SUPPORTDEFORMATION SUGARCRM Guideutilisateur SugarCRMPro Référence document : SYNOLIA_Support_SugarCRM_v1.0.docx Version document : 1.0 Date version : 2 octobre 2012 æetat du document : Revu æemetteur/rédacteur : Mathieu RIVIERE Relecteur : Vincent ROLLIN
LISTEDEDIFFUSION ENTREPRISE DESTINATAIRES COPIE SUPPORT SYNOLIA Equipe CRM 1 Electronique SUIVID EVOLUTION VERSION DATE OBJETDEL EVOLUTION 1.0 30/01/2011 Création du document 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 2 / 97
SOMMAIRE 1 PRELUDE... 5 2 INTRODUCTION... 6 2.1 A PROPOS DE L ENTREPRISE SUGARCRM... 6 2.2 QUELQUES CHIFFRES... 6 2.3 A PROPOS DE SYNOLIA... 7 3 DEBUTER AVEC L APPLICATION... 8 3.1 AUTHENTIFICATION... 8 3.2 NAVIGATION... 10 3.3 RECHERCHE GLOBALE... 11 3.4 GESTION DE SON PROFIL... 13 3.5 MODULE EMPLOYE... 15 3.6 NAVIGATION... 16 3.7 TABLEAUX DE BORDS... 18 3.7.1 Utilisation des dashlets... 19 3.7.2 Organisation du tableau de bord... 20 3.7.3 Ajouter un Dashlet... 21 3.7.4 Réinitialiser les dashlets... 21 3.7.5 Dashlet spécifique : Flux d activités... 21 3.8 LES VUES DANS SUGARCRM... 23 3.8.1 Recherche rapide... 23 3.8.2 Recherche avancée... 23 3.8.3 Vue liste... 25 3.8.4 Vue édition... 29 3.8.5 Vue détail... 33 3.9 LES SOUS PANELS... 35 3.10 MISE A JOUR GLOBALE... 35 3.11 CREATION D ENREGISTREMENTS ET RACCOURCIS... 37 4 LES MODULES DE SUGARCRM... 38 4.1 LES COMPTES... 38 4.1.1 Gestion des comptes... 39 4.1.2 Cloud connectors... 41 4.2 LES CONTACTS... 43 4.2.1 Gestion des vcards... 44 4.2.2 Actions possibles en vue Détail... 45 4.3 ACTIVITES/ CALENDRIER... 48 4.3.1 Création d activité... 49 4.3.2 Duplication et rattachement... 50 4.3.3 Agenda... 51 4.4 LEADS... 54 4.4.1 Création de lead... 54 4.4.2 Vue détail... 54 4.4.3 Gestion des abonnements... 56 4.4.4 Conversion des leads... 57 4.5 AFFAIRES OPPORTUNITES... 59 4.5.1 Création d affaire... 59 4.6 TICKETS - SUPPORT BUGS... 60 4.6.1 Création de tickets... 60 4.6.2 Gestion du ticket... 61 4.7 EMAILS... 62 4.7.1 Interface générale... 62 4.7.2 Paramétrage du compte... 63 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 3 / 97
4.7.3 Navigation... 64 4.8 DOCUMENTS... 68 4.9 RAPPORTS... 70 4.10 CAMPAGNES... 70 5 PRESENTATION DES MODULES COMPLEMENTAIRES... 71 5.1 DEVIS... 71 5.1.1 Création... 71 5.1.2 Création d une affaire... 72 5.1.3 Ajouter des produits... 72 5.2 CONTRATS... 74 5.2.1 Création... 74 5.3 PRODUITS... 76 5.3.1 Création... 77 5.4 PROJETS... 78 5.5 BASE DE CONNAISSANCE... 80 5.6 PREVISIONS... 82 6 IMPORTS... 83 6.1 SOURCE DE DONNEES... 83 6.2 CHOIX DU FICHIER... 84 6.3 MAPPING DES CHAMPS... 85 7 PLUGIN MS OUTTLOK... 86 7.1 CONFIGURATION... 87 7.2 ARCHIVER UN EMAIL... 88 7.3 CREATION DE MAILS... 90 7.4 SYNCHRONISATION DES CALENDRIERS... 91 7.5 SYNCHRONISATION DES CONTACTS... 92 8 PLUGIN MS WORD... 93 9 CONCLUSION... 97 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 4 / 97
1 Prélude La version utilisée pour réaliser ce support est la version 6.5.0 en mode Professionnelle. SYNOLIA a apporté le plus grand soin à la rédaction de ce manuel. Les instructions, informations techniques et recommandations présentées dans ce manuel, ne font et ne feront l objet d aucune garantie quant à leur exactitude et leur exhaustivité. Elle ne constitue en rien une garantie vis-à-vis des produits décrits. SYNOLIA décline toute responsabilité quant aux erreurs et imprécisions afférentes. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 5 / 97
2 INTRODUCTION Ce document a pour objectif de donner une vue générale de l application SugarCRM et de détailler les fonctionnalités et possibilités de l application. 2.1 Aproposdel entreprisesugarcrm Basée à Cupertino en Californie, la société SugarCRM a été créée en avril 2004 par 3 professionnels des IT ayant de nombreuses années d expérience en systèmes d information CRM (E.piphany, Broadvision ou Aurum). SugarCRM est la première application Open source à convaincre les investisseurs dès son démarrage: $46M levés en quatre tours de tables. 2.2 Quelqueschiffres 150 collaborateurs dont 80 ingénieurs 6 500 clients dans le monde dont plus de 1 500 en Europe 600 000 utilisateurs sur plus de 65 000 systèmes en production 6,6 millions de téléchargements de la version Open Source 175 000 membres de la communauté 20 000 développeurs identifiés 800 modules disponibles 75 langues 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 4/04 7/04 10/04 1/05 4/05 7/05 10/05 1/06 4/06 7/06 10/06 1/07 4/07 7/07 10/07 1/08 4/08 7/08 10/08 1/09 4/09 7/09 10/09 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 6 / 97
2.3 AproposdeSYNOLIA SYNOLIA est le partenaire historique de SugarCRM en France et à ce titre : Fait partie de l équipe de développement SugarCRM Réalise la traduction officielle pour les pays francophones Assure le support de la solution en France et en Europe Assure le lien avec le support SugarCRM US / EUROPE Réalise des prestations de services autour de la solution Héberge et administre le portail SugarCRM en France (http://www.crm-france.com) qui compte plus de 35 000 membres à ce jour «En Juin 2004, SYNOLIA est le premier partenaire au monde à intégrer l équipe de développement SugarCRM pour mettre à disposition du marché français (et pays limitrophes) un outil innovant, performant et économique.» 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 7 / 97
3 Débuteravecl application SugarCRM est une solution web. Cela implique que pour avoir accès à l application, il faut passer par votre navigateur. Une liste de navigateurs compatibles est détaillée sur le site de l éditeur. 3.1 Authentification Pour se connecter à SugarCRM, il suffit d ouvrir la page web correspondante (saisie de l adresse, utilisation d un raccourci) à travers un navigateur Internet récent (Internet Explorer, FireFox ). Une fenêtre de connexion apparaît, afin de permettre à l utilisateur de se connecter à l application. 1. La fenêtre de connexion permet alors de rentrer dans l application, en saisissant un identifiant (login) et un mot de passe, puis en cliquant sur le bouton «Login» 2. Il est possible de sélectionner une langue spécifique à l aide de la liste correspondante (2). Tant que l utilisateur ne s est pas identifié (login + mot de passe), les objets de l application ne sont pas accessibles. SugarCRM peut s installer sur un serveur en https et ainsi sécuriser encore plus l information qui transite et garantir à l utilisateur que les informations ne seront pas corrompues ou piratées. Lors de la première connexion, l application demande à l utilisateur de remplir certaines informations le concernant. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 8 / 97
Cette demande n apparaît que lors de la première connexion. Ces informations pourront être modifiées plus tard dans l application. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 9 / 97
3.2 Navigation Une fois connecté, la page d accueil apparaît. Cette page vous permet d accéder à tous les objets de l application. 1. Barre de raccourcis permettant l accès direct à des fonctions telles que la création d un compte ou l envoi d un email 2. Zone de recherche rapide multi objets 3. Accès aux fonctionnalités de gestion de l administrateur et du profil 4. Raccourcis d accès aux modules 5. Page d affichage des «Dashlets» 6. Barre d information qui peut posséder aussi des icones vers des applications ou des plugins additionnels. Le menu contextuel situé en haut à droite de la page d accueil permet d accéder plus rapidement aux fonctionnalités principales accessibles depuis la page d accueil. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 10 / 97
3.3 Rechercheglobale Une zone de recherche globale est disponible. Celle-ci permet de rechercher une information dans l ensemble des modules de l application. Celle-ci se situe en haut à droite de l écran. 1 La zone de recherche permet de taper la chaine de caractères recherchés. L opérateur est commence par. Si l on veut substituer des caractères, il faut utiliser le %. Dans cet exemple, on recherche toutes les données qui contiennent bou. 2 Cliquer sur la loupe pour exécuter la recherche 3 le résultat de la recherche apparaît trié par module (Compte, contacts ). Il suffit ensuite de cliquer sur l élément voulut. 4 Si la recherche n est pas fructueuse, ou que la chaine de recherche n est pas assez précise et que cela affiche trop de données il est possible d accéder à la liste complète des résultats en cliquant sur 14 suivants Si l on clique sur Voir tout (4), on obtient un écran plus complet permettant d affiner la recherche. 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 11 / 97
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3.4 Gestiondesonprofil A droite de la recherche globale apparaît la barre d administration. Celle-ci permet d accéder rapidement à sa propre fiche afin de la modifier. Ouvrir sa fiche utilisateur Listing des utilisateurs de l application Accès aux fonctions Admin, au site support de SugarCRM et à l»a propos de SugarCRM. Déconnexion de l application 1. Un simple clic sur le profile permet de d ouvrir sa fiche utilisateur et de réaliser notamment les actions suivantes (en mode Edition) Réinitialiser les préférences ou les éléments de la page d accueil (1 et 2) 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 13 / 97
Modifier son mot de passe (en respectant les règles de sécurité) Modifier le thème. Attention, le choix d un thème différent ou personnalisé peut modifier sensiblement l ergonomie de l application (ou uniquement le jeu de couleurs utilisé). Le menu Avancé est réservé aux administrateurs. L onglet Téléchargements permet de consulter les Plug 02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_v6.5.docx page 14 / 97
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