Page 1 / 5 Description de poste 1. Indentification Intitulé de la fonction : Classification de la fonction : assistant-e administratif-ve urbanisme Fonction de référence : 02- employé-e CFC Classes : 2 à 4 Titulaire : Service : Secteur : UEI Urbanisme Equipement Intendance urbanisme économie Occupation : 60 % - 70% Date de rédaction : août 2013 2. Structure des rapports Responsable direct : Chef du secteur urbanisme économie Chef du service UEI Chef du secteur urbanisme économie Assistant-e administratif-ve urbanisme Personnel subordonné : Néant Suppléant : assistant-e administratif-ve selon absences coordonnées et planifiées Suppléance : assistant-e administratif-ve (hors missions secteur urbanisme), instructeur permis foncier, le cas échéant chef de secteur selon absences coordonnées et planifiées 3. Mission générale - Exécuter les directives qu il reçoit de son supérieur hiérarchique, collaborer étroitement avec lui - Assurer la bonne exécution des tâches confiées
Page 2 / 5 - Entretenir des contacts étroits avec le supérieur hiérarchique et le chef de service - Entretenir une collaboration inter-services - Faciliter, améliorer le travail, diffuser l information nécessaire 4. Responsabilités et activités principales 4.1 Assurer l instruction administrative des dossiers de droit des sols (permis de construire ) - Réceptionner et informer le public dépositaire d un dossier de droit des sols - Réceptionner le public émettant des réclamations, oppositions ou demandant la consultation d un dossier de droit des sols - Réceptionner et informer le public demandeur d informations et de renseignements fonciers, appliquer la procédure de traitement en vigueur - Contribuer au développement de la commune par une conduite diligente des permis de construire dans le cadre défini par la législation cantonale et communale en matière de construction et des procédures applicables - Assurer le traitement administratif des dossiers de permis dans les délais les plus brefs - Assurer la saisie sous le logiciel de production GESPER - Proposer les services concernés par le projet à consulter - Assurer les consultations, tant internes qu externes, en suivre scrupuleusement les retours et relancer si nécessaire - Préparer et soumettre le projet de publication pour affichage public - Préparer les dossiers à la réunion préparatoire interne et à la commission d urbanisme - Préparer, et, selon décision, assister et rédiger le procès verbal des séances de traitement des oppositions éventuelles - Rédiger toute correspondance utile - Participer à la préparation des rapports des Conseils Municipaux - Préparer les projets décision d octroi de permis municipaux, préparer en lien avec le chef de secteur la validation par la Municipalité, dans le strict respect de la règlementation applicable - Préparer et mettre en recouvrement les émoluments et taxes applicables, selon les règlementations en vigueur. Assurer le lien avec le service financier - Appliquer strictement la réglementation en vigueur - Participer à la prévention d infractions à la législation sur les constructions, préparer les arrêts de chantier - Participer à la mise à jour des tableaux de bord d activités du secteur - Proposer toute mise à jour ou actualisation - Participer à la gestion administrative de tous dossiers d urbanisme (plan spécial, plan de zones ) en lien avec le chef de secteur 4.2 Assurer le travail de secrétariat et classement de l information du secteur - Assurer la gestion quotidienne du courrier du secteur - Saisir, présenter, préparer et archiver tous types de documents (courriers, rapports ). Assurer les publipostages. Participer à la conception de tableaux de bord et à leur mise à jour - Assurer les prises de notes, établissement de PV, préparer les ordres du jour de séances, Commissions notamment - Respecter les plans de classement et d archivage papier et informatique, assurer un classement et un archivage efficace des dossiers traités - Participer à l organisation matérielle de certaines réunions 4.3 Assurer l accueil du public pour le secteur - Assurer l accueil physique et téléphonique du public du secteur - Diriger et prendre note des communications téléphoniques, les transmettre - Orienter et renseigner le public (renseignements relatifs au cadastre, foncier, terrains à bâtir, permis )
Page 3 / 5 - Etre garant de la cohérence et clarté des éléments transmis et en assurer la confidentialité - Assurer l accueil du public du secteur en polyvalence lors des absences des autres agents du service 4.99 Collaborer dans des commissions, des groupes de travail Participer aux séances de Commissions et de groupes de travail auxquels le Conseil Municipal et/ou le chef de service souhaite le déléguer 5. Droit de signature et compétences financières Signature individuelle 5.1 Courrier : bordereau d envoi de pièces, sous signature individuelle et du secteur Signature collective Néant 6. Qualité, environnement et sécurité - Intégrer les mesures de sécurité spécifiques à la fonction (évaluation des risques) : o important travail sur écran o nécessité d avoir une certaine résistance au stress (charge de travail importante) o présence, séances et contrôle sur les chantiers o porter les équipements de protection individuels mis à disposition par la Municipalité, en solliciter de nouveaux ou de remplacement si nécessaire 7. Compétences attendues Formation de base : CFC ou maturité professionnelle employé-e de commerce ou diplôme de secrétaire de direction ou à défaut expérience significative jugée équivalente, tant en secrétariat de direction qu accueil du public, Ou CFC de dessinateur avec expérience et aptitude pour le traitement administratif, idéalement avec une expérience dans un ou plusieurs domaines en lien avec la construction et l urbanisme et/ou en secrétariat Expérience professionnelle : Etre idéalement au bénéfice d une expérience dans le domaine de la construction, de l urbanisme et du foncier Etre doté de connaissances spécifiques en secrétariat et maîtrise des outils bureautiques Connaissances spécifiques, capacités professionnelles liées à la fonction (capacité à) : Maîtrise parfaite des outils bureautique : messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de présentations. Une connaissance et pratique d Access (base du progiciel permis) serait un plus. Aisance avec les outils informatiques (ex de suivi financier et budgétaire) Maîtrise des techniques de classement et archivage Maîtrise de l orthographe capacités rédactionnelles avérées Connaissance des rouages institutionnels et de la Municipalité Droit et normes techniques dans le secteur de compétence Connaître les procédures liées à l urbanisme
Maîtriser la lecture des plans permis de construire et d exécution Pratique souhaitée de l allemand à l écrit et à l oral Page 4 / 5 Compétences relationnelles, aptitudes et qualités personnelles (savoir être) : Apte à : Rédiger Respecter scrupuleusement les procédures mises en place Rendre un travail soigné Respecter les délais A classer et archiver les documents de façon pertinente A utiliser la prise de note rapide Planifier les tâches, interventions en autonomie Travailler en équipe et en coopération avec les autres assistant-e-s Rendre compte à sa hiérarchie Gérer les situations difficiles, notamment au niveau de l accueil Analyser les documents de permis de construire, cadastraux S adapter à des interlocuteurs variés Qualités personnelles attendues : Grande capacité d écoute Bonne présentation générale Sens des contacts humains, contact facile Esprit d équipe Soin et application dans la réalisation de son travail, esprit pratique Très rigoureux et méthodique, Organisé, apte à suivre fidèlement des procédures Discrétion et réserve Aisance relationnelle et rédactionnelle Autonomie et sens des responsabilités Diplomatie Force de proposition Objectivité et transparence totale dans la gestion des permis de construire Strict respect du secret professionnel 8. Exigences - Permis de conduire - Spécificités horaires : horaires variables, séances en soirée ponctuelles - Déplacements fréquents sur le territoire de la commune 9. Contrôle de la fonction - Respect des délais internes d instruction, - La notion de contrôle permet de fixer la règle du jeu et de préciser le champ d application de celui-ci. Les éléments à contrôler seront précisés lors de l entretien annuel d évaluation en fonction des objectifs fixés et des missions spécifiées. 10. Signature Par sa signature, l employé-e atteste avoir pris connaissance de la présente description de poste. A Porrentruy, le
Page 5 / 5 Titulaire Chef de service