RAPPORT ANNUEL 2014-2015

RAPPORT ANNUEL 2014-2015 M A P R E M I È R E L I G N E N U M É R I Q U E E N S A N T É, 888, R U E S A I N T - J E A N, B U R E A U 5 7 5, Q U É B E C (QU É B E C ) G 1 R 5 H 6 ( 5 1 4 ) 840-1 2 4 5 www.mapremierelignenumerique.ca

M A P R E M I È R E L I G N E N U M É R I Q U E E N S A N T É, 888, R U E S A I N T - J E A N, B U R E A U 5 7 5, Q U É B E C (QU É B E C ) G 1 R 5 H 6 ( 5 1 4 ) 840-1 2 4 5 www.mapremierelignenumerique.ca

TABLE DES MATIÈRES MOT DE LA PRÉSIDENTE 5 RÉSUMÉ DU PROJET 6 LES PROJETS D EXPÉRIMENTATION 1. GMF ANGUS 7 2. GMF NOUVELLE-BEAUCE 8 3. CSSS SUD-OUEST VERDUN 9 (fusionné au CIUSSS du Centre-Est-de-l Île-de-Montréal) 4. CSSS JARDINS-ROUSSILLON 10 (fusionné au CISSS de la Montérégie-Ouest) 5. ESPACE PHARMA 11 VOLET R & D 14 ACTIVITÉS À VENIR 17 L OBNL 17 CONSEIL D ADMINISTRATION 18

MOT DE LA PRÉSIDENTE Ma première ligne numérique en santé est un projet mobilisateur en innovation sociale qui prend appui sur les technologies de l information. Il est soutenu par la Stratégie québécoise de la recherche et de l innovation (SQRI) 2010-2013 du gouvernement du Québec, dans le contexte d un appel à projets lancé à l été 2011. Ce rapport annuel couvre les activités de la troisième année de ce projet d une durée de trois ans et demi. L ambition du projet est d expérimenter de nouvelles formes de prestation de services de santé au moyen du numérique. Avec la collaboration d équipes cliniques de deux GMF et de deux CSSS, les partenaires du projet Ma Première ligne numérique en santé créent des conditions favorisant l appropriation de technologies chez des patients tout comme chez le personnel des équipes cliniques. L année 2014-2015 a mis en évidence les facteurs facilitant l adoption et l usage des technologies au sein des équipes participant au projet. Le projet MPLNS se veut un laboratoire d expérimentation, où l ensemble des parties prenantes sont engagées dans le changement (équipes cliniques, patients, CEFRIO, TELUS, chercheurs, etc.). Les prochains mois permettront d ajuster les processus mis en place avec le soutien d outils numériques, d en documenter les effets sur une base continue, pour en valoriser les résultats au sein du réseau de la santé/services sociaux au Québec. Des approches comme celle de MPLNS s avèrent tout à fait pertinentes dans le contexte des défis du Québec en matière d accès à la première ligne de soins. Alors que les citoyens sont de plus en plus utilisateurs d outils numériques dans leur vie personnelle comme dans leur vie professionnelle, il est requis d en accélérer l usage pour favoriser un meilleur accès aux services en santé. Jacqueline Dubé Présidente du conseil d administration de Ma première ligne numérique en santé P a g e 5

RÉSUMÉ DU PROJET Ma première ligne numérique en santé est un projet mobilisateur d innovation sociale qui vise à optimiser le fonctionnement, l efficacité et l efficience des soins de santé de première ligne au Québec ainsi qu à mobiliser l industrie québécoise santé-tic. La collaboration entre les différents partenaires au projet s exprime tant par la recherche évolutive, l application et le développement de nouvelles technologies TIC que par l expérimentation appliquée en milieu médical. Les partenaires financiers sont : Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations (MEIE) TELUS Santé Les partenaires de recherche et d expérimentation sont : Le CEFRIO Le CIRANO Avec la collaboration des chercheurs universitaires suivants : - Claude Sicotte, chercheur-évaluateur Professeur titulaire, Département d administration de la santé de la Faculté de médecine, Université de Montréal - Jean-Paul Fortin, chercheur-évaluateur Professeur titulaire, Département de médecine sociale et préventive Université de Laval - Johanne Castonguay, vice-présidente adjointe Centre interuniversitaire de recherche en analyse des organisations (CIRANO) - Pierre Trudel, professeur titulaire Titulaire, Chaire L.R. Wilson sur le droit des technologies de l'information et du commerce électronique Des PME québécoises contribuent également aux différentes phases du projet en fonction de leur expertise. Voici quels sont les projets d expérimentation de MPLNS : 1 GMF Angus 2 GMF Nouvelle-Beauce 3 Centre de santé et de services sociaux du Sud-Ouest-Verdun (fusionné au CIUSSS du Centre-Est-de-l Île-de-Montréal) 4 Centre de santé et de services sociaux Jardins-Roussillon (fusionné au CIUSSS de la Montérégie-Ouest) 5 Espace Pharma et bannières pharmaceutiques P a g e 6

LES PROJETS D EXPÉRIMENTATION 1- Le Groupe de médecine familiale Angus Objet d expérimentation : L utilisation par le parent d un espace santé personnel (ESP) et l interaction avec l équipe soignante dans le but d améliorer le processus de suivi pédiatrique par le partage d information en mode numérique. Innovation : Un partage d information entre les parents et les médecins de manière à faciliter les suivis de santé de leur(s) enfant(s). Technologies : Espace santé personnel & DMÉ KinLogix Cible de parents- enfants = 300 Au moins une dizaine de professionnels (médecins, infirmières, infirmières praticiennes spécialisées et personnel de soutien) Différentes stratégies ont été mises en place pour assurer un soutien constant aux professionnels cliniques engagés dans le projet. À fréquence hebdomadaire, des rencontres et/ou des discussions statutaires se tiennent entre le GMF, le CEFRIO et TELUS pour suivre de près l évolution de l innovation. Quelques défis se posent en matière de recrutement des participants et les usages de l Espace santé personnel, l interconnexion entre les différents systèmes, nouveaux processus de travail etc. Un assistant en clinique fut nécessaire temporairement afin de pallier le processus d inscription complexe. Ces étapes d inscriptions seront simplifiées dès la fin avril 2015. De plus, d autres stratégies ont été mises en place afin de permettre l adoption des nouveaux processus cliniques envisagés. P a g e 7

L usage d un espace santé personnel ouvre en effet la voie à de nouvelles pratiques innovantes qui s inscrivent au cœur de nouveaux processus de travail des équipes. La recherche en cours consiste en une analyse d implantation de la situation au GMF pour répondre aux besoins du terrain d expérimentation. Ceci comprend la collecte d information pour dresser un portrait des conditions de succès, l énumération (faire ressortir) des facteurs d adoption et des barrières (ex. évolution de l environnement, position des différents acteurs en rapport à l expérimentation, enjeux cliniques, organisationnels et culturels présents) ainsi que l étendue de l adaptation TI. La recherche comprend également un volet légal qui se veut une analyse des enjeux et des risques juridiques liés à la protection et au partage des renseignements de santé. 2- Le Groupe de médecine familiale Nouvelle-Beauce Objet d expérimentation : L utilisation par le patient d un espace santé personnel (ESP) et l interaction avec l équipe soignante dans le suivi des maladies chroniques. Innovation : Un nouveau processus de suivi des patients en maladies chroniques avec deux outils numériques. Technologies : Espace santé personnel & DMÉ KinLogix Cible de patients = 300 Au moins une vingtaine de professionnels (médecins, infirmières, infirmières praticiennes spécialisées et personnel de soutien) P a g e 8

Les activités de déploiement ont débuté en décembre 2014. La mobilisation des professionnels cliniques s est déroulée sur un 1 er site du GMF, soit le centre médical de la Nouvelle-Beauce. Les prochaines phases d implantation impliqueront trois autres cliniques complétant ainsi l ensemble des sites de ce GMF. Le recrutement en cours cible les patients atteints de maladies chroniques telles que le diabète, l hypertension et la dyslipidémie. Un assistant en clinique est aussi présent afin de faciliter le processus d inscription des patients à l Espace santé personnel. La présence de cette ressource est temporaire puisque les étapes d inscription devraient être facilitées d ici la fin du mois d avril 2015. L accompagnement nécessaire à l expérimentation comprend aussi des rencontres, des discussions statutaires et des sessions de partage. Du côté de la recherche, on explore les facteurs facilitants et limitants à l émergence d une innovation organisationnelle et on analyse l évolution de l organisation du travail au sein du GMF. Cette analyse inclut aussi une enquête populationnelle sur les déterminants individuels de l acceptation et de l adoption d un espace santé personnel par les patients en phase de pré-implantation. À l instar du GMF Angus, un regard juridique et légal quant aux nouvelles interactions entre professionnels et patients ainsi qu au partage d information clinique est prévu. Enfin, un volet économique est envisagé et consiste en une analyse quantitative de données secondaires à partir des bases de données cliniques et administratives du GMF Nouvelle-Beauce Il s agit d établir la valeur des services de santé prodigués à la clientèle atteinte de maladies chroniques (AMC) par l amélioration des communications (entre les cliniciens eux-mêmes et entre les cliniciens et les patients) et par l amélioration du suivi et de l auto prise en charge des patients AMC. 3- Le Centre de Santé et de Service Sociaux Sud-Ouest Verdun (fusionné au CIUSSS du Centre-Est-de-l Île-de- Montréal) Objet d expérimentation : La téléassistance professionnelle en soins de plaies à domicile et en centres d hébergement. P a g e 9

Innovation : L usage d un outil portable de visioconférence permettant à un clinicien expert de conseiller à distance le personnel infirmier dispensant des soins de plaies. Technologies : Logiciel «Front-Line Communicator» avec caméra de main haute définition (HD), tablette numérique et logiciel e-clinibase En collaboration avec une trentaine de professionnels, deux milieux sont visés par l expérimentation : 2 CHSLD et le programme de soins à domicile (SAD). Le défi le plus important concernait l intégration des technologies requises pour réaliser le projet. En parallèle, la préparation des équipes cliniques s est faite conformément au plan de projet (sensibilisation, séances de formation, coaching, etc.). Les activités avec les patients ont démarré au printemps 2015. Enfin, la recherche prend la forme d une étude de cas exploratoire. L analyse d implantation a pour but de dresser un portrait des conditions de succès et de faire ressortir les facteurs d adoption et les barrières à l intégration de ces nouvelles pratiques. Des indicateurs de mesure économique seront également appliqués dans le volet recherche. 4- Le Centre de santé et de Service Sociaux Jardins-Roussillon (fusionné au CISSS de la Montérégie-Ouest) Objet d expérimentation : Les Télésoins avec visioconférence en soins palliatifs à domicile. Innovation : Le télésupport au patient et tiers-aidant et le télésuivi à l aide de protocoles en soins palliatifs. Technologies : Plateforme de Télésoins (tablette) avec caméra haute définition intégrée et visioconférence P a g e 10

Le design d expérimentation s est finalisé au cours de l automne 2014. Par la suite, la coordination et la planification du projet se sont caractérisées par un travail collaboratif avec le terrain d expérimentation pour la mise en place des conditions de réalisation. Les équipes cliniques et technologiques du CSSS ont travaillé en étroite collaboration avec TELUS pour la mise au point des processus requis. De plus, l intégration des technologies pour la nouvelle plateforme de Télésoins a requis des modifications à l environnement technologique actuel. Plusieurs équipes techniques ont été mises à contribution (fournisseurs, CSSS et MSSS). Enfin, la recherche se présente sous forme d une étude de cas exploratoire, à laquelle il est possible qu un volet coûts/bénéfices soit greffé si certaines conditions sont satisfaites au plan de la recherche. 5- Le projet Pharmacie Objet d analyse : Évaluer les perceptions des utilisateurs patients et pharmaciens relativement à la plateforme Espace Pharma Technologies : L Espace Pharma et l outil UBIK Espace Pharma est une plateforme Web facilitant la communication avec le pharmacien et ses patients. 1 500 utilisateurs 4 bannières de pharmacie 11 pharmaciens La recherche évaluative, autant par mesure quantitative que qualitative, s est déroulée sur une période de quatre mois pour se terminer au mois de décembre 2014. P a g e 11

La première étape consistait en une enquête, via un questionnaire sur le Web, menée auprès d utilisateurs inscrits et connectés à leur dossier en ligne. Les principaux objectifs de l analyse visaient : les usages que les utilisateurs font du portail; les bénéfices qu ils en retirent; l intérêt envers les améliorations futures. La seconde étape s est réalisée par des entrevues téléphoniques auprès de pharmaciens ayant adopté le portail pour leurs patients. Les thèmes émergents se caractérisent au niveau de : l impact sur les processus de travail et sur le patient; des patients comme force motrice; des suggestions. Voici quelques éléments issus des résultats : Enquête Web auprès des patients PROFIL DU PORTAIL Les femmes sont utilisatrices La fidélité envers le portail L utilisation récente du portail du portail (moins 2 ans) 59 % 94 % 64 % MOYEN D ACCÈS Ordinateur 55 % Portable 49 % Tablette 17 % Tél intelligent 9 % P a g e 12

ACTIVITÉS RÉALISÉES 1. Renouvellement d ordonnances 97 % 2. Vérification état des renouvellements 49 % 3. Consultation des fiches médicaments 29 % REGROUPEMENT DE COMPTES 44% des répondants gèrent le compte de leur conjoint 33% des répondants ont accordé l'accès de leur compte à leur conjoint 27 % des répondants gèrent le compte de leur enfant BÉNÉFICES LES PLUS IMPORTANTS Gain de temps - renouvellements 93,5 % Éviter les files d attente pharmacie 90,4 % Moins de perte de temps - pharmacie 88,2 % Meilleure gestion - renouvellements 77,4 % Amélioration nette qualité de service offert 68,8 % INTÉRÊT ENVERS LES AMÉLIORATIONS FUTURES Accès aux factures détaillées en ligne Accès au profil médicamenté consolidé Notification si renouvellement pas récupéré Prise de rendez-vous pour recevoir un vaccin Paiement factures en ligne par carte de crédit Notification par message texte 0 20 40 60 80 P a g e 13

SATISFACTION ENVERS SERVICES OFFERTS ET INFORMATION FOURNIE 91,3 % estiment que les services offerts sont faciles à utiliser 73 % estiment que les renseignements fournis sont utiles Enquête auprès des pharmaciens Selon des pharmaciens, le portail permet : d accepter ou de refuser les demandes de renouvellement de leur clientèle; de visualiser les commentaires/notes liés aux demandes; de répondre aux commentaires/notes liés. Les effets de l usage du portail selon des pharmaciens : Les pharmaciens sont globalement satisfaits de l état actuel de la plateforme et perçoivent aussi une satisfaction de la part de leur clientèle; Il permet, entre autres, une réduction des appels téléphoniques reliés aux demandes de renouvellement. VOLET R.-D. L année 2014-2015 a été marquée par des investissements soutenus en R.-D., ce qui a permis de développer des solutions de pointe en technologie de l information dans le domaine de la santé, et de les commercialiser avec succès au Québec et dans le reste du Canada. Voici quelques-uns des développements et des améliorations qui ont été faits dans le cadre du projet mobilisateur Ma première ligne numérique en santé : Un espace santé personnel connecté au Dossier Médical Électronique (DMÉ) KinLogix personnalisé pour une clientèle pédiatrique. Cette version 1.2 a vu une refonte de l interface pour la rendre plus conviviale et plus complète, notamment dans la présentation des questionnaires et des suivis pédiatriques. P a g e 14

Un espace santé personnel connecté au Dossier Médical Électronique (DMÉ) KinLogix personnalisé pour une clientèle souffrant de maladies chroniques, spécifiquement de diabète ou d hypertension. Ce déploiement permet, entre autres, un plus grand engagement des patients dans la collaboration des programmes de suivis de santé, incluant l assignation de tâches et l atteinte d objectifs spécifiques. Ces deux solutions permettront l amélioration du partage de l information, la qualité des échanges et la collaboration par une meilleure communication entre le citoyen et l équipe clinique pour la première ligne de soins. La solution KinLogix a fait l objet d un développement important. Une version mobile est maintenant disponible et en utilisation par des centaines de médecins au Québec. Elle permet aux médecins utilisateurs de KinLogix d accéder à leur horaire de travail, de consulter les dossiers de leurs patients et même y téléverser des photos. La plateforme de Télésoins de TELUS a été améliorée par l ajout des applications tierces sur la station Patient; cette nouvelle fonctionnalité permet, entre autres, la vidéoconférence intégrée au plan de suivi des patients. Les solutions de pharmacie ont connu plusieurs ajouts de fonctionnalités avec un focus sur les services de collaboration, soit les demandes électroniques de renouvellement d ordonnances entre la pharmacie et la clinique médicale, ainsi que sur la mobilité. Cette nouvelle fonctionnalité vise à amener la mobilité en pharmacie via l accès aux conseillers thérapeutiques. Des applications ont aussi été ajoutées sur le Portail dans le dossier patient où le pharmacien peut saisir des résultats de laboratoire ou des valeurs cliniques communes pour mieux suivre la pharmacothérapie de son patient. Un nouveau module MADM-Module d Administration des Médicaments a été développé dans la version 7.5.1 d OACIS. Ce module permet la documentation de l administration des médicaments par les infirmières. Ce module est interfacé avec le système de pharmacie et il est crucial dans les activités quotidiennes de centaines d infirmières. Voici quelques exemples concrets qui sont ressortis de ces investissements en R.-D. afin d offrir des solutions qui permettent une meilleure collaboration entre les intervenants du système de santé : P a g e 15

Un nouvel outil d inscription en ligne. Toutes les solutions déployées dans le cadre du projet ont bénéficié de modifications majeures à l outil d inscription en ligne. Cette nouvelle plateforme nous a permis d étendre l accès aux services d authentification ADFS et de combler les lacunes à l expérience utilisateur des comptes Microsoft et Live ID. De plus, combinée à nos services Web étendus du nouvel outil d inscription, cette technologie offre un meilleur contrôle des paramètres d inscription transmis par le DMÉ, améliorant grandement la fluidité du processus. Les investissements réalisés dans le cadre du projet mobilisateur ont généré des retombées économiques importantes au Québec, par le biais de la vente de technologies québécoises dans d autres provinces canadiennes et à l étranger. Voici quelques-unes de ces ententes : Un projet pilote pour le déploiement d un dossier patient pour tous les citoyens de la province de Saskatchewan. La technologie et l expertise développées dans le cadre du projet mobilisateur Ma première ligne numérique en santé (l espace santé personnel) nous ont permis de présenter une offre robuste pour le déploiement d un portail citoyen et d outils de collaboration entre les fournisseurs de soins et les citoyens de la province. À terme, tous les citoyens de la Saskatchewan seront en mesure de consulter leurs données médicales contenues dans les bases de données centralisées et d interagir avec leurs professionnels de la santé pour l amélioration continue de leur condition. Un projet pilote pour le déploiement d une plateforme de mieuxêtre. La technologie et l expertise développées dans le cadre du projet (l espace santé personnel) nous ont également permis de jeter les bases d une plateforme de mieux-être incluant le suivi par un personnel clinique. Cette solution, actuellement en phase de test à l interne avec les employés de TELUS, permettra aux professionnels de la santé d effectuer un suivi du mieux-être d une cohorte d employés dans un cadre professionnel et de réduire ainsi les conséquences des maladies chroniques telles que le diabète et l hypertension sur le personnel de l entreprise. La solution Espace Pharma a récolté le prix Innovation au prestigieux concours des Mercuriades. Aujourd hui, ce sont plus de 400 000 québécois qui utilisent la plateforme pour renouveler plus de 2 millions de prescriptions par année. La solution de dossier médical électronique mobile, d abord lancée sur KinLogix, connaît un tel succès qu elle est en cours de déploiement P a g e 16

dans d autres provinces et avec d autres plateformes DMÉ en Colombie-Britannique, en Alberta et en Ontario. ACTIVITÉS À VENIR L équipe de MPLNS poursuivra au cours des prochains mois le soutien aux expérimentations en cours, avec les équipes cliniques et les patients. Chacun des terrains (GMF, CSSS) est documenté par l équipe de chercheurs. Des collectes de données seront menées de façon plus systématique d ici la fin du projet. Une approche de transfert et de valorisation prendra forme en 2015, tant au niveau des terrains qu à plus large échelle au Québec. En effet, les nouveaux processus pourraient être l objet de guides pratiques, de stratégies de formation, à l intention d autres milieux, en collaboration avec les organismes qui encadrent les pratiques professionnelles. L OBNL Des événements majeurs ont eu lieu au cours de l année 2014-2015 touchant à la fois les activités du projet que celles de l Organisme. En début d année, l un des partenaires financiers au projet a été en défaut de remplir ses obligations aux termes de la convention en raison de la faillite qu il a déclarée. Afin d assurer la poursuite du projet, TELUS Santé s est engagé, comme seul partenaire privé au projet, à assumer la totalité des droits et des obligations de ce partenaire et ce, jusqu à la fin du projet mobilisateur. Pour répondre à ce changement, diverses actions ont été réalisées : la reconstitution de la composition du conseil d administration, la conclusion d avenants à la convention entre le ministère et l organisme ainsi que la signature de nouvelles ententes entre l organisme et le partenaire. Dans la foulée de ces événements, une prolongation du projet a été accordée par le ministère portant ainsi l échéance des activités sur les terrains d expérimentation au 30 septembre 2015. À cet effet, l organisme a dû reporter une partie de son budget global pour couvrir les dépenses admissibles qu il engagera pour la période additionnelle de six mois. P a g e 17

CONSEIL D ADMINISTRATION Jacqueline Dubé, présidente-directrice générale CEFRIO Présidente du conseil d administration, Ma première ligne numérique en santé François Bastien, directeur général Secteur santé - Marchés publics et parapublics TELUS Québec Vice-président du conseil d administration, Ma première ligne numérique en santé Stéphane Couture, directeur général - Gestion de produits TELUS Santé Frantz Leuenberger, vice-président, Solutions pour les Professionnels de la Santé TELUS Santé Claude Montmarquette, président-directeur général CIRANO Secrétaire et trésorier du conseil d administration, Ma première ligne numérique en santé Dr Louis Godin, président FMOQ Martial Vincent, chef de la direction Varitron Technologies Nathalie Richard, conseillère en développement industriel Mission Économie Direction des technologies de l'information et des communications Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations (MEIE) Observatrice P a g e 18

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Un projet mobilisateur en innovation sociale de la Stratégie québécoise de la recherche et de l innovation 2010/2013 M A P R E M I È R E L I G N E N U M É R I Q U E E N S A N T É, 888, R U E S A I N T - J E A N, B U R E A U 5 7 5, Q U É B E C (QU É B E C ) G 1 R 5 H 6 ( 5 1 4 ) 840-1 2 4 5 www.mapremierelignenumerique.ca