DOCUMENTATION KAPTravel Module de gestion des appels de disponibilité

PRÉSENTATION Ce+e présenta3on va vous perme+re de prendre en main la plateforme de ges3on KAPTravel qui vous permet : La configura3on de l automate d appel / SMS La ges3on globale de vos disponibilités (saisie, modifica3on, visualisa3on) 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 3

ACCÈS La plateforme de ges3on est accessible en saisissant directement l adresse de l Intranet : h+p://intranet.valencetourisme.com/ Cet accès est contrôlé par un couple : Iden3fiant Mot de passe (crypté et modifiable) L ensemble de ces informa3ons sont disponibles dans l email vous invitant à u3liser le service. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 5

ACCÈS Ce couple «iden3fiant/mot de passe» vous sera remis ini3alement par l Office de Tourisme par e- mail. Nous vous conseillons de changer le mot de passe par la suite. Bouton pour accéder à son espace membre après avoir saisi le couple «iden3fiant/ mot de passe». 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 6

PAGE D ACCUEIL Bouton perme+ant d accéder aux paramètres de votre compte. Bouton perme+ant d accéder à une applica3on, ici «Disponibilités». Bouton perme+ant de sélec3onner un ensemble d applica3on. 2 choix sont disponibles «Ges3on de l offre» et «Vie associa3ve». Bandeau contenant les liens pour accéder aux différentes applica3ons. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 8

MOT DE PASSE 1 Cliquer sur le bouton paramètre de compte puis Paramètres. 2 Renseigner votre ancien mot de passe puis 2 fois le nouveau. Penser bien à enregistrer. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 10

FONCTIONNEMENT Le service est configuré pour contacter tous les jours à 10h00 les partenaires qui ont le système d appel ac3vé et qui ont leur hébergement dans l état «Disponible» ou «Non défini». Le partenaire est soit contacté par SMS soit par appel d un automate selon si son numéro d appel est un numéro de portable ou non. Seuls les numéros français et non surtaxés sont compa3bles avec la plateforme d appel. Si vous êtes contacté par SMS, vous avez jusqu à 16h00 pour répondre et donc confirmer votre disponibilité. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 12

FONCTIONNEMENT Sur la vitrine de l office de tourisme, sur les partenaires ayant saisi leur disponibilité dans l applica3on «Disponibilité» (Ges3on de l offre) ou ayant répondu à l automate d appel / SMS, est apposé un pictogramme indiquant si l hébergement est disponible ou indisponible. A par3r de 17h00, l office de tourisme cer3fie que les disponibilités affichés sont exactes. Les partenaires ayant le système d appel ac3vé et qui n ont pas répondu voit donc leur hébergement apparaître comme indisponible. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 13

APPELS / SMS 1 Cliquer sur le sélecteur d ensemble d applica3on, puis sélec3onner «Vie associa3ve» 2 Vous arrivez alors dans l applica3on «Ges3on des appels». Par défaut le système d appel n est pas ac3vé. Cliquer sur «Ac3ver le système d appel» 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 14

APPELS / SMS 1 Cliquer sur le sélecteur d ensemble d applica3on, puis sélec3onner «Vie associa3ve» 3 Une fois que vous avez ac3vé le service, vous pouvez sélec3onner un numéro de téléphone parmi ceux déjà pré- remplis ou alors sélec3onner «Autre numéro» pour me+re un numéro de votre choix. Vous ne pouvez pas modifier le type de scénario, il est calculé automa3quement en fonc3on de votre numéro. Si vous choisissez un numéro de téléphone portable, vous serez contactez par SMS sinon par téléphone. Vous pouvez désac3ver le service en cliquant sur «Désac3ver le système d appel». 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 15

APPELS / SMS 4 Pensez à bien enregistrer, sinon vos modifica3ons ne seront pas prise en compte. Si les modifica3ons ont correctement été prise en compte, un message vous informe que l opéra3on s est correctement Dans le cas contraire, un message vous indique qu une erreur s est produite. Corrigez la et déroulée. enregistrez à nouveau. 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 16

DISPONIBILITÉS 1 Cliquer sur le sélecteur d ensemble d applica3on, puis sélec3onner «Ges3on de l offre» 2 Dans le bandeau des applica3ons, sélec3onnez «Disponibilités». 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 18

SAISIE Mode de saisie pour des séjours moyens et longs (date à date). Mode pour la saisie au jour le jour : Pas de clic : non renseigné Premier clic : Indisponible Deuxième clic : Disponible Ligne pour agir «d un coup» sur l ensemble de vos presta7ons placées dans les lignes dessous. Lignes représentant l ensemble des presta3ons (1 par ligne). 01/06/15 KAPT Tous Droits Réservés 19