Guide Expert Comptable Production Coala Sm@rt-Cool

Guide Expert Comptable Production Coala Sm@rt-Cool Décembre 2007

Sage Division Experts-Comptables - 11 rue de Cambrai - 75945 Paris Cedex 19 Siège Social Sage : 10 rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 SAS au capital de 500.000-313 966 129 RCS Paris Sage est locataire gérant des sociétés Sage Coala, Adonix, Adonix Applications et Services, Sage Loan et Microlog CRM. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans notification préalable. Les informations indiquées sur ce document sont susceptibles de modification sans préavis de la part des partenaires cités. Il appartient donc au client de se rapprocher du partenaire choisi afin de valider avec lui les conditions applicables à la date de sa demande. Sage ne pourra en aucun cas être responsable d'une modification ou d'un retrait de l'offre de l'un des partenaires indiqués. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sage 2007-2008 - Tous droits réservés. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 2

SOMMAIRE INTRODUCTION 5 INSTALLATION A REALISER SUR LE SERVEUR 7 Authentification de CoolID 8 Activation des services Web 9 INSTALLATION POSTE CLIENT 11 PARAMETRAGE DOSSIER 12 Activation d un dossier 12 Activer Notification 13 CREATION DES LOGINS PME 14 PARAMETRAGE DE LA COMPTABILITE 15 Paramétrage des fourchettes comptes 15 Paramétrage des journaux 16 PARAMETRAGE DE ESPACE PAIE 17 Paramétrage des variables de paie 17 Paramétrage des bulletins de salaires 18 PARAMETRAGE D INVESTISSEMENT 19 PUBLICATION DES DONNEES 20 Première publication 20 Publication de la comptabilité 21 Publication des immobilisations 21 Publication des éléments de la paie 22 Publication des documents 23 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 3

RECEPTION DES DONNEES 25 Réception des éléments de la comptabilité 25 Réception des éléments de la paie 26 Réception des éléments d immobilisation 27 ADMINISTRATION 29 Purger les notifications 29 Localiser les lignes PME 29 BASCULER UN DOSSIER COOL ASP EN SM@RT-COOL 30 ANNEXE 31 Installation Microsoft Framework et Microsoft Wse Runtime 31 Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 4

INTRODUCTION La mise en place de Sm@rt-Cool se déroule en deux étapes : 1 Installation des services webs et CoolID sur le serveur Coala : Cette étape n est à faire qu une seule fois. 2 Activation des dossiers pour un fonctionnement avec Sm@rt-Cool : Cette étape est à faire pour chaque dossier à utiliser en Sm@rt-Cool. Les principales étapes pour la mise en place d un dossier en Sm@rt-Cool sont : 1. Activation du dossier 2. Création des login PME 3. Paramétrage éventuelle des applications 4. Publication des données Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 5

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INSTALLATION A REALISER SUR LE SERVEUR Cette installation n est à réaliser qu une seule fois. L activation de Sm@rt-Cool nécessite la modification du fichier du fichier Coala.ini. Sur le serveur Se positionner physiquement devant le serveur. Ouvrir une session administrateur sur la machine Lancer l explorateur windows, puis se positionner dans le répertoire coala local bin Ouvrir le fichier Coala.Ini puis rajouter en dessous de la ligne PDF=0 la ligne COOL2 = 1 (Voir exemple ci-dessous) Fermer la fenêtre puis répondre Oui à la question Voulez-vous enregistrer les modifications?. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 7

AUTHENTIFICATION DE COOLID Si Coala est déjà lancé, fermer Coala puis relancer Coala. Au niveau du menu d accueil de Coala sélectionner le menu «Administration -> Identifiants Cool du Cabinet». Cliquer sur «Oui» pour continuer. Renseigner dans «Code utilisateur» votre «CoolId» et votre mot de passe. Cliquer sur «OK» pour valider. Attention : Renseigner le Mot de Passe en majuscule. L authentification doit se terminer par l affichage de la fenêtre ci-dessous. Cliquer sur «OK» pour terminer le traitement. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 8

ACTIVATION DES SERVICES WEB Les services Web sont nécessaires à la Synchronisation des données entre le cabinet et les PME. Au niveau du menu d accueil de Coala sélectionner le menu «Administration -> Administrer le site». Sélectionner dans la liste déroulante «Installations», puis cliquer sur OK. Se positionner sur «Installer les services WEB», puis Sélectionner «Activer les services Web» par le clic-droit de la souris. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 9

Cliquer sur «Oui» pour lancer l activation des «Services Web». La fin de l activation est marquée par l affichage de la fenêtre ci-dessous. Cliquer sur «OK» pour terminer l activation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 10

INSTALLATION POSTE CLIENT Le paramétrage pour un poste un client n est nécessaire que si on utilise le poste client pour les publications. Il faut installer sur le poste client le Microsoft.Net Framework 1.1 et Microsoft WSE SP3 Runtime. Voir la rubrique Annexe pour l installation et le téléchargement. Remarque : Si vous installez un nouveau poste client ou réinstallez un poste client le FrameWork et le WSE Sp3 Runtime sont installés automatiquement. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 11

PARAMETRAGE DOSSIER ACTIVATION D UN DOSSIER Ce paramétrage permet d activer un dossier en Sm@rt-Cool et de fixer les données que le cabinet va rendre disponibles à ses clients. Chaque dossier à utiliser avec Sm@rt-Cool doit faire l objet du paramétrage suivant : Accéder au «dossier permanent» du dossier concerné. La sous-rubrique «Relation Clients» de la fenêtre de droite permet d accéder au paramétrage du dossier pour une utilisation avec Sm@rt-Cool. Dans la partie droite, cliquer sur «Relation Clients» pour accéder aux sous-menus. Pour activer la publication cocher «Publier sur Cool» puis cocher les choix que le cabinet désire mettre à disposition. Publier sur Sm@rt-Cool Cocher Publier sur Cool Puis cocher ci-dessous les différents choix en fonction du module utilisé et des publications à x rendre accessible. Publier le Dossier Permanent Cocher Publier le Dossier Permanent x Publier la comptabilité Publier les immobilisations Ne fonctionne qu avec le module Investissement Autres Documents Cocher Publier la comptabilité Balance et Détails des comptes Bilan et Résultats Saisie par Journal Saisie de nouvelles factures clients Saisie de nouveaux clients Saisie de nouvelles factures fournisseurs Saisie de nouveaux fournisseurs Paiement par Caisse Paiement par Caisse Encaissement par Banque Encaissement par Caisse Autres documents Cocher Publier les immobilisations Liste des immobilisations (à la demande) Autres documents Cocher Publier la paye x x Ne concerne que Cool ASP x x Ne concerne que Cool ASP Saisie de nouveaux salariés Ne concerne que Cool ASP Saisie des éléments variables de paye x Publier la paye Ne fonctionne qu avec Paie 2 Saisie des éléments variables de planning x Bulletins de Salaire x Autres Documents x Dossier Basculé en Sm@rt-Cool Obligatoire x Basculer les comptes Cool vers Sm@rt-Cool Permet de récupérer les comptes PME d un dossier initialement en Cool ASP vers Sm@rt-Cool x x x Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 12

ACTIVER NOTIFICATION Ce paramétrage permet de spécifier les utilisateurs qui seront avertis lors de la réception de données en provenance des PME. Dès qu'un message est reçu, le symbole apparaît devant le nom du dossier et les différentes applications au niveau du menu «Accueil». Pour accéder au paramétrage de la notification, Accéder au «dossier permanent» du dossier concerné. Dans la partie droite, cliquer sur «Relation Clients» pour accéder aux sous-menus. Puis cliquer sur Notifications. Renseigner les utilisateurs (un user par ligne) pour chaque applications (Compta, Immobilisations, Paye). Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 13

CREATION DES LOGINS PME Les logins PME sont les codes utilisateurs à communiquer aux PME pour se connecter dans Sm@rt- Cool. Ce login est unique quelque soit le dossier et le cabinet. Les longueurs maximales du login et du mot de passe sont de 20 caractères et ne doit pas comporter des espaces, des caractères accentuées et des caractères réservées (?,!,@,.#, etc ). Remarque : La casse doit être respectée lors de la saisie du mot de passe (lors de la connection à partir du client Sm@rt-Cool). Au niveau du menu «Accueil», sélectionner «Administration -> Administrer le site», puis «Gestion de la relation client». Se positionner sur le dossier concerné puis par le clic-droit de la souris cliquer sur Ajouter un compte. Pour chaque compte, donner les droits appropriés Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 14

Paramétrage de la comptabilité PARAMETRAGE DES FOURCHETTES COMPTES Le paramétrage des fourchettes de comptes permet de définir les comptes que la PME peut utiliser au niveau des saisies des achats, des ventes, des paiements, des encaissements et les comptes de TVA Accéder à la comptabilité, sélectionner le menu Communication->Editer les tranches de comptes de la publication. Renseigner les comptes dans les colonnes tranche à inclure et tranche à exclure les fourchettes des comptes. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 15

PARAMETRAGE DES JOURNAUX Ce paramétrage permet de définir quels sont les journaux accessibles en saisie dans Sm@rt-Cool pour la PME. Accéder à la comptabilité, sélectionner le menu Paramètres->Plan de journaux. Onglet Infos complémentaire Saisie sur cool : Pour donner le droit de saisie, cocher dans la fenêtre de droite Saisie sur Cool. Propagation des dates et pièces : Pour propager la recopie des libellés lors de la saisie des lignes sélectionner «Avec Propagation». Cette fonctionnalité donne un libellé unique en saisie assisté. Exemple : Dans Sm@rt-Cool->Saisie des achats -> Toutes les lignes des comptes fournisseurs, Tva et Charges auront le même libellé. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 16

Paramétrage de Espace paie PARAMETRAGE DES VARIABLES DE PAIE Sélectionner l'état Liaisons Portail Cet état permet de définir la liste des variables à publier sur Sm@rt-Cool pour la préparation des salaires du mois suivant. Sélectionner dans l'échelle des temps le mois sur lequel des informations doivent être publiées. Liaison Portail / Ouvrir n Provenance Code Attribut Visibl e RAZ Libellé Info Bulle 1 Salarié Nom Nom 2 Salarié Prénom Prénom Le deux premier rubriques sont alimentées par défaut et ne sont pas modifiables. Ajouter une nouvelle rubrique : Sélectionner la touche en haut à gauche de l éditeur. Une boîte de dialogue apparaît invitant à choisir Salarié ou Rubrique. Le choix Salarié déclenche la liste des informations disponibles concernant les salariés. Le chois Rubrique déclenche la liste des rubriques de paie disponibles. attribut Après l ajout d une rubrique, sélectionner l attribut Cliquer sur le libellé de l attribut et sélectionner un des attributs suivants : Libellé Base Taux salarial Montant salarial Taux patronal Montant patronal Sélection de plusieurs attributs : ajouter autant de fois que nécessaire la rubrique pour sélectionner les attributs un à un. Raz Libellé Remise à Zéro Permet de publier un nom de variable dans SM@RT-COOL avec une valeur mise à 0 automatiquement. Dans SM@RT-COOL, la colonne correspondant à l attribut est vide : la PME saisit alors éventuellement des montants. Cette option est particulièrement utile pour les éléments de paye non récurrents (ex : prime.) Nom de la rubrique modifiable. C est le nom qui apparaitra dans Sm@rt-Cool. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 17

Info Bulle Nom de l attribut sélectionné (ex : l info bulle de l attribut mts est Montant Salarial). Cette info bulle est modifiable. Supprimer une rubrique : Sélectionner l'attribut à supprimer (surbrillance). Sélectionner la touche en haut à gauche de l éditeur. Un message apparaît : Confirmez-vous la suppression de l élément n suivi du nom de l attribut Cliquer sur Oui pour supprimer l attribut Cliquer sur Non pour annuler la suppression. PARAMETRAGE DES BULLETINS DE SALAIRES Les bulletins de salaire peuvent être publiés sur SM@RT-COOL avec le cadre (format Papier) ou sans le cadre (format Pré-imprimé). La publication dépend du choix dans les modèles / héritable /paramètres du bulletin / Impression des bulletins : Pré-imprimé Papier Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 18

Paramétrage d Investissement Le module n a pas de paramétrage en dehors de son activation dans le dossier. Accéder au «dossier permanent» du dossier concerné. Dans la partie droite, cliquer sur «Relation Clients» pour accéder aux sous-menus. Pour activer la publication cocher «Publier sur Cool» puis cocher les choix que le cabinet désire mettre à disposition. Publier les immobilisations Ne fonctionne qu avec le module Investissement Cocher Publier les immobilisations Liste des immobilisations (à la demande) Autres documents x Disponible par défaut x Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 19

Publication des données La publication des données est une tâche automatique (l automate Cool est installé lors de l installation des services webs sur le serveur Coala). Par défaut la tâche de planification Cool se lance tous les heures à 15 et 45. Elle a pour rôle de récupérer toutes les données envoyées par les PME et d envoyer les données de Coala vers les PME. Remarque : Les écritures comptables sont automatiquement envoyées de Coala vers les PME sans intervention de l utilisateur à exécution de l automate Cool. Les documents, les bulletins, les variables de paye, les plannings doivent d abord faire l objet d une publication manuelle dans chaque application concernée avant d être pris en charge par l automate Cool. PREMIERE PUBLICATION Lors de la mise en place d un dossier en Sm@rt-Cool il est conseillé de procéder à une publication complète du dossier. Se connecter dans Coala avec un code utilisateur manager. Sélectionner le menu Dossier permanent du dossier activé en Sm@rt-Cool. Par un clic droit sur le nom du dossier dans la colonne centrale, sélectionner Publier L écran suivant apparaît. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 20

Cocher toutes les cases puis cliquer sur OK. PUBLICATION DE LA COMPTABILITE Les données de la comptabilité (Ecritures, Plan de comptes, Plan de journaux) à l exception des documents sont publiées automatiquement. Toute fois on peut procéder à une publication manuelle sans attendre l automate (voir chapitre Première publication). PUBLICATION DES IMMOBILISATIONS La publication des immobilisations est indépendante de la comptabilité et de la paie. Elle ne concerne que les fiches verrouillées. Pour procéder à la publication, ouvrer l application Investissement et financement du dossier concerné. Cliquer sur le menu Communications -> Publier les immobilisations pour lancer la publication. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 21

PUBLICATION DES ELEMENTS DE LA PAIE Publier les bulletins Cette fonction, qui permet de transmettre les bulletins de paie à la PME cliente du cabinet via internet, est disponible dans les conditions suivantes : - disposer du module SM@RT-COOL et avoir fait l installation requise - renseigner les choix de publication dans le Dossier Permanent du dossier sélectionné dans les tiroirs Relations Clients, Publier sur SM@RT-COOL. Dans Espace Paie : Sélectionner la période pour laquelle la publication est souhaitée Verrouiller tous les bulletins calculés (obligatoire sinon la publication est impossible) Dans la barre de menus, sélectionner le menu Communication / Publier les bulletins Remarque : A la publication des bulletins sont attachés les éléments variables de paie définis dans l état «liaisons Portail» qui sont à renseigner par le client en vue de l établissement des bulletins du mois suivant. La publication, en ayant sélectionné un mois M (obligatoirement verrouillé) génère : - l'envoi les noms des variables de paye de l état Liaison Portail du mois M pour les salariés présents en M+1 et publication des valeurs des variables saisies sur le mois M+1 dans COALA (pour les variables non cochées Raz). Exemple : le traitement Publier, lorsqu'on est positionné dans l'échelle de temps sur 01/2007 envoie les bulletins de paye de janvier 2007 et les valeurs des variables de février 2007. Attention : pour la première publication d un dossier sur SM@RT-COOL, se positionner sur le mois précédent la création des salariés afin de publier les variables pour la préparation des bulletins du premier mois d établissement des salaires. Exemple : nouveau dossier en paye à partir de janvier 2007. Les salariés sont créés sur janvier 2007. Renseigner en décembre 2006 l'état Liaison Portail. Se positionner en décembre 2006 afin de publier les informations des salariés du mois de janvier 2007 ce qui permet de préparer les bulletins de paye de janvier 2007 via SM@RT-COOL En fin de publication, il apparaît un pavé COALA-Messages indiquant que la publication est terminée Bulletins de salaires X bulletin(s) publié(s) Salariés X salarié(s) publié(s) Eléments variables de paye X salarié(s) traité(s) Cliquer sur OK Remarque : La publication de la paie n est pas envoyée tout de suite au serveur de médiation. Il reste en attente de l automate. Néanmoins on peut forcer l envoi par le superviseur Cool (accessible par le menu : Menu Accueil-> Administration -> Superviseur Cool) Voir Documentation Superviseur Cool pour l envoi et Installations services Web pour la planification de l automate. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 22

PUBLICATION DES DOCUMENTS Il est possible de publier les documents des applications suivantes : Dossier permanent Comptabilité Investissement et financement Production sociale Mission conseil Pour publier un document, accéder au module concerné, sélectionner le document puis par la touche action ( cliq-droit) Sélectionner l action Verrouiller, puis par la même touche action sélectionner Publier. La fin est marquée par l affichage de la fenêtre message ci-dessous. Fermer la fenêtre message. Les documents seront envoyés par la prochaine exécution de l automate Cool. Remarque : Les documents de la comptabilité doivent être à la racine de l exercice. Exemple : Stocké le document directement sous Documents -> 01061206 pour un document pour l exercice 01/01/2007 au 31/12/2007. Certains états sont aussi publiables. Comptabilité : Bilans et comptes de résultat : Déclaration TVA Cet état doit être calculé et verrouillés Espace paie : DUE Investissement : Dotations... Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 23

Un état publiable est un état dont par la touche action (clic-droit de la souris) on peut accéder à la fonction publication. Remarque : Depuis la 3.60 tous les états sont imprimables en PDF, dont stockables dans les documents, dont publiables, même si la fonction publier n a pas été prévue. Tous les documents publiés sont envoyés au serveur de médiation par l automate Cool. Pour accélérer l envoi on peut passer par le superviseur Cool pour envoyer les documents (identifiés comme des messages). Voir le document 19superviseur_cool.pdf sous Doc\Applications du répertoire d installation de Coala sur le serveur sur le fonctionnement du superviseur Cool. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 24

Réception des données La réception des données est effectuée automatiquement par l automate COOL mais à l exception des écritures comptables n effectue pas l intégration automatique dans Coala. Cette intégration est manuelle pour la paie et les immobilisations. RECEPTION DES ELEMENTS DE LA COMPTABILITE Les écritures issues de Sm@rt-Cool sont récupérées et intégrées automatiquement par l automate COOL. On peut récupérer manuellement ces écritures sans attendre la prochaine exécution de l automate par l action Intégrer et publier. Sélectionner un dossier et se positionner dans le "dossier permanent" Click droit, puis Intégrer et publier. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 25

RECEPTION DES ELEMENTS DE LA PAIE Les éléments de paie issus de Sm@rt-Cool sont identifiés dans Coala comme des messages. Lire les messages Pour intégrer ces messages accéder à Espace paie, Dans la barre de menus, sélectionner le menu Communication / Lire les messages Permet de réceptionner et d intégrer les éléments variables de paie renseignés et retournés par le client. Touche action : Lire les messages Un menu fugitif apparaît indiquant : Lot n X Elém ents variables de Paye au JJ/MM/AA. Il peut y avoir plusieurs lots à intégrer (exemple : lot de saisi des variables de paye et lot de création de nouveau salarié par DUE sur Sm@rt-Cool). Il apparaît alors : Lot n X Eléments variables de Paye au JJ/MM/AA Lot n X DUE : «NOM DU SALARIE» au JJ/MM/AA DUE Cliquer sur le lot à intégrer : Lot n X DUE : «NOM DU SALARIE» au JJ/MM/AA Il apparaît un message indiquant : «Confirmez-vous l intégration du salarié «NOM DU SALARIE» au JJ/MM/AA». Cliquer sur Oui pour créer le salarié dans Coala Cliquer sur Non pour reporter la création du salarié Eléments variables de paye Cliquer sur le lot à intégrer : Lot n X Eléments variables de Paye au JJ/MM/AA Il n'est possible d'ouvrir un lot d éléments variables de paye qu'en étant positionné sur le mois correct (mois M+1). Dans le cas contraire, un pavé apparaît indiquant : «Pour intégrer ce lot, veuillez vous positionner au JJ/MM/AA». Cliquer sur OK. Se positionner sur le mois indiqué et renouveler la procédure. Un éditeur s ouvre avec les variables de paye saisies par la PME. Chaque variable est modifiable. Pour modifier la valeur d une variable : - Sélectionner la variable, - Touche Action : Modifier. Un pavé apparaît avec le nom de la variable et le nom du salarié. Saisir alors la nouvelle valeur de la variable. Cliquer sur OK pour valider la modification. Pour intégrer le lot modifié ou non : Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 26

Fermer l éditeur. Il apparaît un message : «Confirmez-vous l intégration de ces éléments variables?» Cliquer sur Oui pour intégrer les variables. Cliquer sur Non pour reporter l intégration. N.B. : Les modifications de valeurs effectuées dans l éditeur ne sont pas sauvegardées si l'intégration est reportée. Par le traitement Lire les messages, il est possible de rouvrir le tableau tel que saisi par la PME sur Sm@rt-Cool. Les variables d un salarié ne peuvent être intégrées que si ce salarié n est pas verrouillé sur le mois en cours. Si le salarié est verrouillé, il apparaît un pavé indiquant : Salarié «Nom du salarié» NON MODIFIABLE Les informations du salarié (n identifiant) «Prén om Nom du salarié» ne sont pas importées, celui-ci n est pas modifiable. Cliquer sur OK. Eléments variables de paye : Remarques : a) Import de variables si des bulletins sont calculés postérieurement Si lors de l import de variables pour un salarié, COALA détecte qu il existe un bulletin calculé sur un mois postérieur, l intégration des variables s effectue mais il apparaît dans la fenêtre message : (n identifiant) «Nom Prénom du/des salarié(s)»-- > OK mais propagation impossible Les variables intégrées ne sont propagées que jusqu'à la fin du mois. b) Les variables de paye intégrées via SM@RT-COOL et leur propagation dans COALA : 1) Variables non cochées Raz : Les variables intégrées sont propagées pour toujours (qu elles soient renseignées ou non : si non renseignée, propagation à? pour toujours). 2) Variables cochées Raz : les variables intégrées sont propagées pour leur valeur jusqu'à la fin du mois M+1 et mises à? pour tous les mois suivants. Détection par COALA d un bulletin de salaire calculé sur un mois postérieur : les variables concernant ce salarié ne sont propagées que jusqu'à la fin du mois. RECEPTION DES ELEMENTS D IMMOBILISATION Les éléments d immobilisations issus de Sm@rt-Cool sont identifiés dans Coala comme des messages. Lire les messages Pour intégrer ces messages accéder à Investissement et Financement, Dans la barre de menus, sélectionner le menu Communication / Lire les messages Permet de réceptionner et d intégrer les éléments variables de paie renseignés et retournés par le client. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 27

Un menu fugitif apparaît indiquant : Lot n X Cliquer sur le lot. Pour intégrer le message fermer la fenêtre. Puis confirmer l intégration du lot en cliquant sur OK. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 28

Administration PURGER LES NOTIFICATIONS Les notifications restent actives tant que l utilisateur ne les pas marqués comme lu. Pour supprimer les notifications, accéder à partir du menu accueil au menu Traitements -> voir les notifications. Cocher pour chaque ligne la case de la colonne «Lu» puis fermer la fenêtre en sélectionnant le menu Fichier-> Fermer. La purge va supprimer le symbole du dossier et applications concernées. LOCALISER LES LIGNES PME Il est possible de distinguer les lignes en provenance de la PME par les points de menu suivant. 1 En consultation d un journal ou d un compte, les lignes en provenance de la PME sont de couleur «saumon». 2 Accéder à la comptabilité du dossier, puis sélectionner le menu Communication -> Voir les lignes saisies par Cool. Cette option affiche toutes les lignes en provenance de la PME. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 29

Basculer un dossier Cool Asp en Sm@rt-Cool Pour basculé un dossier initialement en Cool ASP en Sm@rt-Cool procéder de la façon suivante : 1 - Stopper les saisies sous Cool ASP 2 - Importer ces dernières saisies dans Coala 3 - Activer le dossier en Sm@rt-Cool (voir rubrique «Activation dossier») Dossier Basculé en Sm@rt- Cool Obligatoire pour utiliser le dossier en Sm@rt-Cool x Basculer les comptes Cool vers Sm@rt-Cool Permet de récupérer les comptes PME d un dossier initialement en Cool ASP vers Sm@rt-Cool x 4 - Lancer une publication en cochant (voir rubrique «Publication») republier tout le dossier, immobilisations et paye2 (en fonction des modules utilisés) 5 - Au niveau de la PME, après installation du client Sm@rt-Cool lancer une synchronisation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 30

Annexe INSTALLATION MICROSOFT FRAMEWORK ET MICROSOFT WSE RUNTIME Aller sur http://sweb.sagecoala.com/smartcool Installer dans l ordre les points 1 à 2. Cliquer sur le bouton «Cliquer ici pour débuter le téléchargement du Framework» Choisir «Exécuter» Choisir «Exécuter» Choisir «Oui» Cliquer sur «OK» pour terminer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 31

Installationdu Windows WSE 2.0 SP3 Cliquer sur le bouton «Cliquer ici pour débuter le téléchargement due Microsoft WSE 2.0 SP3» Choisir «Exécuter» Choisir «Exécuter» Choisir «Next» Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 32

Choisir «Install» Choisir «I accept the terms in the license agreement» Puis Next Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 33

Laisser le choix «Runtime» Puis Choisir «Next» Choisir «Install» Choisir «Finish» pour terminer l installation. Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 34

Fermer la fenêtre. Après installation, vérifier que vous avez le paramétrage suivant : Accéder sous Windows à Démarrer-> Panneau de configurations->outils d administration Exécuter Microsoft. Net Framework 1.1 Configuration Déployer l arborescence jusqu à «LocalIntranet_Zone». - Ecran en français Clic droit, puis sélectionner «Propriétés». Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 35

Ou Ecran en Anglais Clic droit, puis sélectionner «Propriétés». Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 36

- Ecran en français Dans l onglet Jeu d autorisations, puis sélectionner «Fulltrust» dans jeu d autorisations : - Ou Ecran en Anglais Dans l onglet Permission Set, puis sélectionner «Fulltrust» dans Permission set : Sage Experts-Comptables - Sm@rt-Cool Guide Expert-Comptable 12/2007 37