Identification et analyse des ruptures de flux en pratique Benjamin GAREL Directeur Qualité CHU GRENOBLE Catherine GUIMIER Pharmacien praticien hospitalier CHU GRENOBLE
Contexte Ouverture NSC en 2007 Activité en août 2011 60 collaborateurs 120 unités de soins 39 salles blocs 270 boites et 800 sachets /j Actuellement : 330 boites et 840 sachets, 45 salles, 60 coll. Au lavage : désynchronisation des flux Recomposition : 70% sté, 30% blocs Des problèmes, plus ou moins factualisés concernant : -Le délai de remise à disposition -La qualité de la recomposition -La perte ou les dommages aux DM
Actions Décision avec l équipe de stérilisation de s appuyer sur l intervention d un consultant Méthode d intervention (CCTP) et choix du consultant réalisé direction/équipe sté avec une méthode imposée Choix d investir dans l équipe : Formation de l ensemble du personnel Obligation pour le consultant de faire des gains définis à l issue du diagnostic Formation de deux référents amélioration Suivi ensuite par la direction (mensuelle)
Objectifs Variabilité temps de passage Temps de passage Capacité de traitement de 10% en recomposition
Intervention 1/2 1 Formation (4* 0,5 jours) : - Simulation réalisée avec tous les agents de la sté et les cadres des blocs d une stérilisation fictive 2 Phase de «Brainstorming» (3 jours) : -Chantier d amélioration rapide avec décision d un plan d action finale -Une équipe comportant tous les métiers de la sté et des cadres des blocs opératoires 3 Suivi et implémentation (15 jours) : -Suivi des actions décidées -Aides aux premières mises en place -Coaching, formations ponctuelles
Intervention 2/2 2 Phase de «Brainstorming» (3 jours) : - Temps délimités (prévoir paiement heures supplémentaires) - Equipe sortie de la production - Observation sur le terrain - Identification des gaspillages - Recherche de solutions - Dessein du nouveau processus
Identifier les gaspillages Lavage Espace mal organisé, ergonomie Maintenance équipements Postes encombrés Flux arrivée DM Recomposition Déplacements inutiles Flux peu visibles Fort en cours Déplacements-Attente-Manutention Pilotage performance? Communication Bloc / Sté +/- «En Cours» Distribution Manipulations inutiles : armoires, chariots DM non conformes en attente Validation charges Encombrement espace, rangement poste travail Chariots automatiques inadaptés Retour embases trop court
Pré tri renforcé au bloc
Mise sous contrôle des «En Cours» Polyvalence recompo / process de sté Kanban pour les chariots en attente recompo
Tableau de bord et rituel Ratio Performance Informations échangées Temps passage En Cours attente recompo et attente sté Production boites et sachets
Matérialisation des emplacements
Organisation poste de travail Recomposition : intervention rassemblée sur un chariot Poste conditionnement : marche en avant
Poursuite de la démarche Objectif : pérenniser les gains et en trouver de nouveaux Méthode : animation de l équipe, suivi d indicateur et le suivi des formations Visite mensuelle encadrement direction pour comprendre les difficultés et voir quel accompagnement est possible Idées directrices : -Faire des tests -Bien comprendre ce qui ne marche pas
Tableau de bord révisé Taux de service : % btes <7h Ratio Performance Temps passage En Cours recompo et autoclaves Production boites et sachets
Réorganisation en zone lavage
Clarification de la zone Isoler les moteurs Alertes «prise en charge des DM» conditionnement Créer des espaces identifiés pour DM recomposés par les blocs
Des «petits riens» qui font la différence Mode opératoire de récupération des graphiques Tableau de centralisation des clés Affichage des commandes en attente Tableau de suivi des pannes machines
Après 1 an : les réussites Objectifs tenus en terme de délais et quantité avec l effectif Un rituel apprécié, un tableau qui évolue Des zones de travail mieux organisées 5 agents polyvalents (recompo/cond) Point bloc / sté devenu CREX «circuit du DMSR» moins conflictuel qu avant et plus constructif
Après 1 an : les défis restants Des gains à faire sur la qualité de la recomposition et la casse de la micro chirurgie Fiabiliser le pré tri dans les blocs Maintenance : des délais trop longs et une organisation à revoir avec le bio médical Des points à voir sur l ergonomie