Compte-rendu InterGAL du 14/12/04 1. Communication interne Remarque préliminaire : la communication interne ne doit pas être confondue avec différents aspects administratifs relatives à la mise en œuvre des projets (rédaction de rapports, transmission d informations techniques, etc.) C est une fonction spécifique différente. a) Point sur les actions de communication interne mises en place par les GAL GAL Qui? Supports contenu fréquence Anlier CA (21 pers) Agenda des démarches administratives Mensuelle Présidente + équipe Réunion interne : debriefing Hebdomadaire technique du GAL hébdomadaire => PV + GT balisage et signalétique Condroz-famenne CA (15 pers) Mensuelle Président + équipe du GAL Réunion d équipe Préparation des CA Réunion de coordination et de communication Membres CA et autres GT 5 thématiques/projets relais des GT vers le CA Terres Hoëgne CA (7 pers) Dossier préparatoire : chaque administrateur à en charge une des 7 fiche de projet du GAL 2X / mois Ponctuelle 8 / an
Pays Collines Cuestas Président du GAL, Président du Parc Naturel, Directeur financier + AT Equipe GAL CA (6 pers) Bureau de direction Gestion Tous les 15 jours Réunion d équipe Journal interne Intranet (en cours) Gestion quotidienne Projets Toutes les 6 à 8 semaines AG deux fois/an Opérateurs et autres GT PV Projets Trimestriel
Beau Canton 50 membres AG Annuelle 25 pers + 5 experts associés CA Projets centre culturel et GAL 3-4 X /an 19 permanents réunion Gestion quotidienne Hebdomadaire Projets 100 villages CA et Comité directeur (5 membres du CA) 4X / an Fil pierre CA OJ expliqués Ourthe Moyenne? Membres du GAL, opérateurs + AT Dialogue, rencontres individuelles E-mails consolidés par téléphone Eclaircissement, demande d information, préparation des CA, Sur convocation Régulièrement, chaque fois que nécessaire ESEM CA (17 pers) + bureau prépa Opérateurs + citoyens (bénévoles) Equipe GAL (techniciens et agents communaux) Mensuelles GT Projets Ponctuelles voire mensuelles Réunion de comité Suivi des projets Hebdomadaire d accompagnement administrateurs AG élargie Restreinte pour prises de décision Elargie avec des extérieurs 2X /an
Burdinale Mehaigne? Membres du GAL, opérateurs, partenaires Journal interne GALOPIN Projets Edito Agenda Information Contact Trimestriel (200 exemplaires) Culturalité Botte hainaut AG : 41 personnes CA : 40 personnes + comité de pilotage Grille de présentation de l état d avancement des projets Journal ECHOS DU GAL Mensuelles Infos administratives et projets (en vue préparer les réunions) Equipe GAL Réunion Suivi des projets Hebdomadaire Agents communaux Réunion Connexion avec les projets communaux Ponctuelle Conseils Communaux Point d info avant séance du Premier round (CC) CC AT + présidente Contact Gestion quotidienne Hebdomadaire CA et réunion possible des bourgmestres des 5 communes pour concertation et décision rapide nécessaire Haute Meuse? CA décentralisés + présentation de projets en fonction du lieu 4X / an et sur convocation Assesse-gesves CA : 22 personnes AG : 24 personnes (PV relu par un des bourgmestres) Mensuelle Commentaires Trois groupes de travail sont formés pour le partage d expérience : - implication des élus dans le GAL
- réalisation d un journal interne au GAL (voir fiches Truc & Ficelle n 5 et 5b)) - améliorer les Conseils d administration (voir fiche Truc & Ficelle n 6) Les éléments qui favorisent la communication interne : - les réunions d équipe régulières - la proximité (même bureau, même bâtiment, ) - le dialogue et la rencontre directe - l implication des opérateurs, partenaires dans la communication interne - la mise en place d un journal interne (état d avancement des projets, agenda, synthèse, convivialité, ) - des outils conviviaux (OJ expliqués, grilles de présentations, ) b) Pistes méthodologiques Décider ensemble de la manière de travailler Prendre une heure de CA pour se pencher sur les aspects de communication interne afin d identifier les besoins de chaque membre du GAL en terme d information et les possibilités techniques (tous ont-ils un mail? le courrier papier est-il plus lu?) Réaliser une petite enquête (un questionnaire) plutôt qu une réunion. etc Responsabiliser des membres du GAL par rapport à la comm interne. Impliquer les membres du GAL dans la rédaction d une lettre d information (pas besoin d avoir de grands littéraires ou journalistes dans le cas de la comm interne) via une tournante, par exemple. Pour les aspects techniques, ceux qui ne possèdent pas d ordinateur pourraient utiliser les infrastructures du GAL. Organiser une formation sur les outils de communication interne et en sortir avec le canevas, construits par les membres du GAL
Nécessité en cas de production d un support de comm interne de limiter le nombre d intervenants afin de garantir l autonomie et le respect des délais, mais intérêt a pouvoir s appuyer sur une personne externe au comité de rédaction pour relecture, corrections orthographiques et grammaticale, etc. etc Mutualiser des outils au sein du réseau Création d une maquette commune (un document Word facilement utilisable) Mettre à disposition un fond photo téléchargeable sur le site www.leaderwallonie.be Etablir des fiches trucs et ficelles sur des sujets liés à la comm Mettre en ligne des exemples de lettre d information interne. etc 2. Communication externe Notes sur le débat (principales questions et éléments intéressants à retirer des expériences vécues) Pays de Geminiacum (retrouver la présentation PPT sur le site www.leaderwallonie.be) : importance du travail sur le nom «Geminiacum, terre de passage». Geminiacum devait amener les gens à se poser la question de ce que cela signifiait. Terre de Passage est lié à la position géographique du territoire, au centre des voies de communication. Importance de prévoir dès la construction des actions un budget et du temps de travail pour la communication GAL Pays de Condroz-Famenne (Le Petit Journal du GAL) L objectif du journal est de valoriser de manière équilibrée les actions sur les 3 communes, de faire découvrir le patrimoine du territoire et de mettre en réseau les opérateurs (producteurs, restaurateurs, propriétaires de gîtes, commerçants, ). Chaque Journal ets basé sur un fil conducteur choisi en fonction de la saison, de l actualité, des événements.
Le visuel est particulièrement soigné, via photos et utilisation de la couleur (attractivité) Il est tiré à 7000 exemplaires (coût : 0,50 cents/ex). Il contient des publicités. L achat d espaces est géré par un commercial. Les recettes servent à payer les dépenses postales. Concernant la rédaction, Chantal a choisi d être complétement autonome et de rédiger elle-même les articles pour un souci d homogénéité, de rapidité. Elle propose les sujets, la CA peut également proposer des sujets précis. Par rapport à l impact : retour par téléphone ou par e-mail / augmentation de la production de beurre chez un des producteurs suite à des coups de téléphone. Pays des Collines Elaboration d un plan de communication : important, stratégique, aide à la décision, Cohérence dans les productions touristiques, par exemple, en lien avec la Maison du Tourisme et les activités du Parc. Cette cohérence s appuie notamment sur une charte graphique (comm et signalétique) Il est parfois plus important de communiquer sur les structures qui continueront à porter les projets que sur le GAL luimême (cas particulier d un Parc Naturel). Beau Canton de Gaume Le Journal Le Beau Canton est un toute-boîte. Il est entièrement rédigé par Ludivine (interviews, compte-rendu de festivités et activités, informations, agenda, ). Une des pages est prise en charge par la commune de Florenville. Les Editions du Beau Canton : publications déposées à la Bibliothèque Nationale. 3. Informations diverses Mise en place d un comité scientifique Objectifs Mener un travail d analyse, de formalisation, de capitalisation et de transfert de bonnes pratiques qui va se concrétiser par la productions d outils pédagogiques et didactiques à l usage principal des GAL (ou acteurs équivalents)
Mener un travail prospectif à partir des acquis et des enseignements tirés de Leader + et des enjeux identifiés pour les futures politiques de développement rural wallonne et européenne. Composition ENGE (UCL) => P. Defourny/O. Decocq SEED (Ulg/FUL) => M. Mormont/P. Stassart SEGEFA (Ulg) => B.Mérenne/G. Devillet LMG (Ulg) =>C. Partoune Programme de travail 2005 ENGE (UCL) : production et mise en oeuvre de données cartographiques, personnalisation d outils cartographiques et de systèmes d informations géographiques SEED (Ulg/FUL) : Guide de bonnes pratiques en matière de Développement Durable (DD)(à confirmer) SEGEFA (Ulg) : production d un guide d aide à l implantation et au développement économiques artisanales et/ou commerciales en milieu rural LMG (Ulg) : Capitalisation de bonnes pratiques pour sensibiliser à l avenir des paysages Fiches, guides méthodologiques et fonds documentaire mis à disposition poar la CAR Fiches et Guides méthodologiques (trucs et ficelles) Production continue en fonction des demandes des utilisateurs de la CAR Fonds documentaire DL/DR/DL/Leader Mise en ligne : http://www.leaderwallonie.be Suivi besoins des Gal
Souci de coller aux réalités et besoins des GAL et acteurs locaux Besoin d évaluer nos interventions Procédure légère privilégiée via contact téléphonique Coopération RF/RW et CTN Rencontre de la Cellule d Animation et des GAL flamands le 10 décembre; Volonté de coopération nord/sud identifiée; Thèmes potentiels : premier inventaire Rencontre entre réseaux début février Fiches méthologiques Bases de données disponibles (Italie, Portugal, France, etc.) Séminaires européens Séminaire Fr. le 21 janvier 2005 => l après Leader Base de données socio-économiques Valorisation des bases de données rassemblées par l Observatoire du monde rural (Gembloux) Utilisation simple, flexibilité, adaptation aux besoins des GAL en matière d évaluation Mise en réseau des acteurs Prochaines rencontres : le 25 janvier à Theux et le10 mars à Saint-Hubert