> Courriers officiels (chrono) courriers départ Référent : Assistant accueil/standard Pièce nécessaire : aucune Tout courrier officiel adressé à un partenaire extérieur doit présenter un numéro de chrono. ETAPE N 1 : CREER LE NUMERO DE CHRONO Le numéro de chrono est choisi par le logiciel Milord. Dans la page d accueil, cliquez dans la partie Courriers, Appels et Agendas. Cliquez ensuite sur : 3 Courriers 2 Courriers au départ
La page suivante s ouvre. Appuyer sur la touche «inser» de votre clavier pour créer un numéro de chrono. A cet instant, vous devez inscrire les éléments suivants : Expéditeur nom : il faut inscrire le signataire du courrier. Pour la majorité des courriers veuillez inscrire le nom du directeur. Seul le nom suffit. Destinataire nom : Inscrivez le destinataire du courrier. Le nom de la personne suffit. S il y a plusieurs destinataires, cliquez sur «Autres destinataire». Tapez ensuite le nom des personnes concernées et double-cliquez dessus. Il ne vous reste plus qu à valider.
Référence : pour obtenir le numéro de référence (numéro de chrono), cliquez dans la case à côté du D. Un numéro sera automatiquement généré, numéro qui sera à reporter dans le courrier. Objet : indiquez la raison de l envoi du courrier. Type de courrier : choisissez le type de courrier dans la liste. Dans la majorité des cas, cela sera une lettre. Affaire : inscrivez «suivie par «nom de l agent»». Date de retour souhaitée : à indiquer seulement si vous avez une date de retour. Sinon ne rien remplir (majorité des cas). Votre écran doit donc ressembler à cela (ne pas tenir compte des noms) : Vous pouvez valider votre courrier. ETAPE N 2 : CREER LE COURRIER AVEC LE CHRONO Les courriers doivent respecter une charte graphique définie par l agence, et commune à l ensemble des collaborateurs. Il existe un modèle type, qu il est possible de récupérer en inscrivant le lien suivant dans la barre d adresse : \\Serv2008\arrt\transfert\modèles ciclic ordinateur ; réseau ; serv2008 ; arrt ; transfert ; modèles Ciclic ; modèle pour papier entête.
Lors de la rédaction de votre courrier, veuillez indiquer le numéro de chrono dans le courrier. Dans le cas présent, cela serait D 5 894. Indiquez ensuite l objet du courrier et le nom de l agent qui suit le dossier. ETAPE N 3 : SCANNER LE COURRIER Dès que le directeur a signé le courrier, il est nécessaire de le scanner afin le rattacher dans le logiciel Milord. Pour cela, la manipulation suivante est à réaliser avec la photocopieuse : Appuyer tout d abord sur le bouton Fax/Numérisation, ensuite appuyez successivement sur ABC, puis Chrono D. Pour régler les différents paramètres du document, appuyez sur Param. Numéris.
Aller ensuite dans Nom Document. Tapez ici le numéro de chrono du courrier. Dans le cas présent, le nom du document sera D5894. Validez. Vous pouvez également régler différents paramètres comme le format (Recto/verso), le type de fichier, etc.
Appuyez ensuite le bouton Départ. ETAPE N 4 : Valider et rattacher le courrier à Milord. Retournez dans le courrier que vous avez créez précédemment dans Milord. A l intérieur du fichier, cliquez sur Complément, puis sur informations complémentaires.
Cliquez ensuite sur Document Informatique et sur pour sélectionner le fichier. Une petite fenêtre s ouvre. Cliquez dans le «lecteurs» et choisissez «v:\\serv2008\sg\scan» Double cliquez ensuite sur Chrono D pour ouvrir le fichier correspondant.
Allez ensuite dans le nom du fichier et tapez votre numéro de chrono pour le récupérer. Cliquez sur OK. Une fois la procédure réalisée, vous pouvez valider votre courrier et l expédier.