rr4 Lvis 2 Ville de FICHE DE PRISE DE DÉCISION Direction générale Q Comité exécutif Fiche de prise de décision n : FIN-TRE-20 15-001 Date: 2015-01-08 Direction: des finances FPD remplaçant FPD #: Service Service de la trésorerie et datée du: Objet: Attribution du contrat pour la fourniture de servjces professionnels en actuariat pour les régimes d assurance collective ÉTAT DE LA SITUATION (situation I problème): Le 4 novembre 2014, le comité exécutif de la Ville adoptait la résolution CE-2014-1 2-71 autorisant le Service des approvisionnements (maintenant nommé Direction de l approvisionnement) à demander des soumissions publiques pour la fourniture de services professionnels en actuariat pour les régimes d assurance collective de la Ville de Lévis. Suite à l appel d offres public, cinq soumissions ont été déposées dans les délais, soit celles de: - - - Morneau - Mallette - Groupe Aon Hewitt inc. Eckler Ltée Shepell Ltée actuaires inc. Conseil CGAS inc. Le 12 décembre 2014, s est tenue la séance du comité de sélection pour l évaluation des soumissions reçues selon les critères de sélection approuvés préalablement. Vous trouverez, joint à la présente fiche de décision, le rapport d ouverture des soumissions et recommandation de la découlant de cette séance du comité de sélection. ANALYSE DES ALTERNATIVES (avantages! inconvénients I impacts): Non applicable FINANCEMENT (coûts f poste budgétaire / impacts budgétaires 2015-2016-2017): Coûts 02-132-00-419 Impacts Déjà prévu au budget 2015 2016 2017 14450$ 14450$ 20900$ (avant taxes) Conformément au règlement RV-2007-07-02 sur le contrôle et le suivi budgétaire, il incombe au responsable d activité budgétaire de vérifier la disponibilité de crédits suffisants pour les fins auxquelles la dépense est projetée. Disponibilités budgétaires: oui non Commentaires: Montant prévu au budget des honoraires professionnels du Service de la trésorerie Financement déjà autorisé par: Budget de fonctionnement. Poste budgétaire El Règlement d emprunt spécifique RV- Règlement E Autre (spécifier): «Omnibus», : 02-132-00-419 Poste budgétaire: RV-,résolution CE E Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée: Commentaires: FIN-TRE-20I5-0a1 I 3 Attribution du contrat de service professionnel en actuariat pour assurance collective k de
j Numéro du projet PTI: Montants 2015 2016 2017 Compensation: fl ou N/A Projet subventionné: E oui E non Si oui, préciser le titre du programme et le pourcentage: Signature du responsable 4M Date: 8 (0 I 15 ÉCHÉANCIER (étapes I dates! justilication de la nécessité du traitement par CE ou CV à cette date): CEdu 13janvier2015 CV du 19janvier2015 r I PERSONNES CONSULTÉES zz zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Nom de la personne Date (YMIA) Champ de compétence I L RECOMMANDATION (énoncé): Il est recommandé au comité exécutif de recommander au conseil de la Ville, suite à l étude des soumissions et de l analyse du comité de sélection, d attribuer le contrat, dans le cadre du projet «Fourniture de services professionnels pour les régimes d assurance collective», à la firme Mallette actuaires inc., 200-3075, chemin des Quatres-Bourgeois, Québec, Qc, G 1W 5C4, au prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 93 500 $ avant TPS et TVQ, pour une période de cinq ans, conformément à sa soumission en date du l décembre 2014, à l addenda 2 en date du 25 novembre 2014, à l addenda devis en date du 19 novembre 2014. 1 en date du 21 novembre 2014 et au I UNE COPIE DOIT ÊTRE EXPÉDIÉE AUX PERSONNES CONSULTÉES. Liste des pièces jointes: Rapport d ouverture de soumissions et recommandation de la. 1 Prepare par Yves Tardif CPA CMA Titre d emploi Coordonnateur a la Division dela paie et des avantages sociaux Recommandé par: Yves Tardif, CPA, CMA Iwz4 Coordonnateur à la ivision de la paie et des avantages sociaux Nom et initiales manuscrites Nom et initiales manuscrites Nom et initiales manuscrites Titre d emploi Titre d emploi Titre d emploi Commentaires:»Za4/t4 7rz)Ma. Date: e / c / oj5 2 de 3 FIN-TRE-2015-OOl Attribution du contrat de service professionnel en actuariat pour assurance collective I IlfIii
COMMENTAIRES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE: Signature de la Direction gnéra1e: 3 de 3 FIN-TRE-2015-OO1 Attribution du contrat de service professionnel en actuariat pour assurance collective rtri 5
Lvis rt Ville de RAPPORT D OUVERTURE DES SOUMISSIONS ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Appel d offres 2014-55-99 Direction requérante Finances Objet: Fourniture de services professionnels en actuariat pour les régimes Personne ressource: M. Yves Tardif d assurance collective No. appel d offres: 2014-55-99 ÉTAT DE LA SiTUATION: À la suite d une requête de M. Yves Tardif de la Direction des finances, nous demandant de procéder un appel d offres public pour la fourniture de services professionnels, dans le cadre du projet «Fourniture de services professionnels en actuariat pour les rdgimes d assurance collective», nous avons fait paraître un avis dans le journal J_e Peuple et sur SEAO le 19 novembre 2014. Les neuf (9) compagnies suivantes se sont procuré les documents d appel d offres chez SEAO: - Eckler Lt&, 3107, avenue des Hôtels, bureau 13, Que bec, Qc, G 1W 4W5 - Momeau Shepell Lte, 79, boul. Rend-Ldvesque Est, bur. 100, Québec, Qc, G IR 5N5 - - Mercer, Normandin Beaudry Actuaires inc.. 630, boulevard Ren-Lvesque Ouest, 30 étage, Montral, Qc, H3B ls6 1981, avenue McGill College. bureau 800, Montral, Qc, H3A 4T5 Aon Hewitt inc., 2600, boulevard Laurier, bureau 750, C.P. 9850, succ. Ste-Foy, Qubec, Qc, G IV 4C3 Groupe Conseil CGAS inc., 1165, boul. Lebourgneuf, bur. 160, Qubec, Qc, G2K 2C9 - Mallette actuaires inc., 200-3075 Chemin des Quatre-Bourgeois, Qubec, Qc, G 1W 5C4 Towers Watson, 1800, avenue McGill College, 22 dtage, Montra1, Qc, H3A 316 13FL Canada services conseils inc., 2001, avenue McGill College, bur. 2000, Montréal, Qc,113A IGI COMPTE RENDU DE L OUVERTURE DES SOUMISSIONS: Mmc Danielle Bergeron a reçu cinq offres de services ddpos&s dans le ddlai prévu, soit avant li h, le 8 décembre 2014, en présence de Mmes Mélissa Rémillard et Karma Bilodeau, M. Steeve Ruel ainsi que Mmc Diane Marchand de la compagnie Morneau Sheppeli Ltée. - Aon Hewitt inc. - Eckler Ltée - Moineau Shepell Ltée - Mallette actuaires inc. - Groupe Conseil CGAS inc. 8100. rue du Blizzrrd, Ctumy. Qc. G6X 1C9 TiIéphone :418 835.4954 Tdécopieur: 418 838-6175
Ville de Lvis RAPPORT D OUVERTURE DES SOUMISSIONS ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Appel d offres 2014-55-99 Fournisseur dont lasoumission est recevable: - Malette actuaires inc.: 93 500,00 $ avant TPS et TVQ Groupe Conseil COAS inc 105 70000$ avant TPS et TVQ Aon Hewitt inc.: 115 800,00 $ avant TPS et TVQ - Morneau Shepeli Ltée.: 142500,00$ avant TPS et TVQ Fournisseur dont la soumission est non acceptable (pointage interimaire de moins de 70 points) * Eckler Itée * (Leur enveloppe de priz leur sera retournee sans avoir eté ouverte) Fournisseur dont la soumission est non conforme: Aucun RÉUNION DU COMITÉ DE SÉLECTION: Le 12 decembre 2014 à 13 h 30 s est tenue la séance du comité de selection pour I évaluation des offres. Vous trouverez ci-joint le tableau des résultats. CONSIDÉRATIONS: Attendu que la firme «Mallette actuaires inc.» a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage final; Attendu que la soumission de la firme «Mallette actuaires inc» est conforme aux exigences du devis Attendu que ce contrat est à prix forfaitaire et unitaire; Attendu que ce contrat est pour une periode de cinq ans Attendu que ce contrat est assorti d une option d une banque d heures supplémentaires dans I éventualite ou la banque initiale serait épuisée Attendu que I exercice de cette option de renouvellement est a la seule discretion de la Ville Attendu l estimation établie par la Ville au montant de 230000,00$ avant TPS et TVQ; Attendu qu en date du 7janvier 2015, le nom du cocontractant à qui la Ville désire attribuer le contrat n apparait à aucun registre d entreprises non admissibles aux contrats publics Attendu que cette dépense doit être acceptée par le Conseil de la Ville de Lévis. 8100. rue du Blizzard.Chamy,Qc.G6X 1C9 2 Téléphone: 418 8354954 Ttlécopieur:41 8838.6175
Ville de Lvis RAPPORT D OUVERTURE DES SOUMISSIONS ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Appel d offres 2014-55-99 RECOMMANDATION: À la suite de l étude des soumissions et de l analyse du comité de sélection, nous vous recommandons d attribuer le contrat, dans le cadre du projet «Fourniture de services professionnels pour les régimes d assurance collective», à la firme Mallette actuaires inc., 200-3075 Chemin des Quatre-Bourgeois, Québec, Qc, G1W 5C4, au prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 93 500,00$ avant TPS et TVQ, pour une période de cinq ans, conformément à sa soumission en date du 1 décembre 2014, à l addenda 2 en date du 25 novembre 2014, à l addenda 2014 et au devis en date du 19 novembre 2014. I en date du 21 novembre Approuvé par: Vincent Garon Titre d emploi: Coordonnateur Date: Le 7janvier 2015 8100. rue du Blizzard, Chamy, Qc, G6X 1C9 TIphone :4188354954 Tlécopicur:418 838.6175 3
RÉSULTATS: APPEL DOFFRES N 201 4-55-99 Fourniture de services professionnels en actuariat pour les régimes d assurance collective AON HEWrrTINC. ECKI.ER LTÉE GROUPE CONSEil COAS INC. ME AC1WJRES INC SHEPEL.L iointageinterimajre: 76.25 67.75 70.40 70.75 78.00 POINTAGE FiNAl. ti); ted enveippes de bde, offres dorst po4rde4 dedrdeoke est der, d 70 sont retorses,, CI pnrstctaire su ddeicac. 1714S AVO1fl é78 ou rrtes ris pesode postes ottos aycff es podeae 115 800.00$ 105 700.00$ 9350000$ 14250000 S Podeag.I :(PdeIege lntdnm too)1ptis 10.90 1 19 12.91 8.98,,gdecteapoesrxesludemeue 3 2 1 4 (1) Le conseti no peut accordes le contrat è une personne Cuire que celle qui e tail dans la délai tisé. ta soumission ayant obtenu le meilleur poirtiage 1mai. (Lot sur las cités e) iltea. aride 573.1.0.1.1). N:.ApprnvisionnamsntolV,lffnus Yya,IPGC1S0j*rrs pratesolonnaisgrtfedêvak,atiorrcce do 20t4.55.ffd CE Psodeture do servries pmtessbnneio onaciue,iat pore les rigiroes dausaesroeeoilec1ive Copre de 70l45599 CE Foumituet de eervcea Yveo VCouo proteso