N - S - 2015-03 Guillaume GAUGAIN Janvier 2015 Fin du DIF, vive le compte personnel de formation (CPF) Une simplification dans la gestion des formations SOMMAIRE 1. Bénéficiaires du CPF 2. Alimentation du CPF 3. Utilisation du compte 4. Abondements complémentaires possibles 5. Prise en charge financière 6. Information des salariés 7. Mesure transitoire 8. Décompte des heures de DIF 9. Modèle de lettre d information des salariés 10. Simplification administrative 11. Rappel sur l entretien professionnel Nous vous avions expliqué le Droit individuel à la formation (DIF) par deux notes, la note d information 2005-07 et la note d information 2011-05. La nécessité de faire un relevé des droits au DIF était également rappelée lors de chaque note annuelle sur les «charges sur salaires». Malgré ces rappels, le DIF n était pas utilisé. C est donc sans regret que ce dispositif complexe à gérer s est éteint. C était à l employeur de comptabiliser l acquisition des droits au DIF alors même que les formations du DIF étaient suivies à l initiative des salariés. La loi a donc créé un compte personnel de formation qui suit chaque salarié tout au long de sa vie professionnelle (même en cas de chômage, contrairement au droit individuel à la formation «DIF»). Le compte est créé à partir du 1 er janvier 2015 et l employeur n a plus à gérer de crédit d heures. Bonne lecture. Guillaume GAUGAIN
BENEFICIAIRES DU CPF Depuis le 1 er janvier 2015, un nouveau dispositif en matière de formation est entré en vigueur : le compte personnel de formation (CPF). Ce compte vient se substituer au droit individuel à la formation (DIF). Ce compte est ouvert, à compter du 1 er janvier 2015, pour toute personne âgée d'au moins 16 ans, en emploi ou à la recherche d'un emploi ou accompagnée dans un projet d'orientation et d'insertion professionnelles ou encore accueillie dans un établissement et service d'aide par le travail. Par dérogation, le CPF peut être ouvert à partir de 15 ans pour le jeune qui signe un contrat d'apprentissage. ALIMENTATION DU CPF Le compte sera alimenté en heures de formation à la fin de chaque année. L'alimentation du compte se fera à hauteur de 24 heures par année de travail à temps complet jusqu'à l'acquisition d'un crédit de 120 heures. Puis, le salarié bénéficiera de 12 heures par année de travail à temps complet dans la limite d'un plafond total de 150 heures 1. Lorsque le salarié n'aura pas effectué une durée du travail à temps complet sur l'ensemble de l'année, l'alimentation sera calculée au prorata du temps de travail effectué. Certains congés et périodes d absence sont intégralement pris en compte pour le calcul des heures 2. Dans les entreprises d au moins 50 salariés, il est prévu une alimentation particulière liée notamment et pour partie à l absence durant 6 ans d un entretien professionnel 3. Le CPF sera automatiquement crédité pour la première fois à la fin du premier trimestre 2016 sur la base des informations figurant dans la déclaration annuelle des salaires (DADS) et collectées par la Caisse des dépôts et consignations qui incrémentera les CPF. L employeur n a pas à gérer en interne les compteurs du CPF comme pour le DIF : il s agit ici d une simplicité administrative pour l entreprise. UTILISATION DU COMPTE Les heures de formation inscrites sur le compte ne pourront être mobilisées qu'avec l'accord express de son titulaire, qu il soit salarié ou à la recherche d emploi. Le refus de ce dernier ne constituant pas une faute. Ces heures resteront acquises en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d'emploi du titulaire du compte. Le CPF sera fermé lorsque la personne sera admise à faire valoir l'ensemble de ses droits à la retraite. Les formations financées dans le cadre du CPF ne sont pas soumises à l accord de l employeur lorsqu elles sont suivies en dehors du temps de travail. Lorsque les formations sont suivies en tout ou partie pendant le temps de travail, le salarié doit en principe demander l accord préalable de l employeur sur le contenu et le calendrier de la formation. L absence de réponse de l employeur vaut acceptation. Dans certains cas, l'accord préalable de l'employeur ne sera pas requis, notamment lorsque la formation vise l'acquisition du socle de connaissances et de compétences. Bien évidemment, les heures consacrées à la formation pendant le temps de travail constituent un temps de travail effectif et donnent lieu au maintien par l employeur de la rémunération du salarié. 1 Le plafond du CPF est fixé à 150h hors abondements. 2 Congé de maternité, de paternité et d accueil de l enfant, d adoption, de présence parentale, de soutien familial, parental d éducation, absences maladie professionnelle ou accident du travail. 3 Article L6323-13 du Code du travail.
ABONDEMENTS COMPLEMENTAIRES POSSIBLES INFORMATION DES SALARIES Le CPF pourra être abondé en application d'un accord collectif. Par ailleurs, si la durée de la formation est supérieure au nombre d'heures inscrites sur le CPF, le compte peut, à la demande de son titulaire, recevoir des abondements en heures complémentaires pour assurer le financement de cette formation. Ces heures complémentaires pourront être financées notamment par l'employeur, le titulaire du compte, ou l'opca qui est le FAFSEA en agriculture. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, un abondement sera prévu pour les salariés qui, au cours des 6 années écoulées, n'auront pas bénéficié du futur «entretien professionnel» ou de certaines mesures. PRISE EN CHARGE FINANCIERE Les frais pédagogiques et les frais annexes seront pris en charge par l'employeur si celui-ci a conclu un accord d'entreprise relatif au CPF 4. En l'absence d'un tel accord, les frais de formation seront pris en charge par l'organisme de formation (FAFSEA). Lorsque le CPF sera mobilisé pour un congé individuel de formation (CIF), le financement des frais pédagogiques seront pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels. Il en est de même en cas de mobilisation du CPF par un demandeur d'emploi. Comme chaque année, et afin de permettre le transfert des heures de DIF sur le CPF, l employeur doit informer avant le 31 janvier 2015, chaque salarié sur ses heures de DIF acquises et non consommées au 31 décembre 2014. Cette information peut être faite par tout moyen écrit. Par exemple, cette information peut être inscrite sur le bulletin de paie de janvier 2015 ou transmis sur une attestation spécifique (voir modèle ci-dessous : 9). ATTENTION, l'inscription sur le CPF des heures de DIF non consommées au 31 décembre 2014 n est pas automatique. Il appartient au salarié d inscrire son solde d heures DIF dans son espace personnel sécurisé 5. Les salariés ont accès à leur CPF via le site : www.moncompteformation.gouv.fr. Ce service dématérialisé donnera également des informations sur les formations éligibles et les abondements complémentaires susceptibles d'être sollicités. MESURE TRANSITOIRE Depuis le 31 décembre 2014, le droit individuel à la formation (DIF) a pris fin. Pour autant, les heures acquises et non consommées au titre du DIF avant cette date ne seront pas perdues. En effet, elles peuvent permettre au titulaire du CPF de financer, jusqu'au 31 décembre 2020, tout ou partie d'une action de formation le cas échéant complétées par les heures inscrites sur le CPF, dans la limite d'un plafond total de 150 heures. Ces heures non consommées de DIF ne sont pas prises en compte pour le calcul du plafond de 150 heures, ni pour le rythme d acquisition des heures au CPF. 5 Chaque salarié a la possibilité d'activer son compte et d'inscrire ce 4 Accord d entreprise conclu sur le fondement de l article L6331-10 du solde d'heures en se rendant sur son espace personnel du portail Code du travail. www.moncompteformation.gouv.fr
RAPPEL : DECOMPTE DES HEURES DE DIF Tout salarié en CDI ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise bénéficiait d'un DIF d'une durée de 20 heures par an (ou 24 heures dans certains cas : plus de 20 ans d'ancienneté ou plus de 45 ans ou niveau d'études inférieur au BEP ou CAP). Les heures acquises au titre du DIF étaient plafonnées à 120 h (ou 144 h). L'ancienneté s'appréciait au 1 er janvier de chaque année. Tout salarié embauché entre le 1 er janvier et le 30 juin de l année précédant le 1 er janvier de l année considérée était réputé avoir un an d ancienneté. Tout salarié embauché entre le 1 er juillet et le 31 décembre était réputé avoir un an d ancienneté au 1 er janvier de la deuxième année civile suivant celle de son embauche. Date d embauche Nombre maximum 6 d heures DIF acquises au 1 er janvier 2015 Avant le 1 er juillet 2008 Plafond 120 h (ou 144 h) Entre le 1 er juillet 2008 et le 30 juin 2009 Entre le 1 er juillet 2009 et le 30 juin 2010 Entre le 1 er juillet 2010 et le 30 juin 2011 Entre le 1 er juillet 2011 et le 30 juin 2012 Entre le 1 er juillet 2012 et le 30 juin 2013 Entre le 1 er juillet 2013 et le 30 juin 2014 Depuis le 1 er juillet 2014 Plafond 120 h (ou 144 h) 100 h (ou 120 h) 80 h (ou 96 h) 60 h (ou 72 h) 40 h (ou 48 h) 20 h (ou 24 h) Pas de droit au DIF Les salariés en CDD, justifiant d au moins 4 mois de travail consécutifs ou non dans l'entreprise dans les 12 derniers mois, acquéraient un DIF au prorata de leur temps de présence. Acquisition du DIF par les CDD Le salarié en contrat à durée déterminée acquérait un DIF après 4 mois de services continus ou non dans l entreprise au cours des 12 derniers mois. Dès lors que le salarié réalisait 4 mois de services, l acquisition du DIF était rétroactive dès le premier jour de présence. Ainsi, après 4 mois de présence, le DIF s élevait à 6,68 heures (4 mois x 1,67 h). Soit 20 heures x 4 mois = 6,68 heures 12 mois Majoration du crédit d heures à 24 heures/an Le DIF est porté à 24 heures au bénéfice des salariés en contrat à durée indéterminée dont : - l ancienneté est de plus de 20 ans, - ou dont l âge est supérieur à 45 ans, - ou encore dont le niveau de formation est inférieur au niveau V de l éducation nationale (inférieur au BEP ou CAP) ou au certificat de qualification professionnelle (CQP) reconnu par la CPNE (Commission Nationale Paritaire pour l Emploi en agriculture). Ainsi, chaque salarié à temps plein acquiert selon sa situation un DIF de 20 heures ou 24 heures au 1 er janvier de chaque année, après un an d ancienneté. Diminution du crédit d heures en cas de temps incomplet Le DIF de 20 ou 24 heures est proratisé proportionnellement à la durée du travail à l égard des salariés occupés en deçà du temps plein annuel : temps partiel, intermittents, contrats à durée déterminée. Les salariés malades durant plus de 4 mois voient également le niveau de leur DIF réduit à concurrence de leur absence. S ils sont malades moins de 4 mois, leur crédit d heures de DIF est maintenu intégralement. Pour les absences dues à un congé de maternité ou à un congé parental ou à un accident du travail, le droit individuel à la formation est maintenu intégralement. En cas d absence pour congé sans solde, congé individuel de formation, le DIF est calculé au prorata du temps de présence pendant l année considérée. 6 Il s agit du nombre maximum d heures, les droits du salarié sont réduits si des heures de DIF ont été utilisées en cours de contrat.
MODELE DE LETTRE D INFORMATION AUX SALARIES «Dénomination sociale» Siège social : «Numéro et rue» «Code postal» «Ville» «Numéro SIRET» «Civilité du salarié» «Prénom et Nom du salarié» «Numéro et rue (adresse du salarié)» «Code postal et Ville (adresse du salarié)» Objet : droit acquis au titre du DIF au 31 décembre 2014 «M...», «Lieu» le «Date», Sur la période du 1 er janvier 2014 au 31 décembre 2014, vous avez acquis un droit individuel à la formation (DIF) de heures. Compte tenu du nombre d'heures déjà acquis à ce titre, le cumul de vos droits s'élève à heures au 31 décembre 2014. Nous vous informons que ces heures sont utilisables dans le cadre de votre compte personnel de formation (CPF), qui remplace le DIF à compter du 1 er janvier 2015, pendant six ans entre le 1 er janvier 2015 et le 31 décembre 2020. Nous vous conseillons de conserver cette attestation. Elle vous sera nécessaire en vue de l'inscription et de l'utilisation des heures de DIF dans le cadre du CPF sur le site www.moncompteformation.gouv.fr. En effet, il vous incombe de créer votre dossier personnel sur ce site et d indiquer votre nombre d heures DIF. Vous trouverez toutes les informations utiles sur le CPF sur ce site. Veuillez agréer, «M...», l'assurance de notre considération distinguée. Pour la Société : «Dénomination sociale» «Prénom et Nom du représentant de l'employeur» «Qualité du signataire»
SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE RAPPEL SUR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Suppression des mentions relatives au DIF des certificats de travail et des lettres de licenciement L employeur devait jusqu à présent mentionner sur chaque certificat de travail remis à un salarié quittant son entreprise : - Le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde (nombre d heures x 9,15 euros) ; - Les coordonnées de l organisme collecteur paritaire agréé compétent pour financer le DIF (FAFSEA). Cette obligation est désormais supprimée. En outre, lorsque le salarié était licencié (sauf en cas de faute lourde), l employeur devait également l informer, via sa lettre de licenciement, de ses droits au DIF et de la possibilité qui lui est offerte de demander à bénéficier, avant la fin du préavis, d une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l expérience ou de formation. Ces mentions ont également disparu au 1 er janvier 2015. Elles ne sont pas remplacées par des mentions relatives au CPF. Ce dernier n obéit pas à la même logique que le DIF puisque le nombre d heures acquises ne sera pas impacté en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d emploi. Désormais, un entretien professionnel devra avoir lieu tous les deux ans et être systématiquement proposé après une longue période d'absence (congé parental d'éducation, maternité, soutien familial, adoption, longue maladie, etc..), afin d'étudier les perspectives d'évolution professionnelle du salarié. Le salarié doit être informé à l occasion de son embauche qu il bénéficie de cet entretien professionnel. ATTENTION, cet entretien ne porte pas sur l évaluation du travail du salarié. Tous les six ans de présence continue du salarié dans l'entreprise, cet entretien servira à dresser un bilan du parcours professionnel du salarié et de son accès à la formation. Il permettra de vérifier que la personne a suivi au moins une action de formation, bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle et acquis des éléments de certifications par la formation ou la validation des acquis de l'expérience. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, lorsque le salarié n'a pas bénéficié des entretiens prévus et d'au moins deux de ces trois mesures, il est notamment prévu, à titre de sanction, un abondement du CPF du salarié concerné à la charge de l entreprise. La loi prévoit qu un document formalisant le contenu de l entretien professionnel doit être rédigé et qu une copie est remise au salarié.