GUIDE D UTILISATION SIMPLY SYNDIC

GUIDE D UTILISATION SIMPLY SYNDIC NOVEMBRE 2014 1

SOMMAIRE Installation Page 4 Démarrage et mise en route Page 5 1. CREATION DE LA COPROPRIETE 1.1 L IMMEUBLE Page 6 1.2 LES LOTS Page 7 1.3 LES COPROPRIETAIRES Page 9 1.4 LE BUDGET Page 11 1.4.1 LE BUDGET PREVISIONNEL SUR OPERATIONS COURANTES Page 12 1.4.2 LE BUDGET PREVISIONNEL SUR TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES Page 14 1.5 CREER VOS COMPTES BANCAIRES Page 16 1.6 LES A NOUVEAUX (REPRISES DE SOLDES) Page 17 2. VIE DE LA COPROPRIETE 2.1 RECEPTION DES FACTURES Page 19 2.2 RELANCE Page 21 2.3 SAISIE DES SALAIRES Page 21 2.4 VIREMENT DE FONDS Page 24 2.5 LE PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES Page 25 2.6 APPELS DE FONDS SUR CHARGES ET/OU TRAVAUX Page 26 2.6.1 APPELS DE FONDS SUR CHARGES COURANTES Page 26 2.6.2 APPELS DE FONDS SUR TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES Page 31 2.6.3 APPELS DE FONDS POUR AVANCE Page 35 2.6.4 RESTITUER DES FONDS AUX COPROPRIETAIRES PAR UN APPEL Page 38 2.6.5 SUPPRIMER UN APPEL DE FONDS VALIDÉ Page 39 2.7 LES OPERATIONS DIVERSES (OD) Page 39 2.8 LE REGLEMENT DES COPROPRIETAIRES Page 40 2.9 RECETTES ET PRODUITS (Avoir, loyer, indemnité assurance ) Page 41 3. LES CONSULTATIONS 3.1 BALANCES - JOURNAUX - GRAND LIVRE Page 46 3.2 DE COMPTES Page 47 3.3 MODIFIER OU SUPPRIMER UNE ECRITURE / MODIFIER LE LIBELLE D UN COMPTE Page 48 3.4 INSCRIPTION Page 50 3.5 EDITIONS Page 51 4. CLOTURE 4.1 GESTION DES COMPTEURS Page 53 4.2 REPARTITION DES CHARGES ET/OU TRAVAUX Page 54 4.2.1 REPARTITION SANS TRAVAUX Page 54 4.2.2 REPARTITION AVEC TRAVAUX Page 55 4.2.3 CAS PARTICULIERS Page 60 4.2.4 LES EDITIONS DE LA REPARTITION Page 60 4.3 ANNEXES 1.2.3.4. 5 - RELEVE DES DEPENSES - SITUATION COMPTABLE DES COPROPRIETAIRES Page 60 4.4 VALIDATION DU BUDGET Page 61 2

5. DIVERS 5.1 EXEMPLES DE SAISIES COMPTABLES Page 62 5.1.1 Un copropriétaire paye une facture pour la copropriété Page 62 5.1.2 Ré imputation d une facture à un copropriétaire Page 62 5.1.3 Achat de badges, émetteurs, bips Page 63 5.2 AFFECTATION ET REPARTITION DES PRODUITS 5.2.1 Affectation des produits Page 64 5.2.2 Répartition des produits Page 64 5.3 SAUVEGARDE Page 65 5.4 INSTALLATION D UNE MISE A JOUR Page 66 5.5 MODIFICATION D UN LIBELLE DE COMPTE Page 67 5.6 SUPPRESSION D UN COMPTE Page 67 5.7 ENVOI PAR MAIL DES ARCHIVES (APPELS DE FONDS et REPARTITIONS) Page 67 5.8 ASTUCES Page 68 3

INSTALLATION Pour accéder au logiciel double cliquez sur l icône installé sur votre bureau. Si vous travaillez sur Windows Vista ou Windows 7 : fermez le logiciel après installation afin de le déverrouiller. Pour cela : allez sur votre «Bureau», faites un clic droit sur l icône SIMPLY SYNDIC puis un clic gauche sur «exécuter en tant qu administrateur», puis sur «autoriser». CODE DE DEBRIDAGE : Allez dans le menu DIVERS et notez le n de code qui vous est donné, puis téléphonez au 01.43.78.87.13 afin d obtenir votre mot de passe. MENU IMPRESSION (éditions des documents) Vous trouverez cette barre de tâches sur chaque édition Impression de l ensemble des pages Impression de la page en cours Valeur du zoom Zoom avant/arrière Zoom personnalisé Mode navigateur (Affiche les pages en miniatures) Enregistrez vos documents sous différents formats Envoyez vos documents par mail (si votre messagerie le permet) 4

DEMARRAGE / MISE EN ROUTE CREATION DE VOTRE IMMEUBLE : Page 6 CREATION DES LOTS DE COPROPRIETE : Page 7 CREATION DES COPROPRIETAIRES : Page 9 CREATION DU BUDGET PREVISIONNEL : Page 11 CREATION DE VOS COMPTES BANCAIRES : Page 16 SAISIR LES A NOUVEAUX (REPRISES DE SOLDES) : Page 17 RAPPEL : Vous devez saisir un exercice comptable complet même si vous êtes nommé syndic en cours d exercice LA VIE DE LA COPROPRIETE Afin d effectuer un exercice comptable entier allant jusqu à la répartition des charges vous devez faire : Les appels de fonds sur budget - Page 26 Les appels de fonds hors budget - Page 31 L enregistrement des règlements copropriétaires - Page 40 L enregistrement des factures - Page 19 Les exemples de saisies comptables - Page 62 LA CLOTURE D UN EXERCICE Pour clôturer votre exercice comptable, vous devez faire : La gestion des compteurs individuels - Page 53 Relevé général des dépenses - Page 60 Répartition des charges - Page 54 ATTENTION : effectuez une sauvegarde avant la validation de la répartition. Mise à jour du budget pour l exercice à venir - Page 61 Vous trouverez le guide d utilisation du logiciel en ligne en cliquant sur l icône 5

1 - CREATION DE LA COPROPRIETE 1.1 L IMMEUBLE Ce menu vous permet de renseigner les informations concernant votre copropriété. 1 2 3 1 Immeuble : Saisissez le nom de votre copropriété, l adresse ainsi que le code postal et la ville. 2 La date d exercice comptable de votre copropriété : Par exemple 01/01/2009 au 31/12/2009 3 Les clés de charges = clés de répartition : permettent la répartition des charges entre les copropriétaires. Les tantièmes correspondent à la base de l immeuble. Vous trouverez les clés de charge dans le règlement de copropriété Pour ajouter une clé de charges : Indiquez le n de clé - Par exemple 1 Indiquez le libellé de la clé - Par exemple CHARGES GENERALES Précisez les tantièmes - Par exemple 1000 (reportez-vous au règlement de copropriété) Validez en cliquant sur Vous apercevrez dans le tableau la clé créée Suivez cette procédure pour chacune des clés. 6

Pour supprimer une clé de charges : Sélectionnez la clé dans le tableau Puis cliquez sur ATTENTION : ne pas supprimer une clé de charge utilisée lors d une saisie ou dans le budget Pour modifier une clé de charges : Vous ne pouvez pas modifier le texte et/ou les tantièmes d une clé de charges. Vous devrez la supprimer puis la créer de nouveau (voir paragraphes ci-dessus POUR SUPPRIMER et POUR AJOUTER UNE CLE) Si vous souhaitez quitter le menu IMMEUBLE, cliquez sur 1.2 LES LOTS Ce menu vous permet de créer vos lots de copropriété. 1 2 3 4 Pour créer un lot de copropriété : 1 Cliquez sur 2 Indiquez le numéro de lot supérieur à 0. Attention : un numéro n est pas réutilisable 3 Indiquez le Bâtiment, Escalier, Etage, Porte, divers 7

4 Indiquez directement dans le tableau, les millièmes correspondants aux lots. Pour modifier un lot de copropriété : Sélectionnez le lot concerné dans le tableau LISTE DES LOTS Apportez les modifications souhaitées dans le tableau FICHE DETAILLEE DU LOT IMPORTANT : ne pas modifier le n d un lot Pour supprimer un lot de copropriété : Sélectionnez le lot concerné dans le tableau LISTE DES LOTS puis cliquez sur Attention : avant de supprimer un lot, vérifiez qu il n est pas affecter à un copropriétaire. Si c est le cas, reportez vous page 10 pour désaffecter le ou les lots au copropriétaire. Pour vérifier l affectation de vos lots, cliquez sur Le total trouvé doit être égal aux tantièmes de la clé Si vous souhaitez quitter le menu LES LOTS, cliquez sur 8

1.3 LES COPROPRIETAIRES 1 2 3 4 5 Pour créer un copropriétaire : 1 Cliquez sur 2 Ne renseignez pas le n de copropriétaire, le logiciel ajoute automatiquement un numéro 3 Renseignez le n de téléphone ou mail 4 Affectez les lots au copropriétaire que vous venez de créer, pour cela cliquer sur 9

Un tableau s ouvre, Sélectionnez un lot Cliquez sur AFFECTER LE LOT AU COPROPRIETAIRE Si le copropriétaire à plusieurs lots, suivez la même procédure pour l ensemble des lots. En cas d erreur d attribution de lot ou en cas de vente «mutation», sélectionnez le lot concerné dans le tableau LISTE DES LOTS DU COPROPRIETAIRE Et cliquez sur 10

Pour supprimer un copropriétaire : Désaffectez les lots au copropriétaire avant la suppression du copropriétaire (voir ci-dessus) 5 Sélectionnez le copropriétaire dans la liste des copropriétaires Et cliquez sur SUPPRIMER ATTENTION : si vous avez des écritures comptables sur un compte copropriétaire vous ne pourrez pas le supprimer. Si vous souhaitez quitter le menu LES COPROPRIETAIRES, cliquez sur 1.4 LE BUDGET Ce menu vous permet de saisir le budget prévisionnel vous servant à faire vos appels de fonds. On distingue 2 budgets * Budget sur opérations courantes Exemples de dépenses courantes entrant dans le budget prévisionnel : - Dépenses d entretiens, de gardiennage, de gestion, d assurance - Fluides (eau, combustible, électricité) - Petits travaux de maintenance (serrurerie...) - Contrats d entretien - Visites périodiques obligatoires (chaudière ) * Budget sur travaux et opérations exceptionnelles Cliquez sur l icône correspondant au budget que vous souhaitez renseigner 11

1.4.1 LE BUDGET PREVISIONNEL SUR OPERATIONS COURANTES Cliquez sur 1 2 3 4 1 Indiquez une prestation, pour cela cliquez sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez le compte et cliquer sur 12

Vous pouvez modifier le libellé de la prestation (après avoir sélectionné un compte) cela crée automatiquement un nouveau compte. Ex : sélection du compte 601000 EAU, modification du libellé : EAU CHAUDE = création automatique d un compte 601002 EAU CHAUDE 2 Indiquez la clé de charges. 3 Cliquez sur Pour faire apparaitre la prestation dans le tableau Effectuez à nouveau les étapes 1-2 et 3 pour ajouter d autres prestations 4 Indiquez dans la colonne BUDGET le montant en double cliquant sur la ligne * La colonne BUDGET (N-1) correspond à votre exercice N-1 * La colonne REALISE (N) correspond à vos dépenses réelles, cette colonne se complétera automatiquement en fonction des écritures comptables saisies (RECEPTION DES FACTURES) * La colonne BUDGET (N) correspond à votre budget prévisionnel de l exercice en cours. * Les colonnes EXERCICE (N+1) et EXERCICE (N+2) correspondent à votre budget des 2 années à venir. Pour supprimer une prestation : Sélectionnez la prestation dans le tableau puis cliquez sur l icône Pour imprimer le budget cliquez sur ou 13

1.4.2 LE BUDGET PREVISIONNEL SUR TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES Cliquez sur 1 2 3 4 1 Indiquez une prestation, pour cela cliquez sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez le compte et cliquer sur 14

Vous pouvez modifier le libellé de la prestation (après avoir sélectionné un compte) cela crée automatiquement un nouveau compte. Ex : sélection du compte 671000 TRAVAUX DECIDES, modification du libellé : CHANGEMENT DES PORTES GARAGES = création automatique d un compte 671002 CHANGEMENTS DES PORTES GARAGES IMPORTANT : vous devez impérativement avoir un compte 67 par travaux 2 Indiquez la clé de charges. 3 Cliquez sur Pour faire apparaitre la prestation dans le tableau Effectuez à nouveau les étapes 1-2 et 3 pour ajouter d autres prestations 4 Indiquez dans la colonne BUDGET le montant en double cliquant sur la ligne * La colonne REALISE correspond à vos dépenses réelles, cette colonne se complétera automatiquement en fonction des écritures comptables saisies (RECEPTION DES FACTURES) * La colonne BUDGET correspond à votre budget prévisionnel de l exercice en cours. * Les colonnes EXERCICE (N+1) et EXERCICE (N+2) correspondent à votre budget des 2 années à venir. Pour supprimer une prestation : Sélectionnez la prestation dans le tableau puis cliquez sur l icône Si vous souhaitez quitter le menu LE BUDGET cliquez sur 15

1.5 CREER VOS COMPTES BANCAIRES Ce menu permet de créer vos comptes bancaires (compte courant, compte épargne, livret ) 1 2 3 1 Indiquez le libellé. Par exemple : compte courant BNP 2 Précisez s il s agit d un compte courant ou d un compte épargne 3 Cliquez sur Pour faire apparaitre le compte bancaire dans le tableau. Cela ajoutera automatiquement dans le plan comptable le compte bancaire en 512 XXX (pour un compte courant) et 502 XXX (pour un compte épargne) Pour modifier un libellé de compte bancaire : Dans le tableau, faites un double clique sur le libellé du compte bancaire à modifier dans le tableau Pour supprimer un compte bancaire : cliquez sur La suppression est possible si vous n avez pas mouvementé le compte Si vous souhaitez quitter le menu LE BUDGET cliquez sur 16

1.6 LES A NOUVEAUX (Reprise de soldes) Ce menu permet de reprendre les soldes des différents comptes lors du démarrage de la comptabilité sur le logiciel ex : solde bancaire, solde des copropriétaires etc. Pour cela, vous devez saisir les soldes de la balance générale au dernier jour de l exercice précédent. 3 1 4 2 5 6 1 Indiquez la date des A Nouveaux : Par exemple 31/12/2010 Si vous travaillez sur un exercice comptable allant du 01/01/2011 au 31/12/2011, vous devrez saisir les soldes au 31/12/2010 2 Sélectionnez le compte, pour cela cliquez sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez le compte et cliquer sur 17

Vous pouvez modifier l intitulé du compte. Pour cela, une fois le compte sélectionné, modifiez le libellé directement dans l encart INTITULE ATTENTION : cela aura pour incidence de créer un nouveau compte dans le plan comptable. 3 Sélectionnez la clé des charges en cliquant sur 4 Indiquez le montant au DEBIT ou CREDIT EXEMPLES : * un copropriétaire est créditeur de 120 euros au 31/12/2010, indiquez donc 120 dans l encadré CREDIT * Reprise du solde bancaire : en comptabilité générale, le compte banque est inversé : les dépenses sont au crédit et les recettes au débit du compte banque. Par conséquent, si votre compte bancaire est créditeur (approvisionné) indiquez la reprise de solde au DEBIT. Inversement, si le compte bancaire est à découvert, indiquez la reprise de solde au CREDIT. 5 Cliquez sur Pour ajouter la saisie dans le tableau Vous pouvez saisir à la suite vos reprises de soldes 6 Pour valider vos saisies cliquez sur Si vous sortez du Menu sans valider, les écritures resteront en mémoire dans le tableau et vous pourrez les valider ultérieurement. Pour valider l ensemble de vos saisies le solde du tableau doit être à 0. Si ce n est pas le cas, lorsque vous validerez vos saisies le message suivant apparait Pour supprimer une saisie : Sélectionnez dans le tableau la saisie à supprimer et cliquez sur Si vous avez validé votre saisie, vous ne pourrez pas supprimer l écriture dans ce menu, reportez vous au paragraphe 3.3 page 48 Si vous souhaitez quitter le menu LES A ANOUVEAUX cliquez sur 18

2 - VIE DE LA COPROPRIETE 2.1 RECEPTION DES FACTURES Ce menu vous permet de saisir l ensemble des factures de votre copropriété (EDF, assurance, ascenseur ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Indiquez la date de saisie 2 Précisez l intitulé de la dépense en cliquant sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez le compte, par exemple pour l eau 601 000 et cliquer sur RAPPEL : vous devez utiliser les mêmes comptes que ceux prévus dans le budget 19

3 Indiquez la clé de charges en cliquant sur 4 Sélectionnez le fournisseur en cliquant sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez le compte du fournisseur, par exemple GENERALE DES EAUX pour l eau et cliquer sur 5 Indiquez le libellé de la dépense. Par défaut le logiciel reprend l intitulé du compte précédemment sélectionné, cependant vous pouvez modifier ou compléter le libellé. 6 Précisez le numéro de facture (facultatif) 7 Indiquez le montant de la facture (TTC) 8 Si le taux de TVA est de 20% cliquez sur. Pour un taux différent à 20%, saisissez manuellement le montant de la TVA dans le champ. 9 Cliquez sur Pour faire apparaitre la saisie dans le tableau Cette saisie débite le compte 601 000 (eau) et crédite le compte 400 002 (générale des eaux) par le journal Achat (AC). Vous pouvez retrouver vos écritures dans le menu BALANCES - JOURNAUX - GRAND LIVRE (page 46) 10 Pour valider vos saisies cliquez sur Si vous sortez du Menu sans valider, les écritures resteront en mémoire dans le tableau et vous pourrez les valider ultérieurement. 20

Pour supprimer une saisie : Sélectionnez dans le tableau la saisie à supprimer et cliquez sur Pour supprimer une saisie validée reportez vous au paragraphe 3.3 page 48 Si vous souhaitez quitter le menu RECEPTION DES FACTURES cliquez sur La réception des factures correspond à l engagement de la facture (selon Loi SRU) et non au paiement de la facture. Pour effectuer le paiement de la facture utilisez PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES paragraphe 2.4 page 25. 2.2 RELANCE Ce menu permet d éditer les relances pour les copropriétaires débiteurs Indiquez la date de la relance Saisissez le montant minimum de relance. Par exemple : 500 euros, le logiciel n affichera que les copropriétaires qui sont débiteurs de plus de 500 euros Cliquez sur RELANCE SIMPLE ou MISE EN DEMEURE pour obtenir les documents en aperçu 2.3 SAISIE DES SALAIRES Ce menu vous permet d enregistrer les salaires ainsi que les charges salariales et patronales des employés de votre copropriété (jardinier, personnel d entretien.) Les comptes comptables sont automatiquement mouvementés. 21

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Indiquez la date 2 Sélectionnez le salarié en cliquant sur Une fenêtre s ouvre, sélectionnez Le compte et cliquer sur Vous pouvez modifier l intitulé du compte. Pour cela, une fois le compte sélectionné, modifiez le libellé directement dans l encart INTITULE ATTENTION : cela aura pour incidence de créer un nouveau compte dans le plan comptable. 22

3 Sélectionnez une clé de charges en cliquant sur 4 Indiquez le LIBELLE DE LA DEPENSE (ex: salaire octobre 2011) 5 Indiquez le SALAIRE NET A PAYER de votre salarié 6 Indiquez le montant total dû à l URSAFF 7 Indiquez le montant total dû à IONIS - ABELIO 8 Indiquez le montant total dû à AGEFOS 9 Cliquez sur Pour supprimer un salaire validé reportez vous au paragraphe 3.3 page 48 Si vous souhaitez quitter le menu SAISIE DES SALAIRES cliquez sur 23

2.4 VIREMENT DES FONDS Ce menu permet d enregistrer les mouvements entre les comptes bancaires 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Indiquez la date 2 Sélectionnez le compte qui émet le règlement en cliquant sur 3 Sélectionnez le compte qui perçoit le règlement en cliquant sur 4 Saisissez le libellé 5 Indiquez le n de virement 6 Saisissez le montant de l opération 7 Cliquez sur 8 Cliquez sur En cas d erreur et avant de valider vous pouvez supprimer une écriture en cliquant sur SUPPRIMER Si vous souhaitez quitter le menu VIREMENT DE FONDS cliquez sur 24

2.5 LE PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES Ce menu permet d enregistrer les règlements de vos factures 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Indiquez la date du règlement 2 Cliquez sur Dans le tableau apparait l ensemble des factures en attente de règlement Si certaine facture n apparaissent pas cliquez sur Cela actualisera les règlements en attente 3-4 - 5 Date, libellé et montant de la facture précédemment saisie dans le menu RECEPTION DES FACTURES (page 19) 6 La colonne DEJA PAYE indique si vous avez déjà fait un règlement partiel sur cette facture 7 Cochez la case dans la colonne REGLER LE SOLDE si vous souhaitez régler le solde de la facture 8 Indiquer le montant de votre règlement en double cliquant sur la ligne de la colonne FAIRE UN REGLEMENT DE 9 Indiquez le numéro du chèque servant au règlement 10 Sélectionnez à l aide le compte bancaire avec lequel vous souhaitez que le règlement s effectue. 25

Si aucun compte n apparait ou si vous souhaitez en ajouter un, reportez vous au paragraphe 1.5 page 16. L icône paiements à effectuer élimine définitivement la facture de la liste des Pour supprimer les factures du tableau (ATTENTION : cela ne supprime pas vos écritures en comptabilité) cliquez sur Pour supprimer un paiement validé reportez vous à la au paragraphe 3.3 page 48. Pour que la facture à payer réintègre le tableau PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES, vous devez au préalable allez dans CONSULTATION, COMPTE, sélectionnez le compte du fournisseur, sélectionnez la facture en attente de règlement, cliquez sur MODIFIER L ETAT DE LA FACTURE, décochez LA FACTURE EST REGLEE et mettre 0 dans MONTANT DEJE REGLE Si vous souhaitez quitter le menu LE PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES cliquez sur 2.6 APPELS DE FONDS SUR CHARGES ET/OU TRAVAUX Ce traitement permet d effectuer les appels de fonds auprès des copropriétaires et de les valider en comptabilité. On distingue : * Les appels de fonds sur charges courantes (appels sur budget) * Les appels de fonds pour travaux (en dehors du budget courant, par exemple travaux de ravalement) * Les appels de fonds pour avance 2.6.1 APPELS DE FONDS SUR CHARGES COURANTES 1 Indiquez la date de votre appel Pour modifier la date, le tableau inférieur doit être vierge de tout appel en attente. Sinon, cliquez sur SUPPRIMER TOUT LE TABLEAU. 26

2 Cochez le type d appel de fonds souhaité : 2 1 3 4 5 6 3 Cochez de quelle façon vous souhaitez calculer l appel de fonds ATTENTION, pour cela vous devez avoir complété la colonne BUDGET de votre budget prévisionnel sur charges courantes (paragraphe 1.4.1 page 12) ATTENTION, pour cela vous devez avoir complété la colonne EXERCICE +1 de votre budget prévisionnel sur charges courantes (paragraphe 1.4.1 page 12) Vous devrez indiquez la clé de charges et le montant de l appel par clé 27

4 Cliquez sur Dans le tableau apparaissent vos clés de charges ainsi que le montant appelé par clé En cas d erreur, cliquez sur Si vous souhaitez supprimer une ligne en particulier : cliquez sur la ligne dans le tableau puis cliquer sur l icône Si vous souhaitez supprimer l ensemble des lignes du tableau Les éditions Permet de vérifier avant d imprimer ou de valider l appel de fonds Permet d avoir une vue d ensemble des appels 28

Permet de lancer les impressions de vos appels de fonds Renseignez les champs : ces éléments seront repris sur les éditions Cliquez sur EDITION DE L APPEL pour avoir vos appels de fonds en aperçu En indiquant une période comptable, vous pourrez faire apparaitre le détail des écritures comptables sur les appels de fonds. Vous pouvez archiver vos éditions en cliquant sur ARCHIVER VOS EDITIONS Et les retrouver dans le menu LES EDITIONS 29

EXEMPLE D APERCU D APPELS DE FONDS Pour l impression de vos documents reportez vous à la page 4 Vous ne pourrez pas réimprimer l appel après validation. Nous vous conseillons d archiver vos documents en PDF 5 Indiquez le libellé de l appel de fonds. Par exemple : appel de fonds sur budget 1 er trimestre 2009 6 Pour valider vos appels de fonds cliquez sur Cela aura pour incidence de débiter le compte de chacun de vos copropriétaires du montant de son appel de fonds et de créditer dans notre exemple le compte 701 000 APPELS DE FONDS SUR CHARGES COURANTES. Si vous souhaitez quitter le menu APPELS DE FONDS cliquez sur 30

2.6.2 APPELS DE FONDS SUR TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES 1 Indiquez la date de votre appel Pour modifier la date, le tableau inférieur doit être vierge de tout appel en attente. Sinon, cliquez sur SUPPRIMER TOUT LE TABLEAU. 2 Cochez le type d appel de fonds souhaité 2 1 3 4 5 6 3 Automatiquement ces champs apparaissent, vous devez indiquez : * L intitulé de l appel Cliquez sur la loupe, une fenêtre s ouvre 31

Sélectionnez le compte sur lequel les travaux vont être enregistrés Puis cliquez sur Si vous souhaitez modifier l intitulé du compte vous pouvez le faire dans le champ INTITULE DE L APPEL (une fois le compte sélectionné), cela créera automatiquement un nouveau compte 102 XXX dans le plan comptable. Vous devez impérativement avoir un compte 102 par travaux * La clé de charges avec laquelle vous souhaitez appeler la somme Cliquez sur la loupe, une fenêtre s ouvre, sélectionnez la clé * Indiquez le montant pour la clé précédemment sélectionnée Si votre appel comporte plusieurs clés, vous devrez saisir le montant pour chacune des clés de charges. 4 Cliquez sur Dans le tableau apparaissent vos clés de charges ainsi que le montant appelé par clé En cas d erreur, cliquez sur Si vous souhaitez supprimer une ligne en particulier : cliquez sur la ligne dans le tableau puis cliquer sur l icône 32

Si vous souhaitez supprimer l ensemble des lignes du tableau Les éditions Permet de vérifier avant d imprimer ou de valider l appel de fonds Permet d avoir une vue d ensemble des appels Permet de lancer les impressions de vos appels de fonds Renseignez les champs : Les éléments seront repris sur les éditions Cliquez sur EDITION DE L APPEL pour avoir vos appels de fonds en aperçu En indiquant une période comptable, vous pourrez faire apparaitre le détail des écritures comptables sur les appels de fonds. Vous pouvez archiver vos éditions en cliquant sur ARCHIVER VOS EDITIONS Et les retrouver dans le menu LES EDITIONS 33

EXEMPLE D APERCU D APPELS DE FONDS Pour l impression de vos documents reportez vous à la page 4 Vous ne pourrez pas réimprimer l appel après validation. Nous vous conseillons d archiver vos documents en PDF 5 Indiquez le libellé de l appel de fonds. Par exemple : appel travaux porte de garage 6 Pour valider vos appels de fonds cliquez sur Cela aura pour incidence de débiter le compte de chacun de vos copropriétaires du montant de son appel de fonds et de créditer dans notre exemple le compte 102 000 APPELS DE FONDS SUR TRAVAUX Si vous souhaitez quitter le menu APPELS DE FONDS cliquez sur 34

2.6.3 APPELS DE FONDS POUR AVANCE 1 Indiquez la date de votre appel Pour modifier la date, le tableau inférieur doit être vierge de tout appel en attente. Sinon, cliquez sur SUPPRIMER TOUT LE TABLEAU. 2 Cochez le type d appel de fonds souhaité 2 1 3 4 5 6 3 Automatiquement ces champs apparaissent, vous devez indiquez : * L intitulé de l appel Cliquez sur la loupe, une fenêtre s ouvre 35

Sélectionnez le compte sur lequel les travaux vont être enregistrés Puis cliquez sur Si vous souhaitez modifier l intitulé du compte vous pouvez le faire dans le champ INTITULE DE L APPEL (une fois le compte sélectionné), cela créera automatiquement un nouveau compte 103 XXX dans le plan comptable. * La clé de charges avec laquelle vous souhaitez appeler la somme Cliquez sur la loupe, une fenêtre s ouvre, sélectionnez la clé * Indiquez le montant pour la clé précédemment sélectionnée Si votre appel comporte plusieurs clés, vous devrez saisir le montant pour chacune des clés de charges. 4 Cliquez sur Dans le tableau apparaissent vos clés de charges ainsi que le montant appelé par clé En cas d erreur, cliquez sur Si vous souhaitez supprimer une ligne en particulier : cliquez sur la ligne dans le tableau puis cliquer sur l icône Si vous souhaitez supprimer l ensemble des lignes du tableau 36

Les éditions Permet de vérifier avant d imprimer ou de valider l appel de fonds Permet d avoir une vue d ensemble des appels Permet de lancer les impressions de vos appels de fonds Renseignez les champs : Ces éléments seront repris sur les éditions Cliquez sur EDITION DE L APPEL pour avoir vos appels de fonds en aperçu En indiquant une période comptable, vous pourrez faire apparaitre le détail des écritures comptables sur les appels de fonds Vous pouvez archiver vos éditions en cliquant sur ARCHIVER VOS EDITIONS Et les retrouver dans le menu LES EDITIONS EXEMPLE D APERCU D APPELS DE FONDS 37

Pour l impression de vos documents reportez vous à la page 3 Vous ne pourrez pas réimprimer l appel après validation. Nous vous conseillons d archiver vos documents en PDF 5 Indiquez le libellé de l appel de fonds. Par exemple : appel avance de trésorerie 6 Pour valider vos appels de fonds cliquez sur Cela aura pour incidence de débiter le compte de chacun de vos copropriétaires du montant de son appel de fonds et de créditer dans notre exemple le compte 103 000 AVANCE DE TRESORERIE Si vous souhaitez quitter le menu APPELS DE FONDS cliquez sur 2.6.4 RESTITUER DES FONDS AUX COPROPRIETAIRES PAR UN APPEL Par exemple restitution de l avance de trésorerie Suivez la même procédure que pour un appel de fonds (cf. page 26), mais indiquez le montant en négatif 38

2.6.5 POUR SUPPRIMER UN APPEL DE FOND VALIDE Reportez vous au paragraphe 3.3 page 48 Sélectionnez le journal d appel, indiquez la date de l appel et cliquez sur SUPPRIMER LES ECRITURES DU JOURNAL 2.7 LES OPERATIONS DIVERSES (OD) Ce menu permet d effectuer des écritures comptables de compte à compte. 1 2 3 4 5 6 7 8 39

1 Indiquez la date de saisie 2 Sélectionnez le compte en cliquant sur 3 Indiquez la clé de charges en cliquant sur 4 Sélectionnez le compte de contrepartie en cliquant sur 5 Indiquez le LIBELLE DE LA DEPENSE, par défaut le logiciel reprend l intitulé du compte sélectionné dans INTITULE DU COMPTE, vous pouvez modifier cet intitulé. 6 Indiquez le montant au DEBIT ou CREDIT 7 Cliquez sur pour faire apparaitre la saisie dans le tableau 8 Pour valider vos écritures du tableau cliquez sur Vous pouvez saisir plusieurs écritures à la suite et valider l ensemble. En cas d erreur, cliquez sur Si vous souhaitez supprimer une ligne en particulier : cliquez sur la ligne dans le tableau puis cliquer sur l icône Pour supprimer une OD validée, reportez vous au paragraphe 3.3 page 48 Pour visualiser des exemples d OD, reportez vous page 62 Si vous souhaitez quitter le menu LES OPERATIONS DIVERSES cliquez sur 2.8 LE REGLEMENT DES COPROPRIETAIRES Ce traitement permet d encaisser et de comptabiliser tous les règlements des copropriétaires. 1 2 4 5 6 3 7 40

1 Indiquez la date de saisie 2 Sélectionnez le compte bancaire sur lequel vous souhaitez enregistrer comptablement ce règlement en cliquant sur 3 Sélectionnez le copropriétaire en cliquant sur 4 Précisez le n de chèque 5 Indiquez le montant du règlement 6 Cliquez sur Le règlement apparait dans le tableau (vous pouvez saisir plusieurs règlements à la suite) 7 Cliquez sur pour valider vos écritures Si vous sortez du Menu sans valider, les écritures resteront en mémoire dans le tableau et vous pourrez les valider ultérieurement. Cette saisie crédite le compte 45XXX (copropriétaire) et débite le compte 512XXX (banque) par le journal de Banque. Vous pouvez retrouver vos écritures dans le menu BALANCES - JOURNAUX - GRAND LIVRE (page 46) En cas d erreur, cliquez sur Si vous souhaitez supprimer une écriture : cliquez sur la ligne dans le tableau puis cliquer sur l icône Pour supprimer un règlement copropriétaire validé, reportez vous au paragraphe 3.3 page 48. Si vous souhaitez quitter le menu LE REGLEMENT DES COPROPRIETAIRES cliquez sur 2.9 RECETTES ET PRODUITS Ce traitement permet d enregistrer comptablement les recettes et produits (indemnité assurance, loyer, avoir d un fournisseur ) Cochez la recette ou le produit à enregistrer : * Un avoir provenant d un fournisseur * Un loyer perçu * Une prime d assurance * Un produit financier * Une pénalité à un copropriétaire (frais de relance, pénalité ) : Le paiement de la pénalité par le copropriétaire s effectue par le menu LE REGLEMENT DES COPROPRIETAIRES (cf page 40) 41

Exemple : Enregistrement d une indemnité assurance (1 ère étape) 1 2 3 4 5 6 7 10 0 9 8 1 Cochez ENREGISTRER UNE PRIME D ASSURANCE 2 Indiquez la date 3 Sélectionnez QUI INDEMNISE en cliquant sur 4 Sélectionnez la clé de charges en cliquant sur 5 Sélectionnez le compte 713 en cliquant sur 6 Indiquez le libellé de la dépense 7 Indiquez le montant de l indemnité 8 Précisez si vous souhaitez que cette indemnité vienne en déduction des travaux ou du budget courant 9 Si le taux de TVA est de 20% cliquez sur. Pour un taux différent, saisissez manuellement le montant de la TVA dans le champ. 10 Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE 11 0 11 Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 42

Si le fournisseur vous rembourse par chèque ou virement, vous devez enregistrer l encaissement (2 ème étape) 1 2 3 7 4 5 6 8 9 1 Cochez ENREGISTRER L ENCAISSEMENT 2 Indiquez la date 3 Précisez la banque qui encaisse le règlement en cliquant sur 4 Indiquez qui vous fait le règlement en cliquant sur 5 Saisissez le libellé 6 Saisissez le montant 7 Indiquez le n de chèque 8 Si le taux de TVA est de 20% cliquez sur. Pour un taux différent, saisissez manuellement le montant de la TVA dans le champ. 9 Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE 10 10 Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 43

Si le fournisseur déduit le montant sur votre prochaine facture, vous devez modifier l état de la facture, pour cela, allez dans le menu LES CONSULTATIONS / DE COMPTES. 1 2 3 1 Sélectionnez le compte fournisseur en cliquant sur 2 Sélectionnez la facture à modifier 3 Cliquez sur MODIFIER L ETAT DE LA FACTURE, une fenêtre s ouvre Indiquez le montant de l avoir dans L encadré MONTANT DEJA REGLE Cliquez sur VALIDATION 44

L enregistrement de l avoir est dorénavant comptabilisé 45

3 - LES CONSULTATIONS 3.1 BALANCES - JOURNAUX - GRAND LIVRE Ce menu vous permet de consulter et/ou éditer l ensemble de vos documents comptables Votre balance, votre grand-livre et vos journaux doivent être équilibrés Pour toutes les consultations et/ou édition, indiquez d abord une date et cliquer sur Permet de sélectionner les comptes avant l édition 46

Pour l impression de vos documents reportez vous à la page 4 Si vous souhaitez quitter le menu BALANCES - JOURNAUX - GRAND LIVRE cliquez sur 3.2 DE COMPTES 1 2 1 Sélectionnez le n de compte que vous souhaitez consulter et/ou imprimer en cliquant sur 2 Imprimer en cliquant sur Pour l impression de vos documents reportez vous à la page 4 Si vous souhaitez quitter le menu DE COMPTES cliquez sur 47

3.3 MODIFIER ET SUPPRIMER UNE ECRITURE Ce menu permet de vérifier la version du logiciel que vous possédez ainsi que de supprimer et/ou modifier des écritures comptables. 1 2 3 4 5 6 1 Version du logiciel 2 Ne cliquez sur cette icône que sous la demande du technicien 3 Permet de modifier ou supprimer des écritures comptables 48

Cliquez sur AFFICHER pour faire apparaitre les écritures Sélectionnez l écriture à modifier ou supprimer puis cliquer sur MODIFIER UNE ECRITURE Modifiez les champs et cliquez sur VALIDER LA MODIFICATION 49

SUPPRIMER UNE ECRITURE Cliquez sur OUI pour confirmer la suppression Cliquez sur OUI pour confirmer la suppression Le logiciel a supprimé le débit et le crédit de l écriture. 4 Permet de modifier le libellé d un compte comptable (le numéro de compte n est pas modifiable) 5 Dans le cadre du contrat maintenance, permet de prendre accès à distance sur votre ordinateur pour une assistance à distance 6 Permet de supprimer des écritures comptables en fonction du journal et de la date de saisie notamment un appel de fond, la répartition, ou la totalité d un journal (ex : tous les règlements copropriétaires à une date donnée) Pour supprimer la répartition, vous devez supprimer le journal de la répartition au dernier jour de l exercice (ex : au 31/12/2010 pour un exercice allant du 01/01/2010 au 31/12/2010) Pour supprimer une écriture OD avec plusieurs contreparties, vous devez supprimer le journal d OD à la date de votre saisie. ATTENTION cela supprimera l ensemble des OD saisies ce même jour. Si vous souhaitez quitter le menu DIVERS cliquez sur 3.4 INSCRIPTION Ce menu permet d activer le logiciel. 50

3.5 LES EDITIONS Ce menu permet de lancer des éditions, de consulter des archives et d éditer les documents utiles pour votre assemblée générale. Edition des millièmes par clés de charges et copropriétaires Liste des copropriétaires avec coordonnées (adresse, tél, mail) et n de lot Edition du plan comptable Permet l édition des journaux des fonds détenus (avance de trésorerie, avance travaux ) par copropriétaire ou par compte. Ce menu permet d éditer les documents suivants : feuille de présence, feuille d émargement et pouvoir. Permet de visualiser, imprimer ou envoyer par mail les archives (appels de fonds et répartitions) des copropriétaires. Vous devez au préalable cliquer sur ARCHIVER VOS EDITIONS (Menu appels de fonds page 26 et répartitions page 54) avant de valider vos documents Cliquez sur ARCHIVES Un tableau s ouvre 51

A l aide du menu déroulant sélectionnez le copropriétaire Cliquez sur l archive puis sur OUVRIR Le document apparait au format PDF Pour envoyer par mail un appel de fond ou une répartition à un copropriétaire : 1/ Si vous utilisez OUTLOOK EXPRESS ou WINDOWS MAIL : Cliquez sur FICHIER puis JOINDRE A UN MESSAGE ELECTRONIQUE, une fenêtre NOUVEAU MESSAGE s ouvre, complétez les champs et envoyez votre mail. 2/ Si vous utilisez votre messagerie par «Internet» (Orange, Free, Yahoo.) vous devrez enregistrer le fichier sur votre ordinateur et l envoyer en pièce jointe. Cliquez sur FICHIER puis ENREGISTRER UNE COPIE Si vous souhaitez quitter le menu EDITIONS cliquez sur 52

4 - CLOTURE 4.1 GESTION DES COMPTEURS Ce menu permet de répartir l eau à vos copropriétaires en fonction de leur consommation réelle 1 2 3 4 5 6 7 1 Sélectionnez une clé de charges (si vous en avez créé une spécialement pour la consommation réelle d eau) en cliquant sur Si aucune clé n a été créée, passez au 2 2 Cliquez sur la fenêtre suivante s ouvre : N de clé se crée automatiquement Libellé par défaut, vous pouvez le modifier directement dans l encadré Cliquez sur VALIDER puis FERMER La clé se créée automatiquement dans votre IMMEUBLE et les LOTS 53

3 Indiquez le montant en euros de la consommation d eau pour chacun des lots. Vous devez donc au préalable calculer le montant dû pour chaque lot. 4 Indiquez la date de saisie 5 Sélectionnez le compte utilisé pour enregistrer vos factures d eau (601 XXX) en cliquant sur 6 Sélectionnez la clé de charges utilisée pour enregistrer vos factures d eau en cliquant sur 7 Cliquez sur VALIDER Dans votre IMMEUBLE, la clé apparait avec en Tantièmes, le total de la consommation en euros de l ensemble de la copropriété Dans les LOTS, la clé apparait avec en Millièmes, la consommation en euros individuelle du copropriétaire. Permet de mettre à 0 les montants saisis dans le tableau Permet de supprimer la clé utilisée pour la gestion des compteurs Si vous souhaitez quitter le menu GESTION DES COMPTEURS cliquez sur 4.2 REPARTITION DES CHARGES ET / OU TRAVAUX Ce traitement permet la clôture de l exercice et le report automatique des reprises de soldes : 4.2.1 REPARTITION SANS TRAVAUX 1 2 3 4 54

1 Le logiciel vous indique que vous n avez pas de compte travaux à répartir 2 Cliquer sur CALCULER LA REPARTITION POUR RENDRE LES EDITIONS ACCESSIBLES 3 Consulter, vérifier et/ou éditer l ensemble des documents nécessaires. Vous ne pourrez plus les imprimer après validation. Nous vous conseillons d archiver vos documents en PDF 4 Cliquer sur VALIDATION COMPTABLE pour clôturer votre exercice. Après validation, vous devez modifier votre date d exercice dans l immeuble et valider votre budget (cf paragraphe 4.4 page 61) Pour annuler la répartition en cours non validée, cliquez sur Si vous sortez du traitement vous devrez refaire le traitement dans son intégralité Pour supprimer une répartition après validation, reportez vous paragraphe 3.3 page 48 4.2.2 REPARTITION AVEC TRAVAUX Il est impératif de passer par les étapes 2 et/ou 3 si vous avez des travaux 1 2 3 4 5 6 1 Le logiciel vous informe que vous avez des comptes travaux à répartir (dans notre exemple 3) 55

2 Si vos travaux sont achevés c'est-à-dire terminés dans l exercice, cliquez sur AFFECTER CHARGES (TRAVAUX ACHEVES). Vous devez attribuer un compte d appel de fonds (102) avec un compte de charges (67) Ex : Vous avez effectué des appels de fonds pour une réfection de toiture sur un compte 102002 (compte d appel de fonds). Vous avez enregistré des dépenses relatives à ces travaux sur des comptes 67 : 671002 REFECTION TOITURE. Une fenêtre s ouvre : Sélectionnez le compte d appel à l aide du menu déroulant Sélectionnez le compte de charges correspondant en cochant la case Cliquez sur validation 56

Dans notre exemple, le compte d appel de fonds 102 002 APPELS REFECTION TOITURE a été affecté au compte de charges 671 002 REFECTION TOITURE Répétez l opération pour chacun des comptes d appel Cliquez sur FERMER pour revenir au menu REPARTITIONS DES CHARGES 3 Si vos travaux ne sont pas achevés c'est-à-dire non terminés dans l exercice, cliquez sur AFFECTER CHARGES (TRAVAUX NON ACHEVES). Vous devez attribuer un compte d appel de fonds (102) avec un compte de charges (67) Ex : Vous avez effectué des appels de fonds pour un ravalement sur un compte 102003 (compte d appel de fonds). Vous avez enregistré des dépenses relatives à ces travaux sur des comptes 67 : 671003 RAVALEMENT. 3 étapes sont à respecter : Une fenêtre s ouvre : ETAPE 1 : Sélectionnez le compte d appel à l aide du menu déroulant 57

Sélectionnez le compte de charges correspondant en cochant la case Cliquez sur validation Dans notre exemple, le compte d appel de fonds 102 003 RAVALEMENT a été affecté au compte de charges 671 003 RAVALEMENT Répétez l opération pour chacun des comptes d appel 58

ETAPE 2 : Indiquez les travaux que vous ne souhaitez pas répartir en cochant la case ETAPE 3 : Puis cliquez sur VALIDATION Répétez l opération pour chacun des comptes d appel Si vous dans l exercice vous avez des travaux achevés et des travaux non achevés, vous devez suivre les étapes 2 et 3 Cliquez sur FERMER pour revenir au menu REPARTITIONS DES CHARGES 4 Cliquer sur CALCULER LA REPARTITION POUR RENDRE LES EDITIONS ACCESSIBLES 5 Consulter, vérifier et/ou éditer l ensemble des documents nécessaires. Vous ne pourrez plus les imprimer après validation. Nous vous conseillons d archiver vos documents en PDF Vous pouvez archiver vos éditions en cliquant sur et les retrouver dans le menu LES EDITIONS 6 Cliquer sur VALIDATION COMPTABLE pour clôturer votre exercice. Après validation, vous devez modifier votre date d exercice dans l immeuble et valider votre budget (cf paragraphe 4.4 page 61) Pour annuler la répartition en cours non validée, cliquez sur Si vous sortez du traitement vous devrez refaire le traitement dans son intégralité Pour supprimer une répartition après validation, reportez vous paragraphe 3.3 page 48 59

4.2.3 CAS PARTICULIERS Si au cours de l exercice, vous avez enregistré des factures pour travaux sur un compte 67 sans faire d appel de fonds et que vous ne souhaitez pas répartir ce montant à la clôture de l exercice, vous devez faire une saisie par OD (cf page 39) : créditer le compte 67 pour débiter le compte 120 000 avec une clé de charges. Il faudra saisir manuellement cette opération dans l annexe 5. IMPORTANT : n oubliez pas après la validation comptable de votre exercice de faire la saisie inverse c'est-àdire créditer le compte 120 000 pour débiter le compte 67. Si au cours de l exercice, vous avez appelé des travaux sans enregistrer de facture sur les comptes 67, vous devez manuellement saisir opération dans l annexe 5. 4.2.4 LES EDITIONS DE LA REPARTITION Récapitulatif de toutes les de facture saisies sur l exercice par clé de charges Récapitulatif des dépenses réelles par copropriétaires Simulation de l annexe 1 du décret comptable après validation. L annexe 1 à présenter aux copropriétaires lors de l assemblée est à imprimer dans ce traitement Simulation de l annexe 4 du décret comptable après validation. L annexe 1 à présenter aux copropriétaires lors de l assemblée est à imprimer dans ce traitement copropriétaires Donne le détail de «l annulation des appels» des répartitions individuelles des Répartition individuelle et solde de fin d exercice par copropriétaire. Vous pourrez y faire figurer le montant de la TVA en cochant la case AVEC LE DONT TVA Tableau de synthèse des mouvements par copropriétaires sur l exercice 4.4 LES ANNEXES 1, 2, 3, 4, 5 Ce traitement permet l impression des 5 annexes comptables et le relevé général des dépenses Cliquez sur l annexe à imprimer 60

Une fenêtre s ouvre Pour accéder à l édition du document cliquez sur l icône d impression RAPPEL : Les annexes sont à imprimer après validation de la répartition 4.5 VALIDATION DU BUDGET Le budget doit être validé après la validation de la répartition. En cas d erreur de validation, vous pouvez supprimer la dernière validation du budget, pour cela cliquez sur ANNULER LA DERNIERE VALIDATION Penser à modifier la date d exercice dans l immeuble après validation du budget 61

5.1 EXEMPLES DE SAISIES COMPTABLES 5 - DIVERS 5.1.1 UN COPROPRIETAIRE PAYE UNE FACTURE POUR LA COPROPRIETE Ex : remboursement d un achat d ampoule fait par un copropriétaire 2 saisies à effectuer : 1 ère saisie : Enregistrement de la dépense pour la copropriété Dans le menu RECEPTION DES FACTURES (cf. page 19) - Sélectionnez la dépense (ex : 606000 FOURNITURES) - Indiquez la clé de charges - Sélectionnez le compte 462000 CREDITEURS DIVERS comme fournisseur - Indiquez le libellé - Mettre le montant de la dépense - Cliquez sur AJOUTER CETTE FACTURE - Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 2 ème saisie : Remboursement de la dépense au copropriétaire 2 possibilités : 1 vous faites un chèque au copropriétaire 2 vous déduisez la somme de son prochain appel de fonds 1 Effectuer le paiement par le menu PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES (cf page 25) 2 Dans le menu OPERATIONS DIVERSES (cf. page 39) - Intitulé du compte : sélectionnez le compte 462000 - Intitulé de la contrepartie : sélectionnez le compte 45 du copropriétaire - Indiquez le libellé - Mettre le montant au débit - Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE - Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 5.1.2 REIMPUTATION D UNE FACTURE A UN COPROPRIETAIRE Ex : Facturer des frais de recommandé à un copropriétaire Vous devez au préalable saisir la dépense pour la copropriété. Pour cela reportez vous au : - menu RECEPTION DES FACTURES page 19 (*) pour enregistrer la facture - menu PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES page 25 pour enregistrer le paiement 62

Ensuite vous pouvez refacturer la dépense au copropriétaire : Dans le menu OPERATIONS DIVERSES (cf. page 39) - Intitulé du compte : sélectionnez le compte 45 du copropriétaire - Sélectionnez la clé de charges - Intitulé de la contrepartie : sélectionnez le compte de charges (ex : 621300 FRAIS POSTAUX) utilisé lors de l enregistrement de la facture (*) - Indiquez le libellé - Mettre le montant au débit - Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE - Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 5.1.3 ACHAT DE BADGES, EMETTEURS, BIP ETC. Vous devez au préalable saisir la dépense pour la copropriété. Pour cela reportez vous au : - menu RECEPTION DES FACTURES page 19 (*) pour enregistrer la facture - menu PAIEMENT DES FOURNISSEURS ET DES SALAIRES page 25 pour enregistrer le paiement 2 saisies à effectuer : 1 ère saisie : Mettre l achat effectué en «STOCK» Dans le menu OPERATIONS DIVERSES (cf. page 39) - Intitulé du compte : sélectionnez le compte de charges utilisé lors de la RECEPTION DE LA FACTURE (*) (ex : 605000 matériel) - Sélectionnez la clé de charges - Intitulé de la contrepartie : sélectionnez le compte 471xxx COMPTE D ATTENTE DEBITEUR (ex : 471001 BADGES EN STOCK) - Indiquez le libellé - Mettre le montant au crédit - Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE - Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 2 ème saisie : Facturer un badge à un copropriétaire Dans le menu OPERATIONS DIVERSES (cf. page 39) - Intitulé du compte : sélectionnez le compte 45 du COPROPRIETAIRE - Sélectionnez la clé de charges - Intitulé de la contrepartie : sélectionnez le compte 471xxx COMPTE D ATTENTE DEBITEUR (ex : 471001 BADGES EN STOCK) - Indiquez le libellé - Mettre le montant au débit - Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE - Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 63

5.2 AFFECTATION ET REPARTITION DES PRODUITS 5.2.1 AFFECTATION DES PRODUITS Cela concerne les comptes 71x xxx : produits financiers, loyer perçus, indemnités d assurance, subventions etc. (Cf page 41) 5.2.2 REPARTITION DES PRODUITS Les comptes 71 sont répartis entre les copropriétaires en fin d exercice. Si vous ne souhaitez pas répartir les produits lors de la clôture de l exercice, vous devez, avant d effectuer la répartition, transférer les sommes du compte 71 à un compte d attente 47, ou à un compte 103 (avance), par Opérations Diverses (cf. page 39) Ex : l assemblée générale décide de ne pas redistribuer les produits financiers (compte 716) mais de les affecter sur de l avance pour travaux (compte 103200). Vous devrez procéder de la façon suivante : Menu OPERATIONS DIVERSES 1 2 3 4 5 6 7 1Indiquez la date de saisie 2 Sélectionnez le compte à l aide de la loupe 716000 dans notre exemple 3 Indiquez la clé de charges 4 Sélectionnez le compte de contrepartie 103200 dans notre exemple 64

5 Mettre le montant au débit 6 Cliquez sur AJOUTER LA SAISIE. 2 écritures apparaissent dans le tableau : le débit du compte 716000 et le crédit du compte 103200 7 Cliquez sur VALIDATION COMPTABLE 5.3 SAUVEGARDE Vous devez régulièrement effectuer une sauvegarde de votre répertoire de travail, notamment avant la validation de la répartition. ETAPE 1 : Vérifiez l emplacement du logiciel sur votre ordinateur, pour cela faites un clic droit sur l icône SIMPLY SYNDIC se trouvant sur votre bureau, puis un clic gauche sur PROPRIETES, la fenêtre ci-dessous s ouvre : L emplacement par défaut est C:\SIMPLY SYNDIC Si l emplacement est différent notez bien l emplacement indiqué ETAPE 2 : Allez dans le poste de travail de votre ordinateur, puis sur l emplacement du logiciel (ex : C:\SIMPLY SYNDIC) : Pour sauvegarder sur une clé USB ou un disque dur externe : faites un clic droit sur ce répertoire, puis un clic gauche sur envoyer vers : clé USB ou disque amovible Pour sauvegarder sur un cd-rom : graver la totalité du répertoire sur le cd-rom via votre logiciel de gravure. 65

5.4 INSTALLATION D UNE MISE A JOUR ETAPE 1 : Vérifiez l emplacement du logiciel, pour cela faites un clic droit sur l icône SIMPLY SYNDIC se trouvant sur votre bureau, puis un clic gauche sur PROPRIETES, la fenêtre ci-dessous s ouvre : L emplacement par défaut est C:\SIMPLY SYNDIC * Si c est votre cas, passez à l étape 2 OU * Si l emplacement est différent passez à l étape 3 ETAPE 2 : Allez sur Internet et recopiez le lien communiqué par le service technique. Une fenêtre de téléchargement s'ouvre, cliquez sur ENREGISTRER pour enregistrer la mise à jour sur l'ordinateur (le bureau par exemple) Une fois le téléchargement terminé, revenez sur votre bureau puis faîtes un double clic gauche sur l'icône MAJSIMPLYSYNDIC (attention, le logiciel doit être fermé) et exécutez la sur le répertoire de travail qui s affiche automatiquement par défaut C:\SIMPLY SYNDIC Cliquez sur SUIVANT Cliquez sur OUI POUR TOUS lorsqu'on vous propose de remplacer les fichiers. Suivez les instructions et cliquez sur «terminer» à la fin de l installation. 66