Orientations, normes et procédures (ONP) Du Comité paritaire de perfectionnement CSDM-SPPMEM Aide financière pour perfectionnement à l extérieur de la CSDM pour le personnel professionnel C S D M N o v e m b r e 2 0 1 3
PRÉAMBULE C est avec plaisir que les membres du Comité paritaire de perfectionnement CSDM-SPPMEM vous transmettent le présent cahier pour vous informer des orientations, des normes et des procédures relatives à l aide financière disponible pour la formation et le perfectionnement du personnel professionnel. Nous avons révisé ces normes et procédures afin de les adapter aux réalités actuelles. Nous, du Comité paritaire de perfectionnement CSDM-SPPMEM, voulons ainsi contribuer, à notre mesure, à votre développement professionnel. Nous tenons à souligner l importance de conserver ce cahier et de suivre les procédures afin d assurer la gestion adéquate de vos projets et de vos demandes d aide financière nécessaires à la réalisation des activités. Nous espérons que ce document sera un outil de référence utile et qu il vous éclairera sur les possibilités qui vous sont offertes pour votre développement professionnel au sein de l organisation. Les membres du Comité paritaire de perfectionnement CSDM-SPPMEM Pour toute demande d aide financière, veuillez acheminer les documents requis à l adresse suivante : Comité paritaire de perfectionnement CSDM-SPPMEM Bureau de recrutement, des stages et du développement des compétences, 3 e Nord Service de la gestion des personnes et du développement des compétences Télécopieur : 514 798-1970 / Courrier interne : 222-000
1. PRINCIPES DIRECTEURS 1.1. Comme stipulé au chapitre 7-10.00 de la convention collective en vigueur, la Commission scolaire de Montréal (CSDM), en collaboration avec le syndicat, a la responsabilité d élaborer, d administrer et d évaluer des politiques de perfectionnement qui sont en accord avec ses objectifs généraux et spécifiques. 1.2. Toute personne qui désire une aide financière du Comité doit se conformer aux orientations, normes et procédures contenues dans ce cahier. 2. ORIENTATIONS DU COMITÉ Favoriser le développement professionnel de chaque personne en vertu du chapitre 7-10.00 de la convention collective en vigueur. Favoriser la mise en œuvre de projets adaptés aux besoins et aux réalités de travail du personnel professionnel. Favoriser la participation du personnel professionnel à des activités de perfectionnement. Sensibiliser les gestionnaires et tout le personnel professionnel aux besoins liés au perfectionnement. 3. RÔLE ET RESPONSABILITÉ DU COMITÉ Le rôle du Comité est étroitement lié à son mandat de planification des activités de perfectionnement et de gestion du budget alloué pour celles-ci. Ainsi, le Comité doit : Déterminer les priorités en perfectionnement et en formation, à partir des besoins recueillis; Élaborer et appliquer les normes et procédures régissant les demandes d aide financière relatives au perfectionnement; Répartir le budget disponible en accord avec les priorités; Gérer le budget disponible en accord avec les priorités; Évaluer les demandes en fonction du développement professionnel des personnes; Planifier et organiser des sessions de formation. 4. NORMES ET PROCÉDURES 4.1. Admissibilité à l aide financière L aide financière pour une activité de perfectionnement s adresse au personnel professionnel régulier en service à la CSDM tel que définit au chapitre 2-1.00 de la convention collective en vigueur et au personnel professionnel surnuméraire ou en remplacement engagé pour plus de trois mois à la CSDM. Pour être admissible à une aide financière, la personne doit au préalable : Obtenir l autorisation de son supérieur immédiat; Soumettre sa demande au Comité; Se conformer aux règles administratives du Comité. 4.2. Perfectionnement admissible Le Comité entend par perfectionnement admissible toute activité qui permet au personnel professionnel d acquérir des connaissances, de développer des habiletés et d améliorer des aptitudes, et ce, pour l exercice de ses fonctions ou l amélioration de la qualité de l administration du service ou de l institution. Ne sont pas acceptés les cours suivis de façon régulière dans un établissement d enseignement, institution ou école spécialisée qui mènent à l obtention de crédits, d un diplôme. 4.3. Répartition du budget disponible La répartition du budget fait l objet d une planification annuelle en tenant compte : Des frais administratifs (frais du Comité incluant le cahier de formation); Du perfectionnement individuel et de groupe; Du poids exprimé en pourcentage de chacune des catégories (administratif, éducatif et pédagogique) du personnel professionnel; De l étalement sur trois semestres du budget pour le perfectionnement individuel et pour celui de groupe : un premier semestre se terminant le 31 octobre, un deuxième se terminant le 28 février et un troisième se terminant le 30 juin.
4.4. Demande d aide financière pour un perfectionnement de groupe Les demandes de perfectionnement de groupe doivent être signées et faites par un porte-parole de ce groupe de professionnels. Normes de financement par le Comité Une somme maximale de 1 800 $ par jour maximum trois jours est accordée pour payer les coûts de la personne-ressource pour un groupe composé d au moins 15 personnes membres du SPPMEM. Dans le cas où le groupe serait inférieur à 15 personnes, une somme de 120 $ par jour maximum trois jours est accordée par personne admissible, et ce, dans la mesure où le budget du Comité n est pas épuisé. Pour les corps d emploi qui comptent peu d effectifs, la somme maximale maximum trois jours est accordée lorsque le nombre de participants représente au moins 30 % du nombre total de l effectif. Procédures d une demande d aide financière Pour qu une demande de perfectionnement de groupe soit étudiée par le Comité, la personne responsable du projet doit : Envoyer le formulaire D015 «Perfectionnement du personnel non enseignant Demande d aide financière» dûment rempli et signé par le supérieur immédiat en s assurant d y avoir inscrit le numéro de client ainsi que l indice comptable de l unité administrative qui sera utilisé pour le remboursement par le Comité; Joindre à ce formulaire l entente de service entre l organisme formateur et l unité administrative dans laquelle on doit retrouver le contenu du perfectionnement, la date, le coût, le lieu, etc.; Joindre à ce formulaire la liste des participants, leur fonction et lieu de travail en s assurant qu ils ont tous eu au préalable l autorisation de leur supérieur immédiat. Une réponse parviendra à la personne responsable du projet dans les jours suivant la réception de la demande. À noter que les demandes complètes seront traitées par ordre d arrivée et les demandes incomplètes seront considérées seulement à partir de la date où elles seront complètes. En cas d annulation du perfectionnement, la personne responsable du projet doit aviser le Bureau de recrutement, des stages et du développement des compétences (BRSDC) le plus tôt possible afin que les sommes engagées soient réinjectées pour d autres projets. En cas de refus ou de modification du BRSDC, la personne responsable du projet peut présenter, par écrit, une demande de révision de décision au Comité. Délai pour présenter une demande La personne responsable du projet de perfectionnement de groupe doit faire parvenir la demande au BRSDC au moins trois semaines avant la tenue de l activité. Procédure et délai pour réclamer un remboursement Pour réclamer le remboursement, la personne responsable du projet de perfectionnement de groupe doit faire parvenir, au BRSDC, la liste de présences signée, la copie de la facture et du chèque qui prouve le paiement par l unité administrative du perfectionnement, au plus tard six semaines après la tenue de l activité. Après ce délai, aucun remboursement ne sera effectué. En cas d impossibilité de le faire, la personne responsable du projet doit communiquer avec le BRSDC à l intérieur des six semaines. Le Comité rembourse jusqu à concurrence du montant engagé à l unité administrative concernée. 4.5. Réinvestissement professionnel Le personnel professionnel qui, après avoir participé à un perfectionnement, décide de le réinvestir auprès de ses collègues pourra recevoir 600 $ en honoraires par le Comité pour la préparation et l animation de l activité de réinvestissement. Cependant, le temps de préparation devra être fait en dehors de l horaire habituel de travail et l organisation d un tel perfectionnement ne doit pas se situer dans le cadre des fonctions habituelles.
4.6. Demande d aide financière pour un perfectionnement individuel Les activités de perfectionnement individuel comprennent, entre autres, les congrès, colloques, conférences ou séminaires, etc. Normes de financement par le Comité Une somme maximale de 500 $ par personne admissible* par année est accordée, et ce, dans la mesure où le budget du Comité n est pas épuisé, pour payer les frais suivants : Les frais d inscription à l activité (excluant ceux du colloque du SPPMEM) aux tarifs membre ou de premières dates d inscription; Les frais de gîte et couvert jusqu à un maximum de 120 $ par jour pour un maximum de trois jours, uniquement si l activité a lieu à plus de 75 km du lieu de travail habituel et excluant les consommations alcoolisées en respect de la Politique sur les frais de fonction et de civilité en vigueur à la CSDM; Si la personne décide de ne pas séjourner à l hôtel, un maximum de 60 $ par jour, pour un maximum de trois jours, pourra être alloué pour le couvert, uniquement si l activité a lieu à plus de 75 km du lieu de travail habituel. * Si la personne admissible n a pas un statut temps plein, la somme maximale accordée pour un remboursement sera proportionnelle au nombre de jours travaillés par semaine par rapport à une personne détenant un statut temps plein. À noter que les frais de déplacement ne sont pas remboursés par le Comité. N. B. Pour une même activité, le Comité accorde un remboursement : des frais d inscription à un maximum de 15 personnes admissibles par catégorie d emploi (administratif, éducatif et pédagogique); des frais de gîte et couvert à un maximum de huit personnes admissibles. N.N. B. Pour une activité qui s adresse à un corps d emploi spécifique, le Comité priorisera les demandes des personnes provenant de ce corps d emploi. Procédures d une demande d aide financière Pour qu une demande de perfectionnement individuel soit étudiée par le Comité, la personne admissible requérante doit : Envoyer le formulaire D015 «Perfectionnement du personnel non enseignant Demande d aide financière» dûment rempli et signé par le supérieur immédiat; Joindre à ce formulaire le dépliant relatif à l activité (date, lieu et grille tarifaire) et le formulaire d inscription complété. Une réponse parviendra à la personne admissible requérante dans les jours suivant la réception de la demande. À noter que les demandes complètes seront traitées par ordre d arrivée et les demandes incomplètes seront considérées seulement à partir de la date où elles seront complètes. En cas d annulation du perfectionnement, la personne admissible requérante doit aviser le Bureau de recrutement, des stages et du développement des compétences (BRSDC) le plus tôt possible afin que les sommes engagées soient réinjectées pour d autres projets. En cas de refus ou de modification du BRSDC, la personne admissible requérante peut présenter, par écrit, une demande de révision de décision au Comité. Délai pour présenter une demande La personne admissible requérante doit faire parvenir sa demande au BRSDC au moins trois semaines avant la tenue de l activité. Procédure et délai pour réclamer un remboursement Pour réclamer le remboursement, la personne admissible requérante doit faire parvenir, au BRSDC, les originaux du reçu d inscription et des factures acquittées pour les frais de gîte et couvert et la copie du chèque de l unité administrative si c est cette dernière qui a payé pour le perfectionnement au plus tard six semaines après la tenue de l activité. Après ce délai, aucun remboursement ne sera effectué. En cas d impossibilité de le faire, la personne admissible requérante doit communiquer avec le BRSDC à l intérieur des six semaines. Le Comité rembourse jusqu à concurrence du montant engagé sur la paie de la personne requérante ou à l unité administrative.