Les Réunions d information aux associations

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Les Réunions d information aux associations du 1 er au 16 octobre 2014 Direction Générale Adjointe du Cadre de Vie 1

Programme Les nouveautés Le projet associatif C est quoi? Bilan de la dématérialisation 2014 Conditions générales des demandes de subvention La demande dématérialisée : les incontournables et informations pratiques Echanges 2

REUNIONS D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Les Nouveautés de la Direction Générale «Cadre de Vie» 3

L AT T I T U D E 13 : L A C A RT E POUR QUI? Tous les collégiens domiciliés et scolarisés dans le 13 (sans condition de ressources) QUAND? Demande à partir du 1er septembre 2014 Inscription en ligne sur http://lattitude13.zecarte.fr 4

Paiement sur extranet partenaire 5

Paiement sur extranet partenaire Affichage en lien avec l affiliation de l association

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS La démarche d accompagnement au Projet Associatif Une expérimentation Jeunesse et Sports 10

L A D É M A R C H E D AC C O M PAG N E M E N T AU P. A S S C est : Favoriser la clarification des objectifs de l association (mise en valeur des actions menées, mise en réseau ) Assurer un accompagnement durable et équitable sur le territoire Développer des outils adaptés et pertinents

L E PA S S : Q U E L S I N T É R Ê T S P O U R L ES A S S O C I AT I O N S? Donner du sens à ses actions en formalisant la raison d agir au sein de l association Faire le point sur l association Avoir une ligne directrice commune à l ensemble des acteurs (bénévoles, salariés, et adhérents ) Présenter et communiquer sur l association

L A D É M A R C H E D AC C O M PAG N E M E N T AU P. A S S : C O N C R È T E M E N T C EST : Accompagnement méthodologique au P.ass : «comment construire le P.ASS» Accompagnement d optimisation du P.ASS : Outils, dispositifs, formations, les ressources de la CT

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Bilan de la dématérialisation 14

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS B I L A N 2 0 1 3 / 2 0 1 4 Près de 10 000 dossiers électroniques déposés 5 000 mails adressés à l assistance association 8 000 appels téléphoniques entre le 1er octobre 2013 et le 31 janvier 2014 50 % de dossiers incomplets lors du dépôt Prés de 120 associations accompagnées sur les 3 antennes jeunesse et le centre sportif de Fontainieu 15

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Conditions générales des demandes de subvention 16

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS L ES DAT ES À R E T E N I R 1 8 j a n v i e r 2 0 1 5 : d a t e l i m i t e d e d é p ô t d e d o s s i e r A v e c d e s t r a i t e m e n t s p r i o r i t a i r e s : l e 2 n o v e m b r e 2 0 1 4 p o u r l e s a s s o c i a t i o n s s p o r t i v e s l e 1 6 n o v e m b r e 2 0 1 4 p o u r l e s A s s o c i a t i o n s c u l t u r e l l e s 3 0 j u i n 2 0 1 5 : d a t e l i m i t e d e d é p ô t d e s d e m a n d e s «c o l l o q u e s e t c o n g r è s» : S e u l s l e s d o s s i e r s c o m p l e t s au 30 juin 2015 s o n t t r a n s m i s a u x d i r e c t i o n s To u t e d e m a n d e d é p o s é e h o r s d é l a i e s t r e j e t é e 17

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R A P P E L Comptes et rapport d activité retracent un exercice entier (12 mois consécutifs) sont validés par l assemblée générale de l association signés par le Président et le Trésorier. Pour les associations percevant 153 000 ou plus de subventions publiques Les comptes annuels associatifs doivent faire l objet d une certification par un commissaire aux comptes (Compte de résultat Bilan Annexes.). 18

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R ÈG L ES DE BASE 1 d e m a n d e p a r a n / t y p e d e d e m a n d e p a r a s s o c i a t i o n 4 Ty p e s d e d e m a n d e s FONCTIONNEMENT GENERAL frais généraux, charges, frais de déplacement Formulaires spécifiques complémentaires à télécharger selon type de demande INVESTISSEMENTS un projet non réalisé PROJETS SPÉCIFIQUES sauf pour le service des sports MANIFESTATIONS dans le département des BDR 4 manifestations pour les clubs omnisports avec centralisation par le siège 19

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R ÈG L ES DE BASE Budget prévisionnel de Fonctionnement : regroupe l ensemble des dépenses et recettes, est toujours EQUILIBRÉ Inclut l ensemble des subventions du Cg sollicitées à l exception de l investissement. Mis à jour si nouvelle demande (hors investissement) en cours d année Projets : Eléments indispensables : - Intitulé - Descriptif détaillé et date - Nombre de participants et de spectateurs attendus - Effectif de l encadrement - Personnes à contacter et coordonnées Plan de financement: - Total dépenses = total recettes 20

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS M O DA L I T ÉS DE V E RS E M E N T D ES S U BV E N T I O N S A L LO U É ES Investissement => Factures acquittées et signées Fonctionnement => dans la continuité du passage en commission permanente (hors convention). Manifestations sportives => Compte rendu moral et financier => pole.manifestations.sportives@cg13.fr Projet spécifique => Compte rendu moral et financier. Au regard de l utilisation de la subvention n-1 Tout compte financier doit être déposé au CG 13 dans les six mois suivant la fin de l exercice (Arrêté du 11 octobre 2006) 21

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS La demande dématérialisée : rappel et utilisation pratique 22

U NE P L AT E F O R M E Une adresse unique http://www.cg13.fr/le-cg13-a-votre-service/vous-etes-uneassociation/demander-une-subvention/ Pour Gérer plus rapidement les demandes Alléger les procédures Partager l information avec les bénéficiaires Une assistance en continue : assistance.associations@cg13.fr Se munir de son numéro SIRET 23

REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Des lieux pour vous accompagner (sur rendez-vous) Maison Départementale de la Jeunesse et des Sports 15 Place de la Joliette -13002 Marseille 04 13 31 68 20 Espace du Pays d Aix en Provence (antenne Jeunesse) 8 rue du Château de l Horloge 13100 Aix en Provence 04 13 31 60 88 Antenne du Territoire d Arles 25 Boulevard Clémenceau 13 200 Arles 04 13 31 78 56 Centre Sportif Départemental de Fontainieu 75 chemin de Fontainieu quartier Saint Joseph 13014 Marseille 04 13 31 61 30 Service de la Vie Associative Hôtel du Département 04 13 31 15 69 Espace associatif d Hozier 04 13 31 03 87 24

1 ère demande auprès du CG 13 25

M ES I N F O S P E RS O N N E L L ES: LA V I E DE L A S S O C I AT I O N AU S E R V I C E D UN PA R T E N A R I AT O P T I M A L L ES É L É M E N T S T EC H N I Q U ES I N CO N TO U R N A B L ES : une mise à jour régulière des contacts un remplissage de tous les onglets de la fiche Tiers Si modification de l IBAN après le dépôt : informer le service instructeur D E N O U V E L L ES F O N C T I O N N A L I T ÉS : Dépôt des pièces administratives en 1 seule fois dans «Documents» ( Statuts de l association / Récépissés de création ou de modifications / SIRET / Listes des membres) 26

M ES I N F O S P E RS O N N E L L ES: LA V I E DE L A S S O C I AT I O N AU S E R V I C E D UN PA R T E N A R I AT O P T I M A L Mail non renseigné ou erroné : aucune info possible Toujours valider mes saisies avant de quitter l écran (Sur chaque page) Créer plusieurs comptes pour une même association l onglet «contact») 27

Créer plusieurs comptes pour optimiser le suivi 1/ Validation Fiche Tiers 2/ validation page 28

Simplifier le dépôt des pièces administratives 29

D É P ÔT S DE D O S S I E R U NE É TA P E P R ÉA L A B L E I N D I S P E N S A B L E Préparer ses documents numériques AVANT d accéder à la plateforme dans un dossier sur le bureau de votre ordinateur en Privilégiant les formats de fichiers usuels : DOC PDF - JPG XLS Récupérant les formulaires spécifiques complémentaires nécessaires R A P P E L D E N R EG I ST R E M E N T A chaque pièce ajoutée, cliquer sur constitution de votre dossier. tout au long de la Cliquer sur impossible => envoi au Cg = modification par l association 30

D É P ÔT S DE D O S S I E R 31

D É P ÔT S DE D O S S I E R Cf. Dossier informatique préalablement enregistré sur ordinateur 32

D É P ÔT S DE D O S S I E R Page spécifique pour chaque nature de demande Mon dossier est finalisé = transmission au CG Sauvegarde sans envoi au Cg 34

D É P ÔT S DE D O S S I E R Formulaires sports/ Culture Et autres pièces Tous les onglets sont renseignés Le dossier est finalisé = transmission au Cg L association ne peut plus modifier 36

S U I V I DE D O S S I E RS 1/ une information par mail à chaque modification de l état de votre dossier 2/ Connaissance directe de l instructeur et de l avancée de votre dossier 37

S U I V I DE D O S S I E RS L association peut seulement consulter son dossier L association peut accéder à son dossier et le modifier 38

Merci de votre attention Direction Jeunesse & Sports 39

ANNEXE II : Supports pour lien Hyper texte 40

REUNION D INFORMATIONS AUX ASSOCIATIONS Agrément Jeunesse et/ou Sports Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale PACA 66A, rue Saint Sébastien CS 50240 13292 Marseille Cedex 06 04-88-04-00-10 dr13@jeunesse-sports.gouv.fr 41

REUNION D INFORMATIONS AUX ASSOCIATIONS I.N.S.E.E. Institut National de la Statistique et des Études Économiques Pour obtenir un numéro SIRET et code APE Faire une demande par courrier simple en fournissant : une copie des statuts de l association une copie de la parution au J.O N tel 09 72 72 60 00 Contact : Direction Régionale de l INSEE - SERVICE SIREN 17 rue Menpenti 13387 Marseille Cedex 10 www.insee.fr 42

D É P ÔT S DE D O S S I E R (18) 43