Infor FMS Gagnez en productivité en dématérialisant vos circuits administratifs
Définition Les services administratifs des entreprises aujourd hui sont la plupart du temps saturés. Avec de moins en moins de personnel, ils doivent répondre de plus en plus vite, en regroupant les informations venant des différents sites, souvent de plusieurs pays et en respectant des normes de sécurité et de fiabilité de plus en plus contraignantes. Les systèmes informatiques, aujourd hui omniprésents, ne répondent pas toujours aux besoins parce que leur évolution au cours du temps s est souvent faite par ajout de couches successives sans repenser l utilisation globale, sans limiter les cohabitions de bases de données non cohérentes Pour améliorer la productivité, limiter les saisies multiples, les classements fastidieux qui sont toujours en retard, réduire les coûts et surtout apporter un meilleur service aux départements opérationnels, Infor a créé Anael Dématérialisation. Son but est de coller aux circuits internes des entreprises en s appuyant sur une solution totalement intégrée composée de briques interconnectées qui peuvent se mettre en œuvre progressivement au fur et à mesure des besoins des entreprises. propose le traitement de plusieurs processus administratifs, principalement orienté autour des circuits de validation des factures fournisseurs, mais qui s ouvre à tout processus de l entreprise qui nécessite la dématérialisation et le stockage de documents concernant les fournisseurs, les clients ou les salariés. Ce système est constitué d éléments étroitement imbriqués. D autre part grâce à une conception souple et ouverte, il permet l intégration d outils déjà en place dans l entreprise en s appuyant sur les concepts SOA de l offre INFOR. 2
Grâce à, Vous diminuerez de façon radicale vos temps de saisie, significativement les temps de recherche Vous supprimerez les duplications multiples couteuses et souvent inutiles les fastidieuses tâches de classement Vous accéderez immédiatement aux documents que vous recherchez Vous maitriserez ainsi vos coûts administratifs Vous réduirez considérablement les délais Vous contrôlerez les process grâce à la mise en place de workflow de validation Vous conserverez la trace de toutes les opérations Vous apporterez un meilleur service dans le traitement de l information., c est une réponse essentielle à vos enjeux : Une intégration des systèmes des données et des documents Une meilleure communication de l information dans l entreprise 3
vous propose plusieurs flux standards de traitement de vos documents comptables Flux de comptabilisation automatique : vos factures sont digitalisées et comptabilisées automatiquement en réduisant au maximum les interventions manuelles Flux de contrôle de facture optimisé : Vos factures sont dématérialisées et vous pouvez les rapprochez de vos bons de commandes pour les contrôler avant de les comptabiliser Flux de saisie optimisée : Vous souhaitez mettre en place progressivement un process de dématérialisation et vous préférez contrôler la comptabilisation de vos factures dans un premier temps avant d évoluer vers un process automatisé. Intégré à chacun de ces flux, vous pouvez fiabilisez vos process en mettant en œuvre un workflow de validation de paiement Comptabilisation Automatique Ce flux répond aux besoins des sociétés qui souhaitent automatiser le traitement de leurs factures fournisseurs. Vous pouvez automatiquement digitalisez vos paquets de factures à l arrivée du courrier. Ces factures digitalisées sont analysées en temps réel par le système qui contrôle les éléments clefs (reconnaissances du numéro de facture, du nom du fournisseur, du montant HT, etc.. Une fois ces contrôle effectués et en cas de difficulté, une fois les compléments d information apportées, les factures sont automatiquement comptabilisées dans Anael Finance. Contrôle Facture Optimisé Ce flux a pour objectif de répondre à l optimisation du traitement des factures fournisseurs à travers un logiciel d Achat. Il traite la numérisation du document, la lecture sur le document facture des données ; nom du fournisseur, date de la facture, numéro de facture, montant HT, TVA, TTC, numéro de commande et leur cohérence en fonction des règles de gestion et contrôle mis en place. Le document sera affiché depuis une fonction intégrée dans le logiciel d Achat et l opérateur pourra ainsi récupérer en automatique les données lues et associer à ces données le rapprochement à une ou des commandes ou réceptions d achats. L archivage électronique de ces documents sera fait dès la validation du contrôle facture, ce qui générera automatiquement les écritures à intégrer dans le logiciel comptable. 4
Saisie Optimisée Ce flux a pour objectif - d optimiser le traitement de vos factures fournisseurs, en traitant la numérisation et l archivage des ces documents dès leur réception. d améliorer la saisie des factures fournisseurs, leur circulation dans les différents services de l entreprise, supprimer les différentes tâches de tris, classement intermédiaire, photocopies diverses La «Saisie pioche des factures» permet de visualiser les documents numérisés servant de support à la saisie, et de rattacher cette image à l écriture comptable pour pouvoir les visualiser à tout moment dans le programme de consultation. Worflow des Bons à Payer Infor FMS Anael Finance Intégré à Anael Finance le workflow des bons à payer permettra à vos collaborateurs d avoir la possibilité grâce à un navigateur web, d accepter ou refuser le bon à payer des factures, d en visualiser l image numérisée, d y associer des commentaires, de modifier des données de l écriture ; échéance, mode de règlement, code litige., de modifier ou enrichir suivant ses droits les imputations analytiques. Tout ceci dans un environnement sécurisé par Infor FMS Anael Finance. 5
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