LA DEMATERIALISATION EN QUESTION Avril 2014 1
Profil des répondants : Ce questionnaire qui comportait 64 questions a été envoyé aux services financiers et informatiques de membres de l'acuf et de l'amgvf. Ouvert du 6 au 27 mars 2014, celui a réunit 22 répondants de profils variés, tous s'inscrivant dans une logique et une stratégie de dématérialisation. 2
Des territoires variés* aux personnes ressources. Des répondants représentatifs de la diversité de la France urbaine Des personnes ressources d'horizons complémentaires * Brest Metropole Océane, Clérmont Communauté, CU d'arras, CA de Cergy Pontoise, CA Plaine Commune, CA Toulon Provence Méditerranée, CU de Cherbourg, CU Marseille Provence Metropole, Le Mans Metropole, Ville de Cannes, Ville de Perpignan, Metropole Nice Côte d'azur, Nantes Metropole, Ville de Versailles, Ville de Dunkerque, Ville de Mulhouse, CA Mulhouse Alsace, Ville de Saint Etienne, CU de Lille. 3
Mise en œuvre d'une stratégie d'e-administration : Les collectivités répondantes s'inscrivent dans leur grande majorité dans un mouvement de déploiement de l administration électronique dans leurs services, et sont donc plus que conscientes des nécessaires ressources à mobiliser. 4
Les collectivités répondantes s'inscrivent dans une stratégie d'e-administration Pour 80 % d'entre elles, et dans les domaines suivants : Finances Échanges entre administrations Autre Contrôle de légalité Échanges avec les citoyens 6% 18% 27% 24% 25% Autre = processus transversaux et espaces collaboratifs 5
en anticipant les préalables à tous projets de dématérialisation. Chaque mouvement de dématérialisation se traduit par de véritables enjeux organisationnels et humains pour les collectivités concernées. Si le changement préalable de logiciel est perçu comme une faculté par la majorité des collectivités interrogées, la formation des agents en amont et la ré ingénierie de l'organisation et des procédures sont considérées comme des obligations. Perception des conditions de mise en œuvre de la dématérialisation : 6
De nécessaires mobilisations de ressources. Mobilisation des ressources financières : Mobilisation des ressources humaines : Le déploiement des moyens matériels : Si la majorités des collectivités répondantes considèrent que les coûts sont importants mais nécessaires, d'autres indiquent les avoir intégrés et anticipés dans leurs projets informatiques. Les coûts ont été qualifiés de : Près de 80 % des collectivités ont d'ores et déjà sensibilisé leurs agents à la dématérialisation : Un accompagnement nécessaire. Un accompagnement nécessaire. 23% 23% 13% 41% L'achat de matériel Changement/ évolution du logiciel Audit des procédures / Lancement de missions dédiées Mise en place de groupes de travail / de référents 0% 63% 6% 31% Faible Moyens Importants mais nécessaires Importants compte tenu du retour sur investissement Force est de constater que si les grands projets de dématérialisation ne peuvent se faire sans l'investissement dans de nouveaux équipements informatiques, un accompagnement humain est tout aussi nécessaire, via la mise en place de groupes de travail,la nomination d'un référent, ou le lancement d'audit des procédures. 7
Un accompagnement humain nécessaire pour des résistances au changement mineures mais réelles. - Verbatims - Mobilisation interne des services Le recours à un cabinet de conseil : «En matière Finances, un cabinet nous a accompagné pour définir une démarche qui tient compte de la conduite du changement.» La mise en place de formations «Formations plénières associées à des projets informatiques (RH, Finances,...) Démarche éco responsable de l'agent (portail Intranet) Peu de résistance au changement sauf à limiter les impressions de documents sensibles» «Formations pleinières associées à des projets informatiques (RH, Finance,...) Démarche écoresponsable de l'agent (portail Intranet) Peu de résistance au changement sauf à limiter les impressions de documents sensibles» «La sensibilisation se fait avec l'opportunité des projets. La mise en place de nouveaux outils liés à la dématérialisation représente ni plus ni moins qu'un changement complet de paradigme... la question des résistances et la conduite du changement (organisationnel ET culturel managérial) est donc un point absolument central. Donc oui au début, mais à force de pédagogie et d'accompagnement on y arrive.» «Réunions de préfiguration dans les services. Puis, réunion de point d'étape + réflexion sur remise à plat et simplification de la certification du service fait en interne. Très bonne dynamique dans la collectivité. Résistance faible qui se situe surtout sur l'adaptation du matériel informatique (scan + écrans)» «Les agents ont été informé via des réunions visant à leur expliquer les tenants et les aboutissants quant à la dématérialisation et de sa mise en œuvre au sein de la collectivité. En effet, quelques résistances, notamment quant à la charge de travail qui en découle.» «Mise en place de 2 groupes de travail pour formaliser des procédures avec une dizaine de réunions en 2013. résistance au changement classique» «réunions, présentations, formations aux nouveaux outils la résistance au changement est une réalité dans toutes les organisations» «Nécessité d'un pilotage DSI-Service gestionnaire Mise en place de directions "pilotes" Accompagnement des services et prise en compte des remarques des correspondants dans les services» 8
Le traitement de la base tiers : lourd mais nécessaire. - Verbatims - «6 mois de retraitement manuel et automatisé. affectation d'un vacataire pour cette période. Audit régulier lancés automatiquement par le prestataire.» «A la fois des mises à jour massive et manuelles. Dans tous les cas... GROS chantier et GROS travail pour les directions des finances. Assumé en période d'été et largement anticipé.» «Marché ad hoc passé avec notre éditeur actuel pour diagnostiquer la base, identifier les corrections à apporter. Corrections apportées par les équipes en interne.» «Audit par l'éditeur sur la base des tiers. Mise à jour automatique dans la mesure du possible. Mise à jour manuelle dans les autres cas. Blocage des tiers anciens.» «Nous avons mis aux normes certains éléments de façon informatique (majuscules, suppression des caractères interdits...). SIRENAGE des entreprises de façon manuelle par listes réparties sur les 25 agents du service des finances et toilettage réalisé sur 1 an (18 000 tiers).» «Plusieurs mois de travail pour la mise en conformité des formats et contrôle des doublons» «Travail de contrôle d'encodage et de corrections qui a duré près d'un an.» 9
L'archivage... Avez-vous mis en place une une stratégie d'archivage dans votre collectivité? Le champs des données archivées dans les collectivités : Ensemble des données, conformément à la réglementation Non 41% Oui 59% Flux PES Flux ACTES Permis de construire factures fournisseurs Des besoins réels en termes de : justificatifs de paye Système d'archivage électronique revues et articles de communication interne état des lieux, règles de classement et de référencement. Connaissance des obligations légales messagerie En étude les marchés publics Un tiers archiveur pour la gestion de l'horodatage notamment Un tiers archiveur pour la gestion de l'horodatage notamment Archivage intermédiaire, archivage à valeur probatoire, archivage des documents ET des flux a coupler avec une mise en place d'une GED et d'un SAE Et une volonté de partenariat avec l État partagée à 80 %. généraliser l'archivage pour tous les documents dématérialisés 10
La dématérialisation dans le domaine financier Le passage au PES V2 a incité les collectivités à emprunter le chemin de la dématérialisation dans ce domaine, même si pour l'instant, la chaine comptable n'est pas impactée dans sa globalité. De fait, les délais imposés aux collectivités sont courts, et les intérêts d'une telle démarche sont perçus comme mineurs. Les attentes vis à vis de l État en la matière sont nombreuses. 11
Relations avec les éditeurs ½ Éléments de contexte Les logiciels financiers utilisés par les collectivités : Date de renouvellement des logiciels financiers : 6% ASTRE GF 18% 29% BULL CORIOLIS 23% 39% Avant 2005 Entre 2005 et 2010 47% FINANCES DE BERGER LEVRAULT (Sedit Marianne) Auto Editeur 23% 15% Entre 2010 et 2015 après 2015 12
Relations avec les éditeurs 2/2 Globalement les relations entre les collectivités et leurs éditeurs sont mitigées : Rencontre des difficultés avec son éditeur Ne rencontre pas de difficultés avec son éditeur -Verbatims- «Beaucoup de régression et insuffisance de moyens et de compétences chez l'éditeur» «Les modules de démat. existent, mais leur adaptation à NM reste souvent difficile (ex : PES V2 : chaque flux suppose pour l'instant des ressaisies manuelle de 40 signes...)» 50% 50% «Stratégie financière de l'éditeur par module d'où un cout global élevé en investissement et donc en maintenance récurrente induite» «Les éditeurs ont des logiques métiers (verticales) et business... donc il est très compliqué de parler avec eux d'évolution de leur produit pour qu'il s'intègre au mieux dans notre SI (avec nos GED, notre TT, notre parapheur, notre portail, nos OS etc.)» «Homologation tardive, manque de documentation» «Tests laborieux au regard du volume des flux» «Stabilité du logiciel et manque de réactivité» 13
Le passage au PES V.2 51 % des collectivités sont passées au PES V2, pour les autres ce passage est prévu pour 2015 au plus tard. Ces délais sont perçus différemment : Des délais trop courts Des délais trop courts «C'est une obligation légale mais qui ne prend pas en «C'est compte une le obligation manque de légale moyens mais des qui collectivités. ne prend pas en Les collectivités compte ne le manque disposent de pas moyens d'un budget des collectivités. aussi important Les collectivités que celui ne disposent investi par pas le d'un ministère budget des aussi important finances pour que celui mettre investi en place par le le ministère PES V2. des Le délai finances de mise pour en mettre œuvre au en sein place du le ministère PES V2. Le délai est de deux mise fois en œuvre le délai au accordé sein du ministère est aux deux collectivités. fois le délai» accordé aux collectivités.» «Compte tenu des modifications constantes des formats, «Compte tenu des des modifications contrôles à faire constantes des formats, et des modifications dans des contrôles processus à faire métier à réaliser, le et des modifications délai dans est les court. processus métier à réaliser, le De plus, les services de la délai DGFIP est ne court. sont pas forcément plus De plus, les services de au la courant DGFIP ne sont pas forcément plus que nous pour au courant nous éclairer.» que nous pour nous éclairer.» «Mon avis - qui n'engage que moi et pas forcément le reste de ma «collectivité Mon avis - qui -est n'engage que c'est que une moi bonne et pas chose forcément pour le reste de impulser ma collectivité la démarche -est que que c'est je crois une d'inéluctable. bonne chose pour Après, impulser trois la ans démarche c'est très que très je court crois si d'inéluctable. on s'en tient à ce Après, qu'il faut trois mettre ans c'est en très œuvre très et court surtout si on si on s'en veut tient le à faire ce bien, qu'il faut c'est-à-dire mettre en œuvre optimisant et surtout les processus si on veut métiers le et faire en urbanisant bien, c'est-à-dire proprement en optimisant le S.I., tout les en processus facilitant métiers les usages.» et en urbanisant proprement le S.I., tout en facilitant les usages.» «Délais courts compte tenu des impacts organisationnels de «Délais courts la compte dématérialisation tenu des impacts et de la organisationnels de nécessité la dématérialisation de revoir les processus. et de la» nécessité de revoir les processus.» Pour un faible retour sur investissement,,, il faut donc aller plus loin! «Ces délais sont tenables. Cette démarche doit s'accompagner d'une réflexion organisationnelle forte des collectivités pour tirer une réelle valeur ajoutée de cette dématérialisation.» «Le PES V2 simplifié (titres + mandats) n'apporte qu'un faible retour sur investissement à l'epci ou la collectivité mais allège le travail de l'etat Par contre, le "full démat" permettra d'obtenir de véritables gains pour l'administration» «Le retour sur investissement du flux simplifié (titres et mandats) est très faible pour la collectivité, seul le travail de l'état est allégé La full démat, elle, apportera des gains importants pour la collectivité» «Pour ce qui est du passage en PES, délais tenables. Plus difficile pour la full démat, question des signatures électroniques à résoudre. Délais fixés sans prise en compte concrète des difficultés des collectivités et de leurs partenaires» «Pour réussir la démat. il faut être 2. Il faut que les services de l'état fonctionnent de manière cohérente et cadencée avec les Collectivités. Les besoins des collectivités doivent également être traitées par la DGFIP (exemple PES retour qui n'est pas disponible). De plus l'etat doit mettre à disposition des outils permettant de tester réellement le PES.» 14
Dématérialisation des pièces comptables Niveau de dématérialisation des pièces comptables : Votre organisme dématérialise-t-il déjà les pièces comptables (mandats de dépense, titres de recettes et bordereaux les récapitulant) qu il transmet à son comptable public (DGFiP)? Non, aucune pièce comptable n est actuellement dématérialisée 52,94% Oui, tous les mandats de dépense, les titres de recettes et les bordereaux les récapitulant sont dématérialisés 29,41% Oui, mais seulement les pièces de dépense sont dématérialisées 0,00% Oui, mais seulement les pièces de recette sont dématérialisées 0,00% Oui, mais seulement les pièces de recette et de dépense pour une partie des budgets de la collectivité sont dématérialisées 17,65% Je ne sais pas 0,00% Plus de la moitié des collectivités ne dématérialisent pas ses pièces comptables. 15
Transmission des données comptables En passant par un TDT? Si non : - utilisation de dispositifs locaux - CD-ROM, envois par mail 59% 41% Oui Non -Envoi direct via CORIPES par les agents du service du budget -BMO a développé un "robot" de télétransmissions qui transmet vers ACTES et HELIOS les flux PES (mandats, titres, ORMC, ROLMRE), HOPAYRA, ACTES, fichiers préparés en amont par les logiciels financiers, de facturation, de paie, de délibérations, -plate-forme de la DGFIP, Hélios - Logiciel TELINO (Éditeur TELIOS) Si oui : CDC Fast ou SRCI. Ainsi, lorsqu'elles n'y sont pas obligées, les collectivités n'ont pas systématiquement recours à un TDT. 16
Dématérialisation des pièces justificatives Taux de dématérialisation des pièces justificatives : Type de pièces justificatives dématérialisées : Non, aucune pièce justificative n est actuellement dématérialisée 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Oui, certaines pièces justificatives sont dématérialisées État de paye Arrêtés 18% Délibérations Pièces de Marchés publics Factures 82% Autre Autre Factures Pièces de Marchés publics Délibérations Arrêtés État de paye Total (% & freq col) 33% 20% 20% 47% 47% 87% Si les pièces justificatives ne sont pas dématérialisées, cela tient principalement à deux raisons particulières : un manque d information sur les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation, mais aussi un manque d appui externe dans les préparatifs à la dématérialisation. Le manque de moyen et l'ampleur des réorganisations internes, mais aussi le manque de portage stratégique ainsi que la multiplicité des sujets (PESV2, Actes) qu'il faut prioriser sont aussi évoqués. 17
La réception des factures par voie dématérialisée 70 % des collectivités interrogées acceptent la réception des factures par voie dématérialisée Processus de traitement : entre dématérialisation Processus de traitement : entre dématérialisation partielle partielle et rematérialisation et rematérialisation -Injection des factures préalablement -Injection des factures préalablement scannées et traitées via un logiciel (lecture automatique scannées et traitées via un logiciel (lecture automatique des des factures et création d'un fichier XML et injection dans factures et création d'un fichier XML et injection dans Astre) Astre) - Réception par mail et impression - Réception par mail et impression «le service courrier réceptionne via une boite mail, «le service courrier réceptionne via une boite mail, matérialise (!) et met dans le circuit "classique" matérialise (!) et met dans le circuit "classique" (c'est-à-dire tampon + papier : (c'est-à-dire tampon + papier : nous avons donc toutes les informations!) nous avons donc toutes les informations!) C'est le parfait exemple d'un C'est le parfait exemple d'un changement de culture non opéré.» changement de culture non opéré.» La forme la plus aboutie de dématérialisation des factures souhaitée par les collectivités serait : une plateforme dédiée, ou un espace extranet sur lequel les entreprises pourraient déposer leurs factures et les collectivités les y chercher, ou encore la mise en place d'un modèle type EDI. 18
Et finalement, pour progresser plus vite en la matière, il serait attendu de l' État... Un soutien opérationnel Une dotation Une plateforme de test Des moyens Des moyens humains, humains, techniques, et techniques, et financiers : financiers : Un accompagnement méthodologique et participatif Des textes réglementaires qui évoluent aussi vite que les NTICS Des outils permettant d'échanger des flux en production et en recettes 19
La transmission des actes transmis au contrôle de légalité ACTES : tour d'horizon 20
ACTES Taux de raccordement : Champs d'utilisation : Raccordé Non raccordé 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Fonction publique territoriale 6% Commande publique Actes budgétaires Décisions de police Urbanisme et environnement Autre 94% Aucun Aucun Autre Urbanisme et environnement 14% Décisions de police Actes budgétaires Commande publique Fonction publique territoriale Total (% & freq col) 36% 36% 14% 14% 21% 50% Transmission des données via : 20 % des collectivités interrogées sont Un tiers de mutualisation 7,69% raccordées à ACTES mais ne l'utilisent pas. Un tiers de télé transmission 100,00% Le recours à un TTT est une obligation. 21
La sécurité Taux d'utilisation du certificat RGS ** 47 % des collectivités utilisent une signature électronique permettant de signer les données comptables dématérialisées transmises au comptable public ou en préfecture. Type de certificat utilisé dans le cadre de la signature électronique : Ne sait pas 25% Oui 37% Non 38% Ne sait pas 23% Certificat PRISv1 23% Certificat HELIOS 8% Ce certificat de sécurité, demandé notamment dans le cadre de la mise en œuvre d'actes, n'est utilisé que par 37 % des collectivités interrogées. Certificat RGS 46% 22
La communication des collectivités avec leurs partenaires La dématérialisation est un mouvement impulsé par l État : les collectivités sont en demande de personnes ressources, d'une information lisible, et d'une assistance technique lorsque cela est nécessaire. Et ce de la part de l État comme de leurs autres partenaires : associations d'élus, éditeurs de logiciel... 23
Quels services ressources? Les services de la DGFiP étant perçus comme peu à même de répondre aux préoccupations des collectivités... Celles ci considèrent comme interlocuteurs privilégiés : Les services de la DGFiP vous semblent ils en mesure de répondre à toutes vos interrogations sur la dématérialisation? L'association nationale représentative de votre organisme (ACUF, AMGVF, AdCF...) L'éditeur de votre logiciel Un tiers de mutualisation Autre 6% 18% 25% 8% Oui Non 76% Je ne sais pas 13% 54% Autres : «équipe pluridisciplinaire dédiée : juristes, informaticiens, comptables etc. Personnes ressources mobilisables. Leur positionnement pourrait être à l'état ou à l'acuf... mais il faut des gens costauds et surtout pluri-disciplinaires» ; un prestataire spécialisé du domaine ; experts de sociétés de conseil ; une «hotline» spécialisée ACTES / HELIOS. 24
Quels modes de communication? Vers un besoin de proximité : le meilleur vecteur d'information sur les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation serait la désignation d'un référent au niveau local. Selon vous,quel pourrait être le meilleur vecteur d'information de votre organisme sur les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation : 25
Et finalement, le bilan Malgré des coûts incontestables, les collectivités répondantes soulignent aussi les gains générés par la dématérialisation. Même si il est un peu tôt pour réaliser un bilan global, il semble que celles ci en soient plutôt satisfaites. Néanmoins, des axes de progrès sont à étudier. 26
La dématérialisation : degrés de satisfaction Si, globalement, il est encore trop tôt pour réaliser un véritable bilan de la dématérialisation, les collectivités en sont plutôt satisfaites. 8% Très satisfaisant Assez satisfaisant 25% Pas vraiment satisfaisant 67% 0% 0% Pas du tout satisfaisant Trop récent pour faire un bilan 27
Quel équilibre entre les coûts et les gains engendrés? LES GAINS IDENTIFIES - des économies de papier - réduction des délais de paiement - sécurisation des process - image modernisée de la collectivité - baisse des délais de traitement - meilleur partage des documents au sein de la collectivité LES COÛTS - investissements : équipements en logiciel, terminaux, matériels ad-hoc - maintenance - conduite du changement (formations, audits organisationnels ) - accompagnement des agents - achat de certificats - rapidité des transmission - consultation et recherche de documents rendues plus aisées - suppression des taches sans valeur ajoutée - éco-responsabilité 28
L'e-administration de demain : encore des axes de progrès! Verbatims «Simplification des exigences et évolution des lois : ne pas calquer les solutions technique sur les usages d'hier : innover! - intégrer qu'il n'y a pas de "e-administration" mais qu'il y a tout simplement une administration en mutation et que 2014 avec tous nos jeunes digital natives, le papier c'est obsolète! ;-)» «Une normalisation nationale des services aux usagers - une simplification au niveau de la CNIL de la gestion des référentiels d'usagers - des solutions nationales pour la gestion de l'archivage portées par l'association des maires ou l État» «Généralisation du parapheur électronique et de la signature électronique Outils collaboratifs et réseaux sociaux- Accès à l'information en mobilité-gestion automatisée du cycle de vie des documents» «Inciter au pilotage des dossiers de dématérialisation dans les collectivités par un référent unique, qui dispose d'une vision globale.» «Les obligations de dématérialisation ne tiennent pas compte de la maturité des offres des éditeurs et leur capacité à rendre interopérables les SI. Il y a donc un axe d'amélioration fort à travailler pour éviter de rajouter une complexité dans un projet qui engendre déjà d'importants changements organisationnels» «Mise à disposition d'outils communs pour le traitement des factures (sous forme de données ou de PDF) Une meilleure information sur les règles à appliquer en matière de règlementation (chaque collectivité se pose des questions identiques et peine à trouver des réponses)» «Des progiciels métier mutualisés au niveau national (finances, RH, Etat Civil, Urbanisme)» Un référent Un référent unique unique au niveau des au niveau des collectivités collectivités Des progiciels métiers mutualisés au niveau national Développer les outils collaboratifs et les réseaux sociaux Normaliser les Normaliser les services aux services aux usagers usagers au niveau au niveau national national Simplification Simplification CNIL des CNIL des référentiels référentiels usagers usagers Innover sans Innover sans calquer les calquer les solutions solutions techniques techniques sur les usages sur les usages d'hier d'hier Développer Développer des des outils outils communs communs Clarifier / rendre lisible la réglementation en vigueur 29
FIN 30