Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles COMITÉ DE GESTION Compte rendu Le 27 septembre 2011 à 9 h 30 Salle Reynald Fournier, Gaspé PRÉSENCES : Madame Lise Bernatchez Directrice générale Madame Linda Keating Directrice de la protection de la jeunesse Monsieur Mario Cyr Directeur des services d hébergement Madame Diane Perron Directrice de la qualité des services Monsieur Denis Bernier Directeur des services administratifs Monsieur Michel Lachapelle Directeur des ressources humaines Madame Nancy Sutton Adjointe DPJ Monsieur Paul-Bernard Denis (a.m.) Chef des services de réadaptation La Vigie Monsieur Rudy Martin Chef des services de réadaptation par intérim Le Rivage Madame Nancy Francoeur Chef des services de réadaptation par intérim La Rade Madame Michelle Frenette Chef de services sociaux Succursale Côte-de-Gaspé Monsieur Sylvain Cormier Conseiller aux programmes de réadaptation Madame Chantal Paradis Chef de services sociaux Succursale Haute-Gaspésie Madame Diane Arsenault Chef des services de réadaptation La Balise Madame Ève Girard Chef de services sociaux par intérim - Succursale Rocher-Percé Monsieur Benoît Lamarche Chef de services sociaux Succursale Bonaventure-Avignon ABSENCES : Monsieur Marion Francoeur Adjoint DSH Monsieur Stéphan Roussel Chef de services sociaux Succursale des Îles PERSONNE INVITÉE : Madame Isabelle Boudreau Agente de la gestion du personnel SECRÉTAIRE D ASSEMBLÉE : Madame Chantal Cloutier Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 1
ORDRE DU JOUR ADOPTÉ 1. OUVERTURE DE LA RÉUNION 2. ACTIVITÉ BRISE-GLACE 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 4. ADOPTION ET SUIVI DU COMPTE RENDU DE LA RÉUNION TENUE LE 9 JUIN 2011 5. CORRESPONDANCE ET INFORMATION 6. POINTS DE DISCUSSION 6.1 Élection et désignations au conseil d administration 6.2 Temps supplémentaire 6.3 26 matières locales 6.4 Politique d accueil des nouveaux employés 6.5 Haut taux d absence 6.6 Gestion intergénérationnelle 6.7 Réorganisation de la DSA 7. POINTS D INFORMATION 7.1 Premiers constats CQA 7.2 Communications internes 7.3 Communications externes 7.4 Tournée de la directrice générale 7.5 Academos 7.6 Révision du plan d organisation 7.7 Optimisation clinique en Haute-Gaspésie 7.8 PFT Gignu 7.9 Suivi financier 7.10 Dossiers des employés 7.11 Surcroîts de travail 7.12 Ordinateurs requis pour compléter la paie 7.13 Bilan DPJ 7.14 Téléphonie 8. DIVERS 8.1 Informations pertinentes à transmettre 8.2 Budget de formation 9. PROCHAINE RENCONTRE 10. LEVÉE DE LA RÉUNION Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 2
1. OUVERTURE DE LA RÉUNION RÉSUMÉ DES ÉCHANGES SUITES/ACTIONS RESPONSABLE Madame Lise Bernatchez souhaite la bienvenue à tous les membres et principalement à M. Rudy Martin, chef des services de réadaptation par intérim à l Unité Le Rivage. Elle déclare la réunion ouverte à 9 h 35. 2. ACTIVITÉ BRISE-GLACE Mesdames Nancy Sutton et Michelle Frenette animent une activité brise-glace qui consiste à faire preuve de créativité en interprétant différentes images proposées. La prochaine activité briseglace sera à nouveau animée par Mesdames Sutton et Frenette. 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR L ordre du jour proposé est accepté avec les ajouts suivants : 8.1 Informations pertinentes à transmettre 8.2 Budget de formation 4. ADOPTION ET SUIVI DU COMPTE RENDU DE LA RÉUNION TENUE LE 9 JUIN 2011 Le compte rendu est adopté avec l ajout suivant : Au point 4, Emplois d été, on devrait lire : «Il y aura des stagiaires dans toutes les succursales sauf celles de Bonaventure- Avignon et Haute-Gaspésie où il a été convenu de ne pas recevoir d étudiants cet été». SUIVI Direction des ressources humaines et syndicat rencontre des équipes concernant la réaffectation (point 6.1) : Formaliser une position en ce qui a trait à la réaffectation des employés : cet objectif a été inscrit dans la planification 2011-2012. Mme Sutton mentionne qu elle a dû Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 3
réorganiser le Service RTS au cours de l été. Il aurait été intéressant que ce dossier sur la réaffectation des employés ait déjà été en vigueur. Tour de table (point 7.1) : La directrice générale propose de le faire d une façon différente. Sera discuté sous l angle des communications internes. Informatique (point 7.6) : La première utilisation du jeton est plus ardue mais par la suite, ça fonctionne bien. Plans d action (point 7.10) : Les plans d action sont disponibles sur l intranet dans chacune des directions. Les plans d action des chefs des services de réadaptation ont été transmis à la directrice générale ; ceux des chefs des services sociaux suivront au cours de cette semaine. 5. CORRESPONDANCE ET INFORMATION Chef de services sociaux à la Succursale des Îles : Monsieur Stéphan Roussel devait entrer en fonction le 26 septembre mais il s est finalement désisté. Planetree/Entreprise en santé : La directrice générale dépose deux documents qui ont fait l objet d une présentation lors du colloque des administrateurs, à savoir : - Planetree : présentée par Marie Caron du CJ de l Estrie - Entreprise en santé : présentée par Pierre Cloutier du CJ Chaudière-Appalaches Planetree a un volet usager et un volet employé Entreprise en santé a uniquement le volet employé Nous aurons l obligation de mettre en place un programme de gestion centrée sur le bien-être. La directrice générale invite donc les membres à prendre connaissance des documents déposés et à les partager avec leurs employés. Ce dossier sera discuté à la prochaine réunion du comité de gestion. Prendre connaissance et partager les deux approches suivantes : - Planetree - Entreprise en santé Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 4
Rapport du coroner : Dépôt du rapport du coroner relativement au décès d une jeune fille au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches. On y retrouve des recommandations pour le CJ Chaudière- Appalaches et d autres pour l ensemble des centres jeunesse. Nous aurons à développer les politiques demandées et à suivre les consignes émises. Chantier sur l entrée de données : Un comité est mis en place dont le mandat est de proposer un modèle optimal d entrée de données. Il est sous la responsabilité de Diane Perron et se compose des personnes suivantes : - Cathie Cassivi - Mario Cyr - Linda Keating - Un chef des services de réadaptation - Un chef des services sociaux Nous avons convenu d implanter COGNOS qui est un logiciel d organisation de données par le biais de tableaux de bord. Il permettra aux gestionnaires de visualiser rapidement les informations enregistrées par le personnel et de s assurer de la qualité de l information. Échéancier d implantation : décembre. Loi 39 (PL 21) : Il n y aura pas de report de la date butoir du 19 juin 2010 pour l application des clauses des droits acquis ; ce qui veut dire entre autres que les employés concernés ne faisant pas partie d un ordre professionnel ne pourront plus poser d actes identifiés comme professionnels lorsque la loi sera en vigueur. Rapport annuel de gestion : Sera disponible sur le site web de l établissement. 6. POINTS DE DISCUSSION 6.1 Élection et désignations au conseil d administration La directrice générale donne le suivi de ce dossier, à savoir : Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 5
Au collège population : 2 personnes à élire. Fin des mises en candidature le 3 octobre. S il y a lieu, il y aura scrutin le 1 er novembre. Au collège de désignation du conseil multidisciplinaire : La période des mises en candidatures est terminée. Nous avons reçu deux candidatures sur une possibilité de trois. Mesdames Nancy Francoeur et Martine Paradis ont donc été désignées. Au collège de désignation du personnel non clinique : la période des mises en candidature est terminée. Aucune candidature reçue. Pour ces deux collèges (conseil multi et personnel non clinique), l Agence devra combler les postes vacants dans un délai de 120 jours, à défaut de quoi il n y aura personne sur ces postes durant 4 ans. À venir : désignations de deux représentants du comité des usagers, d un représentant de la Fondation, de deux personnes désignées par l Agence et de six personnes cooptées. La directrice générale invite les membres qui connaissent des candidats intéressés et intéressants à nous en faire part. 6.2 Temps supplémentaire M. Michel Lachapelle rappelle que la période de travail est de 40 heures. Donc, si un employé fait 39 heures la première semaine et 38 heures la deuxième semaine, l écart entre 35 heures et 40 heures n est pas considéré comme étant du temps supplémentaire. Il rappelle également que le gestionnaire doit autoriser, au préalable, le temps supplémentaire. Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 6
6.3 26 matières locales Les matières à revoir : - La période de probation pour les agentes administratives et les ARH. - Ajouter le savoir-être lors de l évaluation à la mi-probation. À noter que les deux parties doivent s entendre pour rouvrir les négociations locales. 6.4 Politique d accueil des nouveaux employés Madame Isabelle Boudreau présente ce point. Elle mentionne que la politique a été lancée l été dernier et que les gestionnaires sont invités à la mettre en application et à soumettre leurs commentaires via les différents comités d ici novembre-décembre. Un questionnaire sera acheminé à tous les nouveaux employés quelques semaines après leur date d embauche afin de tracer un bilan annuel concernant l actualisation du processus d accueil, d orientation et de probation des nouveaux employés. La politique sera présentée pour adoption par le conseil d administration en avril 2012. 6.5 Haut taux d absence M. Lachapelle et Mme Boudreau dressent un portrait des absences en assurancesalaire à la dernière période pour chacun des services. Avant d analyser des pistes de solution, il est nécessaire d avoir un portrait clair de la situation. À cet effet, il serait pertinent d interroger les personnes absentes sur ce qui favoriserait leur retour au travail. Le PRET n est pas concluant et l établissement a décidé d y mettre fin. L ACJQ a effectué un sondage provincial au niveau des employés qui quittent l établissement. Une copie des résultats du sondage sera transmise aux membres. Partager en équipe sur : - Ce qui fait que vous restez à l emploi - Ce qui fait que vous vous absenterez du centre jeunesse. Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 7
Il est demandé de faire une discussion sur le sujet dans chacune des équipes et le 28 octobre, à midi, les membres pourront faire le suivi par visioconférence avec Madame Boudreau. M. Lachapelle remet à chaque membre des exemplaires du formulaire «Réclamation d assurance salaire» et demande qu ils soient remis à tous les employés afin que nous puissions le recevoir le plus tôt possible lors d un arrêt de travail. Visioconférence le 28 octobre à midi avec Mme Isabelle Boudreau. Isabelle Boudreau 6.6 Gestion intergénérationnelle Le colloque des cadres se tiendra les 3 et 4 novembre prochain à Chandler. Un des thèmes abordés porte sur la gestion intergénérationnelle. M. Lachapelle demande aux membres de lui faire part de situations qu ils rencontrent à ce niveau dans leur gestion quotidienne. 6.7 Réorganisation de la DSA M. Bernier présente aux membres une proposition de réorganisation de la Direction des services administratifs, laquelle sera déposée au conseil d administration le 3 octobre prochain. Un poste cadre est ajouté, soit celui de chef des services techniques. Ce poste sera comblé par M. Sylvain Cormier. Ce dernier conserve, de façon temporaire, la responsabilité de l entrée de données LSJPA. 7. POINTS D INFORMATION 7.1 Premiers constats CQA La directrice générale présente les premiers constats établis par l équipe du Conseil québécois d agrément. Le plan d amélioration a été retravaillé et sera Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 8
déposé au conseil d administration pour adoption le 3 octobre prochain. Un premier rapport nous sera soumis par le CQA à la fin septembre pour qu on y apporte nos commentaires. On nous confirmera, d ici la fin octobre, si notre établissement a été agréé pour une période de trois ans. 7.2 Communications internes Plusieurs moyens de communication interne ont été mis en place (intranet, site web, journal interne, ) Malgré tout, il est ressorti des sondages de l agrément qu il y avait toujours un manque d information à l interne. Un des éléments soulevés par les employés est que les informations qu ils souhaitent transmettre à la direction (feedback) ne se rendent pas. À cet égard, la directrice générale demande à recevoir le compte rendu des rencontres de suivi des réunions. Lors de sa tournée des points de service, la directrice générale échangera avec les employés sur la planification stratégique et la communication. La directrice générale demande d informer la responsable des communications de tout événement important (naissance, décès, bons coups, etc.) Transmettre à la directrice générale le compte rendu des rencontres de suivi des réunions (comité de gestion, comité clientèle, comité psychosocial) Informer la responsable des communications (Chantal Cloutier) de tout événement important 7.3 Communications externes La directrice générale rappelle aux membres que toute communication externe doit passer par la responsable des communications (dépliant, vidéo, etc.) S assurer que les communications externes passent par la responsable des communications (Chantal Cloutier) Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 9
7.4 Tournée de la directrice générale RÉSUMÉ DES ÉCHANGES SUITES/ACTIONS RESPONSABLE La tournée débute la semaine prochaine. Il restera à planifier la rencontre avec l équipe de la Succursale des Îles. D une durée de 2 h 30 chacune, la directrice générale se réserve une trentaine de minutes pour partager avec les employés sur des sujets qui les préoccupent. 7.5 Academos La directrice générale a été à nouveau interpellée au printemps dernier afin de faire une relance pour réactiver l intérêt du personnel à s inscrire à Academos. Un courriel sera transmis à l ensemble du personnel d ici quelques semaines. Les membres sont invités à partager ce dossier avec leurs employés. Présenter Academos aux employés et les inviter à devenir des cybermentors. 7.6 Révision du plan d organisation Nous devons revoir notre offre de service puisque celle-ci couvrait la période de 2008 à 2011. Elle inclut également le plan d organisation et les orientations de l établissement. Depuis 2008, notre plan d organisation a été modifié : mise en place d une direction des services administratifs, d une direction des ressources humaines et d une direction de la qualité des services. La structure macro est bien déterminée. Il reste à valider la structure micro. Une démarche de réflexion est amorcée et devrait se poursuivre d ici la mi-hiver. Une session de travail intensive sera cédulée au début janvier. D ici là, la directrice générale invite les membres à réfléchir et à consulter leur équipe sur ce qui serait le plus porteur pour offrir les meilleurs services. Discussion en équipe sur le plan d organisation (structure micro). Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 10
7.7 Optimisation clinique en Haute-Gaspésie RÉSUMÉ DES ÉCHANGES SUITES/ACTIONS RESPONSABLE Madame Chantal Paradis et Madame Sylvie Desrosiers ont élaboré un plan d action qu elles ont transmis à leur directeur respectif. Le programme négligence fait partie de cette démarche. Madame Paradis mentionne que les deux organisations devront mettre en place des facilités pour avancer dans ce dossier. 7.8 PFT Gignu M. Bernier mentionne qu aucun projet n avancera tant que les conseils de bande n auront pas réglé leurs dettes avec les établissements. Au niveau des sommes dues au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles, il ne reste qu un léger montant à recevoir. M. Bernier s attend à ce que les discussions reprennent sous peu. 7.9 Suivi financier Monsieur Bernier présente l évolution de la situation financière à la période 5 (finissant le 13 août 2011). Il rappelle également que la période de renouvellement des équipements est en cours. 7.10 Dossiers des employés Le dossier officiel des employés est classé à la Direction des ressources humaines. C est pourquoi M. Lachapelle demande aux gestionnaires de lui faire parvenir, s il y a lieu, les documents qu ils conservent et qui devraient se retrouver au dossier officiel de l employé. À noter que nous devons donner accès aux notes de suivi d un employé lorsqu une telle demande nous est adressée. Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 11
7.11 Surcroîts de travail Tous les employés en surcroît de travail ont été informés que leur mandat était prolongé. 7.12 Ordinateurs requis pour compléter la paie N ayant reçu aucune demande d ajout d ordinateur, M. Lachapelle prend pour acquis que tous les employés, principalement les gardiens, les préposés à l entretien ménager, les cuisiniers, ont accès à un ordinateur pour compléter leur feuille de temps. 7.13 Bilan DPJ La DPJ tiendra une conférence de presse lundi le 3 octobre 2011 à 10 h 30 pour déposer le bilan provincial ainsi que nos données régionales. Mme Keating sera accompagnée de Mme Sutton. Le bilan porte cette année sur les abus physiques. Un communiqué de presse sera transmis à tous les employés le 3 octobre. 7.15 Téléphonie M. Cormier partage aux membres l horaire d installation et de formation de la nouvelle téléphonie. Cet horaire sera transmis aux membres ultérieurement. Une boîte vocale sera en fonction sur tous les postes. M. Bernier présente la procédure d utilisation des boîtes vocales. À noter que les cellulaires et les BlackBerry seront également changés. Transmettre l horaire d installation de la nouvelle téléphonie aux membres du Comité de gestion. M. Sylvain Cormier 8. DIVERS Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 12
8.1 Informations pertinentes à transmettre RÉSUMÉ DES ÉCHANGES SUITES/ACTIONS RESPONSABLE - Élection et désignations au conseil d administration - Temps supplémentaire - Haut taux d absence - Communications internes - Communications externes - Tournée de la directrice générale - Academos - Révision du plan d organisation - Bilan DPJ - Téléphonie - Planetree-Entreprise en santé 8.2 Budget de formation Prendre note que toute formation donnée aux nouveaux employés (PIJ Guide de saisie) sera codifiée dans «Orientation» et non dans «Formation». Les frais de déplacement seront donc assumés par chaque service. Pour une formation particulière d un employé, en lien avec le travail, il est possible d autoriser une libération avec solde, en se validant avec le directeur (DPJ ou DSH), et aucun remplacement n est autorisé. 9. PROCHAINE RENCONTRE Le 8 décembre 2011. 10. LEVÉE DE LA RÉUNION À 17 h 05. Compte rendu de la réunion du Comité de gestion 13