GUIDE DE PRÉSENTATION

GUIDE DE PRÉSENTATION PROGRAMME QUÉBÉCOIS D'ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME) DE LA PARTICIPATION AU DOSSIER DE SANTÉ DU QUÉBEC (DSQ)

TABLE DES MATIÈRES ACRONYMES... 5 INTRODUCTION... 7 A. PARTICIPATION AU DSQ.... 9 I. MÉDECINS VISÉS... 9 II. PROCÉDURE D ADHÉSION... 10 III. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN... 10 IV. MODALITÉS DE REBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION AU DSQ... 12 1. Modalités de remboursement pour les équipements et les frais accessoires... 12 2. Modalités de versement de forfaits de formation et de familiarisation... 13 B. PARTICIPATION AU PROGRAMME QUÉBÉCOIS D ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME)... 15 I. MÉDECINS VISÉS PAR LE PQADME... 15 II. ÉLIGIBILITÉ AU PQADME... 16 1. Participation au DSQ... 16 2. Critères d inscription au PQADME... 16 12 mars 2013 Page 2

III. LE FONCTIONNEMENT DU PQADME... 19 1. Demande d adhésion au PQADME... 19 2. Planification... 19 3. Implantation du DME dans la pratique et gestion du changement... 21 4. Utilisation continue du DME... 22 5. Récurrence du Programme DME... 23 IV. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN DANS LE CADRE DU PROGRAMME... 23 V. MODALITÉS DE REMBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION DU PQADME... 25 1. Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent dans une clinique médicale non GMF... 26 a) DME acquis après le 1er avril 2012 en clinique non GMF... 26 b) DME acquis après le 1er janvier 2011 et avant le 1er avril 2012 en clinique non GMF... 27 c) DME acquis avant le 1er janvier 2011 en clinique non GMF... 28 2. Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en clinique médicale GMF... 31 a) DME acquis après le 1 avril 2012 en clinique médicale GMF... 31 b) DME acquis après le 1er janvier 2011 et avant le 1er avril 2012 en clinique médicale GMF... 32 c) DME acquis avant le 1er janvier 2011 en clinique médicale GMF... 34 12 mars 2013 Page 3

3. Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en CLSC et en UMF dans un établissement... 35 VI. DESCRIPTION DES FRAIS REMBOURSABLES... 36 1. Équipements et les frais accessoires... 36 2. Implantation du DME... 36 3. Coûts d acquisition et d opération des licences... 37 4. Gestion du changement... 38 12 mars 2013 Page 4

ACRONYMES DSQ Il s agit du dossier de santé du Québec. Le DSQ est une infrastructure technologique qui permet de fournir aux intervenants habilités de l information pertinente, organisée, intégrée et à jour concernant une personne. Il a pour objet de faciliter la prise de connaissance rapide des renseignements de santé d une personne en permettant l accès à certains renseignements de santé, tels que les résultats des examens ou des analyses de laboratoire, les résultats des examens d'imagerie médicale et la médication prise par un patient. Il permet une continuité et une complémentarité avec les soins dispensés par d autres intervenants, quel que soit le lieu où le patient reçoit des services de santé au Québec. Le DSQ est un complément au dossier médical que celui-ci soit sur support papier ou électronique. DME Le dossier médical électronique homologué par le Ministère de la Santé et des Services Sociaux qui regroupe des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Il doit comprendre des outils d aide aux ordonnances et à la prise de décision clinique. Il intègre également des fonctions de prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. DCI Le dossier clinique informatisé est un dossier tenu par un établissement et qui contient tous les renseignements consignés par les cliniciens de cet établissement au moment de la consultation, de la période de traitement ou de l'hospitalisation d un patient. Intervenant autorisé Il s agit d un médecin qui accepte volontairement de participer au DSQ ainsi que les membres de son personnel qu il autorise à participer au DSQ. PQADME Il s agit du Programme québécois d adoption des dossiers médicaux électroniques convenu entre le Ministre de la Santé et des Services Sociaux et la. Ce programme, basé sur un cycle de quatre (4) ans, est fondé sur le volontariat des médecins et leur engagement à utiliser le dossier médical électronique. 12 mars 2013 Page 5

GMF Un GMF est un regroupement de médecins de famille adhérents à l Entente particulière relative aux groupes de médecine de famille. Clinique médicale Une clinique médicale désigne une organisation qui offre des services professionnels de consultation en médecine générale avec ou sans rendez-vous. Il peut notamment s agir d un GMF ou d une clinique réseau. 12 mars 2013 Page 6

INTRODUCTION L Entente relative au Programme québécois d adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADME) est entrée en vigueur le 1 er août 2012 avec un effet rétroactif au 1 er avril 2012 (l Entente particulière). Cette entente concerne tant la participation des médecins omnipraticiens au Dossier de santé du Québec (DSQ) que celle relative au Programme québécois d'adoption de dossiers médicaux électroniques (PQADME). Cette interrelation devrait créer une synergie positive favorisant une utilisation complémentaire du DME et du DSQ. Les médecins pourront d ailleurs participer au PQADME même si le DSQ n est pas encore déployé dans leur région à la condition qu ils s engagent à y adhérer le moment venu. Comme ailleurs au Canada, la participation au DSQ et au PQADME implique une contribution financière des médecins pour favoriser une réelle utilisation dans la pratique. Aussi, la majorité des remboursements sera de 70 % des coûts réels, selon les sommes maximales établies par les modalités de participation au DSQ et au PQADME, étant entendu que les médecins assumeront 30 % de ces coûts. Dans le présent guide, nous présenterons tour à tour les modalités de participation des médecins au DSQ et au PQADME. Avant de ce faire, il est pertinent de souligner les éléments communs à ces deux programmes : Ils reposent tous deux sur le principe d une adhésion libre et volontaire des médecins; Dans les deux cas, les médecins participants s engage à les utiliser et les alimenter de façon continue dans la pratique; Les modalités d application sont établies en fonction des milieux de pratique concernés; Le fonctionnement repose sur une mécanique de remboursement des frais encourus plutôt que de financement des coûts futurs; Dans les deux cas, les médecins participants doivent conserver leurs factures pour une durée de 5 ans et les produire sur demande seulement; L ensemble des formulaires de participation et de paiement sont soumis au Ministère de la santé et des services sociaux (SOGIQUE) qui, après analyse, donnera instructions de paiement à la Régie de l assurance maladie du Québec. 12 mars 2013 Page 7

Les deux programmes bénéficieront d un financement récurrent du Ministère de la santé et des services sociaux. Il est à noter que ce guide pourra être adapté au fur et à mesure pour répondre aux questions soulevées par le PQADME. Veuillez en conséquence vous assurer de consulter la version la plus récente. 12 mars 2013 Page 8

A. PARTICIPATION AU DSQ Le DSQ est une infrastructure technologique qui permet de fournir aux médecins, infirmières, pharmaciens et autres intervenants autorisés de l information pertinente, organisée, intégrée et à jour concernant toute personne assurée au sens de la Loi sur l assurance maladie et ce, quel que soit le lieu de dispensation des services au Québec. Il a pour objet de faciliter une prise de connaissance rapide de certains renseignements de santé et assure une continuité et une complémentarité des soins de santé lors d une prise en charge. Le DSQ est un complément au dossier médical que celui-ci soit sur support papier ou électronique. À l issue de son déploiement, le DSQ permettra de consulter des informations concernant les domaines suivants : Domaine médicament : Médicaments prescrits et obtenus dans les pharmacies communautaires ou d établissements. Domaine laboratoire : Résultats d examens d analyse de biologie médicale effectués dans les établissements ou une société qui exploite un laboratoire. Domaine imagerie médicale : Images et rapports produits dans les établissements ou société qui exploite un laboratoire d imagerie médicale. Domaine immunisation : Registre de vaccination. Domaine allergie et intolérance : Renseignements sur les allergies et les intolérances documentés par les professionnels de la santé. Domaine sommaire d hospitalisation : Feuilles sommaires d hospitalisation. I. MÉDECINS VISÉS Tout médecin omnipraticienqui le désire, sans égard à son lieu d exercice, peut adhérer au DSQ et devenir un intervenant habilité. Il peut dès lors bénéficier des modalités prévues à l'entente particulière. 12 mars 2013 Page 9

II. PROCÉDURE D ADHÉSION Pour être un intervenant autorisé à consulter le dossier du Québec, le médecin doit accepter une proposition d'adhésion au DSQ qui lui sera soumise par l Agence de santé et de services sociaux de son territoire (l Agence) lorsque le déploiement du DSQ s'effectuera dans sa région. Il devra ensuite respecter la procédure prescrite par le MSSS pour obtenir un dispositif d accès au DSQ. Tant que le déploiement du DSQ n est pas débuté dans sa région, le médecin n a rien à faire. Cette situation n empêche toutefois pas le médecin de se prévaloir du PQADME dès qu il le souhaite. Le médecin qui veut obtenir de l'information concernant le déploiement du DSQ dans sa région doit communiquer avec l équipe responsable du déploiement au sein de l Agence de son territoire. III. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN Le médecin qui adhère au DSQ s'engage à respecter les neuf (9) conditions suivantes: Le médecin doit devenir un intervenant habilité Après avoir complété le formulaire d'adhésion au DSQ prescrit par le MSSS, le médecin deviendra un intervenant habilité. Il obtiendra alors un dispositif d'accès au DSQ. Le médecin doit utiliser le DSQ dans l'exercice de ses activités cliniques Le médecin qui devient un intervenant autorisé à consulter le DSQ s engage à l utiliser dans sa pratique. À cette fin : il consulte le DSQ, au besoin, dans le cadre du suivi médical, il utilise un prescripteur interopérable avec le DSQ et; il alimente les domaines cliniques du DSQ lorsque requis en vertu de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (la Loi). Au terme du déploiement du DSQ, il est prévu par la Loi que le médecin devra alimenter le domaine allergie et intolérance et le domaine immunisation. Les autres renseignements seront alimentés directement par d autres sources, dont notamment, les laboratoires de biologie et d imagerie médicale et les pharmacies. Dans le cadre de son utilisation du DSQ, le médecin doit par ailleurs éviter toute manœuvre susceptible de nuire au bon fonctionnement du DSQ. 12 mars 2013 Page 10

Le médecin doit participer au programme de formation Le médecin s'engage à participer à la formation qui sera offerte par l équipe du MSSS responsable du déploiement du DSQ. Cette formation permettra d acquérir les connaissances nécessaires à l utilisation du DSQ. Le médecin doit utiliser le DSQ dans le respect de la vie privée et de la confidentialité Comme dans le cas du dossier papier, le médecin qui utilise le DSQ a l obligation déontologique d assurer le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sur des patients auxquels il a accès dans le cadre de son utilisation du DSQ. La Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (la Loi) prévoit de plus un cadre juridique particulier pour garantir le respect de la vie privée et la confidentialité des renseignements de santé contenus dans le DSQ. Des règles très strictes doivent être respectées par les médecins, les infirmières, les pharmaciens et les autres intervenants autorisés pour avoir accès aux renseignements au DSQ. Ces renseignements ne peuvent être utilisés ou communiqués que conformément aux conditions établies dans cette loi. Par exemple, seuls les renseignements du DSQ jugés nécessaires à la prestation de services peuvent être insérés dans le dossier local du patient par le médecin et être considérés comme en faisant partie intégrante au même titre que tous les autres renseignements qu il contient. Par ailleurs, le médecin ne peut pas communiquer ou transmettre à un tiers des renseignements provenant du DSQ sans une autorisation spécifique de son patient à cet égard, sauf exceptions rares prévues à la Loi. Le médecin doit garder sous son contrôle son dispositif d'accès au DSQ Le médecin doit prendre des mesures de sécurité pour conserver et ne remettre à personne son dispositif d'accès au DSQ. De plus, il ne doit en aucune circonstance dévoiler son numéro d identification personnel. Le médecin doit utiliser le DSQ dans le respect des règles applicables Le médecin doit respecter les procédures, conditions ou normes que pourrait lui fournir le ministre de la santé en regard de l utilisation du DSQ. Il doit de plus respecter des modalités de la Loi sur le partage des renseignements de santé. 12 mars 2013 Page 11

Le médecin doit s'assurer du respect des obligations liées au DSQ par son personnel Le médecin doit prendre les mesures de sécurité qui s imposent pour s'assurer que l'ensemble de son personnel respecte la confidentialité des renseignements contenus dans le DSQ. Il doit premièrement interdire l accès au DSQ à tout membre de son personnel qui n est pas un intervenant autorisé conformément à la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé. Il doit deuxièmement s assurer que les membres de son personnel devenus des intervenants autorisés utilisent le DSQ conformément à leur profil d accès et dans le respect des dispositions de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé. Le médecin doit dénoncer toute irrégularité dans le fonctionnement du DSQ Pour assurer l intégrité et la sécurité des renseignements contenus dans le DSQ, il est important que le médecin qui constate une information incomplète ou inexacte ou qui observe une irrégularité de fonctionnement du DSQ alerte immédiatement les personnes ou l organisme désigné par le ministre de la santé à cette fin. Le médecin doit conserver toutes les pièces justificatives Le médecin doit conserver pendant 5 ans toutes ses pièces justificatives liées au coût de l équipement informatique et aux frais accessoires nécessaires à l'utilisation du DSQ. Il doit les fournir uniquement sur demande au MSSS. IV. MODALITÉS DE REBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION AU DSQ 1. Modalités de remboursement pour les équipements et les frais accessoires Seul le médecin d une clinique médicale non GMF peut obtenir un remboursement pour l achat d équipements et de frais accessoires selon les modalités suivantes : le médecin se fait rembourser 70 % des coûts de l équipement et des frais accessoires nécessaires à l utilisation du DSQ, jusqu à concurrence d une somme n excédant pas 1 400 $, taxes en sus, par période de 4 ans. Le médecin qui s est équipé dans les six mois précédant le déploiement du DSQ dans sa région est également admissible à ce remboursement ; le médecin se fait rembourser 70 % des frais non récurrents de câblage jusqu à concurrence d une somme n excédant pas 210 $ par médecin, taxes en sus ; 12 mars 2013 Page 12

la clinique non GMF se fait rembourser un commutateur d une valeur maximale de 146 $ par site, taxes en sus, par période de 4 ans ; la clinique non GMF se fait rembourser un lien Internet d une valeur maximale de 1 200 $ par année, par site, taxes en sus ; Les équipements et frais accessoires éligibles à un remboursement sont les suivants : Ordinateur; Écran; Souris; Clavier; Imprimante; Antivirus; Installation; Assurance; Garantie; Matériel et logiciel d accès de sécurité; Coûts des services reçus des CSA. Pour obtenir les remboursements auxquels ils ont droit, le médecin et la clinique médicale non GMF utilisent les formulaires prévus à cette fin. Ces formulaires sont disponibles sur le site internet de la SOGIQUE (voir l hyperlien suivant : http://www.sogique.qc.ca/pqadme). En CLSC et en UMF en établissement, il appartient à l'établissement de fournir l'équipement requis au médecin pour lui permettre de consulter le DSQ. En GMF, le médecin bénéficie déjà d'une subvention pour l'informatisation qui lui permet d'acquérir ces équipements. Cependant, pour assurer une complémentarité et une harmonisation adéquate avec le DSQ et le PQADME, il est possible que des modifications soient apportées à la subvention liée à l informatisation en GMF. 2. Modalités de versement de forfaits de formation et de familiarisation Tous les médecins ayant adhéré à l'entente particulière sur le DSQ, sans égard à leur lieu d exercice ou leur mode de rémunération, sont éligibles à des forfaits de formation et de familiarisation au DSQ. Ces forfaits ont pour objet de compenser le temps consacré à la formation obligatoire offerte par l équipe de déploiement du DSQ. Cette formation a pour objet de permettre au médecin d acquérir les connaissances requises pour permettre une utilisation optimale du DSQ. Ces forfaits ont également pour objet de compenser le temps que le médecin consacre à sa familiarisation au DSQ lorsqu il en débute l utilisation dans le cadre de sa pratique. 12 mars 2013 Page 13

Ces forfaits, d une valeur de 1 800 $, sont versés au médecin à raison de 600 $ par mois pendant trois (3) mois. Pour obtenir le versement de ces forfaits, le médecin utilise le formulaire prévu à cette fin. Ce formulaire est disponible sur le site internet de la SOGIQUE (voir l hyperlien suivant : http://www.sogique.qc.ca/pqadme). TABLEAU 1 SYNTHÈSE DES REMBOURSEMENTS POUR LE DSQ Description Bénéficiaire du remboursement Somme max. admissi ble % de la subventi on Max. du rembourse ment possible Cycle de remboursement Équipements informatiques et frais accessoires Commutateur Lien internet Frais de câblage Forfait de formation et de familiarisation Médecin de clinique médicale non GMF Clinique médicale non GMF Clinique médicale non GMF Médecin de clinique médicale non GMF Tout médecin adhérant à l Entente sans égard à son lieu de pratique 2 000$ 70% 1 400$ 1 fois par 4 ans 146$ par site 1 200$ par année 100% 146$ par site* 70% 1 200$ par année* 1 fois par 4 ans 1 fois par année 300$ 100% 300$* Non récurrent 600$ par mois X 3 mois** 100% 1 800$** Non récurrent *Les taxes sont en sus. **Ce forfait ne s'applique pas si le médecin a déjà adhéré au PQADME. 12 mars 2013 Page 14

B. PARTICIPATION AU PROGRAMME QUÉBÉCOIS D ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME) Le Programme québécois d adoption de dossiers médicaux électroniques qui vise à favoriser l acquisition et l utilisation, par les médecins de première ligne, de dossiers médicaux électroniques homologués. Les dossiers médicaux électroniques homologués par le MSSS regroupent des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Ils comprennent des outils d aide aux ordonnances et à la prise de décision clinique. Il intègre également des fonctions de prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. La liste de l ensemble des dossiers médicaux homologués par le MSSS est disponible sur le site de la SOGIQUE (http://www.sogique.qc.ca/pqadme). Le PQADME est basé sur un cycle de quatre (4) ans. Il repose sur le volontariat des médecins et leur engagement à utiliser le dossier médical électronique et le DSQ dans leur pratique. I. MÉDECINS VISÉS PAR LE PQADME Les médecins omnipraticiens qui pourront se prévaloir du PQADME sont ceux qui exercent en première ligne en clinique médicale, selon les modalités propres à leur milieu d exercice, et ce même si le DSQ n a pas été déployé dans leur localité. Pour les fins du PQADME, on associe à une clinique médicale, toute organisation qui offre des services professionnels de consultation en médecine générale avec ou sans rendez-vous dans le cadre du régime de l'assurance-maladie du Québec. Il peut donc s agir d un GMF, d une coopérative ou d'une clinique médicale non GMF. Les médecins qui exercent en UMF en établissement ou en CLSC ne peuvent se prévaloir du PQADME pour l instant car le MSSS doit d abord choisir un système électronique de tenue de dossiers des patients pour ces médecins. Le MSSS bénéficie d un délai de vingtquatre (24) mois, depuis août 2012 pour faire son choix. Lorsque ce choix sera effectué, il a été convenu entre le MSSS et la que les médecins pourront également bénéficier du PQADME, selon des modalités propres à leur milieu d exercice. 12 mars 2013 Page 15

II. ÉLIGIBILITÉ AU PQADME Le médecin qui désire participer au PQADME doit également participer au DSQ ou s engager à y participer et il doit satisfaire aux critères d inscription au PQADME. 1. Participation au DSQ Pour participer au DSQ, le médecin doit devenir un intervenant autorisé. Il doit à cette fin accepter une proposition d'adhésion au DSQ qui lui sera soumise par l Agence de santé et de services sociaux de son territoire (l Agence), tel qu expliqué dans le cadre de la section précédente portant sur la participation au DSQ. Cependant, qu il ait déjà adhéré au DSQ ou non, rien n empêche un médecin de participer au PQADME. Il lui suffit d'indiquer sur son formulaire de demande d'adhésion au PQADME qu'il est déjà un intervenant habilité au DSQ ou qu'il s'engage à le devenir dans les trois mois qui suivront le dépôt d'une proposition d'adhésion au DSQ. En conséquence, le retard de déploiement du DSQ dans une région donnée ne saurait empêcher un médecin de se prévaloir du PQADME dans l intervalle. Le médecin qui veut obtenir de l'information concernant le déploiement du DSQ dans sa localité peut communiquer avec l Agence de son territoire. 2. Critères d inscription au PQADME Pour satisfaire aux critères d inscription au PQADME, le médecin doit satisfaire aux sept (7) conditions d éligibilité suivantes: Le médecin doit être en règle avec le Collège des médecins du Québec Le médecin détient un permis d exercice délivré par le Collège des médecins du Québec. Le médecin doit offrir des services médicaux assurés dans le cadre du régime d assurance maladie du Québec Le médecin qui est non participant au régime d assurance maladie du Québec n est pas éligible au PQADME. 12 mars 2013 Page 16

Le médecin doit offrir des services de prise en charge et de suivi de patients en première ligne Le groupe au sein duquel le médecin exerce doit cumuler une moyenne d au moins trois-cents (300) patients inscrits par médecin. Un médecin ayant moins de 300 patients inscrits à son nom est néanmoins éligible au PQADME si le groupe au sein duquel il exerce cumule une moyenne de plus de 300 patients inscrits par médecin. Le calcul du nombre de patients inscrits est effectué sur une base collective plutôt qu individuelle dans le but de permettre à un plus grand nombre de médecins de profiter du PQADME. Celui qui débute sa pratique en clinique médicale ou celui qui réoriente sa pratique pour faire de la prise en charge et du suivi de patient est exclu du calcul de la moyenne d un groupe et est éligible au PQADME s il rencontre les autres critères d inscription. Le médecin qui exerce en solo est également éligible au PQADME s il a plus de 300 patients inscrits à son nom et qu il satisfait aux autres critères d inscription au PQADME. Toute autre situation devra être soumise au comité paritaire /MSSS. Pour soumettre une demande au comité paritaire, il suffit d'adresser une lettre détaillée à l'attention de l'une ou l'autre des deux personnes suivantes : Dr Serge Dulude Directeur de la planification et de la Régionalisation Fédération des médecins omnipraticiens du Québec 1440 rue Sainte-Catherine ouest Montréal, (Québec) H3G 1R8 courriel : sdulude@fmoq.org Monsieur Simon Langlois Ministère de la santé et des services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 16e étage Québec, (Québec) G1S 2M1 Courriel : simon.langlois@msss.gouv.qc.ca 12 mars 2013 Page 17

Le médecin doit s inscrire au Programme dans un seul milieu d exercice En toute logique, le médecin va choisir le lieu où il exerce la majorité de ses activités en première ligne. Lorsqu il exerce dans plus d un lieu de pratique, le médecin peut s inscrire au PQADME au lieu de son choix. Cependant, le médecin membre d une clinique médicale GMF doit obligatoirement s inscrire au sein de son GMF. Toute situation particulière devra être soumise au comité paritaire /MSSS. Il est à noter que le médecin qui change de lieu d'exercice devra inscrire son nouveau lieu de pratique dans le premier formulaire d attestation de dépenses qui suit son changement de lieu d exercice pour bénéficier des remboursements récurrents auxquels il pourrait avoir droit. Le médecin doit s assurer de l adhésion au programme DME d un minimum de 50 % des médecins œuvrant dans la clinique médicale où il travaille L objectif de ce critère d éligibilité est d assurer une masse critique de médecins utilisateurs du DME au sein d une clinique médicale et une cohérence dans la démarche d implantation. La demande d adhésion devient alors une démarche collective. Le formulaire de demande d adhésion au programme sera donc signé par tous les médecins désireux de joindre le programme DME. Rien n empêchera toutefois un ou plusieurs médecins du même milieu de joindre le PQADME ultérieurement en complétant le formulaire de demande d adhésion. Un seul DME homologué au sein d une clinique médicale doit être implanté Sauf exception autorisée par le comité paritaire MSSS-, un seul DME par clinique médicale doit être implanté et utilisé. L objectif est de permettre aux médecins et aux autres professionnels de travailler ensemble avec le même DME. Recevoir un seul remboursement pour le même objet À titre d exemple, le médecin de clinique médicale GMF, ne peut demander le remboursement des frais qui ont été imputés au budget du GMF. Le médecin doit donc rigoureusement respecter les différentes modalités de remboursement et conserver ses factures. Celles-ci devront être fournies sur demande du MSSS. Des vérifications aléatoires pourraient être effectuées par le MSSS pour assurer la conformité des remboursements. 12 mars 2013 Page 18

III. LE FONCTIONNEMENT DU PQADME 1. Demande d adhésion au PQADME Le médecin qui désire participer au PQADME doit premièrement signer avec chacun des membres de son groupe intéressé une demande d'adhésion en complétant un formulaire prévu à cette fin pour son milieu de pratique, soit en clinique médicale GMF ou en clinique médicale non GMF. Sur réception d'une demande d'adhésion au PQADME, le MSSS vérifie si le médecin et son groupe sont éligibles suivant les critères établis à cette fin. Le MSSS confirme par écrit l'éligibilité de chaque médecin. Ce dernier est dès lors réputé adhérant au PQADME. Il peut alors accéder aux services fournis par le PQADME. Le médecin qui a acquis un DME avant l entrée en vigueur du PQADME, soit le 1 er août 2012, peut également adhérer au PQADME. Il utilise à cette fin le formulaire d adhésion qui permet d identifier à quel moment il a implanté un DME soit : 1) avant le 1 er janvier 2011 ou 2) entre le 1 er janvier 2011 et le 31 mars 2012 3) depuis le 1 er avril 2012 Les formulaires de demande d adhésion sont disponibles sur le site internet de la SOGIQUE (suivre l hyperlien suivant : http://www.sogique.qc.ca/pqadme). 2. Planification Le médecin et ses collègues devraient planifier soigneusement l'implantation du DME dans leur clinique. Une bonne planification permettra de limiter les inconvénients potentiels et facilitera grandement une réelle adoption du DME par les médecins dans leur pratique. En collaboration avec le MSSS, la a développé différents outils pour soutenir les médecins dans leur processus de planification. Ces outils permettent d'évaluer le niveau de préparation à l'informatisation, d'identifier les priorités de la clinique, de déterminer un échéancier et une répartition des responsabilités au sein de la clinique. Avant de choisir un DME, la recommande fortement aux médecins de s informer auprès des fournisseurs de DME homologués et d évaluer leur offre de service en fonction d une liste de critères déterminants. La liste des fournisseurs de DME homologués est disponible sur le site de la SOGIQUE (suivre l hyperlien suivant : http://www.sogique.qc.ca/pqadme). 12 mars 2013 Page 19

Une grille d'évaluation des logiciels et de l'offre de services des fournisseurs de DME est disponible sur le site Internet de la dans sa section dédiée au PQADME. Il s agit d un outil d aide à la décision. Avant de signer une entente avec un fournisseur, la recommande également au médecin de consulter le guide élaboré par l Association canadienne de protection médicale et l Association médicale canadienne intitulé Ententes sur le partage de données / Principes applicables aux dossiers médicaux électroniques/dossiers de santé électroniques (consulter en suivant le lien suivant : http://www.cmpaacpm.ca/cmpapd04/docs/submissions_papers/pdf/com_data_sharing_principles-f.pdf. Ce guide constitue un aide-mémoire sur les éléments suivants importants dans une négociation: Gouvernance ou propriété des données ; Confidentialité et vie privée ; Sécurité et accès ; Exactitude et qualité des données ; Exigences en matière de tenue des dossiers ; Assurance de la qualité ; Étendue et fonctionnalité des services ; Résiliation pour des raisons de commodité ; Cessation et continuité des opérations du Fournisseurs de DME ; Indemnisation ; Limitation de responsabilité ; Assertions et garanties ; Règlement des litiges ; Financement. L hébergement des données est également l un des éléments importants dont il faudra convenir. Les médecins pourront choisir d héberger les données dans leur clinique ou hors de leur clinique. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients. L hébergement des données dans la clinique permet aux médecins de conserver le contrôle exclusif des données. Cependant, il peut être difficile pour eux d assumer les responsabilités associées à la sécurité et à l accessibilité des données qui doivent être garantis 24 heures par jour, 7 jours par semaine. L hébergement des données hors de la clinique impose la signature d une entente contractuelle avec un fournisseur de services. Ce choix offre généralement une meilleure sécurité des données car l hébergement est garanti par des spécialistes qui assurent les backup, la redondance, le contrôle des accès, un lieu d hébergement adéquat, etc. Les tâches du personnel de la clinique en sont ainsi allégées. 12 mars 2013 Page 20