Portail de saisie en ligne Dématérialisation fiscale des factures Guide d utilisation 1. Dématérialisation fiscale des factures 2. Modalités d utilisation 3. Modalités de connexion et déconnexion 4. Votre page d accueil 5. Saisir votre facture 6. Interruption et reprise de la saisie de votre facture 7. Validation de votre facture 8. Consultation de vos factures dématérialisées 9. Liste récapitulative de vos originales archivées 10. Renouvellement de votre pack 11. Emettre vers un nouveau client
1. Dématérialisation fiscale des factures La loi française prévoit la possibilité de remplacer les factures papier par des factures électroniques (article 289 V du Code Général des Impôts, en application avec la Directive européenne 2001/115/CE). La facture électronique devient la facture originale d un point de vue juridique, fiscal et commercial et permet de s affranchir des coûts d expédition et d archivage des factures papier. Le portail de saisie b-process, vous permet d émettre des factures dématérialisées fiscalement vers vos principaux clients. Les originaux de factures seront archivés à la Caisse des Dépôts et Consignation (CDC Arkhinéo) pendant une durée légale de 10 ans. Le présent document vous servira de guide d utilisation pour ce service. 2. Modalités d utilisation Connectez-vous à Internet et suivez l URL vous permettant d accéder au portail de saisie en ligne b-process. Configuration informatique : Internet Explorer 6 (et version supérieure) Suivre l URL : https://ebp1.b-process.com 3. Modalités de connexion et déconnexion Une fois votre inscription validée par b-process et votre acheteur, vous recevrez un e-mail contenant vos identifiants pour vous connecter sur la plate-forme de saisie en ligne. Complétez les champs en respectant les minuscules et les majuscules. Après 3 tentatives infructueuses, le compte se désactive. Contactez le support b-process pour le ré-activer. Vous pouvez quitter votre session à tout moment en cliquant sur le bouton en haut de votre écran. Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 2
4. Votre Page d accueil Accès à : Traitement de vos factures Suivi de vos factures Dématérialisation de vos factures Créer une nouvelle facture Paramétrez votre profil Informations - Contact 4.1 Personnalisation de votre profil Paramétrez immédiatement vos informations dans «Mon profil» sur la page d accueil sans oublier votre e-mail. N oubliez pas de renseigner votre question de confiance et sa réponse. En cas d oubli de votre mot de passe, celle-ci vous permettra d obtenir votre mot de passe par e-mail. 4.2 Créer une nouvelle facture Cliquez sur la liste déroulante pour choisir l entreprise à facturer, puis validez en cliquant sur Solde de vos factures restantes Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 3
5. Saisie de votre factures Pour saisir votre facture, remplissez le formulaire. Les informations concernant votre société et votre client sont pré-remplies. Les champs obligatoires signalés par une astérisque*. En cas de doute sur une donnée, référez-vous à votre bon de commande ou contactez votre client. N oubliez pas de renseigner : votre récapitulatif TVA et votre pied de facture, avant de valider. 6. Interruption et reprise de la saisie de votre facture Pour interrompre et reprendre la saisie de votre facture, sauvegarder vos données en cliquant sur, puis suivez les étapes suivantes. Retrouver votre facture dans l onglet «traitement», puis «saisie de facture». Cliquez sur l intitulé de la facture pour poursuivre la saisie. Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 4
7. Validation de votre facture Vérifiez bien la validité de cette facture avant d appuyer sur le bouton sera considérée comme originale. car elle La facture est ensuite : publiée sur la plate-forme billmanager TM, archivée dans les coffres forts de la Caisse des dépôts et Consignations et envoyée à votre client. 8. Consultation de vos factures dématérialisées Cliquez sur pour enregistrer votre facture parmi les brouillons ou sur pour l imprimer. Pour consulter ou vérifier le statut de traitement de vos factures, cliquez sur le menu «Suivi», puis sur «Factures en cours». Par défaut les factures du dernier mois s afffichent. Pour agrandir ou affiner le périmètre de vos recherches utiliser le filtre en cliquant sur le bouton en bas à droite de votre écran. Puis remplissez les différentes cases du tableau, selon vos besoins. Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 5
9. Liste récapitulative de vos factures originales archivées Consultez vos factures à la CDC pendant 10 ans. Cliquez sur le numéro de facture pour la consulter au format PDF. Imprimez ou sauvegardez Après un délai de 48h, vérifiez que votre facture apparaisse bien dans la liste sur l onglet «Suivi», puis «Factures en cours». Si votre facture n apparaît pas sous ce délai, assurez-vous que ce numéro de facture n a pas déjà été utilisé pendant l exercice comptable en cours, puis ressaisissez la facture. Vérifiez le statut d envoi de votre facture Lorsqu une anomalie est signalée, suivez le lien PDF précisant le suivi des erreurs. Quand votre facture est rejetée («nok»), resaisissez votre facture en vous assurant du choix de l utilisateur. 10. Renouvellement de votre pack-factures Le renouvellement de vos facture s active lorsque votre compteur affiche 5 factures Pour recharger votre pack, cliquez sur le lien affichant votre solde de facture. Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 5
Pour recharger votre pack, cliquez sur le lien affichant votre solde de facture Une nouvelle page Internet explorer affiche les diiférents pack de factures proposés. Choisissez le pack correspondant à votre consommation. 11. Emettre vers un nouveau client Cliquez sur le lien affiché sur votre page d accueil Une nouvelle page Internet vous propose la liste des clients Choisissez en cochant les clients avec lesquels vous êtes en relation commerciale Contact Besoin d aide? portalbm4@ariba.com - Tél : +33 825 825 486 Portail de saisie en ligne - Guide d utilisation 6