Procédure Changement de taux horaire
Allez sur le «Portail TEPS» Entrez le mot de passe et cliquez sur la flèche www.hewitt.ca/teps
Dans la section «Service»
Sous l onglet «Références rapides» Vous y trouverez la procédure à suivre
Sous l onglet «Formulaire», cliquez sur «Formulaire changement de taux horaire»
Entrez votre «CWS Login ID» et votre mot de passe (Veuillez vous assurer qu il est bien fonctionnel avant de commencer)
«Warranty Administration» Selon votre «CWS Login ID», votre code de concessionnaire TEPS apparaîtra automatiquement.
Sous MDLR - Cliquez sur «Create Rate Request»
Ces données sont entrées automatiquement avec votre CWS Login ID *Voir note ci-dessous* Si vous avez des succursales affiliées, plusieurs codes TEPS apparaîtront. Cliquez sur le code TEPS concerné. En utilisant la flèche, cliquez sur «truck» (si applicable, cliquez sur «Commercial engine») Cliquez dans le carré pour mettre la date effective que vous proposez. Par défaut, le calendrier vous donnera le choix d une date ultérieure à 30 jours suivant votre demande. * NOTE * : Le «CWS Login ID» de l employé qui remplit le formulaire, doit être attitré au concessionnaire concerné sinon la demande ne fonctionnera pas. Si un employé doit faire la demande pour une autre succursale faisant partie de leur partenariat (Mega dealer), à moins qu il ne soit déjà affilié à cette concession, celui-ci devra avoir un autre «CWS Login ID».
Cliquez sur «CAD» Cliquez dans les carrés pour sélectionner les dates de la période couverte pour le calcul de vos données, soit les dates de votre dernière année fiscale (exemple: date de début 2015-06-01 - date de fin 2016-05-31). Km par défaut
NOTE: Nous vous recommandons fortement de remplir ces cases si vous désirez récupérer une partie des coûts de fournitures d atelier et des frais environnementaux: Entrez le nombre total d heures de main d oeuvre travaillées pour l année que vous avez sélectionnée ci-dessus Entrez le coût des fournitures d atelier pour l année que vous avez sélectionnée ci-dessus Si applicable, entrez les dépenses associés à la disposition des matériaux tels que l huile, l antigel et autres pour l année que vous avez sélectionnée ci-dessus Si applicable, entrez le montant récupéré suite au recyclage des matériaux toxiques pour l année que vous avez sélectionnée ci-dessus
Entrez le taux horaire que vous avez proposé l année dernière (pour connaître ce taux, veuillez vous référer au courriel que vous avez reçu de Hewitt) (ex: 102.65 n entrez pas le $) Entrez le nouveau taux horaire que vous proposez pour la prochaine année. *Voir note ci-dessous* Vous devez entrer la raison pour laquelle vous désirez changer votre taux horaire sinon ne rien mettre *NOTE*: Vous devez compléter le formulaire à toutes les années même si vous ne changez pas de taux horaire.
Cliquez sur la loupe pour sélectionner le nom de la personne responsable d approuver votre demande chez Hewitt
NOTE: Vous devez absolument mettre le nom de Lise Malenfant sinon elle ne pourra pas approuver votre demande. Il est préférable de choisir le premier «Lise Malenfant».
NOTE: Les champs avec astérisque (*) doivent absolument être complétés. Cliquez sur «Calculate Rates». Un tableau s affichera avec les calculs de votre taux. Vous pouvez imprimer ce tableau.
Cliquez ensuite sur «Submit request»
Après avoir soumis la demande, le système vous donnera un numéro de «Req ID» et le statut «submitted»
Vous recevrez un message notifiant que votre demande a été transmise correctement. Elle sera identifiée par un numéro «Req ID #» et un statut «Request Status» Submitted. Si vous recevez un message de problème, il faudra réviser les données de votre demande avant d en refaire une autre. Vous pouvez également communiquer avec Lise au 514.630.3100 poste 2506. Si vous prévoyez augmenter votre taux horaire, vous devez nous fournir environ 10 copies de factures de réparations de moteurs Caterpillar, hors garantie, datées en dedans de 90 jours avant votre demande de changement. Tout de suite après l envoi de votre demande de changement de taux, veuillez faire parvenir le scan de vos factures par courriel à lmalenfant@hewitt.ca en y indiquant votre numéro «Req ID #». Si vous avez plusieurs pages, veuillez faire votre envoi en 2 ou 3 parties. Si vous n augmentez pas votre taux horaire, vous n avez pas à nous faire parvenir les copies de facture mais vous devez tout de même compléter le formulaire.
Après vérification de la demande avec le Directeur Général (Dave LeBlanc): Si tout est correct, la demande sera envoyée à notre représentant Caterpillar pour approbation et par la suite à Global Warranty pour le changement de taux horaire dans le système. Vous recevrez une lettre de Hewitt spécifiant la date effective de votre nouveau taux horaire. Si des changements sont nécessaires, la demande sera refusée et vous sera retournée. Vous devrez à ce moment faire les corrections avant de resoumettre une nouvelle demande. Pour de plus amples informations concernant cette procédure, n hésitez pas à communiquer avec Lise Malenfant au 514.630.3100 poste 2506.