Sommaire I Evolutions / Innovations Even 4 II Module Copropriété 5 I.1 Gestion 5 I.2 Global AG : 5 III Module Budgets 6 IV Module Gérance 7 V Module Comptabilité 8 VI Module Paye 9 VII GED / ORCHESTRA 9 (*) Prévu au lot 1 (**) Intégré en plus au lot 1 (***) Etait prévu en lot 2 3
I Evolutions / Innovations Even Fiches individus Even, Propriétaire, Locataire, Copropriétaire, Conseil Syndical, (*) Saisi du champ «Prénom» sur 30 caractères. Bureautique (*): Utilisation du modèle de lettres type pour les fournisseurs Gestion de l envoi des mails (*): Il est possible d indiquer plusieurs mails séparés par des «;» dans les fiches locataires, copropriétaires, Nouveau Module Travaux (**) Création d une nouvelle application pour la gestion des devis et des O.S. 4
II Module Copropriété I.1 Gestion Evolution de la fiche «Conseil Syndical»(*): - Personnalisation des informations des champs sigle, Nom, Prénom par fiche. - Indication si le membre du C.S. est copropriétaire ou non. Saisie des lots (*) - Conservation des informations de la saisie précédente - Duplication d un lot et de ses informations (étage/escalier/porte/..) Renumérotation d une fiche Immeuble et de ses éléments associés (*). Attention cette option n est accessible qu aux collaborateurs EGIDE, merci de nous contacter pour effectuer ce traitement. Relances Copropriétaires (**) Nouvelle fonctionnalité : Courriers envoyés par e-mail. Edition de la liste des procédures (**) Une nouvelle liste est disponible. Edition des comptes de Copropriété (**) Possibilité d'éditer le "dont TVA" par ligne en lieu et place du "récupérable" Appels de fonds et des comptes de Copropriété Ajout des identifiants Orchestra et de l adresse du site Web sur les documents (**) Mémorisation des options d édition (*). Edition d une copie supplémentaire non archivée aux différents destinataires (copropriétaires et mandataires) (***). Pont Copropriété Gérance (*) Mise en place des répartitions annuelles (gestion classique pour les soldes antérieurs) (*) Ajout du libellé «Prélevé sur votre compte de gérance n xxxxx»(***) Corrections : Relance Copropriétaire (**) Ajout du pays pour le copropriétaire et le destinataire. I.2 Global AG : 5
Gestion des votes pour l élection des membres du CS (*): Il est désormais possible de préciser les informations du membre élu. Par exemple Madame lorsque le compte du copropriétaire est au nom de Monsieur et Madame. Feuille de présence et «liste des lots»: Ajout Emplacement du lot (*). Le traitement «Retour AG» alimente automatiquement Even pour (*): - Date de la dernière A.G. - Les membres du C.S. - Création des fiches TOE et des comptes associés Vérification et modification de certains caractères accentués pour améliorer la présentation des états (*). Export des données pour gérer les votes avec des boitiers électroniques (**) Génération d un «fichier export». III Module Budgets Possibilité de modifier un budget HT en TTC (***). Gérance (***) Possibilité d imprimer uniquement les comptes indiqués dans les budgets. Corrections : Régularisation des appels de fonds en cas modification du budget (*) Cas des appels ne traitant pas toutes les clés du budget initial. 6
IV Module Gérance Archivage des Revenus Fonciers (*). Les documents sont automatiquement archivés dans la GED et sont aussi disponibles sur Internet par Orchestra. Relevé de dépenses en Gérance (**) - Ajout du libellé complémentaire - Ajout du compte comptable (en option) Complément de méthode pour récupérer certaines charges d après les contrats (**) Edition d une nouvelle fiche locative (**) Ce nouveau document est accessible via la fiche Contrat, la fiche locataire et le menu édition. Etat des lieux sur tablette PC (**) Génération d un «fichier export» pour l application EDLSOFT et import EDL dans la GED. Relances impayés et attestations d assurance (**) Nouvelle fonctionnalité : Courriers envoyés par e-mail. Edition des Avis d échéances et des rapports de Gérance (**) Ajout des identifiants Orchestra et de l adresse du site Web sur les documents. Renouvellement des baux (*) Gestion automatisée des actions à mener avec des alertes. Tacite reconduction des dates fin de bail (*) Ajout d un champ «tacite reconduction» dans la fiche Type de Contrat. Ajout d une option dans le menu permettant : - d éditer des courriers aux propriétaires et aux locataires (utilisation de modèles) - de modifier automatiquement les nouvelles dates de fin de bail. Traitement des factures ponctuelles. Prise en compte du type de paiement «prélèvement»(*). Edition du solde antérieur (option rajoutée dans l écran du lanceur) (**) En saisie, le lot principal d un contrat ou des lots facturés périodiquement est mis en évidence (**) Honoraires périodiques (**) Gestion des honoraires en forfait Améliorations & Corrections : Prélèvements (*) Ajout du nom du locataire dans la grille de modification des prélèvements. 7
Lettre type pour la fiche propriétaire (*) Edition de l adresse pour l immeuble sélectionné. V Module Comptabilité Augmentation du nombre de caractères des champs suivants (*) * «libellé comptable» sur 100 caractères. *«N Facture» sur 20 caractères. Interrogation de comptes (*). Sélection de l exercice précédent par un simple clic (case à cocher «Période du 01/01/An-1) Paiement des fournisseurs (*) En copropriété, gestion d un seuil de trésorerie par immeuble. Saisie d écritures et de factures (**) Récupération des valeurs associées au plan comptable (Clé, Code récup. et chapitre) Remises des chèques avec la norme TLMC (*). TIP Gestion du code centre «04»(Natexis et BRED) (**) Consultation et Recherche d une pièce (**) Recherche d un montant pour une période. Nouvelle édition des statistiques (***) Présentation des indicateurs des métiers Gérance et Copropriété (Patrimoine, Trésorerie, Honoraires,..) sous forme de tableau de synthèse et de graphes. Pointe de Fonds détenus (*) Possibilité d exclure les honoraires non pris et refonte du document. Remise en banque (*) Possibilité de saisir une clef, un code récupérable, un code tva, un budget, un code RFsi le compte est un compte de dépense ou de recette. Identification des locataires et des copropriétaires sortis ou en procédure par des codes couleurs lors de la remise en banque. Ajout du Numéro de Siret dans le fichier envoyé à la banque, norme TLMC (***) Corrections : Chaine fournisseur (*). Plus de possibilité d annuler une facture lorsqu un acompte a déjà été payé. 8
VI Module Paye DUCS : Télépaiement Copropriété DUCS : Télépaiement Gérance VII GED / ORCHESTRA Affichage de la civilité et du nom s ils sont différents de la fiche copropriétaire (*). Nouveaux fichiers disponible en ligne (*). - Revenus Fonciers. - Documents destinés au président du C.S. - Documents destinés aux membres du C.S. Edition des Avis d échéances et des rapports de Gérance (**) Ajout des identifiants Orchestra et de l adresse du site Web sur les documents. Corrections : Problème d archivage (*) - Cas du relevé de dépenses lorsque le solde s éditait uniquement sur la dernière page - Ajout d un contrôle de cohérence pour s assurer que tous les traitements génèrent correctement leurs archives. Présentation des budgets : Correction des informations affichées. 9