de l ouvrage Préfet du Finistère Objet de la consultation Travaux de mise sous pli des documents électoraux destinés aux électeurs du département du Finistère pour l élection de décembre 2015 des conseillers régionaux (Région Bretagne). Mode de passation Marché public de services Procédure d appel d offres européen à bons de commandes articles 33, 57 à 59 et 77-1 du code des marchés publics (CMP) Date limite de remise des offres : Mercredi 6 mai 2015 à 14 h 00 Le présent règlement comporte 10 pages numérotées de 1 à 10 1

ARTICLE I LE CADRE DE LA CONSULTATION I.1 - Base juridique de la consultation - conditions de la mise en concurrence Le marché est soumis aux dispositions du code des marchés publics. Il s agit d un marché public de services à bons de commandes (articles 33, 57 à 59 et 77-1 du code des marchés publics). La mise en concurrence est celle d un appel d offres ouvert européen. Le pouvoir adjudicateur est le préfet du Finistère. Modifications de détail du dossier de consultation : le pouvoir adjudicateur se réserve le droit, soit d apporter au dossier de consultation des modifications de détail, jusqu à 6 jours au plus tard avant la date fixée pour la remise des offres, soit d apporter des modifications importantes au dossier de consultation en reportant la date limite fixée pour la réception du dossier. Les concurrents devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. I.2 - Dossier de consultation des entreprises (D.C.E) Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est remis gratuitement. Il est constitué des trois éléments suivants : le présent règlement de la consultation (RC) l acte d engagement et son annexe financière ; le cahier des clauses particulières (CCP) Le présent RC n est pas destiné à être retourné à l administration. Il définit les règles applicables dans le cadre de la présente consultation. L acte d engagement et son annexe, signés et complétés par le candidat à l attribution du marché, le CCP, dont chaque page doit être paraphée, constituent à compter de la notification, les documents contractuels du marché objet de la présente consultation. I.3 - Retrait du dossier de consultation des entreprises L appel d offres est publié : - sur le site Internet du bulletin officiel des annonces de marchés publics www.boamp.fr - sur le site du Journal officiel de l Union européenne http://www.journal-officiel.gouv.fr/lois_decret_marches_publics/appel-offreeuropeen.htm et - sur le site Internet des services de l Etat dans le Finistère (préfecture)/rubrique publications/ élections/ élections régionales 2015 www.finistere.gouv.fr 2

Le dossier de consultation des entreprises peut faire l objet d un retrait via deux moyens : Retrait dématérialisé : Le dossier de consultation des entreprises peut faire l objet d un retrait par voie électronique. Celui-ci s opère par téléchargement direct depuis le site Internet de la préfecture (www.finistere.gouv.fr à la rubrique «publications/élections/ élections régionales 2015»). Il peut aussi faire l objet d une transmission par courriel sur simple demande en contactant les personnes dont les coordonnées figurent ci-après. Retrait physique : Le dossier de consultation des entreprises peut également faire l objet d un retrait par remise en mains propres ou par un envoi par courrier aux personnes qui en font expressément la demande. Les demandes doivent être adressées à la préfecture du Finistère 42 boulevard Dupleix 29 320 Quimper cedex, à l attention de l une ou l autre des personnes suivantes : Courriel Téléphone M. Laurent Calbourdin pref-elections@finistere.gouv.fr 02-98-76-28-85 Télécopie : 02-98-76-27-01 Mme France Blatrix pref-elections@finistere.gouv.fr 02-98-76-28-86 Télécopie : 02-98-76-27-01 ARTICLE II OBJET DE LA CONSULTATION II.1 - Description du marché / objet du marché Le marché porte sur la mise sous pli des documents électoraux destinés aux électeurs du département du Finistère pour l élection de décembre 2015 des conseillers régionaux (élection à 2 tours). Il comporte un lot unique. Les spécifications et la consistance des prestations figurent dans le cahier des clauses particulières (CCP). L absence de bons de commande ne donnera lieu à aucune indemnisation à quelque titre que ce soit. 3

III.1 - Durée du marché ARTICLE III DUREE ET MONTANT DU MARCHE Le marché sera conclu avec le titulaire à compter de sa date de notification, pour une durée de douze mois. III.2 - Montant du marché Pour chaque tour de scrutin, la valeur du marché sera déterminée par le produit du prix du pli par le nombre de plis. ARTICLE IV ENGAGEMENTS DU CANDIDAT IV.1 - Acceptation du cahier des charges Le fait de soumettre une proposition signifie que le candidat accepte sans réserve les dispositions du cahier des clauses particulières. IV.2 - Forme juridique des groupements Dans le cadre d une offre commune, et quelle que soit la forme du groupement, l un des prestataires membre du groupement est désigné dans l acte d engagement comme mandataire pour l exécution du marché. Il représente l ensemble des membres vis-à-vis du pouvoir adjudicateur et coordonne les prestations des membres du groupement. Chaque membre du groupement fournit au mandataire une habilitation 3 à le représenter dans le cadre de la procédure. Le mandataire présente ses habilitations avec les documents de candidature. Conformément aux dispositions de l article 51, paragraphe V, du code des marchés publics, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf exception mentionnée dans cet article. IV.3 - Recours à la sous-traitance Conformément aux dispositions de l article 112 du code des marchés publics, le titulaire d un marché public peut sous-traiter l exécution de certaines parties de son marché à condition d avoir obtenu du pouvoir adjudicateur l acceptation de chaque sous-traitant et l agrément de ses conditions de paiement. L acceptation de chaque sous-traitant et l agrément de ses conditions de paiement sont constatés par le marché ou par un acte spécial 1 signé des deux parties dans les conditions définies à l'article 114 du code des marchés publics. 4 3 Dans laquelle figure explicitement le nom et les références publicitaires de la présente consultation.

IV.4 - Durée de validité des propositions Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de dépôt des offres indiquée à l article V.1 ci-après. IV.5 - Langue utilisée dans les propositions Les propositions sont rédigées exclusivement en langue française. IV.6 - Monnaie Les prix seront fixés en euros hors taxes et toutes taxes ARTICLE V - PRESENTATION DES PROPOSITIONS V.0 Renseignements complémentaires préalables Les candidats peuvent demander toutes les précisions qu ils jugent utiles à l établissement de leur offre, au plus tard 10 jours avant la date limite de remise des plis, auprès de l une ou l autre des personnes suivantes (bureau des élections de la préfecture du Finistère) : Courriel Téléphone M. Laurent Calbourdin chef de bureau Mme France Blatrix adjointe au chef de bureau pref-elections@finistere.gouv.fr 02-98-76-28-85 Télécopie : 02-98-76-27-01 pref-elections@finistere.gouv.fr 02-98-76-28-86 Télécopie : 02-98-76-27-01 V.1 - Généralités et date limite de réception des offres Les offres de candidature à l attribution du présent marché seront présentées sous enveloppe fermée portant la mention «marché public ne pas ouvrir». Les offres devront impérativement parvenir au plus tard : le MERCREDI 6 MAI 2015 à 14 h 00 5

- soit par voie postale, sous pli recommandé avec avis de réception, - soit déposées contre récépissé tous les jours ouvrés aux heures d ouverture au public : de 8H30 à 11H30 et de 13H15 à 16H00, à l'adresse mentionnée ci-dessous : PREFECTURE DU FINISTERE Direction des libertés publiques Bureau des élections et des libertés publiques 42 boulevard Dupleix 29320 QUIMPER Cedex Les dossiers qui parviendraient après la date et l heure limite fixées ci-dessus, ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur expéditeur, sans avoir été ouverts. V.2 - Remise physique (par voie postale ou par depot) Les candidats présenteront, dans une grande enveloppe cachetée les documents relatifs à leur candidature et leur offre, présentés de façon distincte. L enveloppe de transmission prend nécessairement la forme suivante : NE PAS OUVRIR MARCHE MISE SOUS PLI ELECTIONS REGIONALES PREFECTURE DU FINISTERE DIRECTION DES LIBERTES PUBLIQUES Bureau des élections et des libertés publiques 42 Boulevard Dupleix 29320 QUIMPER cedex Cette enveloppe contient une lettre d envoi de la proposition indiquant les coordonnées du prestataire que l administration pourra contacter le cas échéant. Elle comprendra un sous-dossier relatif à la candidature (cf. point V.2.1) et un sous-dossier relatif à l offre (cf. point V.2.2). 6

V.2.1 le dossier candidature : Les éléments constitutifs de la candidature qui permettent d apprécier la capacité des postulants sont : lettre de candidature (imprimé DC1) dûment complétée, datée et signée ; déclaration du candidat (imprimé DC2) ; éventuellement déclaration de sous-traitance (imprimé DC4) dûment complété, datée et signée ; extrait K-bis ; références et certificats de capacité. Le candidat justifiera, par tous moyens, de ses capacités professionnelles, techniques et financières ; le cas échéant, certifications de qualités ou équivalents ; les pouvoirs habilitant le candidat à engager le prestataire. Il est précisé aux candidats qu ils peuvent se procurer les formulaires DC à l adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires. V.2.2 - le dossier offre : Les éléments constitutifs de l offre sont: l acte d engagement (DC3) signé et son annexe financière (bordereau des prix et engagement de délais), complétée, paraphée et signée ; le signataire de l acte d engagement est celui dont le nom figure en page 2 cadre B du DC3 ; dans le cas contraire, une procuration ou copie de la délégation de signature doit être jointe ; un mémoire technique relatif à la compréhension des besoins de la préfecture, aux moyens humains et logistiques qui seront mis en place pour exécuter les prestations (confection et livraison d un nombre important de plis électoraux) afin de répondre à l obligation de résultat contenu dans le cahier des clauses particulières ; un relevé d identité bancaire ou postal. Les prix devront intégrer l'ensemble des prestations fournies Les conditions de présentation des prix sont impératives : voir CCP - Variation du prix. Les prix sont fermes et ne seront pas actualisés. - Offres comportant des variantes Les candidats ne sont pas autorisés à présenter des offres comportant des variantes par rapport aux spécifications fixées par le présent règlement de la consultation. 7

VI.1 - Analyse des candidatures ARTICLE VI - ANALYSE DES PROPOSITIONS Lors de l'ouverture de l'enveloppe contenant les documents relatifs à la candidature et à l offre, les critères d'élimination des candidatures présentées sont les suivants : - Candidature contenue dans un pli ne comprenant pas l ensemble des pièces demandées, dûment signées ; - Candidature contenue dans un pli dont le contenu d au moins une des pièces du dossier de consultation aura fait l objet de modifications, altérations ou réserves de la part du soumissionnaire. Les enveloppes physiques contenant les dossiers «offre» des candidats éliminés leur seront rendues sans avoir été ouvertes conformément à l article 58-II du code des marchés publics. VI.2 - Analyse des offres VI.2.1. Critères de choix de l offre économiquement la plus avantageuse : Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables au regard de l objet du marché sont éliminées. Les critères retenus pour juger de la qualité des offres et faire le choix de l offre économiquement la plus avantageuse sont, par ordre de priorité décroissante, les suivants : 1 ) prix proposé 2 ) l engagement sur les délais de livraison des plis à La Poste 3 ) les moyens mis en œuvre et l organisation proposée, les références et expériences du pétitionnaire dans une mission similaire ou équivalente Chacun des critères mentionnés ci-dessus fait l objet d une notation de 1 à 20, du moins bon au meilleur, sachant que les critères sont pondérés selon les coefficients suivants : 1 ) 40 % 2 ) 40 % 3 ) 20 % En ce qui concerne les moyens mis en œuvre et l organisation proposée, le candidat devra notamment démontrer qu il est en mesure de répondre à la demande compte tenu : - de la nécessité de respecter impérativement les délais (capacité à moduler les moyens mis en œuvre le cas échéant) ; - de la capacité à remédier sans délai à toute difficulté, de quelque nature qu elle soit, survenant dans l exécution de la mission. 8

VI.2.2. : Précisions et compléments sur la teneur des offres : Conformément aux dispositions de l article 55 du code des marchés publics, si une offre paraît anormalement basse au pouvoir adjudicateur, celui-ci peut demander par écrit au candidat concerné les précisions qu il juge opportunes et vérifier les justifications fournies. En cas d erreur dans le calcul de la TVA, celle-ci sera rectifiée au moment de l analyse des offres. VI.3 - Décision finale VI.3.1. : Attribution du marché - mise au point : a) Conformément aux critères définis à l article VI.2.1 ci-avant, les offres sont classées par ordre décroissant. L offre la mieux classée est ensuite retenue. b) Conformément aux dispositions de l article 46 du code des marchés publics, le candidat retenu se voit demander par le pouvoir adjudicateur de produire, dans un délai de dix (10) jours calendaires, les certificats, délivrés par les administrations et organismes compétents, destinés à justifier qu il a satisfait aux obligations fiscales et sociales. Si le candidat retenu ne peut produire les certificats mentionnés à l article 46 du code des marchés publics dans le délai fixé ci-dessus, son offre est rejetée. L élimination du candidat est prononcée par le pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, la même demande est présentée au candidat suivant dans le classement des offres. c) Conformément aux dispositions de l'article 59.II du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur peut, en accord avec le candidat retenu, procéder à une mise au point des composantes du marché sans que ces modifications puissent remettre en cause les caractéristiques substantielles de l offre, ni le classement des offres. VI.4 - Achèvement de la consultation VI.4.1. : Candidatures et offres non retenues : Conformément aux dispositions des articles 80 et 85 du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur : - avise les candidats du rejet de leur candidature ou de leur offre et communique par écrit les motifs de sa décision, soit par courrier posté, soit par voie électronique. Cette notification précise le nom de l attributaire et les motifs qui ont conduit au choix de son offre. - publie, après notification du marché, les résultats de la consultation au bulletin officiel des annonces de marchés publics (B.O.A.M.P). VI.4.2. : Notification du marché : Sous réserve de la production des pièces figurant à l article 46 du code des marchés publics, le marché est notifié par la préfecture au candidat retenu pour l exécution du marché. 9

La notification consiste à porter à la connaissance de ce candidat que sa proposition financière et technique constitue l offre économiquement la plus avantageuse suite à la sélection opérée conformément au présent règlement de la consultation. En pratique, le candidat retenu signe le cadre H du document de notification du marché (NOTI5), devenant par cet acte le titulaire du marché. La date de notification correspond à la date d effet 2 du marché entre les parties. VII - Exécution du marché Avant chaque tour de scrutin (élection à 2 tours), le pouvoir adjudicateur définit, par bon de commande, le nombre de documents à mettre sous pli et le nombre de plis à réaliser, ainsi que la période durant laquelle l opération pourra être réalisée et la date limite de fin de prestation. Le pouvoir adjudicateur transmettra ses bons de commande par télécopie au titulaire du présent marché. Cette communication interviendra, au plus tard, pour chaque tour de scrutin, à la date de publication des listes candidates enregistrées pour les élections régionales. Les bons de commande originaux seront envoyés par courrier classique. VIII - Mode de règlement Le mode de règlement choisi par le pouvoir adjudicateur est le mandat administratif. Le délai global de paiement d une facture est au maximum de trente jours à compter de la date de réception de la facture par le pouvoir adjudicateur. Le non-respect de ce délai entraînera le paiement d intérêts moratoires calculés sur la base du taux d intérêts légal appliqué par la banque centrale européenne augmenté de 8 points. Cependant les intérêts moratoires d un montant inférieur à 5 euros ne seront pas mandatés. 10 2 Il s agit de la date de naissance des obligations contractuelles réciproques. Cette date ne s identifie pas nécessairement à la date de commencement d exécution des prestations du marché.