Rapport d activités 2014 Version synthétique Plan d actions 2014 Rapport d activités 2015 L InterMire comme soutien logistique et administratif Organisation du Collège des Directeurs Organisation de 12 Collège des Directeurs. Coordination du projet informatique Définition d un mode de décision et choix d un scénario parmi les quatre possibles. Ensuite, exploration de la faisabilité technique de ce scénario afin de pouvoir en chiffrer les coûts et poursuite de la gestion du projet Amélioration de Mirabel Amélioration du fonctionnement de Mirabel pour les équipes du terrain en travaillant sur les bugs déjà détectés et en améliorant la stabilité et la vitesse. 12 Collèges des directeurs ont été organisés. Largement Le scénario a été choisi en début d année, assorti d un processus de décision spécifique. Un groupe opérationnel a été constitué afin de réaliser l analyse du projet et d établir une proposition qui réunirait le consensus de l ensemble des Mire. Sur base de ce travail, l InterMire a réalisé un cahier des charges et lancé un appel d offres. Le choix d un soumissionnaire externe est en passe d être officiellement notifié. Toutes ces opérations se sont déroulées avec les onze Mire, via le Groupe des 12, rassemblant un représentant de chacun d entre elles mandatés par leur Conseil d administration. Mirabel avait déjà été améliorée fin 2013. Depuis, son utilisation a été facilitée par des backups hebdomadaires et non quotidiens ainsi que par une augmentation de la mémoire vive disponible sur le serveur. Aujourd hui, la confirmation de l impossibilité de recouvrir les codes sources de l application et la bonne avancée du projet Casimire rendent son 1
amélioration plus compliquée et moins urgente. Néanmoins, l InterMire a recommencé à former les utilisateurs aux bonnes pratiques d encodage afin d améliorer la stabilité de l application. Assistance et conseil informatique Poursuite des missions déjà remplies. Amélioration de l assistance informatique proposée aux MIRE par un helpdesk intelligent et sympathique. Réalisation des requêtes avancées pour les Rapports d Activités 2013 des MIRE. Soutien administratif et réglementaire Poursuite de la mission actuelle. L assistance informatique de l InterMire est devenue plus réactive et plus sympathique. L InterMire a procédé à l installation des logiciels nécessaires au lancement de requêtes dans plusieurs Mire ainsi qu à la formation des utilisateurs qui le souhaitaient. Les requêtes avancées ont été réalisées non seulement dans le cadre des rapports d activités des Mire mais également pour la production de statistiques européennes, pour les besoins des groupes de travail «partage des entreprises» et «prospection» ainsi que dans le cadre de la détection d anomalies. L InterMire comme interface vers le monde extérieur Mandats officiels Poursuite des mandats actuels. Reprise des sièges à la Commission des Opérateurs et au Comité de pilotage des Cefo. Représentation des MIRE Poursuite de la mission actuelle. L InterMire a également pris place aux réunions d évaluations régionales des Contrats de coopération. Elle continue d informer mensuellement, lors de chaque Collège des directeurs, les Mire des informations glanées lors de ces mandats. L InterMire a participé à plusieurs colloques et tables rondes en 2014. 2
Visibiliser le secteur Raffermissement des liens avec les partenaires (CPAS, EFT/OISP, ). Mise sur pied d une conférence de presse sur les résultats 2013 des MIRE. Amélioration du site Internet de l InterMire. Fédérer le secteur Poursuite de la mission actuelle. Les partenariats ont été renforcés via les représentations dans les mandats officiels. Néanmoins, aucune rencontre bilatérale ciblée n a eu lieu. La conférence de presse sur les résultats des Mire s est tenue le 6 juin 2014. Elle a donné lieu à la publication de plusieurs articles et à la réalisation d un reportage vidéo. Elle a également permis à l InterMire d acquérir une expérience utile dans ce domaine. Le site Internet de l InterMire n a pas été amélioré. Un groupe de travail a été prévu puis décommandé en dernière minute étant donné la priorité accordée au projet Casimire. L InterMire a également réalisé un Mémo, à l occasion des élections dont la diffusion a été assurée par l ensemble du secteur. A travers plusieurs des activités citées dans ce rapport, l InterMire a veillé à mettre en lumière les intérêts communs des Mire et à favoriser l émergence d une dynamique commune. L InterMire comme lieu de rencontre et d harmonisation Organisation de groupes de travail Poursuite des groupes «pratiques de stage», «administratifs et financiers» et «retours opérateurs Cefo». Suivi du groupe «Partage en entreprises» Mise sur pied de deux nouveaux groupes de travail sur des thématiques issues de la journée «MIRE au vert 2013». Le groupe de travail «pratiques de stage» a présenté ses conclusions au Collège des directeurs. Les groupes de travail «administratifs et financiers» et «retours opérateurs Cefo» ont été poursuivis. Le groupe de travail «partage des entreprises» et la charte qui en est issue ont fait l objet d une évaluation mensuelle, lors de chaque Collège des 3
directeurs et de plusieurs ajustements marginaux. Une évaluation plus complète est en cours. Suite à la Marlagne 2013, un groupe de travail «Prospection» a été mis sur pied et a déjà produit des résultats significatifs (document prospection). Interventions d experts externes Associer l expertise des partenaires sociaux et des pouvoirs subsidiant aux réflexions menées dans les groupes de travail. Organisation d une journée intersectorielle Rapprochements avec les MIRE Poursuite des initiatives actuelles. Développement de nouveaux liens avec les Conseils d Administration des MIRE. Largement réalisé. Le groupe de travail «administratif et financier» a bénéficié d experts externes sur la réalisation de marchés publics (2 journées de formation), un outil de gestion du temps (1 demi-journée d information), des outils avancés d encodage de la comptabilité (1 journée de formation) et la nouvelle législation APE (1 demi-journée d information). Le groupe de travail «retours opérateurs Cefo» a bénéficié de l intervention d experts concernant la mise à l emploi des bénéficiaires immigrés. Le Collège des directeurs a bénéficié d une information sur les obligations en matière de bien-être au travail. Le projet informatique, Casimire, a bénéficié de l intervention de multiples experts externes tout au long des différentes étapes du processus. Non réalisé. Les Mire n ont pas souhaité l organisation d une journée intersectorielle étant donnée la non-participation de trois d entre elles. L InterMire a produit plusieurs notes à destinations des Conseils d administration des Mire et a parfois été invitée lors de certains de ces Conseils afin de présenter son point de vue et déféndre ses choix. Ce fut surtout le cas au premier semestre 2014. 4
L InterMire comme vecteur de diffusion de l information Veille Poursuite des missions actuelles. Attention particulière aux dossiers de transfert de compétences et de nouveau décret Lettre d information hebdomadaire Poursuite des missions actuelles. Utilisation du site Internet de l InterMire pour la communication interne L InterMire a poursuivi son travail de veille, notamment politique. Néanmoins, le transfert de compétences n a pas encore pu faire l objet d analyses ciblées. La lettre d information hebdomadaire avait pour but d informer les Mire concernant les activités réalisées par l InterMire. Dans le courant de l année, progressivement, les activités de l InterMire n avaient plus besoin d être mise en visibilité et l intérêt de la lettre d information a été jugé secondaire. Non réalisé. L InterMire comme plateforme de formation Offre de formation 2014 Gestion des inscriptions, du dossier au Fonds 4S, de la comptabilité et des contacts formateurs. Accueil des nouveaux travailleurs (1 jour, 2 sessions) Phoning (2 jours, 2 sessions) Négociation commerciale (2 jours, 2 sessions) Marché public (1 jour, 1 session) Nouvelles technologies en recherche d emploi (1 jour, 3 sessions) Développer et entretenir son réseau (2 jours, 3 sessions) Connaissance de l entreprise (2 jours, 2 sessions) Au total, 145 personnes ont assisté aux formations de l InterMire en 2014. Ces formations sont : - Accueil des nouveaux travailleurs (3 sessions) - Nouvelles technologies en recherche d emploi (3 sessions) - Développer et entretenir son réseau (2 sessions) - Accompagner le changement (2 sessions) - Connaissance de l entreprise (2 sessions) - Marchés publics et perfectionnement (2 sessions) - Référent en informatique (1 session) - Utilisation avancée de BOB (1 session) 5
Roue du changement (3 jours, 1 session) Comportements agressifs (2 jours, 2 sessions) Référent en informatique (6 jours, 1 session) Développement de l offre de formation Mise sur pied d un programme de formation pour le deuxième semestre. Mise sur pied d un programme de formation pour 2015. Invitation d experts académiques lors de Collèges des Directeurs Un catalogue pour le deuxième semestre a été distribué aux Mire. Le programme de formation 2015 est en cours de réalisation (voir le plan d actions). Aucun expert académique n a été invité lors des Collège des directeurs. L InterMire comme creuset de projets novateurs Programmation 2014 2020 du FSE Accompagnement et développement du projet commun des MIRE. Bilans de compétences Suivi et poursuite du projet pilote de l APEF. Nouveaux projets Veille quant à la possibilité de nouveaux projets communs et particulièrement au niveau européen et au niveau des appels à projets du Forem. Largement réalisé. L InterMire a accompagné les Mire tout au long de leur processus d information puis de rédaction du projet FSE. L InterMire a aussi pleinement joué son rôle d expert technique et a permis la fédération du secteur autour de projets communs cohérents présentés au sein d un portefeuille unique. L InterMire a participé à plusieurs réunions entre les opérateurs du projet et a continué d organiser une supervision régulière pour les Conseilles bilans. Largement réalisé. L InterMire a introduit un projet de soutien méthodologique et communicationnel pour les Mire auprès du FSE. 6
L intermire en tant qu équipe L InterMire a également permis le déclenchement de plusieurs appels à projets à destination des Mire (secteur de la petite enfance, fonds des hôpitaux privés, ). Finalement, l InterMire reste attentive aux opportunités qui s annoncent (notamment les projets Garantie jeunesse). Equipe interne Stabilisation de l équipe actuelle. Engagement d un chargé de missions Cefo à la coordination des structures partenariales. Formation des membres de l équipe actuelle (min. 5 j. / personne / an). Instances Organisation de 2 Assemblées Générales. Organisation de 2 Conseils d Administration complétés de Conseils d Administration extraordinaires à chaque fois que nécessaire sur les thèmes porteurs. Organisation de 12 Comité de Gestion. Financier Inquiétude majeure sur l avenir de l InterMire face au sous-financement structurel. Demande expresse à ce que l InterMire dispose d un budget lui permettant d assurer ses missions décrétales et les activités prévues dans ce plan d actions Malgré quelques difficultés pour le poste de secrétaire/comptable, le reste du personnel de l équipe y compris la nouvelle chargée de missions Cefo a été stabilisée. La formation du personnel a largement été complétée. Réalisé L InterMire a organisé 2 Assemblées générales, 5 Conseils d administration et 8 Comités de gestion. Le financement structurel 2014 et 2015 de l InterMire a été relevé et permet désormais à l association d assurer ses missions décrétales pour ces deux années. En revanche, les difficultés sont apparues concernant le délai dans lequel ces subventions sont liquidées qui engendrent des problèmes récurrents de trésorerie. 7
8