Manuel utilisateur ConsulTemps Web Table des matières Pré-requis... 2 Connexion à la plateforme Web... 2 Connexion unique... 2 Mémoriser les informations de connexion... 3 Modifier le mot de passe... 4 Remplir une feuille de temps... 5 Déroulement du mandat... 6 Soumettre une feuille de temps... 7 Ajouter des pièces jointes sur la dernière feuille de temps du mois... 9 Statut des feuilles de temps... 10 1
Pré-requis Afin d utiliser la plateforme Web ConsulTemps, quelques pré-requis sont nécessaires : - Disposer d un identifiant et mot de passe fournis par Facilité - Disposer d une connexion Internet Connexion à la plateforme Web Connexion unique Pour se connecter à la plateforme Web : 1- Allez sur le site de Facilité : https://www.facilite.com. Allez dans l espace Consultants. Dans les services proposés, cliquez sur «ConsulTemps». 2
2- Une fois arrivé sur l écran de connexion : placez-vous sur l espace pour renseigner l identifiant, puis renseignez le mot de passe. 3- Cliquez sur le bouton «Connectez-vous» : l écran d accueil vous montre vos feuilles de temps du mois courant. Mémoriser les informations de connexion Sur la page de connexion, une option de mémorisation des informations de connexion est disponible, afin de ne pas avoir à rentrer les login / mot de passe à chaque connexion. Pour cela, activez le bouton «Se souvenir de moi» disponible sur le page d accueil. 3
Une autre fonctionnalité est également disponible sur l écran d accueil : - Nom d usager perdu - Obtenir mot de passe Modifier le mot de passe Il existe une possibilité de modifier son mot de passe. Pour cela, une fois connecté, cliquez sur votre nom en haut à droite de l écran, puis sur «Changer mot de passe». Vous arrivez alors sur un écran vous permettant de changer votre mot de passe, avec les règles associées à ce mot de passe. 4
Remplir une feuille de temps Pour naviguer d un mois à l autre, utilisez les flèches Précédent / Suivant. Pour compléter votre feuille de temps : 1- Appuyez sur le bouton «Remplir» ou «Modifier». MANUEL UTILSATEUR CONSULTEMPS WEB FACILITÉ INFORMATIQUE 5
2- Entrez votre temps travaillé sous la (ou les) tâche(s) qui correspond(ent) le plus au travail effectué. Les fériés (ces journées sont représentées par une coloration de la colonne de cette journée-là), maladies, vacances et autres heures non-facturables doivent être saisis sous la rubrique «Interne FIC Non-facturable». 3- Pour ajouter un commentaire optionnel (obligatoire pour l activité «Autres»), cliquez sur la bulle au bas du champ saisi, et entrez un court texte explicatif. 4- Puis appuyez sur «Sauvegarder». Reproduisez ces étapes sur tous les autres jours de la période où des heures doivent être renseignées. Déroulement du mandat Pour les utilisateurs réalisant un mandat, vous avez la possibilité de donner une évaluation quant à son déroulement. 6
Pour cela, 3 choix possibles : Vert : le mandat se déroule tel que prévu, aucune intervention requise ; Jaune : mesures correctives souhaitables pour assurer la livraison du mandat ; Rouge : mesures correctives nécessaires et urgentes pour assurer la réalisation du mandat. Par défaut, la valeur est positionnée sur la proposition verte. Pour renseigner la valeur du mandat, une nouvelle case a été ajoutée sur la page de saisie des heures, au bout de la ligne de chaque mandat. Vous cliquez sur la case où la valeur verte est par défaut, les 3 choix possibles s affichent et vous choisissez celui qui correspond le plus à la situation actuelle. Soumettre une feuille de temps Une fois la feuille de temps remplie et sauvegardée, pour nous soumettre votre feuille de temps, appuyez sur «Soumettre», et une seconde fois pour confirmer l envoi. 7
1 2 Votre feuille est maintenant soumise. À noter qu une fois qu une feuille de temps est soumise, il est possible de la modifier tant qu elle n a pas été approuvée (en cliquant sur «Corriger»). Une fois qu elle est approuvée, il n est plus possible de la modifier. MANUEL UTILSATEUR CONSULTEMPS WEB FACILITÉ INFORMATIQUE 8
Ajouter des pièces jointes sur la dernière feuille de temps du mois À la dernière feuille de temps du mois (ou l unique pour les consultants en clientèle), imprimez votre rapport d activité mensuel, et faites-le signer par votre client. Puis scannez-le (PDF), ou faites-en une photo claire (JPG). Pour joindre votre feuille signée, appuyez sur : - «Soumettre» - «Attacher» - «Ajouter un document» - Choisir parmi les 2 catégories : «Document client» ou «Document autre» : o Document client : il s agit de la feuille de temps signée et approuvée par le client ; o Document autre : il s agit de tout autre document pertinent, comme par exemple, les frais refacturables. - Sélectionnez votre rapport d activité signé (PDF ou JPG) puis appuyez sur «Fermer» - Appuyez sur «Soumettre» pour nous transmettre le tout. Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes que vous le souhaitez. Il est également possible de joindre des documents à n importe quel moment d une période (par exemple, dans le cas où le client ne vous signe le document qu au début du mois suivant alors que la feuille de temps est déjà soumise et/approuvée). Pour cela, vous pouvez ajouter les pièces jointes en cliquant sur la nouvelle case disponible à cet effet audessus de la dernière feuille de temps d une période (hors mois en cours). 9
Le fonctionnement est ensuite le même que sur la dernière feuille de temps d un mois. Statut des feuilles de temps Les feuilles de temps peuvent avoir 4 statuts différents : «Feuille soumise» : la feuille de temps a été complétée et soumise. «Feuille à soumettre au plus tard le» : correspond aux feuilles de temps dont la date limite d envoi n est pas encore passée. «À corriger! Veuillez modifier votre feuille!» : cela signifie qu une feuille de temps est refusée par l approbateur et qu il faut la corriger. «Retard! Feuille à soumettre immédiatement!» : cela correspond à une feuille de temps qui n a pas été soumise dans les temps. MANUEL UTILSATEUR CONSULTEMPS WEB FACILITÉ INFORMATIQUE 10