ROYAUME DU MAROC Ministère de la Santé المملكةالمغربية وزارة الصحة TERMES DE REFERENCES RELATIFS A l étude de faisabilité de l externalisation du stockage et distribution des produits pharmaceutiques aux établissements de santé du Ministère de la Santé -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Km 4, Avenue Hassan II, Route de Casa - Rabat : :+212 5 37 69 59 18 / 16 - +212 5 37 29 72 02 div.da@sante.gov.ma
1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE L ETUDE Les produits pharmaceutiques sont une composante importante des activités du système de santé. Leur contribution à l amélioration de l état de santé de la population est vitale. Ils représentent près de 40% de la dépense globale de la santé. Au niveau du secteur public, le Ministère de la Santé (MS) a alloué en 2013, plus de deux milliard de dirhams en médicaments et produits de santé. Cependant, malgré les efforts déployés jusqu à ce jour dans le cadre de l approvisionnement en médicaments et dispositifs médicaux en terme d économie réalisée (regroupement des achats) et d assurance qualité (normes et standards européens), la disponibilité de ces produits au niveau des établissements de santé est préoccupante. Les malades ne profitent pas pleinement de ces efforts. La problématique de la stabilité de la chaine d approvisionnement en produits pharmaceutiques est donc plus que jamais posée. Aussi, plusieurs évaluations et études ont été réalisées sur le système d approvisionnement actuel et ont permis de mettre en évidence la saturation de ce dernier et son inadéquation avec les nouveaux défis que le Ministère de la Santé doit affronter. Par ailleurs, le contexte actuel est marqué par plusieurs éléments qui rendent nécessaire d assurer une disponibilité totale des produits pharmaceutiques notamment : La mise en place d une nouvelle constitution garantissant l accès aux soins de santé à tous les citoyens ; La généralisation du Régime d Assistance Médicale (RAMED) par sa Majesté le Roi en mars 2012 ; La volonté du Ministère de la Santé de mettre en place une politique pharmaceutique, garantissant la qualité, la disponibilité et l accessibilité des produits pharmaceutiques à tous les citoyens. 2. OBJECTIFS 2.1. Objectif général Offrir plus de visibilité au Ministère de la Santé quant à la faisabilité technique et financière (à court et à long terme) de l externalisation des activités de stockage et distribution des produits pharmaceutiques et autres produits de santé aux établissements de santé. 2.2. Objectifs spécifiques Disposer d un diagnostic détaillé du schéma logistique actuel du Ministère de la Santé en matière de produits pharmaceutiques ; Connaitre les composantes du projet de l externalisation des activités de stockage et de distribution des produits pharmaceutiques ; Arrêter le scénario optimal d externalisation des activités de stockage et de distribution des produits pharmaceutiques ; 2
Disposer des éléments pour le lancement de l appel à concurrence pour l externalisation des activités logistiques des médicaments et dispositifs médicaux du Ministère de la Santé. 3. PERIMETRE ET CHAMPS DE L ETUDE Le périmètre de l étude, objet des présents termes de références, concerne les activités ayant trait au stockage et distribution des médicaments et dispositifs médicaux du Ministère de la Santé. 4. DESCRIPTION DE LA SUPPLY CHAIN ACTUELLE DU MINISTERE DE LA SANTE 4.1. Acteurs et intervenants internes du Ministère de la Santé La Division de l Approvisionnent (DA) responsable du regroupement des besoins, du lancement des appels d offres, de la réception, stockage et distribution des produits pharmaceutiques, de la gestion administrative ainsi que du suivi de l approvisionnement ; La Direction de la Planification et des Ressources Financières (DPRF) qui notifie à la DA les budgets programmés au titre de l année en cours puis délègue les crédits nécessaires à l engagement des marchés ; Les Directions Régionales, les délégations provinciales ainsi que les centres hospitaliers régionaux et provinciaux qui élaborent les commandes annuelles en produits pharmaceutiques de fonctionnement sur la base des crédits notifiés et les transmettent à la DA ; La Direction de la Population (DP) et la Direction de l Epidémiologie et de la Lutte Contre les Maladies (DELM) qui élaborent les commandes relatives aux programmes de santé publique en concertation avec les acteurs au niveau régional et les transmettent à la DA pour être acquis et distribués ; La Direction du Médicament et de la Pharmacie (DMP) qui assure la fonction de régulation (octroi des Autorisation de Mise sur le Marché) et le contrôle de qualité (analyse des échantillons, via le Laboratoire National du Contrôle de Médicament). 4.2. Processus d approvisionnement En tant que centrale d achat, la Division Approvisionnement assure les achats en médicaments auprès des laboratoires pharmaceutiques et autres sociétés qui sont ses fournisseurs en médicaments, dispositifs médicaux et réactifs dans le cadre des marchés issus des appels d offres. Ces fournisseurs sont répartis comme suit : 40 Laboratoires pharmaceutiques (EPI) ; 20 fournisseurs de dispositifs médicaux et réactifs ; 4.3. Sites de stockage Les sites de stockage et de distribution des produits pharmaceutiques du Ministère de la Santé se divisent en 4 niveaux : Les entrepôts centraux du Ministère de la Santé gérés par la DA : Ils constituent le premier maillon de la chaîne logistique. Ils sont dédiés au stockage et à la 3
distribution des produits acquis dans le cadre des appels d offres. Ils sont au nombre de 4 : o Service de Gestion des Produits Pharmaceutiques de Berrechid : C est le site de stockage le plus important en terme de superficie et de volume ; o Site «Pharmacie Centrale» à Casablanca qui date des années 1917 et qui a été historiquement la première pharmacie du Ministère de la Santé ; o Site «Derb Ghallef» : Dédié uniquement au stockage et à la distribution des solutés massifs ; o Entrepôt de Beauséjour : Entrepôt spécialisé dans le stockage et la distribution des produits thermolabiles et des contraceptifs ; Les entrepôts régionaux : Ils sont au nombre de 8 dont 4 achevés (Meknès, Agadir, Oujda et Al Hoceima) et 4 en construction ou à l état de projet (Tétouan, Marrakech, Laayoune et Guelmim). Ces entrepôts dont le démarrage des travaux a débuté en 2005 ne jouent actuellement aucun rôle dans le cycle d approvisionnement ou sont utilisés comme pharmacies provinciales ; 4.4. Distribution Les clients de la Division de l Approvisionnement sont : Les pharmacies provinciales et hospitalières : Elles sont au nombre de 159 et sont situées au niveau des 82 délégations provinciales du Ministère de la Santé et des 77 centres hospitaliers provinciaux et régionaux (CHP et CHR) ; Les établissements de soins de santé de base : ils constituent le dernier maillon de la chaine où les produits pharmaceutiques sont dispensés aux malades. Ils sont au nombre de 2750 répartis sur l ensemble du territoire national. Ils sont approvisionnés par les pharmacies provinciales. A noter que la distribution des produits pharmaceutiques par la DA se limite actuellement à livrer ces derniers aux 159 pharmacies précitée. La distribution aux ESSB et aux hôpitaux rattachés aux CHP et CHR se fait par les moyens propres de chaque délégation ou centre hospitalier. Les livraisons par la DA se font de manière planifiée avec en général 4 livraisons par an. Les moyens humains et matériels à la disposition de la DA pour le stockage et la distribution des médicaments sont à vérifier sur place au niveau des sites de stockage suivants : Berrechid Pharmacie centrale Derb Ghalef Beauséjour Par ailleurs, il n existe aucune base de données sur les moyens de stockage et de transport des produits pharmaceutiques disponibles au niveau régional et local. 4.5. Indicateurs d activités A titre indicatif, l achat des produits pharmaceutiques par la DA se fait exclusivement par appel d offres ouvert conformément aux dispositions du décret n 2-12-349 du 08 joumada I 1434 (20 mars 2013) relatif aux marchés publics. Aussi, les budgets alloués à 4
l achat des produits pharmaceutiques sont centralisés au niveau du fonds spécial de la pharmacie centrale (CAS). Les budgets alloués à l achat des produits pharmaceutiques par le Ministère de la Santé sont de l ordre de 2 milliards de dirhams annuellement. Ce budget a connu une augmentation spectaculaire depuis les 10 dernières années vu que le budget de l année 2003 ne dépassait pas les 300 millions de dirhams. Le volume annuel des produits pharmaceutiques stockés et distribués avoisine actuellement les 25.000 tonnes. La distance parcourue pour la distribution des produits pharmaceutiques est d environ 700.000 km annuels (non compris la livraison entre les délégations et les ESSB). A noter qu en plus des moyens de transports propres à la DA, le transport des médicaments est assuré également par deux opérateur nationaux. Le montant dédié annuellement à cette sous-traitance est de 10 380 000 dhs. 5. STRUCTURATION ET CONSISTANCE DE L ETUDE 5.1. Structuration de l étude Le déroulement de cette étude se décline en cinq missions : Mission 1 : Cadrage général de l étude ; Mission 2 : Etat des lieux et diagnostic de la situation actuelle ; Mission 3 : Définition des scénarii possibles et leurs plans d actions à court et moyen termes ; Mission 4 : Analyse et évaluation comparative des scénarii et recommandation du schéma supply chain optimal ; Mission 5 : Rédaction du cahier des charges d externalisation pour le scénario arrêté. Les consultants se réuniront au début et à la fin de leur mission avec le Maître d'ouvrage. Au cours de leur mission, ils rencontreront régulièrement le Maître d'ouvrage le tenir informé de l avancement des travaux par rapport aux prévisions et des circonstances ou événements éventuels susceptibles d avoir des conséquences sur l évolution de leur mission ou ses résultats. 5.2. Consistance des missions Les prestations à réaliser par le consultant, dans le cadre de chacune des missions citées ci-dessus, se présentent comme suit : Mission 1 : Cadrage général de l étude L objectif de cette mission est de convenir avec le maître d ouvrage le plan de travail global pour la réalisation des prestations spécifiées dans les présents termes de référence. Dans le cadre de cette mission, le consultant devra : 5
Proposer un planning et définir un chronogramme détaillé des différentes étapes pour la réalisation de l étude objet des présents termes de référence ; S assurer de la mise en place de la logistique nécessaire pour la conduite de ces missions ; Rédiger et présenter un rapport méthodologique pour la totalité du processus de réalisation desdites missions. Mission 2 : Etat des lieux et diagnostic de la situation actuelle La mission consiste en la description de l organisation et du fonctionnement actuels de la chaîne logistique des médicaments du Ministère de la Santé, d élaborer un diagnostic de la logistique, de porter des constats à l issue des résultats du diagnostic et à effectuer une analyse approfondie des risques sur toute la chaine logistique actuelle du Ministère. Cette mission doit, entre autres, permettre de : Décrire d une façon détaillée la chaîne d approvisionnement actuelle en se focalisant sur : o La description de la structure du réseau de distribution, en termes d installations physiques (localisation géographique et capacité des différents entrepôts et installations) ; o Le recensement des infrastructures et moyens disponibles (manutention, stockage, transport, système d information) ; o Recensement de la capacité et des qualifications des ressources humaines disponibles, organisation, départs à la retraite, recrutement prévus ) ; o La description des méthodes utilisées pour la gestion des stocks des PP à tous les niveaux du réseau actuel. (Organisation des lieux de stockage, calcul du stock de sécurité, contrôle des stocks et inventaires, méthodes de réapprovisionnement, délais de livraison par fournisseurs, méthodes de réception, méthodes et délais de chargement, programmation et ordonnancement des livraisons ) ; o Décrire la stratégie d approvisionnement actuelle : gestion des achats, recherche de nouveau sourcing, etc. ; o Décrire les composantes du système d information actuel et son mode de fonctionnement. Cette mission devra permettre aussi d évaluer le budget opérationnel actuel en décortiquant tous les coûts globaux fixes et variables à chaque maillon de la chaîne logistique actuelle (approvisionnement, stockage, distribution, etc.). Durant cette mission, le contractant devra notamment procéder à : Des visites de sites en rapport avec le cycle de l approvisionnement à tous les niveaux de la chaine ; Des entretiens avec l ensemble des acteurs du cycle : o Responsables du MS au niveau central et périphérique (Hauts responsables, Directeurs Centraux et Régionaux, Chefs des Divisions rattachées au Secrétariat Général, Délégués provinciaux, Directeurs 6
d hôpitaux, Médecin-Chefs des SIAAP, Pharmaciens Régionaux, provinciaux et hospitaliers, Directeurs des ESSB ) ; o Responsables et personnel de la DA ; o Associations professionnelles, acteurs privés et partenaires du MS dans le domaine de l approvisionnement : - Industrie pharmaceutique, - Grossistes répartiteurs, - Professionnels des dispositifs médicaux, matériels biomédicaux et autres produits de santé, - Professionnels du transport et de la logistique, Mission 3 : Définition des scénarii possibles et leurs plans d actions à court et moyen termes. Dans le cadre de cette mission, le consultant aura à mener, compte tenu du diagnostic et des analyses entrepris à l issue de la mission 2, une revue de la littérature et une synthèse des expériences menées dans ce domaine à l échelle nationale et internationale, les différents scénarii possibles de la gestion de la chaine logistique du Ministère de la Santé avec une vision à long terme et des plans d actions à court et moyen termes. Mission 4 : Analyse et évaluation comparative des scénarii et recommandation du Schéma Supply Chain optimal. Après avoir défini les différents schémas possibles de la gestion de la chaine logistique du Ministère de la Santé, le consultant doit procéder à une analyse comparative desdits schémas en définissant les avantages et les inconvénients y afférents. Au cours de cette mission, le consultant est amené par la suite à établir pour chacun des scénarii définis, les différents coûts de mise en œuvre et d exploitation (Voir exemple annexe 1). Sur la base de l analyse comparative des différents scénarii, le consultant doit recommander au Ministère de la Santé le scénario optimal et faisable qui répond au mieux à ses problématiques logistiques. En plus de la description du schéma supply chain cible, le consultant est amené à définir l ensemble des solutions logistiques proposées, les coûts de mise en œuvre et d exploitation y associé et les gains et impacts escomptés. Cette analyse doit porter également sur une proposition d un système d information approprié au scénario recommandé (dimension fonctionnelle, technique, financière, interfaces, formation etc.) Mission 5 : Elaboration du cahier des charges d externalisation pour le scénario arrêté. Le cabinet devra élaborer un cahier des charges relatif à l appel d offre pour le scénario arrêté et validé. 7
Ce cahier des charges doit contenir l ensemble des éléments et données permettant aux soumissionnaires de concevoir leur offre technique et financière notamment les aspects liées aux : Approvisionnement ; Stockages ; Manutention Installations et équipements ; Système d information ; Transport et distribution ; Mode d organisation ; Processus opérationnels ; Indicateurs de performance. Etc. Le consultant devra, au terme des cinq missions précédentes, présenter une synthèse des résultats des travaux effectués lors d une réunion de restitution qui sera programmée par la DA en présence de l ensemble des acteurs concernés. 6. LIVRABLES Chaque mission de l étude donnera lieu à un ou plusieurs rapports détaillant son contenu et sa consistance. Le consultant fournira pour chaque mission de l étude des rapports et livrables comme décrit ci-après : Missions Mission 1 : Cadrage général de l étude Mission 2 : Etat des lieux et diagnostic de la situation actuelle Mission 3 : Définition des scénarii leurs plans d actions à court et moyen termes Mission 4 : Analyse et évaluation comparative des scénarii et recommandation du schéma Supply Chain optimal Mission 5 : Elaboration du cahier des charges d externalisation pour le scénario arrêté Livrables Rapport (1) détaillant : - la méthodologie de réalisation des différentes missions comprenant un planning et les ressources nécessaires pour la conduite de l étude. Rapport (2) détaillant : - l état des lieux comportant les résultats du diagnostic relatif à la chaîne logistique du Ministère de la Santé et le budget opérationnel actuel ; - synthèse des visites et des entretiens effectués. Rapport (3) : - présentant l ensemble des scénarii et solutions envisageables pour la gestion des activités logistiques du Ministère de la Santé. - établissant des benchmarks pertinents ; - détaillant une vision à long terme et des plans d actions à court et moyen termes pour les différents scénarii. Rapport (4) donnant : - une analyse comparative des différents scénarii définis (avantages, inconvénients, risques, budget) ; - le choix du scénario optimal et faisable compte tenu des problématiques logistiques du Ministère de la Santé et détaillant son schéma supply chain cible, les solutions logistiques proposées et le montage technique et financier. Rapport (5) : - le cahier des charges comportant les éléments nécessaires pour lancer un appel à la concurrence 8
Le consultant produira ces rapports en langue française. 7. EXAMEN DES LIVRABLES Les livrables relatifs à chaque mission de l étude objet des présents termes de référence seront fournis en version provisoire de (15) quinze exemplaires. Le MO se réserve un délai de 15 jours ouvrables pour donner son avis et faire un récapitulatif de l avis et des observations du comité de pilotage sur les versions provisoires de ces livrables à compter de la date de leur remise. Le délai imparti au maître d ouvrage pour donner son avis sur les versions provisoires des livrables ne compte pas dans le délai d exécution de l étude. Une deuxième version des livrables tenant compte des remarques du comité de pilotage et du MO doivent être remis à ce dernier en vingt (15) exemplaires sur support papier et magnétique, dans un délai maximum de 15 jours à compter de la date de la remise de l avis du maître d ouvrage et du comité de pilotage sur les rapports provisoires. Les délais nécessaires pour la prise en charge des remarques et observations du MO sur le contenu des livrables ne comptent pas dans les délais d exécution. Les versions électroniques des livrables doivent être sous forme de fichiers non verrouillés ni pour la lecture, ni pour la modification et l extraction de données. Ces versions électroniques doivent comprendre en plus des rapports livrés sous format papier, toutes les bases de données, les fichiers d analyse, présentations power point, etc., utilisés par le consultant. 8. PROFIL DES CONSULTANTS Le consultant devra pouvoir justifier, moyennant les attestations de références adéquates, d'une maitrise et d'une compétence en matière de : Etudes d externalisation de la logistique ; Conception et réalisation des solutions logistiques ; Organisation et audit organisationnel ; Conseil et veille stratégique ; Conduite et la mise en œuvre de projets. Il devra par ailleurs avoir une connaissance approfondie notamment en : Réglementation marocaine relative aux marchés publics Réglementation marocaine en rapport avec les produits pharmaceutiques et autres produits de santé ; Secteur pharmaceutique marocain (aussi bien les aspects techniques qu économiques) ; Marché de prestations logistiques ; Gestion prévisionnelle des approvisionnements ; Gestion des stocks et des entrepôts ; Logistique, transport routier et distribution ; Informatique et systèmes d information de gestion des approvisionnements ; Gestion des ressources humaines et gestion prévisionnelle des ressources et des compétences ; Historique et résultats des réformes menées par le MS dans le domaine de l approvisionnement ; 9
Le cabinet d études sera tenu de présenter au MO, la liste et les Curriculum Vitae signés (par le cabinet et l expert) de son (ses) expert(s) désigné (s) pour la réalisation de l étude avec des justifications des diplômes et la précision des dates pour l ensemble des rubriques du CV. Chaque Curriculum Vitae doit être structuré selon le modèle en Annexe n 4. L équipe de travail proposée par le contractant devra démontrer un savoir-faire reconnu et des expériences, tant au niveau du Maroc qu à l international, dans les domaines et compétences précités. 8.1. Experts principaux : Tous les experts appelés à exercer une fonction importante dans l'exécution des missions de l étude sont désignés par le terme "experts principaux". Ils doivent disposer des profils suivants : Expert principal 1 : Chef de mission chargé de la coordination du projet avec une expérience professionnelle générale d au moins 10 ans dans le domaine de la logistique et des transports avec des missions en qualité de chef de projet. Cet expert doit avoir à son actif la réalisation ou la participation à des études dans le domaine de la logistique et de la conduite des projets d externalisation des activités logistiques. Expert principal 2 : Spécialiste en logistique et transport avec une expérience professionnelle générale d au moins 5 ans en logistique et transport avec une parfaite maitrise de la chaîne logistique pharmaceutique. Expert principal 3 : Spécialiste en conduite du changement, avec une expérience professionnelle générale d au moins 5 ans dans la définition et la mise en place des stratégies de changement organisationnel. Cet expert doit avoir à son actif la réalisation de plusieurs missions d accompagnement pour conduire et réussir les changements organisationnels dans le domaine industriel, logistique et transport et la réalisation des études d impact socio-économiques des projets. Cet expert interviendra pour l analyse de l organisation actuelle et la définition de l organisation future de la DA selon le scénario validé. Expert principal 4 : Spécialiste en systèmes d informations, avec une expérience professionnelle générale d au moins 5 ans dans les systèmes d informations appliquées au pilotage et à la gestion de la chaîne logistique. Il doit avoir à son actif la réalisation ou la participation à des études et projets relatifs au déploiement des systèmes d informations logistiques. Les experts principaux doivent avoir un diplôme d enseignement supérieur de niveau Bac+5 et plus. Ils doivent préciser dans leurs CV les missions accomplies dans les domaines pertinents en relation avec l objet de cette consultation en précisant la durée et la consistance. 10
Les experts doivent avoir une maitrise de la langue française (Français : excellent écrit et parlé), la maîtrise de l'arabe constitue un avantage. Le cabinet doit présenter au moins un expert principal par domaine de compétence cité ci-dessus. Le fait de présenter pour ce marché un nombre inférieur à quatre experts principaux est éliminatoire. La DA se réserve, toutefois, le droit de demander le remplacement de tout intervenant dont la compétence serait jugée insuffisante ou le comportement inacceptable. Les personnes proposées en remplacement devront avoir les mêmes qualifications citées plus haut. Si pour des raisons indépendantes de la volonté du prestataire, dûment justifiées, et acceptées par la DA, il s avère nécessaire de remplacer un membre de l'équipe projet, le prestataire proposera son remplacement par une personne de qualification et d'expérience au moins égale et qui doit être acceptée par la DA. 8.2. Autres experts En plus des experts principaux, le cabinet doit renforcer son équipe par des experts auxiliaires dotés des compétences professionnelles requises validé par le Maitre d Ouvrage. 9. DEROULEMENT ET SUIVI DES PRESTATIONS Le pilotage du déroulement des prestations et travaux de l étude objet des présents termes de référence sera assuré par un comité de pilotage dont la composition sera fixée par l autorité compétente au sein du Ministère de la Santé. Ce comité sera chargé de : donner les orientations générales des prestations ; donner les directives explicitant le contenu des prestations prévues ; prendre les dispositions nécessaires pour faciliter la réalisation de l étude ; appuyer le consultant auprès des entités concernées pour lever les difficultés qui peuvent survenir au cours de l'exécution des missions de l étude ; examiner et émettre des observations et avis sur les rapports provisoires soumis par le consultant ; validation des livrables Les réunions du comité susvisé sont programmées à la demande du consultant ou du MO. Elles devront faire l objet de compte-rendu rédigé par le consultant et validé par les participants à ces réunions. 11
10. DUREE DE L ETUDE Cette durée sera de 90 (quatre-vingt-dix) jours qui commenceront à courir au lendemain du jour de la réunion d ouverture jusqu à la remise des livrables. Ce délai est réparti comme suit : Mission 1 : 10 jours Mission 2 : 30 jours Mission 3 : 30 jours Mission 4 : 10 jours Mission 5 : 10 jours 11. SECRET PROFESSIONNEL- INDEPENDANCE Le consultant et son personnel sont tenus au secret professionnel, pendant toute la durée de l étude et après son achèvement, sur les renseignements et documents recueillis, ou portés à leur connaissance à l occasion de l exécution des missions y afférentes. Sans autorisation préalable du maître d ouvrage, ils ne peuvent communiquer à des tiers la teneur de ces renseignements et documents. De plus, ils ne peuvent faire un usage préjudiciable au maître d ouvrage des renseignements qui leur sont fournis pour accomplir leur mission. Tous les experts du consultant doivent être indépendants et les responsabilités qui leur seront confiées ne doivent pas les placer dans une situation de conflits d intérêts. 12. PRESENTATION DES DOSSIERS ET DES OFFRES DES CONCURRENTS : Le dossier présenté par chaque cabinet est mis dans un pli fermé portant : - Le nom et l adresse du concurrent ; - L objet - La date et l heure de la séance d ouverture des plis ; - L avertissement que «le pli ne doit être ouvert que par le président de la commission lors de la séance publique d ouverture des plis». Ce pli contient trois enveloppes distinctes: a) La première enveloppe comprend le dossier administratif, ainsi que les termes de références paraphés et signés par le concurrent ou la personne habilitée à cet effet. Cette enveloppe doit être fermée et porter de façon apparente, outre les indications portées sur le pli, la mention «Dossier administratif» ; b) La deuxième enveloppe comprend l offre technique du concurrent. Cette enveloppe doit être fermée et porte de façon apparente outre, les indications portées sur le pli, la mention «Offre Technique». c) La troisième enveloppe comprend l offre financière du soumissionnaire. Cette enveloppe doit être fermée et porte de façon apparente outre les indications portées sur le pli, la mention «Offre financière». 12
13. EVALUATION DES OFFRES DES CONCURRENTS L évaluation de ces offres des concurrents sera réalisée en trois étapes : Etape1 : admission des concurrents après examen des dossiers administratif Etape 2 : Evaluation technique Etape 3 : Evaluation de l offre financière Etape 4 : Evaluation technico-financière Etape 1 : admission des concurrents après examen des dossiers administratifs Cet examen permet de s assurer de la conformité globale des dossiers administratifs aux exigences des présents termes de référence. Etape 2 : Evaluation technique notée sur 100 points L'examen de l offre technique concerne les seuls concurrents admis à l'issue de l étape 1. Chacun des cabinets admis sera tenu de faire une présentation orale de sa démarche et de sa méthodologie et de répondre à d éventuelles questions pour une durée de 20 mn par cabinet.. Cette évaluation sera axée sur les critères suivants : a. Indicateur d activité du cabinet (Chiffre d affaires) ; b. Références du cabinet ; c. Organisation et méthodologie détaillées proposées par le soumissionnaire pour la réalisation de l étude ainsi que sur la qualité de la présentation ; d. Qualité de l équipe des experts proposée par le soumissionnaire pour l exécution des prestations de l étude ; Chacun de ces critères est décomposé en un certain nombre de sous critères, pour une évaluation plus fine. a. Indicateur d activité du consultant : Chiffre d affaires annuel moyen des 3 derniers exercices (10 points) Le chiffre d affaire doit correspondre uniquement à celui des activités de conseil et/ou des études du soumissionnaire. Chiffre d affaires annuel moyen durant les trois derniers exercices Note 9 millions dhs et plus 10 points [6-9[millions dhs 6 points [3-6[millions dhs 4 points [0-3[millions dhs 2 points 13
b. Les références du consultant (20 points) La note relative aux références demandées et exigées par les termes de référence sera attribuée comme suit : Attestations de référence obtenues pour la conduite des projets d externalisation des activités logistiques Attestations de référence obtenue pour la conduite des projets de la chaîne logistique pharmaceutique Attestations de référence obtenues pour la conduite des projets de changement organisationnel Point/réf 2 points par réf 1 point par réf 1 point par réf Note maximale 10 points 5 points 5 points c. Méthodologie, organisation et planning proposés par le soumissionnaire pour la réalisation de la prestation (40 points) Ce critère sera évalué en examinant l'adéquation de la méthodologie proposée par le soumissionnaire et les objectifs et exigences des termes de références ainsi que la pertinence et le degré de développement de l'approche proposée par le soumissionnaire pour la conduite de la prestation. A travers son offre technique, le soumissionnaire doit faire ressortir principalement : Sa vision du projet ; Sa compréhension et sa méthodologie ; Son organisation du projet ; Son planning et les délais estimés pour chaque mission et livrable ; L étendue et les limites de son offre ; Ses atouts, ses observations et ses réserves. La note se rapportant à ce critère sera accordée comme suit : Méthodologie proposée 25 points - Approche méthodologique conforme aux termes de références en détaillant la consistance et apportant une grande valeur ajoutée par rapport aux exigences des TdR en matière de (Outils et méthodes proposés, analyse des Entre (16-25) points risques, qualité des personnes interviewées, l étendu du benchmark,.). - Approche méthodologique conforme aux termes de références, et sans grande valeur ajoutée en détaillant leur Entre (6-15) points consistance - Approche méthodologique conforme aux termes de références et retrace seulement les orientations TDRs sans Entre (1-5) points détailler la consistance - Approche méthodologique ambiguë ou non-conforme aux 0 point 14
termes de référence Planning par mission selon les exigences du TDRs 5 points - Planning conforme 5 points - Planning non-conforme 0 points Qualité de la présentation orale Excellente Bonne Moyenne Faible 10 points Entre (8-10) points Entre (5-7) points Entre (4-6) points 2 points d. La qualité de l équipe des experts proposée par le soumissionnaire pour l exécution des prestations de l étude (30 points) La note relative à La qualité de l équipe des experts proposée par le soumissionnaire pour l exécution des prestations de l étude (30 points) sera attribuée comme suit : Experts Principaux (25 points) La note relative à l évaluation des experts principaux (quatre experts seulement seront pris en compte pour un maximum de 25 points) sera attribuée comme suit : Composition de l équipe projet 10 points - Comportant l ensemble des compétences nécessaires à la réalisation de la prestation Entre (6-10) points - Répondant partiellement aux exigences des termes de référence Entre (1-5) points - Non conforme aux exigences des termes de référence 0 point Expérience du Chef de projet 10 points - Supérieur à 15 ans Entre (6-10) points - Entre 10 et 15 ans Entre (3-5) points - Inférieur à 10 ans Entre (0-2) point Moyenne des nombres d années d expériences des membres de l équipe (hors chef de projet) dans 5 points leurs domaines de spécialisation - Supérieure à 10 ans 5 points - Entre 5 et 10 ans 3 points - Inférieure à 5 ans 1 point 15
Autres experts (5 points) Nombre des «autres experts» 3points - 3 consultants et plus 3 points - [1 à 3consultants [ 2 points - < 1 consultants 0 point Degré d adéquation globale des profils 2 points - Excellente 2 points - Bonne 1.5 points - Moyenne 1 point - Faible 0 point La note technique (NT) est égale à la somme des points correspondants à chacun des critères a), b) c) et d) ci-dessus. Etape 3 : Evaluation de l offre financière L évaluation financière des offres sera faite en attribuant une note financière (NF) à chaque candidat selon la formule ci-dessous : NF= 100 x Montant de l offre la moins disante / Montant de l offre considérée Etape 4 : Evaluation technico-financière La commission procédera alors au classement final des offres. A cet effet, un coefficient de pondération de 85 % sera appliqué à la note technique (NT) obtenue par le concurrent pour sa proposition technique, et de 15 % à la note financière (NF) obtenue pour sa proposition financière. Les offres seront alors classées en sommant les résultats de ces opérations : Note finale= 0.85 x note technique (NT) + 0.15 x note financière (NF) A l issue de l analyse Technico-financière, l offre qui sera retenue est celle qui aurait obtenu la note la plus élevée 16
Annexe 1 Coûts de stockage ; Coûts des équipements (racks, engins et moyens de manutention, équipements du froid etc.) ; Coûts du transport ; Coût du système d information (WMS) ; Coûts des installations et du matériel informatique (PC, imprimantes, téléphonie, câblage réseaux, guns etc.) ; Coûts des ressources humaines (MOS, MOD et MOI) ; Coûts des installations du personnel (bureau, locaux sanitaires, vestiaires etc.) ; Coûts du transport du personnel ; Coûts d assurance ; Coûts du système de sécurité ; Coûts des différentes prestations de nettoyage et gardiennage ; Coûts des consommables (Papier, emballages, Eau, Electricité, Energie etc.) ; Coûts d aménagement des sites ; Coûts de démarrage ; Etc. 17
Annexe 2 : MODELE DE L ACTE D ENGAGEMENT A- Partie réservée à l Administration : Recrutement d un Cabinet d Eude Objet: Réalisation d une étude de faisabilité de l externalisation des activités de stockage et de la distribution des produits pharmaceutiques aux établissements de santé du Ministère de la Santé B- Partie réservée au concurrent : a) Pour les personnes physiques : Je soussigné (1) :... (prénom, nom et qualité) Agissant en mon nom personnel et pour mon propre compte (1),... Adresse du domicile élu :... Affilié à la CNSS sous le n (2)... Inscrit au registre du commerce de (2) (localité) sous le n N de patente (2) b) Pour les personnes morales Je soussigné (1)... (prénom, nom et qualité au sein de l entreprise) Agissant au nom et pour le compte de... (raison sociale et forme juridique de la société) au capital de ------------------------------------------------------------------------------------------- Adresse du siège social de la société... Adresse du domicile élu... Affiliée à la CNSS sous le n (2)(3)... Inscrite au registre du commerce (2) (3)... (localité) sous le n. N de patente(2) (3)... En vertu des pouvoirs qui me sont conférés : Après avoir pris connaissance du dossier des Termes de Références, concernant les prestations précisées en objet de la partie A ci-dessus ; Après avoir apprécié à mon point de vue et sous ma responsabilité la nature et les difficultés que comportent ces prestations : 1. Remets, revêtu (s) de ma signature un bordereau de prix et un détail estimatif et/ou décomposition du montant global établi (s) conformément aux modèles figurant au dossier d appel d offres ; 2. M engage à exécuter les dites prestations conformément au cahier des prescriptions spéciales et moyennant les prix que j ai établi moi-même, lesquels font ressortir : a- - Lot unique : - Montant hors T.V.A... (en lettres et en chiffres) - Taux de la TVA (en pourcentage) - Montant de la T.V.A.... (en lettres et en chiffres) - Montant T.V.A. comprise... (en lettres et en chiffres) L Etat se libérera des sommes dues par lui en faisant donner crédit au compte (à la trésorerie générale, bancaire, ou postal)(4) ouvert à mon nom (ou au nom de la Société) à.(localité), sous le numéro (RIB). Fait à. le (Signature et cachet du concurrent) (1) : Lorsqu il s agit d un groupement, ses membres doivent : Mettre : «Nous, soussignés nous obligeons conjointement solidairement (choisir la mention adéquate et ajouter au reste de l acte d engagement les rectifications grammaticales correspondantes)» ; Ajouter l alinéa suivant : «désignons (prénoms, noms et qualité) en tant que mandataire du groupement» (2) : Pour les concurrents non installés au Maroc, préciser la référence des documents équivalents et lorsque ces documents ne sont pas délivrés par leur pays d origine, la référence à l attestation délivrée par une autorité judiciaire ou administrative du pays d origine ou de provenance certifiant que ces documents ne sont pas produits. (3) : Ces mentions ne concernent que les personnes assujetties à cette obligation (4) : Supprimer la mention inutile *) 18
ANNEXE N 3 MODELE DE LA DECLARATION SUR L HONNEUR Appel de recrutement d un Cabinet d Etudes Objet : Achat de médicaments A. Pour les personnes physiques : Je, soussigné :... (prénom, nom et qualité) Numéro de tél numéro du fax. Adresse électronique agissant en mon nom personnel et pour mon propre compte, Adresse du domicile élu :... Affilié à la CNSS sous le n... 1 Inscrit au registre de commerce de... (localité) sous le n... 1 n de patente..... 1 n du compte courant postal, bancaire ou du trésor (RIB) B. Pour les personnes morales : Je, soussigné :... (prénom, nom et qualité au sein de l entreprise) Numéro de tél numéro du fax. Adresse électronique agissant au nom et pour le compte de... (raison sociale et forme juridique de la société) au capital de :... Adresse du siège social de la société... Adresse du domicile élu :... Affilié à la CNSS sous le n (1) Inscrite au registre de commerce de... (localité) sous le n..(1) n de patente..(1) n du compte courant postal, bancaire ou du trésor (2)..(RIB) DECLARE SUR L HONNEUR 1. M engager à couvrir, dans les limites fixées dans le cahier des charges, par une police d assurance, les risques découlant de mon activité professionnelle ; 2. Que je remplie les conditions prévues à l article 24 du décret n 2-12-349 du 08 JOUMADA I 1434 (20 MARS 2013) relatif aux marchés publics ; 3. Etant en redressement judiciaire j atteste que je suis autorisé par l autorité judiciaire compétente à poursuivre l exercice de mon activité (2) 4. M engager, si j envisage de recourir à la sous-traitance : 5. m engage à ne pas recourir par moi-même ou par personne interposée à des pratiques de fraudes ou de corruption de personnes qui interviennent à quelques titre que ce soit dans les différentes procédures de passation, de gestion et d exécution du présent marché. 6. m engager à ne pas faire, par moi-même ou par personnes interposées, des promesses, des dons ou des présents en vue d influer sur les différentes procédures de conclusion du présent marché 7. atteste que je ne suis pas en situation de conflit d intérêt tel que prévu à l article 168 du décret n 2-12-349 précité 8. Je certifie l exactitude des renseignements contenus dans la présente déclaration sur l honneur et dans les pièces fournies dans mon dossier de candidature. 9. Je reconnais avoir pris connaissance des sanctions prévues par les articles 138 et 159 du décret n 2-12-349 précité, relatives à l inexactitude de la déclaration sur l honneur. Fait à... Le... Signature et cachet du concurrent*) (1) Pour les concurrents non installés au Maroc, préciser la référence aux documents équivalents lorsque ces documents ne sont pas délivrés par leur pays d origine ou de provenance (2) A supprimer le cas échéant (*) En cas de groupement, chacun des membres doit présenter sa propre déclaration sur l honneur 19
ANNEXE N 4 Nom Modèle de CURRICULUM VITAE Prénom Profession/Titre Spécialité et domaine d expertise Nombre d année d expérience dans le domaine concerné Date de naissance Nationalité Formation académique Liste des diplômes et certifications obtenus en commençant par le titre le plus récent. Pour chaque titre, prière indiquer la spécialité, la durée de la formation, l organisme et l année d obtention. Expérience professionnelle Dresser la liste de vos expériences depuis la fin des études par ordre chronologique inverse, en commençant par le plus récent. Pour chacune d elle, indiquer la période et le nom de l organisation. Qualification et Expertise dans le domaine concerné Donner un aperçu de votre qualification et de votre expertise relative au domaine relatif à la mission que vous aller prendre en charge. Références relatives au domaine concerné Donner un aperçu de vos références concernant des missions similaires à celle que vous devez prendre en charge. Pour chacune d elle, indiquer la période et le nom de l organisation. Langues Indiquer, pour chacun des langues, le niveau de connaissance. Autres Affiliation à des associations / groupements professionnels 20
Liste des acronymes CHP CHR DA DP DPRF DELM DMP ESSB LNCM MEF MO MOD MOI MOS MS NF NT PP RAMED SI SIAAP TDRs WMS Centre Hospitaliers Provinciaux Centre Hospitaliers Régionaux Division Approvisionnement Direction de la Population Direction de la Planification et des Ressources Financières Direction de l Epidémiologie et de la Lutte Contre les Maladies Direction du Médicament et de la Pharmacie Etablissement de Soins de Santé de Base Laboratoire National du Contrôle de Médicament Ministère de l'economie et des Finances Maître d ouvrage Main d Œuvre Directe Main d Œuvre Indirecte Main d Œuvre de Structure Ministère de la Santé Note Financière Note Technique Produits Pharmaceutiques Régime d Assistance Médicale pour les Economiquement Démunis Systèmes d Informations Service des Infrastructures des Actions Ambulatoires Provinciales Termes de Références Warehouse Management System 21