DLex Outils TVA Version 2.14.02.02 20 février 2014 Contenu Encodage des clients et fournisseurs... 1 Blocage des numéros de TVA utilisés par les clients comptables... 3 Recherche avancée contact... 3 Configuration des codes TVA... 4 Application automatique de la TVA sur les factures... 7 Schéma d application automatique de la TVA... 10 Définir la TVA par défaut d un compte comptable... 11 Définir les comptes de refacturation des frais refacturés et débours comptables... 12 Configurer un facturier non centralisable (Pro Forma)... 14 Déclarations TVA... 15 EXPORT XML Compatible Intervat... 17 Encodage des clients et fournisseurs Le statut TVA de vos clients peut être défini dans l onglet comptabilité de leur fiche contact : un contact peut être assujetti, non assujetti ou exonéré. Pour pouvoir entrer un numéro de TVA, le contact doit être soit assujetti soit exonéré. Si le contact est assujetti, il faut impérativement entrer un numéro de TVA. Le statut exonéré n implique pas de règle particulière. Tous les nouveaux contacts sont considérés comme non-assujettis. Outils TVA 1
Le statut TVA, ainsi que le code ISO (BE, FR, etc.) d un client à un impact sur le code TVA que DLex vous proposera lors de la création de facture de vente au nom de ce client. L ensemble des règles appliquées est disponibles plus loin dans cette note. Notez également que seuls les assujettis sont repris dans le listing client annuel. DLex vous avertit lorsqu il détecte une incohérence à l encodage Si les champs BCE et TVA sont tous les deux remplis mais sont différents Si la TVA est déjà utilisée par un autre contact Il est possible de vérifier le code TVA d un contact via le système européen VIES (VAT Information Exchange System). De plus, vous pouvez importer les données VIES dans votre fiche contact afin d assurer que la dénomination sociale et l adresse de votre client correspondent bien aux informations de l administration. Ce service peut parfois renvoyer des messages d erreur propres au système VIES lui-même. Outils TVA 2
Blocage des numéros de TVA utilisés par les clients comptables Pour pouvoir modifier le numéro de TVA d un client comptable pour lequel il existe des factures il faut impérativement passer en mode superviseur comptabilité. Cela se fait via l action de CTRL + Q et l introduction du mot de passe adéquat. Recherche avancée contact Des champs de recherche permettent de retrouver certains contacts sur base de leurs caractéristiques TVA. Il est par exemple possible de dresser la liste de tous les client comptables (Référence : Avec Réf) qui n ont pas de numéro TVA (Sans TVA). Outils TVA 3
Configuration des codes TVA Les taux TVA utilisés dans votre comptabilité en achat et en vente peuvent être configurés dans le menu Gestionnaire d application > Comptabilité > TVA La liste des taux TVA existe préalablement à l installation de votre DLex et il n est pas possible d ajouter de taux. Il vous est cependant possible de spécifier des comptes de réimputation pour la TVA due et la TVA à récupérer et peut optionnellement être actif ou inactif. Codes couleurs Actif Non Actif Config OK Config NOK Pour que la configuration TVA soit opérationnelle, il est indispensable qu aucune ligne rouge ne soit présente. Outils TVA 4
Via clic droit sur un code, il vous est possible de spécifier directement ces quatres paramètres et d activer ou inactiver un code. Il vous est également possible de réinitialiser tous les comptes avec les valeurs par défaut si il vous semble que votre configuration n est pas adéquate. Si vous ouvrez un code TVA il vous est possible de voir quelles cases de la déclaration chaque code TVA affecte ainsi que la quotité déductible. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Outils TVA 5
Encodage spécial de la TVA pour les factures d achats Via l accès superviseur compta (CTRL + Q et mot de passe) vous pouvez, via l action avancée de la facture d achat, déverrouiller le montant TVA des lignes de facture et ainsi modifier les centimes. Par ailleurs l utilisation du code BSD99.99 vous permet d encoder librement le montant HTVA et le montant TVA. Vous pouvez ainsi définir quel est le montant de TVA que vous pouvez récupérer si par ailleurs aucun code TVA ne vous satisfaisait. Outils TVA 6
Application automatique de la TVA sur les factures Par défaut, le code TVA d une ligne de facture est celui défini au niveau de la configuration du plan comptable. Cependant, en vente uniquement, si DLex détecte que le client est européen, international ou que le dossier est exempté, DLex vous proposera directement les codes de TVA de vente adéquats (PRT0, EXP0 ou E440). Si cette facture est : 1. Encodée manuellement : Il est possible de modifier le code TVA au moment de l encodage de la ligne. 2. Issue de la facturation automatique (facturation automatique des frais et débours ou des prestations), il n est plus possible d affecter le code TVA ligne par ligne. DLex vous offre le choix d une application de la TVA en mode automatique ou mode manuel. a. Application automatique de la TVA Par défaut, la TVA est appliquée automatiquement >>Mode Auto<< b. Application manuelle de la TVA Il vous est cependant possible de sortir du mode auto en actionnant la touche. DLex vous propose alors de choisir un mode d application de la TVA. La TVA choisie s appliquera à l ensemble de la facture. Pour revenir en mode auto, il vous suffit d actionner la baguette magique Outils TVA 7
Dossiers exemptés : Code E44 Un champ «Soumis à la TVA» présent dans la fiche du dossier permet de déterminer si ce dossier est soumis à la TVA ou exempté. Cette case est cochée par défaut. Si cette case est décochée et que vous optez pour l application automatique de la TVA, toute votre facture passera en E440 : Exemptions Art.44 (sauf les EXS0) Client Belge : Code V21 Si le client comptable est non assujetti ou assujetti avec une référence tva belge (BE) Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur votre facture est celle définie au niveau de votre plan comptable (V21 par défaut sauf les EXS0) Client Européen : Code PRT0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA européenne Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur toute votre facture sera PRT0 : prestations hors Belgique (sauf les EXS0) Outils TVA 8
Client Non Européen : Code EXP0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA non européenne ou s il est exonéré Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur toute votre facture sera EXP0 : exportations (sauf les EXS0) Autres exemptions : EXS0 Tout débours encodé dans la comptabilité avec un code TVA EXS0 sera refacturé obligatoirement avec un code TVA EXS0 même en dérogeant à l application automatique de la TVA. Ce mécanisme assure que ces débours restent en dehors de la base soumise à la TVA et n affectent pas la déclaration TVA. Outils TVA 9
Schéma d application automatique de la TVA Débours comptable dont le code TVA est EXS0? NON OUI Application automatique de la TVA? OUI NON Choix de l utilisateur E44, V21, PRT0, EXP0, V0 Dossier Exempté? NON OUI Exemptions article 44 Code E44 Localisation du client? Belge Européen Non Européen Code déterminé par le plan comptable V21 par défaut Prestations hors Belgique Code PRT0 Outils TVA 10 Exportations Code EXP0 Autres exemptions Code EXS0
Définir la TVA par défaut d un compte comptable Par défaut, la TVA d une ligne de facture est celle définie au niveau de la configuration du plan comptable. Si cette facture est encodée manuellement, il est possible de modifier le code TVA au moment de l encodage de la ligne. Si cette facture est issue de la facturation automatique, il n est plus possible d affecter le code TVA ligne par ligne (voir chapitres précédents). Pour définir la TVA par défaut de chaque compte comptable rendez-vous dans Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Plan comptable Comme indiqué ci-dessus, lors du passage à la TVA, des codes TVA par défaut sont appliqués à la plupart des comptes comptables. Si les codes TVA en sortie seront vraisemblablement assez homogènes (V21), les codes TVA en entrée peuvent être assez différents selon les cas et il vous est possible de les adapter afin de gagner du temps à l encodage. Par exemple ici, notre compte comptable 612005 EAU pourrait être adaptée pour correspondre à la réalité. Ouvrez la fenêtre de configuration du compte et changer son code TVA associé en BSD6 (Bien et Services divers déductibles 6%) Outils TVA 11
Définir les comptes de refacturation des frais refacturés et débours comptables Pour qu un débours ou un frais puisse être refacturé automatiquement dans DLex il faut qu un compte de refacturation soit défini dans la configuration de son compte comptable. A l encodage: c est la TVA du compte comptable à l entrée qui s applique Lors de la refacturation: le frais ou le débours est refacturé dans le compte de refacturation spécifié majoré de la TVA du compte de refacturation. Pour définir les comptes de refacturation rendez-vous dans Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Plan comptable Cochez éventuellement la case Compte de frais à refacturer pour ne filtrer que les comptes qui possèdent un compte de refacturation. Outils TVA 12
Frais de classe 6 Encodé dans une facture d achat HTVA sur un compte de classe 6 (avec un code TVA d achat) pour lequel on a défini un compte de refacturation de classe 7 (avec un code TVA de vente (V21)). OU Idem mais encodé TVAC dans un financier (attention, la TVA sera appliquée sur le montant TVAC lors de la refacturation). Ex : 612200 (TVA : BDSx) >>> 702000 (TVA : V21) Débours comptable de classe 4 Encodé dans un financier TVAC sur un compte de classe 4 (avec un code TVA EXS0 (exonéré)) pour lequel on a défini un compte de refacturation identique. Ex : 403000 (TVA : EXS0) >>> 403000 (TVA : EXS0) Outils TVA 13
Configurer un facturier non centralisable (Pro Forma) Créer un facturier non centralisable est assez aisé. Pour rappel, ces facturiers que l on appelle «pro forma» ou «note d envoi» n affectent pas les comptes ni les balances mais peuvent tout de même être visibles au niveau des dossiers et permettent de gérer vos factures de sortie sans devoir les prendre en compte avant que celles-ci soient acquittées par vos clients. Pour l utilisation du facturier non centralisable, nous vous invitons à lire la note sur la facturation dans DLex. Pour créer un facturier non centralisable allez dans le menu Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Facturier. Dans ce menu vous trouvez l ensemble de vos facturiers. Pour y ajouter un facturier non centralisable cliquez sur Nouveau 2014 tapez 01/01/14 Complétez la référence de trois caractères du facturier et son libellé PRO pour pro-forma, NEV pour note d envoi, Spécifiez que c est un facturier (pas note de crédit) de vente Introduisez le numéro de la première facture pro-forma. Si vous voulez que la séquence de 6 chiffres commence par 14 tapez 140000. Introduisez la date de cette première facture Si votre première facture est en janvier Attribuez un délai de paiement par défaut si nécessaire (utile pour le module rappels) Cochez la case «Fiche compta» pour que ces factures soient visibles dans les fiches comptables des dossiers Cochez la case «Dossier requis» pour contraindre ces factures à être liées à des dossiers NE COCHEZ PAS la case «centralisable» sans quoi votre facturier sera centralisable et les mouvements seront repris dans vos comptes et balances. Outils TVA 14
Déclarations TVA Via l onglet Comptabilité > Déclaration TVA toutes les déclarations TVA requises par l administration de la TVA sont accessibles dans un menu unique. Un menu préliminaire vous permet de spécifier la période sur laquelle portera votre déclaration (sauf listing client qui est toujours annuel). Le menu Déclaration TVA est constitué de plusieurs onglets dont le premier est un récapitulatif de votre déclaration TVA pour la période concernée. Outils TVA 15
Le deuxième onglet comprend le détail des imputations dans les deux comptes TVA à récupérer et due par code TVA et par période. Le troisième onglet vous permet de dresser le listing clients pour une année spécifiée. Chaque ligne apparaissant en rouge est un client pour lequel DLex détecte un doublon au niveau des références TVA. Un client qui aurait dû être assujetti mais qui n est pas encodé comme tel n apparaîtra pas dans cette liste. En effet, si cela devait être le cas, les factures que vous lui auriez adressées n auraient pas été conformes. Un double-clic sur une ligne permet d accéder directement à la fiche du contact et effectuer les modifications nécessaires. Un clic droit sur une ligne permet de modifier directement le statut TVA. Notez que la gestion des doublons peut être faite via un module spécifique (voir note à ce sujet). Le quatrième onglet comprend toute une série de contrôles croisés standards qui permettent de vérifier la validité de la déclaration TVA. Outils TVA 16
EXPORT XML Compatible Intervat DLex vous permet d exporter votre déclaration TVA et le listing Clients directement par internet via des fichiers XML compatibles avec Intervat. A condition que la déclaration et le listing clients soient conformes et que l identification du titulaire de la comptabilité (émetteur) comporte toutes les mentions obligatoires. L action des boutons d export vous permet de générer un fichier XML dans un répertoire de votre choix que vous pourrez alors importer sur le site du SPF Finances. Il vous est possible d effectuer une déclaration provisoire, mais il est TRES IMPORTANT d effectuer votre déclaration définitive lorsque vous faite votre déclaration. En effet, la déclaration définitive aura pour effet : 1. De clôturer la période déclarée de façon à ce que plus une seule modification comptable ne soit possible. 2. Reporte la TVA due et la TVA à récupérer sur les comptes d imputations comptables tels qu ils sont définis dans votre configuration TVA. Outils TVA 17