Réconciliation des commandes d achats (invoice matching)

Réconciliation des commandes d achats (invoice matching) La réconciliation des commandes d achats sert à payer les fournisseurs. Elle fait le lien entre les commandes d achats créées dans le système et les factures papier envoyées par les fournisseurs. La réconciliation est primordiale car elle fait le lien entre les achats et l entrepôt. Pour accéder à ce menu : 1. Sélectionner le menu Achats 2. Sélectionner le sous-menu Commandes 3. Sélectionner le sous-menu Réconciliation commandes d achats Colabor Technologie de l information /1

Lien entre la facture et la commande d achat La réconciliation des commandes d achats débute par la création du lien entre une facture et une commande d achat. Ce lien est soit créé automatiquement (par l entrée de la facture via EDI) ou il doit être créé manuellement (via le bouton génération). Si le fournisseur n utilise pas des factures électroniques, ou si vous recevez une livraison indirecte, le lien devra être créé manuellement. Si le lien est créé automatiquement ou s il a déjà été créé manuellement Il suffit de rentrer le code fournisseur ainsi que le numéro de facture fournisseur et d effectuer une recherche ou d appuyez sur la touche «Enter». Le détail de la facture s affiche. Si le lien doit être créé manuellement Sans rien entrer d autres information, appuyez sur le bouton «génération». Un nouvel écran apparaît : Colabor Technologie de l information /2

Entrer le code de fournisseur payable. Si le fournisseur à l achat est différent, il faudra confirmer quel est le numéro du fournisseur à l achat. Une liste des commandes disponibles apparaît alors. Les commandes qui apparaissent doivent avoir été reçues et fermés via SGE. Note : S ils n ont pas été fermés, ils n apparaîtront pas dans cette liste. C est un oubli fréquent, surtout en début d implantation. Colabor Technologie de l information /3

Sélectionnez la commande d achats qui fait partie de la facture à payer. Transférez celle-ci de la table «commandes disponibles» à «commandes sélectionnées» en appuyant sur les flèches correspondantes. Colabor Technologie de l information /4

Si plus d une commande d achats fait partie de la facture fournisseur, transférez aussi les autres commandes d achats. Colabor Technologie de l information /5

Une fois toutes les commandes d achats qui font partie de la facture papier fournie par le fournisseur se retrouvent dans la table «commandes sélectionnées», appuyez sur la disquette pour sauver. Le message suivant apparaît : Appuyez sur «oui» pour continuer ou sur «non» si vous avez fait une erreur. En sélectionnant l option «oui», l écran suivant apparaît. Le numéro de facture du fournisseur (No facture) et la date de facturation qui est inscrite sur la facture papier sont demandés et obligatoire. Le troisième champ «Facture originale» permet d indiquer le numéro de facture originale du fournisseur et n est pas obligatoire. Une fois complétée, appuyez de nouveau sur la disquette. Si vous appuyez sur la porte (quitter), vous retournerez au choix de commandes d achats. Colabor Technologie de l information /6

Une fois sauvegardée, la commande d achats disparaît de la liste «commandes disponibles» et «commandes sélectionnées». Si vous désirez lier d autres commandes d achats à d autres factures, vous pouvez le faire. Une fois terminée, appuyez sur quitter. Vous reviendrez à l écran principal et la facture générée apparaîtra. Colabor Technologie de l information /7

Visualisation de l écran Une fois le lien entre la facture et la commande d achats créé, voici les informations affichées : Entrepôt : Indique le code et le nom de l entrepôt d où a été faite la commande d achats. Fournisseur : Indique le code et le nom du fournisseur relié aux commandes d'achats qu il faut réconcilier. Facture fourn. : Indique le numéro de facture à réconcilier. Le lien entre la commande d achats et la facture doit d abord avoir été créé pour être en mesure de faire une recherche sur ce champ. Date : Indique la date de création de la facture. État : Indique l'état de la facture. Les différents états sont : Prêt pour autorisation : Indique que la facture est prête à être payée. Fermé : Indique que la facture a été payée. Attente de réception : Indique que la commande d achats associée à la facture n est pas encore reçue ou n a pas été fermée. Occupé : Un autre utilisateur est en train de fermer la facture. Fact. orig. : Indique le numéro de facture original du fournisseur. Livraison indirecte : Indique si la facture concerne une livraison indirecte (drop). Source : Indique la source de la facture. Les deux sources possibles sont : Interface : Indique que la facture est arrivée via EDI (le lien entre la facture et la commande d achats a été créé automatiquement). Système : Indique que la facture a été générée par un utilisateur (le lien a été créé manuellement). Id : Indique le numéro interne unique pour la facture. Ce numéro peut être utilisé pour corriger des avis de réception. Colabor Technologie de l information /8

Charges fourn. : Indique si des charges fournisseurs automatiques seront générées au fournisseur pour les différences de prix ou de quantités/poids en trop sur la facture en cours. Produit fourn. : Indique le code de produit du fournisseur. Description : Indique la description courte du produit fournisseur. Fmt : Indique le code court du format du produit. Qté reçue : Indique la quantité reçue par SGE. Poids reçu : Indique le poids reçu par SGE. Fmt. fact. : Indique le code court du format facturé. Apparaît seulement lorsque ce sont des poids qui sont facturés (définition du produit «D» ou «F»). Qté facturée : Indique la quantité facturée par le fournisseur. Poids facturé : Indique le poids facturé par le fournisseur. Prix de liste ($) : Indique le prix de liste du produit au moment de la création de la commande d achats. Prix net ($) : Indique le prix net facturé. Consigne ($) : Indique le montant de la consigne. Extension : Prix total de la ligne, incluant la consigne. Informations de la commande d'achat par ligne : Les informations contenues dans ce cadre sont liées au produit en surbrillance plus haut. Numéro : Indique le numéro de la commande d'achats. Produit : Indique le code de produit interne et sa description. Marque / Manuf. : Indique la marque déposée du manufacturier. Empaquetage : Indique l empaquetage du produit. Taxe fédérale : Indique si le produit est taxable au niveau fédéral. Taxe provinciale : Indique si le produit est taxable au niveau provincial. Ligne : Indique le numéro de la ligne liée à la commande d'achats. Prix de liste ($) : Indique le prix de liste du produit. Coûtant 1 ($) : Ce prix représente le coûtant 1 incluant les rabais tel que configuré dans l onglet Achat de l écran Paramètres du système. Coûtant 2 ($) : Ce prix représente le coûtant 2 incluant les rabais tel que configuré dans l onglet Achat de l écran Paramètres du système. Coûtant 3 ($) : Ce prix représente le coûtant 3 incluant les rabais tel que configuré dans l onglet Achat de l écran Paramètres du système. Coûtant 4 ($) : Ce prix représente le coûtant 4 incluant les rabais tel que configuré dans l onglet Achat de l écran Paramètres du système. Note : Les coûtants afficheront une valeur différente du prix de liste s ils ont été modifiés par des promotions, des escomptes ou des allocations avant la création de la commande d achats. Le prix de liste et les coûtants affichés sont ceux qui existent au moment de la création de la commande. Si vous effectuez un changement de prix après avoir envoyé la commande, le prix ne sera pas reflété dans la réconciliation de la commande d achats. Prix net comm. achat ($) : Indique le prix net pour la ligne de commande. Transport : Indique le montant du transport pour la ligne de commande. Prix net inclu.transp ($) : Indique le prix net pour la ligne de commande incluant le transport. Consigne ($) : Indique le montant de la consigne pour la ligne de commande. Ext. comm. achat ($) : Prix total de la ligne, incluant la consigne et le transport. Taxe tabac ($) : Indique le montant total de taxe tabac de la ligne de commande. Colabor Technologie de l information /9

Les boutons de la section «Informations de la commande d achat par ligne»: Bouton MESSAGE : Permet d afficher le message du produit sélectionné si l acheteur en avait inséré un lors de la commande d achat. Bouton TROUVER LES DIFFÉRENCES : Permet de trouver la prochaine ligne de la commande d achat où les prix ou les quantités ne concordent pas. Colabor Technologie de l information /10

Bouton REMARQUE : Permet d afficher la remarque inscrite dans la maintenance fournisseur, onglet contacts pour le type de contact qui est défini dans les paramètres du système, onglet Achat. Le bouton sera orange s il y a un message à lire. Colabor Technologie de l information /11

Bouton CHG.PRIX/AJUSTEMENT : Permet d effectuer un changement de prix sur le produit sélectionné si la case «déviation de prix» dans l écran du groupe de produits est cochée. Colabor Technologie de l information /12

Totaux de la facture ($) : Sugg. (PO) : Cette ligne affiche les totaux tel que prévu lors de la création de la commande d'achats par le système. Les totaux de cette ligne se modifient si le prix de liste ou les coûtants de la partie «informations de la commande d achat par ligne» ont été modifiés. Sugg. (fact.) : Cette ligne affiche les totaux tel que facturés par le fournisseur. Les totaux de cette ligne se modifient si le prix net de la facture fournisseur a été modifié. Payé : Cette ligne représente les totaux qui seront transférés aux comptes payables. Les boutons de la section «Totaux de la facture ($)» : Bouton AJUSTER : Permet d ajuster les totaux payés avec les totaux suggérés par les détails de la facture. Note : Les charges taxables, les charges non taxables et les escomptes sur facture ne sont pas ajuster via ce bouton. Bouton APPLIQUER LES TRANSPORTS : Permet d ajouter les frais de transport pour cette facture (frais de transport dans la maintenance des produits / onglet entrepôt. Bouton MESSAGE : Permet d entrer un message pour cette facture ou de voir le message qui a été entré dans la commande d achats. Bouton FERMER LA FACTURE : Permet de fermer définitivement la facture une fois qu elle a été réconciliée. Colabor Technologie de l information /13

Le principe de la réconciliation d une facture! Une fois que la facture et la commande d achats sont liées, la prochaine étape est de réconcilier les deux. La réconciliation s effectue en comparant les prix et les quantités. Le prix net facturé est comparé au prix net de la commande d achat et la quantité facturée est comparée à la quantité reçue. Réconciliation des quantités La réconciliation des quantités s effectue uniquement en modifiant la quantité ou le poids facturé. La quantité et le poids reçu sont entrés via SGE et ne peuvent pas être modifiés dans cet écran. Colabor Technologie de l information /14

Note : Si la quantité et le poids reçu doivent être modifiés, il faudra le faire via l écran de correction des avis de réception (Achats > Commandes > Enquête/Correction des avis de livraison). Dans cet écran, il suffit d entrer le «no. comm d achat» (# de PO) ou le «no. fact.», et effectuer une recherche. Les produits et la quantité reçue apparaîtront alors. Pour modifier la quantité ou le poids reçu, il suffit de mettre le curseur sur la quantité/le poids à modifier et d appuyer sur F7. Une nouvelle fenêtre s ouvre, permettant de modifier la quantité ou le poids reçu. Colabor Technologie de l information /15

Une fois la valeur modifiée, il suffit d enregistrer et la nouvelle valeur se reflétera dans cet écran et dans l écran des réconciliations des commandes d achat. Colabor Technologie de l information /16

Réconciliation des prix La réconciliation des prix s effectue en modifiant soit le prix net de la facture fournisseur, soit le prix de liste et les coûtants de la commande d achat, soit en modifiant les deux. 1. On modifie le prix net pour qu il corresponde à celui inscrit sur la facture papier. Lorsque les factures sont électroniques (la source de la facture est «interface»), le prix net ne peut être changé car la valeur provient directement du fournisseur. Lorsque les factures sont générées (la source de la facture est «système»), le prix net et le prix de liste seront les mêmes. Puisque la facture n est pas électronique, vous devez la générer. En liant manuellement une facture et une commande d achat, le système ne connaît pas le prix net exact. Le système prend le prix de liste (à la création de la commande d achat) et met cette valeur comme prix net. Il faut donc modifier le prix net pour qu il corresponde au prix facture papier. 2. On modifie le prix de liste et les coûtants (se trouvant dans «informations de la commande d achat par ligne») si les informations affichées sont incorrectes. Les informations peuvent être incorrectes si des changements de prix, des promotions ou des escomptes pour un produit n ont pas été rentrés et activés avant la création de la commande d achat. Lors de la réconciliation, le système affiche le prix de liste et les coûtants qui existaient au moment de la création de la commande d achat. Si un changement de prix, une promotion ou un escompte a été rentré par la suite, elle ne sera pas tenue en compte. Vous devrez donc le modifier lors de la réconciliation. Le prix de liste peut être modifié et des allocations peuvent être rentrées pour différents coûtants. Colabor Technologie de l information /17

Note: Si vous changez le prix de liste ou vous ajoutez une allocation à un coûtant, le système ne créera pas de changement de prix ou de promotion. Vous ne faîtes que modifier la commande d achats actuelle et non les prix futurs. Si vous aviez oublié de changer de prix, de créer une promotion ou un escompte, c est important de le faire avant de créer une nouvelle commande d achats. Pour le changement de prix, si le groupe de produit a la case à cochée «Déviation de prix», le bouton CHG.PRIX/AJUSTEMENT sera visible et permettra de faire un changement de prix en bonne et due forme à même cet écran. Note : C est dans les paramètres du système, onglet Achat, que sont déterminés quelle allocation est appliquée sur quel coûtant. Si le prix de liste et les coûtants sont modifiés, le prix net de la commande d achat répercutera les changements. Si celui-ci est différent du prix net facturé, une charge sera créée lors de la fermeture de la facture. Colabor Technologie de l information /18

3. Le prix net et le prix de liste peuvent être modifiés en même temps si la case «charges fourn.» n est pas cochée. Si cochée, cette case indique que des charges fournisseurs seront créées automatiquement en cas de différence entre le prix net facturé et le prix net de la commande d achat ou entre la quantité facturée et la quantité reçue. Cette option peut être modifiée dans la maintenance fournisseur, onglet détail d achat/performance. Si l option «ne génère pas de charge fournisseur» est cochée, le système ne génère pas de charge automatique et permet de modifier le prix net et le prix de liste en même temps. Si la case «charges fourn.» n est pas cochée, et qu il faut modifier le prix net et le prix de liste en même temps, il suffit de modifier le prix de liste se trouvant dans «informations de la commande d achat par ligne». Une modification dans ce champ changera automatiquement les champs «prix de liste» et «prix net» au niveau de la ligne. AVANT APRÈS Modifier le prix net et le prix de liste est comparé à «se faire justice». Vous décidez ce que vous payez au fournisseur et aucune charge n est créée. Évidemment, cette situation n arrive pas souvent. Colabor Technologie de l information /19

Totaux de la facture ($) Situés au bas de l écran, les totaux de la facture se modifient à mesure que vous réconciliez les prix et les quantités. 1. Avant taxes Sugg. (PO) : Affiche le total, avant taxes, suggéré par la commande d achat. Il est calculé en faisant la somme, pour chaque ligne de la commande d achat, des extensions de la commande d achat. Chaque extension de la commande d achat est calculée en multipliant la quantité reçue (ou le poids reçu) par la somme du prix net de la commande d achat et de la consigne. Si la quantité reçue est plus grande ou plus petite que la quantité facturée, le total suggéré (PO) sera différent du total suggéré (fact.). Sugg. (fact.) : Affiche le total, avant taxes, suggéré par la facture fournisseur. Il est calculé en faisant la somme, pour chaque ligne de la commande d achat, des extensions. Chaque extension est calculée en multipliant la quantité facturée (ou le poids facturé) par la somme du prix net facturé et de la consigne. Si la quantité facturée est plus grande ou plus petite que la quantité reçue, le total suggéré (fact.) sera différent du total suggéré (PO). Payé : Représente le total, avant taxes, qui sera payé lors de la fermeture de la facture. 2. Taxes fédérales et taxes provinciales Affiche les taxes fédérales et provinciales qui sont calculées selon les produits qui sont indiqués comme taxés dans la maintenance produit, onglet prix. Colabor Technologie de l information /20

3. Charges taxables Affiche le montant des charges taxables. Ce montant ne provient de nulle part, c est un montant qui peut être ajouté manuellement. Il est considéré taxable. Note : Ne pas oublier d ajuster le montant des taxes fédérales et provinciales. 4. Sous-total Affiche la somme du montant avant taxes, du montant des taxes fédérales et provinciales et des charges taxables. 5. Transport Affiche le coût du transport. Celui-ci affiche la valeur se trouvant dans la maintenance fournisseur, onglet détail d achat/performance, champ «montant ($)». Cette valeur peut être modifiée pour la réconciliation mais ne viendra pas mettre à jour le champ de la maintenance fournisseur. 6. Charges non tax. Affiche le montant des charges non taxables. Ce montant ne provient de nulle part, c est un montant qui peut être ajouté manuellement. Il est considéré non taxable. Colabor Technologie de l information /21

7. Total Affiche la somme du sous-total, du coût de transport et des charges non taxables. 8. Escompte sur facture Affiche le montant d un escompte sur facture. Ce montant ne provient de nulle part, c est un montant qui peut être soustrait manuellement. Il est considéré non taxable. 9. Final Affiche le total qui sera inscrit dans le système comptable et qui sera payé au fournisseur. 10. Ajustement Affiche la différence entre les détails de la facture et les totaux payés (avant l application du transport, des charges taxables, des charges non taxables et de l escompte sur facture). Colabor Technologie de l information /22

Fermeture automatique des réconciliations des commandes d achats Une procédure existe pour être en mesure de fermer automatiquement des factures avec comme source «Interface». C est la procédure AUTOMATIC_INVOICE_MATCH_PROC. Certaines règles doivent être respectées pour fermer une facture automatiquement : La facture doit être de source «Interface». La facture doit être à l état «Prêt pour autorisation». La facture ne doit pas être occupée par un autre utilisateur au moment où la procédure s exécute. La facture ne doit pas être une «Livraison indirecte». Le fournisseur doit accepter les demandes de charges («Charges fournisseur» doit être coché) Le prix de la consigne sur la commande d achat ne doit pas être différent de celui de la facture. Si un produit est taxable selon la commande d achat, mais que sur la facture, c est indiqué que c est non taxable, la facture ne sera pas fermée. Toutes les règles de différences qui se retrouvent dans les paramètres système onglet achat doivent être respectées. Sinon, la facture ne sera pas fermée. Colabor Technologie de l information /23