GUIDE PRATIQUE concernant la demande d enregistrement dans le registre des intermédiaires d assurance Edition du 21 février 2014 But Le présent guide pratique est un simple instrument de travail et a pour but de faciliter la présentation de la demande. Il ne saurait fonder aucune prétention. Le guide mentionne les indications et les documents qui sont exigés habituellement dans une demande. Ce guide pratique n exclut pas la possibilité pour la requérante de fournir des renseignements complémentaires ou pour l Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) d exiger des indications et des documents supplémentaires. La requête doit être présentée dans une langue officielle suisse et doit être accompagnée d une procuration originale en cas de représentation de la requérante. La loi sur l Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (loi sur la surveillance des marchés financiers, LFINMA ; RS 956.1), la loi sur la surveillance des entreprises d'assurance (loi sur la surveillance des assurances, LSA ; RS 961.01) ainsi que l ordonnance sur la surveillance des entreprises d assurance privées (ordonnance sur la surveillance, OS ; RS 961.011) peuvent être commandées auprès de l Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL), 3003 Berne (téléphone 031 325 50 50, téléfax 031 325 50 58, Internet www.bbl.admin.ch) ou téléchargées sur le site Internet des autorités fédérales (www.admin.ch). Demande d enregistrement Votre demande d'enregistrement s'effectue de manière électronique au moyen d'un extranet sécurisé. L'intermédiaire d assurance introduit les données nécessaires à l'enregistrement et paye l'émolument d'inscription. Avec votre demande d'enregistrement, vous devez envoyer un certain nombre de documents à la FINMA par voie postale. Il est préférable que vous vous disposiez de ces documents avant de demander l'enregistrement. La FINMA traitera de la demande d'enregistrement lorsque toutes les données seront introduites, l émolument d'inscription payé et que les justificatifs lui seront parvenus. Prévoyez suffisamment de temps pour effectuer la demande d'enregistrement. Au cas où vous vous seriez déjà annoncés auprès du registre des intermédiaires d assurance (et que vous disposez d un nom d utilisateur et d un mot de passe), prière d introduire votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Einsteinstrasse 2, 3003 Bern Tel. +41 (0)31 327 91 00, Fax +41 (0)31 327 91 01 www.finma.ch 160670/A21190
Au cas où vous auriez oublié votre mot de passe, prière d'indiquer votre adresse e-mail et de cliquer sur «Envoyer les données du Login». Les données vous donnant à nouveau accès vous seront communiquées immédiatement par e-mail. En cas de nouvelle demande, prière de cliquer sur «Nouvel enregistrement». Les raisons individuelles, sociétés simples de même que les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite doivent s enregistrer en tant que personnes physiques. I. Exemple personne morale Pour l enregistrement de chaque personne morale, il est obligatoire d enregistrer, en plus, au minimum une personne physique en qualité d'intermédiaire d'assurance. I.1 Demande Prière de sélectionner le bouton «Personne morale» ou «Personne physique» et de cliquer sur «Enregistrer». I.1.1 Etape 1 : Login et données concernant l'entreprise Pour pouvoir effectuer la saisie de votre demande d'enregistrement, vous devez fournir diverses données concernant votre entreprise et vos relations d'affaires. Les formulaires sont à remplir intégralement et conformément à la vérité. Prière de communiquer un nom d utilisateur comportant quatre signes au moins ; le mot de passe doit comporter un minimum de six signes. Au cas où vous auriez besoin d informations supplémentaires durant la procédure d enregistrement, prière de cliquer sur le bouton d information. Une boîte d information s ouvrira, cliquer sur «Continuer ->» I.1.2 Etape 2 : information concernant la personne de contact L'indication de la personne de contact est nécessaire en cas de demande de précision supplémentaire de la FINMA. Prière d introduire une adresse e-mail valable. Cliquer sur : «Continuer ->» 160670/A21190 2/8
I.1.3 Etape 3 : déclaration concernant les liens de nature juridique et économique avec les entreprises d'assurance L'art. 43 LSA règle la question de l'obligation de s'enregistrer dans le registre des intermédiaires d'assurance. Tous les intermédiaires d'assurance qui ne sont pas liés juridiquement, économiquement ou de quelque autre façon que ce soit à une entreprise d'assurance doivent se faire inscrire dans le registre. Les autres intermédiaires ont le droit de se faire inscrire dans le registre. L'art. 183 OS énumère les critères nécessaires à la délimitation entre les intermédiaires liés et non liés. Veuillez indiquer si vous êtes concerné par l'une ou plusieurs des affirmations. Si aucune des affirmations ne vous concerne, prière de cliquer sur la case «Aucune des affirmations ne correspond à votre situation». Cliquer sur : «Continuer ->» I.1.4 Etape 4 : information concernant la couverture d'assurance offerte Prière d'indiquer dans le formulaire quelles couvertures d'assurance vous proposez et de quelles entreprises d'assurance celles-ci proviennent. Si vous êtes liés à une ou plusieurs entreprises d assurance, cliquez sur la rubrique «Autre/Liée». Dans la fenêtre qui s ouvre, vous pouvez sélectionner les entreprises d assurance avec lesquelles vous entretenez ces liens. Cliquez ensuite dans la fenêtre sur «Sauvegarder» et «Continuer ->». Si vous n êtes pas actif dans une branche d assurance, choisissez l option «Pas d activité». Cliquez sur «Continuer ->» I.1.5 Etape 5 : information concernant la garantie financière Prière d'indiquer dans ce formulaire de quelle manière vous entendez fournir la garantie financière. La somme d'assurance doit s'élever à au moins 2 millions de francs pour tous les dommages d'une année. Pour ce qui est du montant de la franchise, vous devez choisir l'une des quatre options et remplir les cellules vides. Cliquez sur «Continuer ->» I.1.6 Etape 6 : information concernant la lutte contre le blanchiment d'argent Prière d indiquer dans ce formulaire si vous êtes annoncés en tant qu intermédiaire financier et, dans l'affirmative, auprès de quelle autorité. Ces données sont facultatives. Au cas où parallèlement à une activité dans le domaine de l intermédiation d assurance vous être également actif en tant qu intermédiaire financier, vous êtes soumis à la surveillance dans le domaine du 160670/A21190 3/8
blanchiment d argent. Veuillez dans ce cas indiquer si vous êtes affiliés à la FINMA ou à un organisme d autorégulation (OAR). Cliquez sur «Continuer ->» I.1.7 Etape 7 : récapitulatif des données concernant l'inscription au registre Après examen de votre demande d'enregistrement, vos données figureront dans la partie du registre des intermédiaires accessible au public. Veuillez noter que, dans la partie publique du registre, seule une petite partie des données fournies lors de l'enregistrement sera accessible. La FINMA dispose de toutes les données, celles-ci sont soigneusement gérées conformément aux impératifs de protection des données. Après avoir effectué le paiement, tout intermédiaire d assurance recevra un numéro d enregistrement comportant 5 chiffres (non visibles). La date du premier enregistrement figurera dans les données qui seront rendues publiques. Cliquez sur «Continuer ->» I.1.8 Etape 8 : paiement de l'émolument concernant le traitement de la demande (CHF 300.-) Vous pouvez effectuer le paiement directement par carte de crédit. Veuillez prendre note que, pour des raisons de sécurité, aucune donnée concernant le paiement ne sera stockée. Vous pouvez également effectuer un virement sur notre compte bancaire. Vous trouverez les données de notre compte sur www.vermittleraufsicht.ch sous la rubrique "Questions fréquentes". L émolument de traitement du dossier s élève à CHF 300.- tant pour les personnes morales que pour les personnes physiques. L utilisation d autres moyens de paiement (par ex. l'établissement d une facture) n est pas possible. Concernant les intermédiaires d assurance non liés enregistrés, une taxe annuelle sera perçue la première fois durant l année civile qui suit l enregistrement. Le montant exigé est identique pour les personnes morales et les personnes physiques ; il est fixé chaque année à nouveau. Cliquez sur «Initialiser le paiement» I.1.9 Etape 9 : envoi des documents servant de preuve L'enregistrement électronique terminé, vous êtes tenus d'envoyer à la FINMA par voie postale à titre de preuve les documents demandés. Si vous désirez corriger les données déjà introduites, cliquez «< retour» à l étape d enregistrement concernée et procédez aux corrections. Si vous désirez mettre fin à la procédure de demande d enregistrement, cliquer sur «Confirmer les données et terminer la procédure d enregistrement». Vos données seront transmises immédiatement 160670/A21190 4/8
à la FINMA et vous ne pourrez plus les modifier. Afin que la FINMA puisse traiter votre demande d enregistrement, les documents servant de preuve doivent être envoyés par voie postale. Votre demande ne sera pas traitée avant réception de ceux-ci. Prière de noter que la «Demande en vue de l enregistrement dans le registre des intermédiaires» et la «Déclaration sur l honneur» doivent être signées. Prière de n'envoyer que des dossiers complets à la FINMA. Les dossiers incomplets seront immédiatement renvoyés à l expéditeur. I.2 Annonce en cas de modification Tous les intermédiaires d assurance doivent enregistrer eux-mêmes dans l'extranet toute modification ultérieure. Ils peuvent introduire eux-mêmes des modifications mineures. En revanche, des modifications importantes (par ex. une modification des sûretés financières) seront préalablement examinées par la FINMA. Selon les circonstances, des nouveaux documents servant de moyen de preuve doivent être envoyés à la FINMA. II. Exemple personne physique II.1 Demande Prière de sélectionner le bouton «Personne morale» ou «Personne physique» et de cliquer sur «Enregistrer». II.1.1 Etape 1 : Login et données personnelles du requérant Pour pouvoir effectuer la saisie de votre demande d'enregistrement, vous devez fournir diverses données concernant votre personne et vos relations d'affaires. Les formulaires sont à remplir intégralement et conformément à la vérité. Prière de communiquer un nom d utilisateur comportant quatre signes au moins ; le mot de passe doit comporter un minimum de six signes. Cliquez sur «Continuer ->» 160670/A21190 5/8
II.1.2 Etape 2 : information concernant l'employeur Si vous exercez une activité d'intermédiation d'assurance en tant qu'employé dépendant, prière d'indiquer la liste de vos employeurs. Notez que ce choix n'est possible que pour autant que votre employeur soit déjà annoncé en tant que personne morale. Les intermédiaires d assurance indépendants (raisons individuelles) sélectionnent le bouton «Aucun employeur/raison individuelle», ceci s'applique également aux employés de personnes physiques. Les intermédiaires d assurance ayant un employeur peuvent sélectionner celui-ci, dans la mesure où il figure déjà sur la liste. Les employés d une entreprise d assurance sélectionnent leur employeur sur la liste. Cliquez sur «continuer ->» II.1.3 Etape 3 : information concernant le bureau Votre bureau est l'endroit où vous exercez votre activité professionnelle, c'est-à-dire où vous recevez votre correspondance, où vous préparez les offres et où les décisions entrepreneuriales sont prises. C'est pourquoi votre bureau doit posséder une adresse postale. Prière d introduire une adresse e-mail valable. Cliquez sur «continuer ->» Déclaration concernant les liens juridiques et économiques avec les entreprises d assurance, analogue à la demande d enregistrement d'une personne morale (Voir Etape 3 : déclaration concernant les liens de nature juridique et économique avec les entreprises d'assurance) Données concernant les couvertures d assurance proposées, analogue à la demande d enregistrement d'une personne morale (Voir Etape 4 : information concernant la couverture d'assurance offerte) II.1.4 Etape 6 : information concernant les conditions portant sur les qualifications professionnelles Prière d'indiquer dans ce formulaire comment vous remplissez les conditions afférentes aux qualifications professionnelles requises. Choisissez l'une des trois options. L option «Formation selon les dispositions concernant équivalences» propose une sélection. Si vous êtes titulaire d un des diplômes mentionnés, prière de le sélectionner. 160670/A21190 6/8
Si vous avez besoin d informations supplémentaires durant la procédure d enregistrement, cliquez sur le bouton d information. Une boîte d information s ouvrira. Cliquez sur «continuer ->» II.1.5 Etape 7 : information concernant les garanties financières Prière d'indiquer dans ce formulaire de quelle manière vous entendez fournir la garantie financière. La somme d'assurance doit s'élever à au moins 2 millions de francs pour tous les dommages d'une année. Les employés dont les employeurs sont des entreprises d intermédiation enregistrées choisissent l option «Assurance rc professionnelle de l employeur». Les employés d une personne physique choisissent l option «Propre assurance rc professionnelle» et introduisent les données de la police d assurance de la raison individuelle. Cliquez sur «continuer ->» Déclaration concernant les informations au sujet de la lutte contre le blanchiment d argent (Voir Etape 6 : information concernant la lutte contre le blanchiment d'argent) II.1.6 Etape 9 : récapitulatif des données concernant l'inscription au registre Dans la partie du registre des intermédiaires accessible au public, vos données figureront de la manière suivante : Veuillez noter que, dans la partie publique du registre, seule une petite partie des données fournies lors de l'enregistrement sera accessible. La FINMA dispose de toutes les données, celles-ci sont soigneusement gérées conformément aux impératifs de protection des données. Après avoir effectué le paiement, tout intermédiaire d assurance recevra un numéro d enregistrement comportant 5 chiffres (non visibles). La date du premier enregistrement figurera dans les données qui seront rendues publiques. Cliquez sur «Continuer ->» Cliquez sur «continuer ->» Paiement de l émolument de traitement du dossier, analogue au paiement par une personne morale (Voir Etape 8 : paiement de l'émolument concernant le traitement de la demande (CHF 300.-)). 160670/A21190 7/8
II.1.7 Etape 11 : envoi des documents servant de preuve L'enregistrement électronique terminé, vous êtes tenus d'envoyer à la FINMA par voie postale à titre de preuve les documents demandés. Si vous désirez corriger les données déjà introduites, cliquer «< retour» à l étape d enregistrement concernée et procédez aux corrections. Si vous désirez mettre fin à la procédure de demande d enregistrement, cliquez sur «Confirmer les données et terminer la procédure d enregistrement». Vos données seront transmises immédiatement à la FINMA et vous ne pourrez plus les modifier. Afin que la FINMA puisse traiter votre demande d enregistrement, les documents servant de preuve doivent être envoyés par voie postale. Votre demande ne sera pas traitée avant réception de ceux-ci. Prière de noter que la «Demande en vue de l enregistrement dans le registre des intermédiaires» et la «Déclaration sur l honneur» doivent être signées. Prière de n'envoyer que des dossiers complets à la FINMA. Les dossiers incomplets seront immédiatement renvoyés à l expéditeur. II.2 Annonce en cas de modification Tous les intermédiaires d assurance doivent enregistrer eux-mêmes dans l'extranet toute modification ultérieure. Ils peuvent introduire eux-mêmes des modifications mineures. En revanche, des modifications importantes (par ex. une modification des sûretés financières) seront préalablement examinées par la FINMA. Selon les circonstances, des nouveaux documents servant de moyen de preuve doivent être envoyés à la FINMA. 160670/A21190 8/8