GUIDE POUR LES UTILISATEURS Zimbra v.8.6

GUIDE POUR LES UTILISATEURS Zimbra v.8.6 Manuel v.2.0 Français GESTION RESSOURCES 7373, Lajeunesse Mntréal (Québec), H2R 2H7 tél.: 514-288-7448 tél: 1-877-288-7448 (Sans frais) fax : 514-288-7792 Zimbra et le lg Zimbra snt des marques de cmmerces de Zimbra

Chers Lecteurs, chères lectrices, Petit Mt de Gestin-Ressurces Le guide de l utilisateur 2016, versin 2.0, vus est ffert par Gestin-Ressurces. Ce guide est le fruit du travail d un de ns représentant en répnse aux demandes de plusieurs de ns clients qui utilisent Zimbra. Le manuel n'est pas cmplet à 100% mais se veut une bnne base à partir de laquelle vus allez puvir travailler. La licence GFDL permet à la cmmunauté d'utilisateurs de Zimbra d'enrichir le dcument pur le rendre tujurs plus cmplet. Gestin-Ressurces n est pas respnsable de la traductin française de Zimbra. À ntre avis, plusieurs termes auraient pu être traduits différemment. Tutefis, pur ne pas créer de cnfusin, nus pensins juste de les utiliser. Nus espérns que cet e-bk sera bénéfique pur la cmmunauté francphne de Zimbra. L auteur s est inspiré d une citatin de Françis des Rues qui, je pense, est bien représenté dans cet e-bk. «Le chemin est lng par les préceptes et curt par les exemples». Nus espérns que la multitude d impressins d écrans ainsi que la vulgarisatin des cncepts infrmatiques vus faciliternt le chemin vers l expertise! Veuillez nter que Zimbra ainsi que le lg de Zimbra snt des marques de cmmerces de Zimbra. Bnne lecture! Camil Martel CEO 7373 Lajeunesse, Bureau 100 Mntréal, Québec H2R-2H7 (514) 288-7448 p.27 c.martel@gestin-ressurces.cm Cpyright (C) 2016 Gestin-Ressurces. Permissin is granted t cpy, distribute and/r mdify this dcument under the terms f the GNU Free Dcumentatin License, Versin 1.3 r any later versin published by the Free Sftware Fundatin; with n Invariant Sectins, n Frnt-Cver Texts, and n Back-Cver Texts. A cpy f the license is included in the sectin entitled "GNU Free Dcumentatin License".

-Index- Le Calendrier...6 a. Créer un calendrier...6 b. Imprimer un calendrier...7 c. Supprimer un calendrier...8 d. Changer la vue du calendrier...9 e. Prévir un Rendez-vus, un événement...9 f. Utiliser la fnctin Ajut rapide...13 g. Créer un rendez-vus à partir d un message u d un cntact...14 h. Supprimer un rendez-vus...14 i. Répndre à une invitatin pur une réunin...15 j. Partager sn Calendrier avec d autres utilisateurs de Zimbra...16 k. Accepter l invitatin d accès à un calendrier partagé...18 Cntacts...20 a. Ajuter un nuveau cntact...20 b. Créer des grupes de cntacts...22 c. Vir une fiche cntact...23 d. Mdifier un cntact...23 e. Rechercher un cntact...24 f. Imprimer une fiche cntact...24 g. Créer un nuveau dssier de cntacts...25 h. Supprimer un dssier de cntacts...27 i. Partager le carnet d adresses...27 j. Imprter un carnet d adresse...29 k. Exprter un carnet d adresses...30 l. Cpier un cntact u un grupe de cntact d un dssier de cntacts vers un autre dssier de cntacts...31 La Messagerie...33 a. Créer et utiliser par défaut une signature...33 b. Créer d autre signatures...34 c. Ajuter une signature à partir d un message...34 d. Vir un message...35 e. Imprimer un message...36 f. Rédiger un message...36 g. Attacher un fichier à un message...38 h. Utiliser le vérificateur d rthgraphe...39 i. Enregistrer un message envyé...39 j. Enregistrer un message en tant que bruilln...39 k. Supprimer un message...40 l. Répndre à un message...41 m. Transférer un message...41 n. Catégriser u «Tager» un message...42 3

. Créer un nuveau Tag...42 p. Créer un nuveau dssier pur classer ses messages...43 q. Déplacer un message vers un dssier...44 Les Dcuments...46 a. Créer un Dcument...46 b. Cnsulter un Dcument créé dans Zimbra...47 c. Mdifier un Dcument...48 d. Supprimer un Dcument...48 e. Télécharger un dcument...49 f. Extraire un dcument...50 g. Cnsulter les anciennes versins du Dcument...51 h. Envyer un Dcument...52 i. Catégriser u «Tager» un Dcument...53 j. Créer un nuveau Tag...53 Le Prte Dcuments...56 a. Imprter un Dcument...56 b. Exprter un Dcument...57 c. Mdifier un Dcument imprté...57 d. Supprimer un Dcument imprté...58 e. Envyer un lien vers un Dcument imprté...59 f. Cnsulter un dcument imprté via un lien envyé par message...59 g. Créer un nuveau dssier de Prte-dcuments...60 h. Supprimer un dssier de Prte-dcuments...61 i. Marquer u «Tager» les dcuments imprtés...61 Les Tâches...63 a. Créer une tâche...63 b. Utiliser le vérificateur rthgraphique pur une tâche...65 c. Ajuter une pièce jinte à une tâche...66 d. Mdifier une tâche...66 e. Supprimer une tâche...66 f. Créer un nuveau Tag u marqueur pur les tâches...67 g. «Tagger» u marquer une Tâche...68 h. Créer une liste de tâches...68 i. Partager une liste de tâches...69 j. Partager une liste de tâches avec plusieurs utilisateurs...71 k. Attribuer une tâche à une liste de Tâches...73 l. Supprimer une liste de tâches...74 Trucs et Astuces...76 GNU Free Dcument licence...78 GNU Free Dcumentatin License... 78 4

Le Calendrier «Le calendrier, c'est la bureaucratie du temps.» Quin a. Créer un calendrier b. Imprimer un calendrier c. Supprimer un calendrier d. Changer la vue du calendrier e. Prévir un Rendez-vus, un événement f. Utiliser la fnctin Ajut rapide g. Créer un rendez-vus à partir d un message u d un cntact h. Supprimer un rendez-vus i. Répndre à une invitatin pur une réunin j. Partager sn Calendrier avec d autres utilisateurs de Zimbra k. Accepter l invitatin d accès à un calendrier partagé 5

Le Calendrier Cnsultez vtre hraire ainsi que celui de vs cllègues grâce au Calendrier Zimbra. a. Créer un calendrier Cliquez sur l icône «Calendrier». N.B. : Vus puvez cliquer directement sur la petite rue à côté de «Calendriers» dans la clnne de gauche. La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Nuveau Calendrier»; 6

La fenêtre suivante s affiche : Dans le champ textuel «Nm», inscrivez le nm que vus vulez dnner à vtre nuveau «Calendrier». Chisissez une culeur qui surlignera le nuveau «Calendrier» dans la barre de gauche en dessus du lg de Zimbra. Si vus ne désirez pas que Zimbra prenne en cmpte ce calendrier pur établir vs dispnibilités, cchez la case «Exclure ce calendrier pur le rapprt des dispnibilités». Ex : Si le nuveau «Calendrier» entraîne des cnflits d hraires avec un calendrier déjà existant, vus purrez quand même enregistrer le rendez-vus. Cliquez sur «OK». b. Imprimer un calendrier Cliquez sur l icône «Calendrier». Dans la clnne de gauche cchez les cases crrespndantes aux «Calendriers» que vus suhaitez imprimer. Dans le menu du «Calendrier», chisissez parmi les affichages suivants, celui que vus suhaitez imprimer : 7

«Jur» affiche tus les rendez-vus et réunins pur la jurnée en curs. «Semaine de travail», affiche tus les rendez-vus et réunins pendant la semaine curante sans prendre en cmpte la fin de semaine. «Semaine», affiche tus les rendez-vus dans la semaine curante. «Mis», affiche tus les rendez-vus et réunins pendant le mis curant. «Liste», affiche une clnne pur chaque «Calendrier» cchez dans la clnne de gauche. «Aujurd hui», affiche tus les rendez-vus et réunins pur la jurnée curante. Cliquez sur l icône «Imprimer». N.B. : Zimbra vus ffre tujurs la pssibilité d avir un aperçu avant impressin. Cliquez sur «OK». c. Supprimer un calendrier Cliquez sur l icône «Calendrier». Dans la clnne de gauche cliquez avec le butn drit sur le «Calendrier» que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur «Supprimer». Zimbra vus demande une cnfirmatin pur la suppressin de ce 8

«Calendrier», cliquez sur «OK». Le «Calendrier» est supprimé. d. Changer la vue du calendrier Cliquez sur l icône «Calendrier». Dans le menu du «Calendrier», chisissez parmi les affichages suivants, celui que vus suhaitez : «Jur» affiche tus les rendez-vus et réunins pur la jurnée en curs. «Semaine de travail», affiche tus les rendez-vus et réunins pendant la semaine curante sans prendre en cmpte la fin de semaine. «Semaine», affiche tus les rendez-vus dans la semaine curante. «Mis», affiche tus les rendez-vus et réunins pendant le mis curant. «Liste», affiche une clnne pur chaque «Calendrier» cchez dans la clnne de gauche. «Aujurd hui», affiche tus les rendez-vus et réunins pur la jurnée curante. e. Prévir un Rendez-vus, un événement Cliquez sur l icône «Calendrier». 9

Cliquez sur «Nuveau rendez-vus», cmme mntré ci-dessus : L'nglet suivant s affiche : Un seul champ est bligatire, c est le champ textuel «Objet», inscrivez ici l bjet du rendez-vus. Vus puvez préciser les participants à cet événement, via leurs adresses curriels dans le champ textuel «Participants». Vus puvez préciser le lieu du rendez-vus dans le champ 10

textuel «Emplacement». Le champ «Afficher» vus permet de préciser vtre statut à l heure du rendez-vus cmme suit : N.B. : ce champ s avère très utile lrsqu un rendez-vus est enregistré pur plusieurs emplyés utilisant Zimbra. «Libre», signifie que vus êtes dispnible à l heure du rendez-vus. «À cnfirmer», signifie que vus cnfirmerez plus tard vtre participatin au rendez-vus. «Occuper», signifie que vus n êtes pas dispnible à l heure du rendez-vus. «Absence du bureau», signifie que vus ne serez pas au bureau à l heure du rendez-vus. Vus avez la pssibilité de ccher la case «Privé». Si elle ne l'est pas, le rendez-vus sera par défaut «Public»: «Public», signifie que ce rendez-vus sera visible par tus les utilisateurs de Zimbra dans vtre entreprise. «Privé», signifie que le rendez-vus sera visible seulement à partir de vtre cmpte. Dans la sectin «Date et Heure», il vus suffit de remplir les champs suivant : Chisissez la jurnée ainsi que les heures de début et de fin du rendez-vus. Il est pssible de réserver la jurnée entière en cchant la case «Tute la jurnée». Vus puvez rendre ce rendez-vus redndant en chisissant l une des ptins suivantes : «Chaque jur», signifie que le rendez-vus se répétera 11

tus les jurs à la même heure. «Chaque semaine», signifie que le rendez-vus se répétera chaque semaine, le même jur à la même heure. «Chaque mis», signifie que le rendez-vus se répétera chaque mis, le même jur à la même heure. «Chaque année», signifie que le rendez-vus se répétera chaque année, le même jur à la même heure. Vus avez aussi la pssibilité d'afficher le «Planificateur». La fenêtre suivante s affiche : Vus puvez encre ici ajuter des participants pur le rendez-vus : Dans la clnne «Tus les participants», cliquez dans le champ textuel vide. Inscrivez le nm et le prénm du nuveau participant, sn nm d utilisateur, u bien sn adresse message. La frise chrnlgique à la drite permet de vir le calendrier de chaque participant, et ainsi vir leurs dispnibilités afin de prévir un hraire qui cnviendra à tut le mnde. Le champ de texte vide en bas de l'image permet simplement d'ajuter des cmmentaires à ce rendez-vus. 12

f. Utiliser la fnctin Ajut rapide Il est pssible de créer un rendez-vus u une réunin directement à partir de sn «Calendrier». Cliquez sur l heure de début du rendez-vus puis faites glisser vtre suris jusqu à l heure de fin du rendez-vus. La fenêtre «d Ajut rapide» s uvre autmatiquement : Inscrivez bligatirement l bjet du rendez-vus, les autres infrmatins snt ptinnelles. N.B. : Ntez que «l heure de début» ainsi que «l heure de fin» se snt insérées autmatiquement. Cliquez sur «OK». Il est pssible d accéder à la fiche cmplète d ajut de rendez-vus en cliquant sur «Plus de détails». Suivez alrs la même démarche que celle expliquée ci-dessus. 13

g. Créer un rendez-vus à partir d un message u d un cntact Il est très facile de créer un rendez-vus u une réunin directement à partir d un message dans la «Messagerie» u d un cntact dans le «Carnet d adresses». À partir du «Carnet d adresses», cliquez sur le cntact avec lequel vus suhaitez avir un rendez-vus et faites le glisser jusque dans le petit «Calendrier» dans la clnne de gauche de Zimbra sur la date à laquelle le rendez-vus aura lieu. La fenêtre de créatin de rendez-vus s uvre autmatiquement. Cmplétez les infrmatins cmme précisé précédemment. Cliquez sur «Enregistrer». À partir de la «Messagerie», cliquez sur le message auquel vus vulez rattacher un rendez-vus et faites le glisser jusque dans le petit «Calendrier» dans la clnne de gauche de Zimbra sur la date à laquelle le rendez-vus aura lieu. La fenêtre de créatin de rendez-vus s uvre autmatiquement. N.B. : Le texte du message devient autmatiquement le texte qui sera jint à l invitatin. Les invités sernt l expéditeur ainsi que les destinataires du message sélectinné. Le sujet du message sera l bjet du rendez-vus Cliquez sur «Enregistrer». h. Supprimer un rendez-vus Cliquez (une fis) sur le rendez-vus que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur l icône «Supprimer». Un message autmatisé vus demande si vus suhaitez changer le message d annulatin. Il sera envyé aux autres participants. Cliquez sur «OK». 14

i. Répndre à une invitatin pur une réunin Duble cliquez sur le message d invitatin pur un rendez-vus. La fenêtre suivante s affiche : Vus puvez alrs : Cliquer sur l icône «Accepter» pur accepter le rendez-vus. Cliquer sur l icône «À cnfirmer» pur remettre vtre répnse à plus tard. N.B. : Pur les deux chix précédents un message est autmatiquement envyé à l hôte. Cliquer sur «Refuser» pur refuser le rendez-vus. 15

j. Partager sn Calendrier avec d autres utilisateurs de Zimbra Cliquez sur l icône du «Calendrier». Dans la clnne de gauche intitulée «Calendrier» cliquez avec le butn drit sur le Nm du «Calendrier» que vus suhaitez partager. Cliquez sur «Partager le Calendrier». La fenêtre suivante s affiche : Chisissez le type de persnne avec qui vus suhaitez partager le «Calendrier». Vus avez tris ptins : 16

«Utilisateurs et grupes internes», c'est-à-dire les utilisateurs de Zimbra dans vtre entreprise. «Invités (en lecture seule)», c est à dire qu aucun drit excepté la visin des dnnées du «Calendrier» ne lui est accrdé. «Public». Dans le champ textuel intitulé «Curriel», entrez l adresse curriel de u des persnnes avec lesquelle vus suhaitez partager vtre «Calendrier». Chisissez le rôle qu aurnt les persnnes dans vtre «Calendrier». Si vus chisissez «Aucune», le destinataire n aura aucun drit. Si vus chisissez «Invité», le destinataire purra visinner vtre «Calendrier» sans tutefis puvir le mdifier. Si vus chisissez «Gestinnaire», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier des rendez-vus. Si vus chisissez «Administrateur», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier et administrer des rendez-vus. Lrsque vus partagez un «Calendrier», il est pssible d avertir les autres partis en envyant un curriel standard. Dans la sectin «Message», chisissez l ptin que vus suhaitez utiliser. Cmmuniquez le chemin URL situé dans la sectin «URL» afin que le destinataire puisse accéder au «Calendrier» partagé. N.B. : Par défaut ce lien est autmatiquement insérer dans le message envyé. Cliquez sur «OK». N.B. : Un curriel est envyé directement à la persnne avec laquelle vus suhaitez partager vtre «Calendrier». 17

k. Accepter l invitatin d accès à un calendrier partagé Duble cliquez sur le message d invitatin pur le partage du «Calendrier». La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur l icône «Accepté». Chisissez le «Nm» de ce calendrier partagé. Vus puvez chisir u nn d envyer un message d acceptatin/refus à la persnne qui suhaite partager sn «Calendrier» avec vus. Cliquez sur «Oui». 18

Cntacts «Ouvre si tu peux sans pleurer tn vieux carnet d'adresses.» Luis Aragn a. Ajuter un nuveau cntact b. Créer des grupes de cntacts c. Vir une fiche cntact d. Mdifier un cntact e. Rechercher un cntact f. Imprimer une fiche cntact g. Créer un nuveau Carnet d adresses h. Supprimer un carnet d adresses i. Partager le carnet d adresses j. Imprter un carnet d adresses k. Exprter un carnet d adresses l. Cpier un cntact u un grupe de cntact d un Carnet d adresses vers un autre Carnet d adresses 19

Cntacts Vus puvez créer, cnsulter, partager plusieurs «Carnet d adresses» avec d autres utilisateurs de Zimbra. a. Ajuter un nuveau cntact Cliquez sur l icône «Cntacts». La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Nuveau» u cliquez sur la petite flèche vers le bas pur uvrir la liste dérulante. Sélectinnez alrs «Nuveau Cntact». 20

La fenêtre suivante s affiche : Rentrez les crdnnées relatives au nm de la persnne. Tutes les infrmatins relatives au cntact snt regrupées sur cette même page. Vus avez la pssibilité d'ajuter une pht au cntact, en cliquant sur le carré à la gauche des champs «Prénm» et «Nm». Pur chaque champ, vus puvez ajuter un champ supplémentaire en cliquant sur «+» Vus puvez également chisir l'emplacement de la sauvegarde du cntact, en cliquant en haut à drite sur «Lieu : Cntacts». 21

b. Créer des grupes de cntacts Cliquez sur l icône «Cntacts». Cliquez sur la petite flèche vers le bas à drite du butn «Actins». La liste dérulante suivante s affiche : Cliquez sur «Nuveau grupe de cntacts». La fenêtre suivante s affiche : Chisissez le nm de vtre grupe, et cliquez sur «OK». Le grupe de cntacts est alrs créé. Il ne vus reste plus qu'à y ajuter chaque adresse que vus désirez inclure. 22

c. Vir une fiche cntact Cliquez sur l icône «Cntacts». La fenêtre des cntacts s affiche : Les dssiers de vs cntacts snt situés à la gauche de l'écran. Un alphabet est dispnible en haut de la page pur faciliter vtre recherche de cntact. d. Mdifier un cntact Cliquez sur l icône «Cntacts». Cliquez sur le nm de la persnne à laquelle vus suhaitez apprter des mdificatins. Cliquez sur «Mdifiez». Vus apercevez alrs la même fenêtre que celle qui s uvre lrsque l n suhaite ajuter un nuveau cntact excepté que tutes les infrmatins snt déjà rentrées. Apprtez vs mdificatins. Cliquez sur «Enregistrer». 23

e. Rechercher un cntact Cliquez sur l icône «Cntacts». Zimbra ffre plusieurs ptins de recherche Dans le champ de «recherche textuelle» en haut à drite de l écran, inscrivez le nm du cntact que vus suhaitez rechercher. N.B. : Vus purriez également chisir de rechercher ce cntact en inscrivant le nm de la sciété pur laquelle il travaille. Dans la liste dérulante à gauche du champ textuel chisissez quel type de dnnées vus suhaitez rechercher. Dans ce cas-ci nus chisirns «Cntacts». Cliquez en suite sur «Rechercher». Le u les résultats de vtre recherche sernt affichés dans la fenêtre centrale. N.B. : Vus puvez également étendre vtre recherche à tus les bjets partagées, en cchant l'ptin «Inclure les bjets partagés». Cliquez sur la petite flèche vers le bas à la gauche de la barre de recherche, et cchez l'ptin. f. Imprimer une fiche cntact Cliquez sur l icône «Cntacts». Recherchez la u les fiches de cntacts que vus suhaitez imprimer (cmme décrit ci-dessus). 24

Lrsque vus suhaitez imprimer plusieurs cntacts, cchez les cases à drite des nms des cntacts. N.B. : Les cntacts sélectinnés snt autmatiquement surlignés en bleu. Cliquez sur le nm du cntact, sa fiche apparaîtra dans la fenêtre centrale. Cliquez sur l icône «Imprimer». Vus avez ici deux chix : Pur imprimer tus les éléments cntenus sur la fiche cntact, chisissez «Imprimer les détails du u des cntacts sélectinnés». Pur faire une impressin cmprtant uniquement les dnnées essentielles, cliquez sur «Imprimer les cntacts». Cliquez sur «OK». g. Créer un nuveau dssier de cntacts Cliquez sur l icône «Cntacts». 25

Cliquez sur la petite flèche vers le bas à drite du butn «Cntacts» utilisé pur créer un nuveau cntact. La liste dérulante suivante s affiche : Cliquez sur «Nuveau Dssier de Cntacts». La fenêtre suivante s affiche : Chisissez le nm de vtre dssier, puis sa culeur. La ligne «Parent» signifie que le dssier sera un sus-dssier, situé dans le dssier «Cntacts». Si vus ne vulez pas créer un sus dssier, il vus 26

suffit de cliquer nn pas sur la flèche de «Cntacts», mais sur la petite rue à la drite de «Listes de cntacts». Lrsque vus avez fini d ajuter les cntacts au nuveau grupe, cliquez sur «Enregistrer». h. Supprimer un dssier de cntacts Dans la clnne de gauche de la fenêtre «Cntacts», cliquez avec le butn drit au niveau du «dssier de cntacts» que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur «Supprimer». N.B. : Tutefis, pur des raisns sécuritaires, le «Dssier de cntacts» n est pas ttalement supprimé, il est mis en quarantaine dans la «Crbeille». Pur supprimer le «Carnet d adresse» définitivement, refaite la même pératin dans la «Crbeille». Cnfirmez en cliquant sur «OK» i. Partager le carnet d adresses 27

Cliquez sur l icône «Cntacts». Dans la clnne de gauche intitulée «Cntacts» cliquez avec le butn drit sur le «Dssier de cntacts» que vus suhaitez partager. Cliquez sur «Partager le dssier de cntacts». La fenêtre suivante s affiche : Chisissez le type de persnne avec qui vus suhaitez partager le «Dssier de cntacts». Vus avez tris ptins : «Utilisateurs et grupes internes». «Invités (en lecture seule)», c est à dire qu aucun drit excepté la visin des dnnées du «Dssier de cntacts» ne leur snt accrdés. «Public (en lecture seule, sans mt de passe)». 28

Dans le champ textuel intitulé «Curriel», entrez l adresse curriel de la persnne u bien le nm du Grupe de cntacts avec lequel vus suhaitez partager vtre «Dssier de cntacts». Chisissez le rôle qu aura la persnne u le grupe dans vtre «Dssier de cntacts». Si vus chisissez «Aucune», le destinataire n aura aucun drit. Si vus chisissez «Invité», le destinataire purra visinner vtre «Dssier de cntacts» sans tutefis le puvir mdifier. Si vus chisissez «Gestinnaire», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier des fiches cntacts. Si vus chisissez «Administrateur», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier et administrer des fiches cntacts. Lrsque vus partager un «Dssier de cntacts», il est pssible d avertir les autres partis en envyant un curriel standard. Dans la sectin «Message», chisissez l ptin que vus suhaitez utiliser. Cmmuniquez le chemin URL situé dans la sectin «URL» afin que le destinataire puisse accéder au «Dssier de cntacts». Cliquez sur «OK». j. Imprter un carnet d adresse Cliquez sur l nglet «Préférences». Cliquez sur l nglet «Imprter/Exprter». 29

La fenêtre suivante s affiche : Dans la sectin «Imprter», cliquez sur «Chisir le fichier». Aller chercher le fichier cntenant les dnnées du «Dssier de cntacts» que vus suhaitez imprter, et chisissez la destinatin. Cliquez sur «Imprter». k. Exprter un carnet d adresses Cliquez sur l nglet «Préférences». Cliquez sur l nglet «Imprter/Exprter». Dans la sectin «Exprter», chisissez «cntacts», et sélectinnez le prgramme de gestin de cntacts cmpatible à partir duquel vus vulez imprter vtre dssier de cntacts. 30

Cliquez sur «Tus les dssiers» pur chisir le dssier surce que vus vulez exprter Cliquez sur «Exprter». l. Cpier un cntact u un grupe de cntact d un dssier de cntacts vers un autre dssier de cntacts Cliquez sur l icône «Cntacts». Dans la clnne de gauche intitulée «Cntacts», duble cliquez sur le «Dssier de cntacts» cntenant le cntact u le grupe de cntact que vus suhaitez cpier dans un autre «Dssier de cntacts». Cliquez glissez le cntact u grupe de cntact dans le «Dssier de cntacts» dans lequel vus suhaitez le cpier (dans la clnne de gauche intitulée «Listes de cntacts»). 31

La Messagerie «La parle nus a été dnnée pur déguiser ntre pensée» Charles-Maurice de Talleyrand a. Créer et utiliser par défaut une signature b. Créer d autre signatures c. Ajuter une signature à partir d un message d. Vir un message e. Imprimer un message f. Rédiger un message g. Attacher un fichier à un message h. Utiliser le vérificateur d rthgraphe i. Enregistrer un message envyé j. Enregistrer un message en tant que bruilln k. Supprimer un message l. Répndre à un message m. Transférer un message n. Catégriser u «Tager» un message. Créer un nuveau Tag p. Créer un nuveau dssier pur classer ses messages q. Déplacer un message vers un dssier 32

La Messagerie Envyez, recevez, transférez et enregistrez des messages avec la «Messagerie» de Zimbra. Par défaut, dès que vus vus cnnectez à Zimbra l nglet «Curriel» s affiche. a. Créer et utiliser par défaut une signature Vus puvez créer dans Zimbra plusieurs signatures qui sernt intégrées autmatiquement u sur demande aux messages que vus envyés. Cliquez sur l nglet «Préférences». Cliquez sur l nglet «Signatures». La fenêtre suivante s affiche : Dans le champ «Nm», attribuez un nm à cette signature qui la distinguera des autres. Dans le champ textuel en dessus, inscrivez vtre signature. 33

Vus puvez également chisir le psitinnement de la signature dans vs messages. Chisissez l ptin «Au dessus du messages inclus» si vus suhaitez que vtre signature sit en haut du message. Chisissez l ptin «Au dessus des curriel inclus» si vus suhaitez que vtre signature se retruve à la fin des messages. Cliquez sur le butn «Enregistrer» une signature. b. Créer d autre signatures Cliquez sur l nglet «Préférences». Cliquez sur l nglet «Signatures». Cliquez sur le butn «Nuvelle signature». Remplissez à nuveau le nm ainsi que vtre nuvelle signature. Cliquez sur «Enregistrer». c. Ajuter une signature à partir d un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur l icône «Nuveau». Cliquez sur l icône «Optins». Sélectinnez et cliquez sur la signature que vus suhaitez intégrer au message. 34

d. Vir un message Cliquez sur l icône «Curriel». La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur le curriel que vus suhaitez cnsulter dans la clnne à gauche. Le message s uvre alrs dans la fenêtre à drite de la clnne. 35

e. Imprimer un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur le curriel que vus vulez imprimer. Cliquez sur «Actins», puis sur «Imprimer» N.B. : Si vtre navigateur blque les PpUps, vus ne purrez pas imprimer. Il faut autriser les PpUps pur le dmaine de Zimbra puis relancer l impressin. Cliquez sur «OK». N.B. : Ntez que pur chaque impressin Zimbra génère autmatiquement un aperçu avant impressin. f. Rédiger un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur l icône «Nuveau». La fenêtre suivante s affiche : 36

Dans le champs «À:» inscrivez la u les adresses messages des destinataires. Si vus en mettez plusieurs, séparez les par un «;» suivi d un espace. Pur aller chercher des adresses messages directement dans le «Carnet d adresses», cliquez sur «À:». La fenêtre suivante s affiche : Faites une recherche pur truver le cntact auquel vus vulez envyer le message. Cliquez sur le cntact. Chisissez le type d envie pur ce cntact : «À» signifie que ce cntact sera le destinataire principal. «Cc» signifie que ce cntact sera en cpie. Cliquez sur «OK». Dans le champ textuel «Objet», inscrivez l bjet de vtre message. 37

Vus puvez attacher au message un degré de pririté en cliquant sur «Optins», puis sur l'ptin de pririté suhaité. Ce marqueur sera alrs affiché lrsque le destinataire recevra ce curriel. Écrivez vtre message. Cliquez sur le butn «Envyer». N.B. : Si vus n ajutez pas de sujet à vtre message, une bite de dialgue vus demande si vus êtes sûre de vulir envyer un message sans sujet. g. Attacher un fichier à un message Dans l écran de rédactin d un message, cliquez sur le butn «jindre». Allez chercher le fichier que vus suhaitez attacher au message dans l arbrescence de vtre pste de travail. Cliquez une fis dessus. Cliquez sur le butn «Ouvrir». N.B. : On bserve le fichier attaché en dessus du champ «Objet». 38

h. Utiliser le vérificateur d rthgraphe Dans l écran de rédactin d un message, cliquez sur l icône «Vérifier l rthgraphe». Une bulle vus prévient du nmbre de fautes d rthgraphes qu il y a dans vtre curriel. Cliquez sur le mt cntenant la faute. Plusieurs alternatives vus snt prpsées. Appuyez sur «Mdifier» si vus vulez rentrer vus-même les mdificatins. Une fis fini, cliquez sur «Reprendre la mdificatin» i. Enregistrer un message envyé Par défaut, vs messages envyés snt sauvegardés dans le dssier «Envyé». Pur changer cette ptin, allez dans l nglet «Curriel» dans les «Préférences». Dans la sectin «Ecriture de messages», décchez «Enregistrer une cpie dans le dssier Envyés». j. Enregistrer un message en tant que bruilln Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur l icône «Nuveau message». 39

Lrsque vus avez fini de cmpser vtre message, cliquez sur l icône «Enregistrer le bruilln». N.B. : Pur utiliser ce bruilln, il suffit de cliquer sur le dssier «Bruillns» dans la clnne de gauche de la fenêtre «Curriel». Vus puvez alrs le mdifier u le supprimer. k. Supprimer un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur le dssier «Bîte de réceptin» dans la clnne de gauche de la fenêtre «Curriel». Cchez dans la fenêtre centrale la case crrespndant au curriel que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur l icône «Supprimer». Le curriel est alrs mis en quarantaine dans le dssier «Crbeille». Pur le supprimer définitivement, refaite les mêmes étapes mais dans le dssier «Crbeille». Pur le rétablir, cchez la case à gauche du nm «De» l expéditeur 40

et cliquez glissez «Objet» vers le dssier dans lequel vus suhaitez le rétablir dans la clnne de gauche. l. Répndre à un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur le message auquel vus suhaitez répndre. Cliquez sur l icône «Répndre» si vus vulez répndre seulement à l expéditeur u sur l icône «Répndre à tus» pur répndre à tus l expéditeur mais aussi à tus les destinataires du messages. Les adresses curriels des persnnes cncernées s ajuternt directement dans le champ «À». Le nuvel «Objet» devient autmatiquement «l Objet» du message initial précédé de l anntatin «Re :» qui signifie «répnse». m.transférer un message Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur le message auquel vus suhaitez répndre. Cliquez sur l icône «Faire suivre». Inscrivez l adresse u les adresses curriels des persnnes auxquelles vus suhaitez transférer le message dans le champ textuel «À». Cliquez sur l icône «Envyer». 41

n. Catégriser u «Tager» un message N.B. : Un «tag», u «balise» est un marqueur visuel qui permet de classifier ses dcuments cmme bn vus semble. Si vus ne dispsez pas d un marqueur adéquat vus puvez en créer un nuveau.. Créer un nuveau Tag Cliquez sur l icône «Curriel». Pur créer un nuveau «Tag» : Cliquez sur l icône «Tag». Cliquez sur «Nuveau tag». La fenêtre suivante s affiche : Entrer le nm de la «balise». Chisissez la culeur de la «balise». Cliquez sur «OK». 42

N.B. : Lrsque la «Balise» est créé elle apparaît autmatiquement dans la clnne de gauche dans la sectin «Balise». p. Créer un nuveau dssier pur classer ses messages Cliquez sur l icône «Curriel». Dans la clnne de gauche de la fenêtre «Curriel», cliquez drit sur «Dssiers de curriels», puis «Nuveau dssier». La fenêtre suivante s affiche : Dans le champ textuel «Nm», entrez le nm du nuveau dssier cnteneur. Chisissez dans l écran central, l emplacement ù sera situé le nuveau dssier cnteneur dans l arbrescence des dssiers. Cliquez sur «OK». Le nuveau dssier se retruve autmatiquement dans la clnne de gauche de la fenêtre «Curriel». 43

q. Déplacer un message vers un dssier Cliquez sur l icône «Curriel». Cliquez sur le message que vus suhaitez déplacer et faites le glisser vers le dssier dans lequel vus vulez le déplacer dans la clnne de gauche de la fenêtre «Curriel». 44

Les Dcuments «Ecrire, c'est une façn de parler sans être interrmpu» Jules Renard a. Créer un Dcument b. Cnsulter un Dcument créé dans Zimbra c. Mdifier un Dcument d. Supprimer un Dcument e. Télécharger un Dcument f. Extraire un Dcument g. Cnsulter les anciennes versins du Dcument h. Envyer un Dcument i. Catégriser u «Tager» un Dcument j. Créer un nuveau Tag 45

Les Dcuments Éditez, mdifier, enregistrer, envyez, partagez et supprimer des dcuments dans le vlet «Prte-dcuments» de Zimbra. a. Créer un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez sur l icône «Nuveau dcument». La fenêtre suivante s affiche : Dnnez un titre à vtre dcument dans le champs textuel en haut à gauche. Rédigez vtre dcument grâce à l éditeur de texte Zimbra. Une fis le dcument fini, cliquez sur l icône «Enregistrer». 46

b. Cnsulter un Dcument créé dans Zimbra Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». La fenêtre suivante s affiche : La fenêtre affiche les infrmatins suivantes : Le nm du dcument, «Dcument Name». Le nm de la dernière persnne à avir mdifiée le dcument, «Mdified by». La date et l heure de la dernière mdificatin, «Mdified n». La versin du dcument, «Versin». Pur uvrir le dcument, cliquez sur le nm du dcument dans la clnne «Dcument name». 47

c. Mdifier un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Pur mdifier le dcument, cliquez sur «Mdifier» au dessus de la clnne des fichiers. Le dcument s uvre. Apprtez vs mdificatins en utilisant l éditeur de texte. Cliquez sur «Enregistrer». d. Supprimer un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Pur supprimer le dcument, cliquez sur «Supprimer» au dessus de la clnne des fichiers. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur «Oui» pur cnfirmer la suppressin du dcument. 48

e. Télécharger un Dcument Cliquez sur l'icône «Prte-dcuments». Cliquez sur le nm du fichier que vus vulez télécharger. Cliquez avec le clic drit de la suris sur le nm du fichier, et sélectinnez «Télécharger». Le fichier se télécharge autmatiquement sur vtre rdinateur. Vus puvez maintenant le cnsulter indépendamment de Zimbra. En revanche, si vus désirez simplement faire une mdificatin du fichier, en créant une deuxième versin dans vtre Prte-dcuments Zimbra, veuillez prcéder cmme suit au prchain pint («Extraire un dcument»). 49

f. Extraire un Dcument Cliquez sur l'icône «Prte-dcuments». Cliquez sur le nm du fichier que vus vulez télécharger. Cliquez avec le clic drit de la suris sur le nm du fichier, et sélectinnez «Extraire un fichier». Le fichier se télécharge sur vtre rdinateur, et un cadenas apparaît près du nm du fichier dans vtre Prte-dcuments Zimbra. Mdifier le fichier sur vtre rdinateur. Une fis la mdificatin effectuée, enregistrez le sur vtre rdinateur, et enregistrez le dans le Prtedcuments Zimbra : Cliquez avec le clic drit sur le nm du fichier cmme fait précédemment, puis sélectinnez «Enregistrer le fichier». 50

Une nuvelle fenêtre s'affiche. Chisissez vtre fichier à l'aide du butn «Chisir le fichier». L'infrmatin «Versin» indique quelle sera la versin de vtre nuveau fichier (à chaque mdificatin, le chiffre augmente de 1). Dans le champ textuel en dessus, vus puvez ajuter une remarque u un cmmentaire sur cette nuvelle versin. Vus puvez maintenant vir tutes les versins de vtre fichier (vir la sectin suivante : g. Cnsulter les anciennes versins du Dcument). En cliquant sur la dernière versin, vus puvez visualiser vtre fichier avec les dernières mdificatins apprtées. g. Cnsulter les anciennes versins du Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Pur visualiser la versin du «Dcument», cliquez sur la petite flèche à la gauche du nm du fichier. 51

La fenêtre suivante s affiche : Il est pssible en cliquant sur le nm du dcument («Dcument Name») de cnsulter les anciennes versins de celui-ci. h. Envyer un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez sur le nm du dcument («Dcument name») que vus suhaitez envyer. Cliquez avec le clic drit de la suris sur le nm du dcument, puis sur «Envyer le u les liens». La fenêtre suivante s affiche : 52

N.B. : Si le destinataire n a pas les drits pur vir le dcument, veuillez vus référer à vtre administrateur Zimbra. Cliquez sur «Oui». Un message se génère autmatiquement avec le lien vers le dcument. Le sujet du message est autmatiquement le nm du fichier envyé. Entrez les adresses messages des destinataires puis écrivez du texte cmme bn vus semble. Cliquez sur «Envyer». i. Catégriser u «Tager» un Dcument N.B. : Un «tag» u une «balise» est un marqueur visuel qui permet de classifier ses dcuments cmme bn vus semble. Si vus ne dispsez pas d un marqueur adéquat vus puvez en créer un nuveau. j. Créer un nuveau Tag Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez sur le nm du dcument auquel vus suhaitez attribuer un «Tag». Pur créer un nuveau «Tag» : 53

Cliquez sur «Attribuer une balise au fichier», puis sur «Nuvelle balise». La fenêtre suivante s affiche : Entrer le nm du «tag». Chisissez la culeur du «tag». Cliquez su «OK». 54

Le Prte-Dcument «Si, avec un si, n peut mettre Paris dans une buteille, n dit puvir aussi, avec un si béml u naturel, mettre une cntrebasse dans un prtedcuments u un hélicn dans un cartn à chapeau.» Pierre Dac a. Imprter un Dcument b. Exprter un Dcument c. Mdifier un Dcument imprté d. Supprimer un Dcument imprté e. Envyer un lien vers un Dcument imprté f. Cnsulter un dcument imprté via un lien envyé par message g. Créer un nuveau dssier de Prte-dcuments h. Supprimer un dssier de Prte-dcuments i. Marquer u «Tager» les dcuments imprtés 55

Le Prte Dcuments Imprtez, exprtez, envyez, attribuez une versin à des dcuments créés directement à partir de vtre rdinateur dans le vlet «Prte-dcuments» de Zimbra. Cet util est idéal pur tut utilisateur suhaitant partager un dcument qu il a édité sur sn pste de travail avec un autre utilisateur de Zimbra. a. Imprter un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez sur «Charger le fichier». La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Parcurir». 56

Allez chercher dans l arbrescence de vtre pste de travail le fichier que vus suhaitez imprter. Cliquez sur «Ouvrir». Cliquez sur «OK». b. Exprter un Dcument Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez avec le clic drit sur le Nm du fichier imprté que vus suhaitez cnsulter. Cliquez sur «Télécharger». Cliquez sur «OK». Le dcument s uvre autmatiquement. c. Mdifier un Dcument imprté Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez sur le dcument que vus suhaitez mdifier, puis sur «Mdifier» Un (2) se rajute autmatiquement au nm du dcument si il sagit de la deuxième cpie (et ainsi de suite). Mdifiez le dcument. Enregistrez le dcument mdifié. 57

d. Supprimer un Dcument imprté Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez une fis sur le dcument que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur l icône «Supprimer» La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Oui» pur cnfirmer la suppressin du dcument imprté. 58

e. Envyer un lien vers un Dcument imprté Cliquez sur l icône «Prte-dcuments». Cliquez avec le clic drit sur le dcument imprté que vus suhaitez envyer. Cliquez sur l icône «Envyer le u les liens». La fenêtre suivante s affiche : N.B. : Si le destinataire n a pas les drits pur vir le dcument, veuillez vus référer à vtre administrateur Zimbra. Cliquez sur «Oui». Un message se génère autmatiquement avec le lien vers le dcument. Le sujet du message est autmatiquement le nm du fichier envyé. Entrez les adresses messages des destinataires puis écrivez du texte cmme bn vus semble. Cliquez sur «Envyer». f. Cnsulter un Dcument imprté via un lien envyé par message Ouvrez le message cntenant le lien. Cliquez sur le lien vers le dcument partagé. 59

Entrez vtre nm d utilisateur ainsi que vtre mt de passe Zimbra. Cliquez sur le «Nm» du dcument. g. Créer un nuveau dssier de Prte-dcuments Cliquez sur l'icône «Prte-dcuments». Cliquez sur la petite flèche vers le bas à drite du butn «Prtedcuments» La liste dérulante suivante s'affiche : Cliquez sur «Nuveau dssier» La fenêtre suivante s'affiche : 60

Chisissez le nm de vtre dssier, puis sa culeur. Cliquez sur «OK» h. Supprimer un dssier de Prte-dcuments Dans la clnne de gauche de la fenêtre «Prte-dcuments», cliquez avec le butn drit au niveau du dssier que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur «Supprimer». i. Marquer u «Tager» les dcuments imprtés N.B. : Un «tag», u une «balise», est un marqueur visuel qui permet de classifier ses dcuments cmme bn vus semble. Si vus ne dispsez pas d un marqueur adéquat vus puvez en créer un nuveau. Opérer de la même manière que pur les dcuments créés avec l éditeur de texte Zimbra. 61

Les Tâches «Rien n'est particulièrement difficile si n le subdivise en petites tâches.» Henry Frd a. Créer une tâche b. Utiliser le vérificateur rthgraphique pur une tâche c. Ajuter une pièce jinte à une tâche d. Mdifier une tâche e. Supprimer une tâche f. Créer un nuveau Tag u marqueur pur les tâches g. «Tagger» u marquer une Tâche h. Créer une liste de tâches i. Partager une liste de tâches j. Partager une liste de tâches avec plusieurs utilisateurs k. Attribuer une tâche à une liste de Tâches l. Supprimer une liste de tâches 62

Les Tâches a. Créer une tâche Cliquez sur l icône de la fenêtre de tâches. Cliquez sur la flèche vers le bas à drite du butn «Nuvelle tâche». Cliquez sur «Tâche». 63

La fenêtre suivante s affiche : Dans le champ bligatire intitulé «Objet», inscrivez la tâche à réaliser. Dans le champ ptinnel intitulé «Lieu», indiquez l emplacement ù vus effectuerez cette tâche. Chisissez un degré de pririté pur cette tâche : Nrmale Basse Élevé Dans le champ «Liste des tâches», chisissez dans quelle liste de tâches se truvera celle que vus êtes en train de créer. Dans la sectin intitulée «Prgressin» : 64

Ccher la case signifie que la tâche est réalisée à 100%. 0% signifie que la tâche est «Nn lancée». les autres purcentages signifient que le prjet est «En curs». Attribuez une date de début et une date de fin à la réalisatin de cette tâche. Dans la grande zne textuelle du bas, inscrivez une descriptin cmplète de la tâche à réaliser. Appuyez sur «Enregistrer». b. Utiliser le vérificateur rthgraphique pur une tâche Lrsque vus créez une tâche il est pssible de vérifier l rthgraphe du cntenu. Cliquez sur l icône «Vérifier l rthgraphe» Une bulle vus infrme du nmbre d erreurs cntenues dans vtre texte. Cliquez sur le butn drit de la suris sur le mt cntenant une faute d rthgraphe. Zimbra vus prpse autmatiquement des crrectins. Cliquez sur la crrectin à appliquer. Cliquez sur «Reprendre la mdificatin». 65

c. Ajuter une pièce jinte à une tâche Lrsque vus créez une tâche il est pssible de jindre un fichier à celle-ci. Cliquez sur l icône «Ajuter une pièce jinte» Cliquez sur «Parcurir» Allez chercher dans l arbrescence de vtre pste de travail le fichier que vus suhaitez jindre à la tâche. Cliquez sur «Ouvrir». d. Mdifier une tâche Cliquez sur l icône de la fenêtre de tâches. Dans la liste des tâches, duble-cliquez sur la tâche que vus suhaitez mdifier. Apprtez vs mdificatins. Cliquez sur «Enregistrer». e. Supprimer une tâche Cliquez sur l icône de la fenêtre de tâches. Dans la liste des tâches, cchez la case à gauche crrespndante à la tâche que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur «Supprimer». 66

f. Créer un nuveau Tag u marqueur pur les tâches Cliquez sur l icône «Tâches». Pur créer un nuveau «Tag» : Cliquez avec un clic drit sur la tâche, puis cliquez sur «Attribuer une balise à une tâche». La fenêtre suivante s affiche : Entrer le nm du «tag». Chisissez la culeur du «tag». Cliquez sur «OK». N.B. : Lrsque le «Tag» est créé il apparaît autmatiquement dans la clnne de gauche dans la sectin «Tags». 67

g. «Tagger» u marquer une Tâche N.B. : Un «tag» est un marqueur visuel qui permet de classifier ses dcuments cmme bn vus semble. Si vus ne dispsez pas d un marqueur adéquat vus puvez en créer un nuveau. Cliquez sur l icône «Tâches». Dans la clnne de gauche, cliquez sur le «Tag» que vus suhaitez attribuer à une tâche et faites le glisser jusqu à celle-ci. On le vit alrs apparaître à la gauche de l bjet de la tâche dans la fenêtre «Tâches». h. Créer une liste de tâches Cliquez sur l icône «Tâches». Cliquez sur la flèche vers le bas à drite de l icône «Tâches» : Cliquez sur «Nuvelle liste de tâches». 68

La fenêtre suivante apparaît : Inscrivez le nm de vtre nuvelle liste de tâches et chisissez un cde de culeur qui lui sera attribué pur la différentier des autres. Cliquez sur «OK». N.B. : Vus vyez alrs apparaître vtre nuvelle liste de tâches dans la sectin «Tâches» de la clnne de gauche de la fenêtre «Tâches». i. Partager une liste de tâches Cliquez sur l icône «Tâches». Cliquez sur le butn drit de la suris sur la liste de tâches que vus suhaitez partager. Cliquez sur «Partager une liste de tâches». 69

La fenêtre suivante apparaît : Chisissez le type de persnne avec qui vus suhaitez partager la «liste de tâches». Vus avez tris ptins : «Utilisateurs et grupe interne». «Invités externes (en lecture seule)», c est à dire qu aucun drit excepté la visin des dnnées de la «liste de tâches» ne leur snt accrdés. «Public», en lecture seule, sans mt de passe. Dans le champ textuel intitulé «Curriel», entrez l adresse curriel du cntact u bien le nm du grupe de cntacts avec lequel vus suhaitez 70

partager vtre «liste de tâches». Chisissez le rôle qu aura le cntact u le grupe dans vtre «liste de tâches». Si vus chisissez «Aucune», le destinataire n aura aucun drit. Si vus chisissez «Invités», le destinataire purra visinner vtre «liste de tâches» sans tutefis puvir la mdifier. Si vus chisissez «Gestinnaire», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier des tâches. Si vus chisissez «Administrateur», le destinataire purra ajuter, supprimer, mdifier des tâches et les administrer. Lrsque vus partagez une «liste de tâches», il est pssible d avertir les autres partis en envyant un curriel standard. Dans la sectin «Message», chisissez l ptin que vus suhaitez utiliser. Cmmuniquez le chemin URL situé dans la sectin «URL» afin que le destinataire puisse accéder à la «liste de tâches». Cliquez sur «OK». j. Partager une liste de tâches avec plusieurs utilisateurs Cliquez sur l icône «Tâches». Faites le partage avec un premier utilisateur cmme précisé cidessus. Cliquez sur le butn drit de la suris sur la liste des tâches que vus suhaitez partager. Cliquez sur «Mdifier les prpriétés». 71

La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Ajuter partage». 72

La fenêtre suivante s affiche : Refaire les étapes indiquées précédemment. k. Attribuer une tâche à une liste de Tâches Cliquez sur l icône «Tâches». Duble-Cliquez sur la tâche que vus suhaitez déplacer vers une autre liste de tâches. Dans le champ «Liste des tâches» de la sectin «Détails», sélectinnez la liste de tâches vers laquelle vus suhaitez déplacer cette tâche. Cliquez sur «Enregistrer». 73

l. Supprimer une liste de tâches Cliquez sur l icône «Tâches». Cliquez sur le butn drit de la suris sur la liste de tâches que vus suhaitez supprimer. Cliquez sur «Supprimer». Une bite de cnfirmatin de suppressin s uvre autmatiquement. Cliquez sur «Oui». 74

Trucs et Astuces Une rubrique à cmplétée au fur et à mesure de l apprentissage de Zimbra. 75

Trucs et Astuces Général : Les tags snt persnnels et ne suivent pas les bjets partagés. Administratin : Créez un cmpte qui sera utilisé pur la créatin des bjets cmmuns (u glbaux) qui sernt partagés à l ensemble des utilisateurs au sein de vtre entreprise. Lrs de la créatin d un utilisateur l ajuter aux grupes glbaux et lui envyer les bjets cmmuns (u glbaux). Carnet d adresses : Cmment cpier les infrmatins d'une entreprise pur un nuveau cntact? 1 - Cpier un cntact cntenant les infrmatins de l'entreprise dans un autre carnet que celui d'rigine; 2 - Faire des mdificatins sur la cpie. Le champ "Enregistrer sus:" est un champ pré calculé. Il faut dnc le régénéré dès qu'il y a une mdificatin dans une fiche cntact. Ceci est fait en cliquant sur la bîte de dialgue (Il n'est pas nécessaire de chisir une autre valeur pur le champ, uniquement un click suffit). 3 - Déplacer le cntact vers le carnet riginal. (Ceci peut se faire pendant la mdificatin du cntact. Il y a une bîte de sélectin du carnet de cntact). Un carnet d adresses intitulé «Persnnes cntactées par curriel» se crée autmatiquement incluant la liste des cntacts auxquels vus avez envyé un curriel. Lrsque l n veut faire une recherche dans un carnet d adresse partagé, il faut chisir l ptin de recherche «Inclure les bjets partagés». Vus puvez également effectuer une recherche dans la liste des cntacts de la sciété. Ce grupe se crée autmatiquement, tutes les cntacts dnt l alias de l adresse curriel du serveur est celui de la sciété se retruvent dans ce grupe. Les grupes de cntacts snt dispnibles seulement pur le créateur. Les grupes se retruvent directement dans le haut de la liste des carnets si n 76

leur attribue des caractères spéciaux. Ex : 00Grupe 1 Dcument (Carnet) : Lrs de la créatin d un carnet u d une page qui sera publiée sur Internet, il ne faut pas mettre d espace u de caractères spéciaux. En effet, le lien envyé sera alrs trp lng et saugrenu. Messagerie : Lrs de la réceptin d un partage n peut envyer un message de cnfirmatin persnnalisé à l expéditeur. Afin de garder une bnne structure, il faut partager la racine, pur que les susdssiers sient bien partagés sans avir à envyer des curriers pur chaque sus-dssiers. La sécurité des sus-dssiers peut-être faite par la suite. Tâches Il est impssible de partager une tâche dans Zimbra. Tutefis, il est pssible de partager une liste de tâches avec plusieurs utilisateurs. Les Partages 1 - Créez un utilisateur représentant l'entreprise. 2 - Cet utilisateur crée tus les partages, que ce sient les partages pur les curriels, les partages pur les tâches u les partages pur les cntacts. 3 - Il est pssible de faire autant de partages que l'n veut avec cet utilisateur. 4 - Dnnez des nms significatifs aux différents partages. Si les partages représentent des sus-grupes dans l'entreprise, dnnez aux dssiers le nm des grupes. Exemple: Marketing, Ressurces-Humaines, Administratin, etc... Extraire un Dcument du Prte-dcuments Lrsque l'n extrait un dcument, un cadenas apparaît. Ce cadenas permet de verruiller le dcument (n ne peut alrs plus le mdifier, le renmmer, le supprimer etc.). Attentin, ce verruillage est prpre à l'utilisateur qui a extrait le dcument. Même un administrateur ne peut pas le déverruiller. -FIN- 77

GNU Free Dcument licence La licence GFDL n'étant pas dispnible en français nus l'avns inclues dans ce dcument en anglais. Nus mettrns le dcument à jur en Français dès que la versin francphne aura été appruvée par la FSF. Merci de vtre cmpréhensin! GNU Free Dcumentatin License Versin 1.3, 3 Nvember 2008 Cpyright 2000, 2001, 2002, 2007, 2008 Free Sftware Fundatin, Inc. <http://fsf.rg/> Everyne is permitted t cpy and distribute verbatim cpies f this license dcument, but changing it is nt allwed. 0. PREAMBLE The purpse f this License is t make a manual, textbk, r ther functinal and useful dcument "free" in the sense f freedm: t assure everyne the effective freedm t cpy and redistribute it, with r withut mdifying it, either cmmercially r nncmmercially. Secndarily, this License preserves fr the authr and publisher a way t get credit fr their wrk, while nt being cnsidered respnsible fr mdificatins made by thers. This License is a kind f "cpyleft", which means that derivative wrks f the dcument must themselves be free in the same sense. It cmplements the GNU General Public License, which is a cpyleft license designed fr free sftware. We have designed this License in rder t use it fr manuals fr free sftware, because free sftware needs free dcumentatin: a free prgram shuld cme with manuals prviding the same freedms that the sftware des. But this License is nt limited t sftware manuals; it can be used fr any textual wrk, regardless f subject matter r whether it is published as a printed bk. We recmmend this License principally fr wrks whse purpse is instructin r reference. 1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS This License applies t any manual r ther wrk, in any medium, that cntains a ntice placed by the cpyright hlder saying it can be distributed under the terms f this License. Such a ntice grants a wrld-wide, ryalty-free license, unlimited in duratin, t use that wrk under the cnditins stated herein. The "Dcument", belw, refers t any such manual r wrk. Any member f the public is a licensee, and is addressed as "yu". Yu accept the license if yu cpy, mdify r distribute the wrk in a way requiring permissin under cpyright law. A "Mdified Versin" f the Dcument means any wrk cntaining the Dcument r a prtin f it, either cpied verbatim, r with mdificatins and/r translated int anther language. A "Secndary Sectin" is a named appendix r a frnt-matter sectin f the Dcument that deals 78