la famille en valeur Guide de redditin de cmptes Rapprt financier annuel 2015-2016 CENTRES DE LA PETITE ENFANCE GARDERIES SUBVENTIONNÉES BUREAUX COORDONNATEURS DE LA GARDE EN MILIEU FAMILIAL
Tus les termes qui renvient à des persnnes snt pris au sens générique. Ils nt à la fis la valeur du masculin et du féminin. Les hyperliens électrniques permettant d accéder au site Web du ministère de la Famille snt fnctinnels en date du 1 er avril 2016. ISBN : 978-2-550-75252-3 (PDF) Dépôt légal Biblithèque et Archives natinales du Québec, 2016 Biblithèque et Archives Canada, 2016 Guvernement du Québec 2016 Tus drits réservés pur tus pays. 2
AVANT-PROPOS Le présent guide, qui prte sur la redditin de cmptes 2015-2016, s adresse aux membres des cnseils d administratin de centres de la petite enfance (CPE), aux bureaux crdnnateurs de la garde en milieu familial (BC), aux garderies subventinnées ainsi qu aux auditeurs de ces entreprises, qui divent transmettre au ministère de la Famille (Ministère) un rapprt financier annuel vérifié, cnfrmément à l article 61 de la Li sur les services de garde éducatifs à l enfance (L.R.Q., chapitre S-4.1.1). Ce guide est mis à la dispsitin des entreprises de services de garde éducatifs et de leur auditeur afin de faciliter leur travail. Les éléments qu il cntient visent simplement à cncrétiser les rientatins retenues par le Ministère en matière de redditin de cmptes. Ils déculent de la Li et de ses règlements ainsi que des règles de l ccupatin, des règles budgétaires des CPE, des BC, des respnsables d un service de garde (RSG) et des garderies subventinnées, et des règles de redditin de cmptes pur l exercice financier 2015-2016. 3
TABLE DES MATIÈRES PARTIE I FAITS SAILLANTS... 5 PARTIE II GÉNÉRALITÉS... 8 PARTIE III DOSSIER FINANCIER EN LIGNE ET IDENTIFICATION DE L ENTREPRISE... 11 PARTIE IV ÉTATS FINANCIERS ET RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES... 14 PARTIE V ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL... 24 PARTIE VI ÉTAT DES SUBVENTIONS OCTROYÉES AUX RSG... 25 PARTIE VII ÉTAT DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS... 26 PARTIE VIII TABLEAU DE BORD ET VALIDATION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL... 28 PARTIE IX TRANSMISSION ET IMPRESSION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL... 32 PARTIE X AUDIT DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL... 33 PARTIE XI APPROBATION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL ET TRANSMISSION AU MINISTÈRE... 36 PARTIE XII PRÉPARATION ET TRANSMISSION D UN RAPPORT FINANCIER ANNUEL AMENDÉ... 38 4
PARTIE I FAITS SAILLANTS 1. Emprunts et effets à payer liés aux immbilisatins (ligne 153.1) La ligne 153.1 a été ajutée dans le passif à curt terme au bilan afin de présenter distinctement les emprunts et effets à payer liés aux immbilisatins. Le financement intérimaire (marge de crédit) cntracté dans le cadre d un prjet financé par le prgramme de financement des infrastructures dit être cmptabilisé sur cette nuvelle ligne. 2. Dns affectés à un prjet d immbilisatin reprtés (ligne 185.2) La ligne 185.2 a été ajutée dans le passif à lng terme au bilan afin de présenter distinctement les dns affectés à un prjet d immbilisatin. Les dns affectés à l achat d immbilisatins qui sernt amrties divent être reprtés et cmptabilisés en prduits seln la même méthde que celle suivie pur l amrtissement des immbilisatins acquises. Les dns affectés à l achat d un terrain divent être présentés directement dans l actif net investi en immbilisatin puisque le terrain est une immbilisatin nn amrtissable. 3. Dns affectés à un prjet d immbilisatin (ligne 486) La ligne 486 a été ajutée dans l annexe 1 (Ventilatin des prduits) afin de présenter distinctement les prduits liés à l amrtissement des dns affectés à un prjet d immbilisatin reprtés inscrits à la ligne 185.2. 4. Allcatin spécifique pur la transitin liée à la révisin du mde de financement des CPE et des garderies subventinnées En mars 2016, tus les CPE et les garderies nt reçu une allcatin spécifique pur la transitin liée à la révisin du mde de financement. Cette allcatin spécifique fait partie intégrante de la subventin de fnctinnement de l exercice financier 2015-2016. Cette allcatin dit être cmptabilisée dans le rapprt financier annuel (RFA) 2015-2016 à titre de subventin reprtée (ligne 188 du bilan en inscrivant «allcatin de transitin reprtée»), si les dépenses afférentes à cette allcatin snt engagées au curs des exercices financiers 2016-2017 et 2017-2018. L allcatin de transitin sera cnstatée à titre de revenu au curs des exercices financiers ù les dépenses afférentes sernt engagées. 5. Allcatin spécifique Emprunt lié aux immbilisatins dnt l acquisitin a été autrisée avant le 1 er aût 2002 L allcatin spécifique accrdée pur le rembursement des emprunts liés aux immbilisatins dnt l acquisitin a été autrisée avant le 1 er aût 2002 fait partie intégrante de la subventin de fnctinnement 2015-2016. Ce mntant dit être cmptabilisé cnfrmément aux paragraphes 38 et 39 du chapitre 4410 du Manuel de CPA Canada Cmptabilité. L allcatin spécifique affectée au rembursement de la dette cntractée pur financer une immbilisatin amrtissable dit être reprtée et amrtie seln la même méthde que celle suivie pur l amrtissement de cette immbilisatin. Cette allcatin dit être cmptabilisée dans le 5
rapprt financier annuel 2015-2016 à titre de subventin reprtée (ligne 167 du bilan en inscrivant «allcatin pur le rembursement de la dette reprtée»). L allcatin spécifique affectée au rembursement de la dette cntractée pur financer le terrain dit être présentée directement dans les actifs nets investis en immbilisatins, puisque le terrain est une immbilisatin nn amrtissable. 6. État de la rémunératin du persnnel - Aides-éducatrices À cmpter de l exercice financier 2015-2016, les garderies devrnt remplir le tableau de la rémunératin des aides-éducatrices. L infrmatin recueillie dans ce nuveau tableau permettra au Ministère d effectuer différentes analyses et d établir des statistiques. 7. La tenue de registres de salaires Une entreprise qui est à la fis titulaire d au mins un permis de garderie subventinnée et d au mins un permis de garderie nn subventinnée dit tenir des registres distincts de salaires. En aucun cas, la rémunératin du persnnel d une garderie nn subventinnée ne dit être cnfndue avec celle d une garderie subventinnée dans le rapprt financier annuel. De plus, une entreprise titulaire d un permis de centre de la petite enfance u de garderie dnt les places snt subventinnées u qui est agréée à tire de bureau crdnnateur de la garde en milieu familial (BC) dit, si elle gère également des activités autres que la garde en installatin u la crdinatin de la garde en milieu familial, distinguer la rémunératin du persnnel asscié à chaque activité par la tenue de registres de salaires distincts. L état de la rémunératin du persnnel dit inclure uniquement la rémunératin du persnnel affecté à la prestatin de services de garde subventinnés. La rémunératin du persnnel affecté à d autres activités dit être inscrite à la 589 «Autres frais d administratin» de l annexe 2 incluant la présentatin d une nte cmplémentaire aux états financiers. 8. État des subventins ctryées aux RSG À cmpter de l exercice financier 2015-2016, les bureaux crdnnateurs de la garde en milieu familial (BC) devrnt inscrire le numér de fiche de chaque persnne respnsable d un service de garde en milieu familial (RSG) enregistré dans l état des subventins ctryées aux RSG. Le numér de fiche est un numér unique attitré à chacune des RSG lrsque le BC déclare les dnnées bligatires recueillies par le Ministère lrs de la mise à jur du registre des RSG. À la ligne 876.70 de l état des subventins ctryées aux RSG, il est mentinné que le BC dit prduire et transmettre le smmaire 27 et les relevés 27 pur l année fiscale 2015 à Revenu Québec. En raisn de l annulatin du smmaire 27 par Revenu Québec, le BC n a plus à transmettre ce frmulaire lrsqu il prduit les relevés 27. De plus, la ligne 876.90 a été ajutée dans l état des subventins ctryées aux RSG afin de s assurer que le BC a prduit et transmis les relevés 30 pur l année fiscale 2015 aux parents et à Revenu Québec. 6
9. Tableau 1A Enfants âgés de 18 à 29 mis à la pupnnière et enfants âgés de 18 à 35 mis La présentatin du tableau 1A a été mdifiée afin de cllecter des renseignements additinnels relatifs à l ccupatin et aux présences réelles des enfants âgés de 18 à 29 mis qui fréquentent la pupnnière. Les tranches d âge de 18 à 23 mis et de 24 mis à 35 mis nt été regrupées sus la clnne «Enfants PCR de 18 à 35 mis». 10. Tableau 3A - Infrmatin sur les jurs de fermeture La présentatin du tableau 3A a été mdifiée afin de cllecter des renseignements additinnels prtant ntamment sur les éléments suivants : Date de début et de fin des jurs de fermeture; Nmbre de jurs; Cause de la fermeture (prévue à l entente de subventin, cas frtuit, grève, cessatin cncertée de travail, lck-ut et nn prévue à l entente de subventin autre qu un cas frtuit, une grève, une cessatin cncertée de travail et un lck-ut); Nmbre de jurs d ccupatin assciés aux jurs de fermeture cmptabilisés dans les tableaux 1A et 1B; Nmbre de jurs d ccupatin assciés aux jurs de fermeture attribuables à des cas frtuits excluant le 1 er jur; Services administratifs fferts dans l installatin dans le cas d un jur de grève, d une cessatin cncertée de travail u d un lck-ut; Nmbre de jur(s) de fermeture prévu(s) anticipé(s) du prchain exercice financier. 11. Tableau 4 État de l ccupatin et des présences réelles des enfants NON PCR de 59 mis u mins À cmpter de l exercice financier 2015-2016, les BC ne divent plus remplir le tableau 4 État de l ccupatin et des présences réelles des enfants NON PCR de 59 mis u mins. 7
PARTIE II GÉNÉRALITÉS 1. Situatins exigeant la prductin d un rapprt financier annuel (RFA) 2015-2016 Vus devez prduire un RFA pur l exercice financier 2015-2016 si vus êtes dans l une des situatins suivantes : entre le 1 er avril 2015 et le 31 mars 2016, vus étiez titulaire d un permis de CPE u de garderie u détenteur d un agrément de BC délivré par le Ministère; entre le 1 er avril 2015 et le 31 mars 2016, vus avez reçu des smmes du Ministère pur un prjet d implantatin d un service de garde. Vus devez prduire un RFA même si, pur quelque raisn que ce sit, vus avez cessé vs activités au curs de l exercice 2015-2016. 2. Type de mandat cnfié à l auditeur Le type de mandat cnfié à l auditeur dit être cnfrme aux articles 61 et 62 de la Li sur les services de garde éducatifs à l enfance (L.R.Q., chapitre S-4.1.1) : «61. Le titulaire de permis u le bureau crdnnateur qui reçit une subventin en vertu de la présente li dit transmettre au ministre un rapprt financier pur l exercice financier précédent au plus tard tris mis après la fin de sn exercice financier.» Vérificatin «Ce rapprt est vérifié si le mntant des subventins ctryées au curs de l exercice financier précédent ttalise 25 000 $ et plus.» Exercice financier incmplet «62. Le titulaire de permis u le bureau crdnnateur qui cesse ses activités u dnt le permis est révqué u nn renuvelé, u encre dnt l agrément est retiré u n est pas renuvelé dit transmettre au ministre sn rapprt financier pur la péride qui s étend du début de l exercice financier en curs jusqu à la date de cessatin de ses activités u d échéance du permis u de l agrément.» 3. Date de fin d exercice pur 2015-2016 La fin de l exercice financier est précisée à l article 60 de la Li sur les services de garde éducatifs à l enfance. «60. L exercice financier d un titulaire de permis u d un bureau crdnnateur se termine le 31 mars de chaque année, à mins qu une date différente sit déterminée par une autre li.» Dans le cas d une cessatin des activités durant l exercice 2015-2016, le CPE, le BC u la garderie ayant cessé définitivement d expliter un service de garde sus permis dit prduire un RFA 2015-2016 pur la péride cmprise entre le 1 er avril 2015 et la date de cessatin des activités. Si telle est vtre situatin, veuillez cmmuniquer avec le Ministère pur btenir des précisins. 8
4. Délai accrdé pur prduire le RFA 2015-2016 Le RFA 2015-2016 dit être transmis au Ministère au plus tard tris mis suivant la fin de l exercice financier. Dans la majrité des cas, vtre rapprt dit être sumis au plus tard le 30 juin 2016. Tutefis, si vus avez cessé vs activités au curs de l exercice financier 2015-2016, vtre rapprt dit être sumis dans les tris mis suivant la cessatin de vs activités, la date d échéance de vtre permis u celle de vtre agrément. 5. Analyse financière du Ministère Le Ministère prcédera à l analyse financière du RFA que le titulaire de permis u le BC sumettra. Il est pssible que, à la suite de cette analyse, le Ministère révise le mntant des subventins auxquelles le titulaire de permis u le BC a drit pur l exercice financier 2015-2016. Dans cette éventualité, les smmes sernt payées u récupérées à même les versements de l exercice 2015-2016, cmme il est prévu dans la plitique de versement des subventins énncée dans les règles budgétaires 2015-2016. Le Ministère prcédera également à l ajustement de tutes les subventins pur lesquelles le mntant final d attributin ne peut être établi qu à la lumière des résultats de l exercice. Au curs de sn audit, l auditeur prtera un jugement sur l évaluatin des estimatins faites par le titulaire de permis u le BC à l égard de ces subventins. 6. Prcédure de cnversin et de téléchargement d un fichier en frmat PDF Seuls les fichiers en frmat PDF qui respectent les critères suivants peuvent être téléchargés dans le RFA : le fichier ne cntient aucun virus; la taille du fichier n excède pas 3 M; le fichier n est pas prtégé par un mt de passe; l impressin du cntenu du fichier PDF ne dit pas être désactivée. Vus puvez télécharger un seul fichier PDF dans les parties suivantes : Ntes cmplémentaires aux états financiers; Rapprt de l auditeur indépendant sur les états financiers; Rapprt de l auditeur indépendant sur l état de la rémunératin du persnnel; Rapprt de l auditeur indépendant sur l état des subventins ctryées aux RSG; Rapprt de l auditeur indépendant sur l état de l ccupatin et des présences réelles des enfants; Cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne; Lettre de l auditeur dans le cas d un RFA amendé. Si vus tentez de télécharger un deuxième fichier PDF dans une même partie, le premier fichier sera écrasé autmatiquement sans avertissement. Quelques slutins vus snt prpsées pur cnvertir vs fichiers en frmat PDF. Cependant, elles ne snt pas nrmalisées ni supprtées par l équipe du Ministère. 9
Les utilisateurs de Micrsft Office 2007 peuvent cliquer sur l hyperlien suivant pur cnsulter un cmplément qui permet d enregistrer un fichier en frmat PDF : http://www.micrsft.cm/dwnlads/fr-fr/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059- a2e79ed87041. Pur les utilisateurs des versins antérieures à Micrsft Office 2007, le lgiciel Adbe Acrbat Pr est accessible à partir de l hyperlien suivant : http://www.adbe.cm/. Une autre méthde efficace pur créer des fichiers PDF est la numérisatin. Les imprimantes dtées d un numériseur ffrent la pssibilité d enregistrer des dcuments en frmat PDF. Pur télécharger un fichier PDF dans le RFA, vus devez cliquer sur le butn «Parcurir», sélectinner un fichier PDF dans vtre pste de travail et cliquer sur le butn «Enregistrer». Vus devez par la suite cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque le fichier PDF est téléchargé. 10
PARTIE III DOSSIER FINANCIER EN LIGNE ET IDENTIFICATION DE L ENTREPRISE 1. Inscriptin à clicséqur Avant de prduire vtre RFA, vus devez être inscrit à clicséqur. Vus puvez cnsulter la prcédure d inscriptin détaillée à l adresse suivante : http://www.mfa.guv.qc.ca/fr/publicatin/dcuments/guide-utilisateur-pes-partie-1.pdf. 2. Présentatin du dssier financier en ligne La page d accueil du dssier financier en ligne affiche les services électrniques. Vus devez sélectinner «Rapprt financier annuel (RFA)» dans le menu de gauche pur que la liste des rapprts financiers s affiche. Versins du RFA Versin riginale : il s agit de la première versin du RFA qui est prduite. Versin amendée : il s agit d une nuvelle versin du RFA qui est prduite. Elle remplace la versin riginale précédente. Versin crrigée : il s agit d une nuvelle versin du RFA prduite par le Ministère. Les quatre mdes du RFA Le mde «Bruilln» permet au cmptable de remplir et de valider tus les frmulaires du RFA. Le mde «Vérificatin» permet à l auditeur de rédiger les tris rapprts de l auditeur indépendant (quatre rapprts dans le cas d un BC) ainsi que la partie qui cncerne la cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne, et de répndre au questinnaire à l intentin de l auditeur. Le mde «Apprbatin» permet aux administrateurs u aux prpriétaires de remplir le frmulaire d apprbatin et de transmettre le RFA au Ministère. Le mde «Officiel» cnfirme que le RFA a été transmis au Ministère. 11
Butns dispnibles Créatin du RFA Ce butn permet de créer vtre RFA. Ce butn permet d accéder à vtre RFA une fis qu il a été prduit. Ce butn permet de créer une nuvelle versin de vtre RFA, ntamment lrs d une demande de révisin du calcul de la subventin finale. À partir du dssier financier en ligne, cliquez sur le butn Créer un RFA. Le frmulaire d identificatin de l entreprise s affiche. 3. Identificatin de l entreprise Lrsqu n accède au RFA, l nglet «Identificatin» est actif et le frmulaire «Identificatin de l entreprise» s affiche par défaut. Plusieurs renseignements snt déjà inscrits. Ceux-ci cncernent l identificatin de l entreprise, les installatins et le BC, le cas échéant. La péride indiquée par défaut est celle du 1 er avril 2015 au 31 mars 2016. Elle est mdifiable si vus avez cmmencé u cessé vs activités au curs de l exercice financier 2015-2016. Le numér de divisin de garde en installatin crrespnd au numér de référence de huit chiffres qui est indiqué dans vs crrespndances avec le Ministère. Le numér de divisin du BC crrespnd au numér d agrément qui est cmpsé de huit chiffres et qui débute par 7000. Le nm de la divisin de garde en installatin crrespnd au nm de la divisin principale. Les renseignements sur les installatins et sur le BC, le cas échéant, snt déjà inscrits. Vus devez remplir la sectin sur la firme de vérificatin. Butns dispnibles dans le frmulaire «Identificatin de l entreprise» Visualiser/imprimer Enregistrer Accéder aux frmulaires Quitter le RFA Ce butn permet de visualiser le frmulaire d identificatin dans une versin imprimable. Vus puvez également imprimer le frmulaire. Ce butn permet d enregistrer les dnnées saisies sans déclencher la prcédure de validatin du frmulaire. Ce butn permet d accéder aux différents frmulaires du RFA. Il devient fnctinnel uniquement après que vus aurez validé le frmulaire d identificatin. Ce butn permet de quitter le RFA et vus amène à vtre dssier financier en ligne. 12
Vérificatin des renseignements et mdificatins à apprter Vérifiez tus les renseignements cntenus dans le frmulaire. Si vus cnstatez une erreur u désirez mdifier les dnnées d identificatin, veuillez cmmuniquer avec le technicien respnsable de vtre dssier au Ministère. Frmatin en ligne sur la prestatin électrnique du RFA Une frmatin en ligne a été cnçue pur sutenir les CPE, les BC, les garderies et les auditeurs dans la réalisatin de leur mandat. Elle se cmpse de tris leçns, subdivisées en fnctin du rôle des intervenants, à savir le cmptable (persnne respnsable de remplir le RFA), l auditeur et l apprbateur. Cette frmatin peut être téléchargée à partir du site Web du Ministère. La lettre invitant les CPE, les BC et les garderies à remplir le RFA 2015-2016 précise cmment accéder à la frmatin en ligne. 13
PARTIE IV ÉTATS FINANCIERS ET RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES 1. Prcédure suggérée pur remplir la partie des états financiers et des renseignements cmplémentaires Débutez par la sectin des renseignements cmplémentaires. Remplissez les annexes 1 à 6 puisque les mntants qui y snt inscrits snt reprtés dans les états financiers. Remplissez l état des résultats. Remplissez l état de l évlutin de l actif net si l entreprise est un rganisme sans but lucratif. Remplissez l état de l évlutin de l avir net si le CPE u le BC est une cpérative. Remplissez l état du capital des assciés si la garderie est une sciété en nm cllectif. Remplissez l état des capitaux prpres si la garderie est une entreprise persnnelle. Remplissez l état des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt si la garderie est une cmpagnie. Remplissez le bilan. Remplissez l état des flux de trésrerie. Remplissez les ntes cmplémentaires aux états financiers au fur et à mesure que vus remplissez la partie des états financiers. Cnsultez le tableau de brd et assurez-vus que tus les frmulaires nt le statut «Rempli et valide». 2. Butns dispnibles et tuches de déplacement dans les frmulaires Butns dispnibles dans tus les frmulaires Visualiser/imprimer Enregistrer Frmulaire cmplété Quitter le RFA Ce butn permet de visualiser le frmulaire d identificatin dans une versin imprimable. Vus puvez également imprimer le frmulaire. Ce butn permet d enregistrer les dnnées saisies sans déclencher la prcédure de validatin du frmulaire. Ce butn permet de déclencher la prcédure de validatin du frmulaire. Ce butn permet de quitter le RFA et vus amène à vtre dssier financier en ligne. 14
Déplacements dans tus les frmulaires Dans tus les frmulaires du RFA, les déplacements snt effectués à l aide de la suris u de la tuche TAB. La tuche «Entrée» (u «Enter») et les flèches ne fnctinnent pas dans l applicatin du RFA. 3. Chiffres cmparatifs de l exercice financier précédent Les chiffres cmparatifs de l exercice financier précédent prviennent d une imprtatin des dnnées de vtre rapprt financier de l exercice précédent. Tutefis, il est pssible de mdifier ces dnnées afin d effectuer certains reclassements u un redressement affectant l exercice antérieur (2014-2015). Par cntre, ces redressements ne cnstituent pas un RFA amendé cnfrme aux dcuments exigés pur dépser une demande de révisin du calcul de la subventin pur l exercice financier 2014-2015. Les chiffres cmparatifs de l exercice financier précédent pur un CPE u un BC peuvent être mdifiés en sélectinnant l nglet «Grand ttal 2015 & 2016». Pur une garderie, les chiffres cmparatifs de l exercice financier précédent peuvent être mdifiés en accédant à la clnne 2015. 4. Aide sur le frmulaire Une aide en ligne est accessible en tut temps dans chaque frmulaire. Une aide pur certaines lignes est furnie en cliquant sur le i situé à la drite du champ. Les règles de redditin de cmptes applicables à cette ligne s affichent. Il est également pssible d btenir une aide glbale cncernant le frmulaire en curs en cliquant sur le lien suivant : Nte imprtante À l uverture d une sessin Web, l applicatin du RFA est prgrammée pur que vtre sessin se ferme autmatiquement après 20 minutes, s il n y a pas eu de sauvegarde durant ce délai. Dnc, pendant la saisie des dnnées dans les frmulaires, il est frtement recmmandé d effectuer des sauvegardes à intervalles réguliers, à l aide du butn «Enregistrer», pur que la cnnexin ne sit pas interrmpue. Si vus n effectuez aucune sauvegarde durant 20 minutes cnsécutives, le système fermera vtre sessin Web et vus perdrez les dnnées saisies depuis la dernière sauvegarde. Ce délai de 20 minutes est une nrme de sécurité guvernementale pur tutes les prestatins électrniques sécurisées. L interruptin de la sessin vise à assurer la cnfidentialité et la sécurité des dnnées. 15
5. Renseignements cmplémentaires (annexes 1 à 6) 5.1. Annexe 1 Ventilatin des prduits Pur les CPE et les BC, l annexe 1 cmprte les nglets suivants : un nglet par installatin; un nglet pur la divisin de garde en installatin; un nglet pur la divisin du BC (le cas échéant); un nglet «Grand ttal 2015 & 2016». Pur les garderies, vus devez sélectinner la sectin que vus désirez remplir. L annexe 1 cmprte les quatre sectins suivantes : Subventins guvernementales; Revenus de garde; Autres revenus reliés à la garde; Prduits d autres surces. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l annexe 1. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l annexe 1. 5.2. Annexe 2 Ventilatin des charges Pur les CPE et les BC, l annexe 2 cmprte les nglets suivants : un nglet par installatin; un nglet pur la divisin de garde en installatin; un nglet pur la divisin du BC (le cas échéant); un nglet «Grand ttal 2015 & 2016». Pur les garderies, vus devez sélectinner la sectin que vus désirez remplir. L annexe 2 cmprte les tris sectins suivantes : Frais de garde et d éducatin; Frais reliés aux lcaux; Frais généraux. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l annexe 2. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l annexe 2. 16
5.3. Annexe 3 Subventins pur les prjets de dévelppement et d investissement en infrastructure reprtées L annexe 3 s adresse uniquement aux CPE et prte sur les subventins de dévelppement et d investissement en infrastructure reprtées. Il est suggéré de remplir l annexe 3 avant l annexe 1, car le mntant inscrit dans la clnne «Amrtissement de l exercice» de la ligne 699 est reprté autmatiquement à la ligne 403 de l annexe 1. Le mntant inscrit dans la clnne «Slde au 31 mars 2016» de la ligne 699 est reprté autmatiquement à la ligne 185 du bilan. Le mntant de l amrtissement de la subventin reprtée dit être inscrit dans la clnne «Amrtissement de l exercice». Ce mntant dit être un nmbre entier négatif. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l annexe 3. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l annexe 3. 17
5.4. Annexe 5 Immbilisatins crprelles Pur les CPE et les BC, l annexe 5 cmprte les nglets suivants : un nglet par installatin; un nglet pur la divisin de garde en installatin; un nglet pur la divisin du BC (le cas échéant); un nglet «Grand ttal 2015 & et 2016». Pur les garderies, vus devez sélectinner la sectin que vus désirez remplir. L annexe 5 cmprte les rubriques suivantes : Terrain; Bâtisse; Améliratin lcative; Aménagement de terrain; Matériel rulant; Équipement; Mbilier de bureau; Équipement infrmatique; Autres. Les dnnées dans certains champs prviennent d une imprtatin à partir du RFA de l exercice précédent : Cût au 1 er avril 2015; Amrtissement cumulé Slde au 1 er avril 2015; Cadre u prgramme; Amrtissement : méthde et taux; Date de fin de bail pur les améliratins lcatives. Tus les champs qui cntiennent des dnnées imprtées snt mdifiables. Le mntant inscrit dans la clnne «Valeur nette au 31 mars 2016» de la ligne 799.6 est reprté autmatiquement à la ligne 135 du bilan. Pur les garderies, le mntant inscrit dans la clnne «Valeur nette au 31 mars 2016» de la ligne 799.5 est reprté autmatiquement à la ligne 136 du bilan. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l annexe 5. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l annexe 5. 18
5.5. Annexe 6 Dette à lng terme L annexe 6 s applique aux CPE et aux BC. Certains champs prviennent d une imprtatin des dnnées du RFA de l exercice précédent : Nature de la dette; Cadre u prgramme; Dette initiale; Date de renuvellement et date d échéance; Taux d intérêt nminal et effectif; Slde au 1 er avril 2015. Tus ces champs imprtés snt mdifiables. Le mntant inscrit dans la clnne «Slde au 31 mars 2016» de la ligne 1211 est reprté autmatiquement à la ligne 165 du bilan. Le mntant inscrit dans la clnne «Slde au 31 mars 2016» de la ligne 1212 est reprté autmatiquement à la ligne 182 du bilan. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l annexe 6. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l annexe 6. 19
6. États financiers Les états financiers snt les suivants : État des résultats; État de l évlutin de l actif net pur les rganismes sans but lucratif; État de l évlutin de l avir net pur les cpératives; État des capitaux prpres pur les entreprises persnnelles; État du capital des assciés pur les sciétés en nm cllectif; État des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt pur les cmpagnies; Bilan; État des flux de trésrerie; Ntes cmplémentaires. Les états financiers d un CPE qui est titulaire d un agrément de BC cmprtent deux fnds : le fnds de la divisin de garde en installatin et le fnds de la divisin du BC. 6.1. État des résultats Les mntants inscrits à titre de prduits prviennent d un reprt autmatique des mntants inscrits à l annexe 1 Ventilatin des prduits. Si vus désirez mdifier un mntant de prduits figurant dans l état des résultats, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 1. Les mntants inscrits à titre de charges prviennent d un reprt autmatique des mntants inscrits à l annexe 2 Ventilatin des charges. Si vus désirez mdifier un mntant de charges figurant dans l état des résultats, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 2. La ligne 092 cmprte des champs saisissables par l utilisateur. L aide en ligne vus permet d en cnnaître le cntenu. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état des résultats. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état des résultats. 20
6.2. État de l évlutin de l actif net Cet état s applique aux rganismes sans but lucratif. Il dit être rempli avant le bilan puisque les mntants de l actif net snt reprtés autmatiquement à la sectin de l actif net du bilan. Pur un CPE qui est titulaire d un agrément de BC, cet état dit être rempli pur le fnds de la divisin de garde en installatin et pur le fnds de la divisin du BC. L état de l évlutin de l actif net cumulé est généré autmatiquement. Ce frmulaire représente la smme de l actif net cumulé du fnds de la divisin de garde en installatin et du fnds de la divisin du BC. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état de l évlutin de l actif net. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état de l évlutin de l actif net. 6.3. État de l évlutin de l avir net Cet état s applique aux cpératives. Il dit être rempli avant le bilan puisque les mntants de l avir net snt reprtés autmatiquement à la sectin de l avir net du bilan. Pur un CPE qui est titulaire d un agrément de BC, cet état dit être rempli pur le fnds de la divisin de garde en installatin et pur le fnds de la divisin du BC. L état de l évlutin de l avir net cumulé est généré autmatiquement. Ce frmulaire représente la smme des avirs nets cumulés du fnds de la divisin de garde en installatin et du fnds de la divisin du BC. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état de l évlutin de l avir net. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état de l évlutin de l avir net. 6.4. État du capital des assciés Cet état s applique aux garderies dnt la frme juridique est une sciété en nm cllectif. Il dit être rempli avant le bilan puisque les mntants du capital des assciés snt reprtés autmatiquement à la ligne 192.1 (Capitaux prpres du bilan). Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état du capital des assciés. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état du capital des assciés. 21
6.5. État des capitaux prpres Cet état s applique aux garderies dnt la frme juridique est une entreprise persnnelle. Il dit être rempli avant le bilan puisque le mntant des capitaux prpres est reprté autmatiquement à la ligne 192.1 (Capitaux prpres du bilan). Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état des capitaux prpres. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état des capitaux prpres. 6.6. État des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt Cet état s applique aux garderies dnt la frme juridique est une cmpagnie. Il dit être rempli avant le bilan puisque les mntants des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt snt reprtés autmatiquement aux lignes 194 et 196 du bilan. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état des bénéfices nn répartis et du surplus d apprt. 6.7. Bilan Les mntants inscrits dans la clnne 2015 prviennent d une imprtatin de l infrmatin furnie dans le bilan de vtre RFA 2014-2015. Ces mntants peuvent être mdifiés, le cas échéant. Les mntants inscrits à la ligne 135 (Immbilisatins crprelles) prviennent d un reprt autmatique des mntants inscrits à la ligne 799.6 de l annexe 5 Immbilisatins crprelles. Si vus désirez mdifier le mntant des immbilisatins crprelles qui figure dans le bilan, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 5. Pur les garderies, les mntants inscrits à la ligne 136 (Immbilisatins crprelles destinées à la vente) prviennent d un reprt autmatique des mntants inscrits à la ligne 799.5 de l annexe 5 Immbilisatins crprelles. Si vus désirez mdifier le mntant des immbilisatins crprelles destinées à la vente qui figure dans le bilan, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 5. Pur les CPE et les BC, les mntants inscrits aux lignes 165 et 182 prviennent d un reprt autmatique des mntants inscrits respectivement aux lignes 1211 et 1212 de l annexe 6 Dette à lng terme. Si vus désirez mdifier le mntant de la tranche de la dette à lng terme échéant dans l année u le mntant de la dette à lng terme qui figure dans le bilan, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 6. Pur les CPE et les BC, le mntant inscrit à la ligne 185 prvient d un reprt autmatique du mntant inscrit à la ligne 699 de l annexe 3 Subventins pur les prjets de dévelppement et d investissement en infrastructure reprtées. Si vus désirez mdifier le mntant de la subventin de dévelppement et d investissement en infrastructure reprtée qui figure dans le bilan, vus devez mdifier les mntants inscrits à l annexe 3. 22
Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans le bilan. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider le bilan. 6.8. État des flux de trésrerie Les mntants inscrits dans la clnne 2015 prviennent d une imprtatin de l infrmatin furnie dans l état des flux de trésrerie de vtre RFA 2014-2015. Ces mntants peuvent être mdifiés, le cas échéant. Certains mntants inscrits dans l état des flux de trésrerie prviennent d un reprt à partir d une annexe u d un autre état financier. Par exemple, le mntant d amrtissement des immbilisatins inscrit à la ligne 303 prvient d un reprt des mntants d amrtissement inscrits à l annexe 2. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état des flux de trésrerie. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état des flux de trésrerie. 6.9. Ntes cmplémentaires aux états financiers Vus devez rédiger les ntes cmplémentaires aux états financiers dans un fichier Wrd u Excel. La numértatin des ntes dit crrespndre à celle qui est indiquée dans les états financiers. Vus devez cnvertir ce fichier Wrd u Excel en frmat PDF. Veuillez-vus référer à la prcédure de cnversin et de téléchargement d un fichier en frmat PDF que vus truverez dans la partie II, «Généralités», au pint 6 du présent guide. Vus devez télécharger le fichier PDF dans le frmulaire de ntes cmplémentaires aux états financiers. La taille maximale du fichier PDF est de 3 M. Si vus tentez de télécharger un deuxième fichier PDF dans le frmulaire de ntes cmplémentaires aux états financiers, le premier fichier téléchargé sera écrasé autmatiquement. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque le fichier PDF est téléchargé. 23
PARTIE V ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL L état de la rémunératin du persnnel cmprte les quatre frmulaires suivants : Rémunératin des éducatrices qualifiées : à remplir par les CPE et les garderies; Rémunératin des éducatrices nn qualifiées : à remplir par les CPE et les garderies; Rémunératin des aides-éducatrices : à remplir par les garderies; Rémunératin du persnnel d encadrement : à remplir par les CPE et les BC; Rémunératin des autres membres du persnnel : à remplir par les CPE et les BC. Les dnnées dans certains champs prviennent d une imprtatin à partir du RFA de l exercice précédent : Identifiant de l emplyé; Rémunératin ttale 2014-2015. Tus les champs qui cntiennent des dnnées imprtées snt mdifiables. Les champs bligatires snt indiqués par un astérisque ruge. Lrsque tus les champs bligatires snt remplis, les astérisques ruges disparaissent. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état de la rémunératin du persnnel. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état de la rémunératin du persnnel. 24
PARTIE VI ÉTAT DES SUBVENTIONS OCTROYÉES AUX RSG Cet état s adresse aux BC seulement. Plusieurs infrmatins financières et nn financières snt présentées de façn détaillée pur chaque RSG. Vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder les dnnées saisies dans l état des subventins ctryées aux RSG. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque vus avez terminé la saisie et que vus désirez valider l état des subventins ctryées aux RSG. 25
PARTIE VII ÉTAT DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS Vus devez cmmencer par remplir le smmaire des tableaux pur générer les différents tableaux d ccupatin qui s appliquent à la situatin de chaque installatin. CPE et BC : tus les tableaux d ccupatin snt remplis pur chaque installatin et pur le BC. Garderies : tus les tableaux d ccupatin applicables à vtre situatin divent être remplis. Seuls les tableaux sélectinnés et cnfirmés par l utilisateur dans le smmaire snt accessibles pur la saisie. Dans le smmaire des tableaux, si vus mdifiez l indicateur de «ui» pur «nn», les dnnées du frmulaire snt supprimées. Un message d avertissement s affiche afin que vus puissiez cnfirmer vtre actin. Les tableaux d ccupatin snt classés dans les nglets suivants : PCR (places à cntributin réduite); Âge sclaire; Jurs de fermeture; NON PCR; Garde à hraire nn usuel. 26
Illustratin des sus-znes d un tableau d ccupatin La sus-zne 1 permet de cnsulter les dnnées cncernant l installatin u le BC, le grupe d âge chisi ainsi que les en-têtes de clnnes. La sus-zne 2 permet à l utilisateur de saisir le nmbre d enfants ainsi que le nmbre de jurs ttal d ccupatin et de présence seln le grupe d âge. La sus-zne 3 permet de vir le cumulatif des champs qui indiquent les ttaux des jurs d ccupatin et de présences réelles pur tus les grupes d âge. Lrsque vus désirez terminer la saisie mais que vus n avez pas rempli tut le frmulaire, vus devez cliquer sur le butn «Enregistrer» pur sauvegarder vtre travail. Lrsque vus avez terminé la saisie d un tableau, vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» pur déclencher la prcédure de validatin du frmulaire. 27
PARTIE VIII TABLEAU DE BORD ET VALIDATION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Le tableau de brd cmprte les quatre nglets suivants : Tableau de brd; Tableau de brd Rapprts de validatin; Transmissin du RFA; Impressin du RFA. Ce premier nglet furnit la liste de tus les frmulaires du RFA. Tus les frmulaires du RFA snt affichés sur le tableau de brd. Le statut de chaque frmulaire est indiqué. Les statuts pssibles snt les suivants : Le tableau de brd vus permet également de valider les tris parties du RFA, sit les états financiers, la rémunératin et l ccupatin. Dans le cas d un BC, le tableau de brd cmprte une quatrième partie, sit les subventins ctryées aux RSG. La validatin d une des tris parties est pssible uniquement lrsque tus les frmulaires de la partie nt le statut «Frmulaire cmplété et valide». Rapprts de validatin Ce deuxième nglet cmprend les rapprts de validatin suivants : Rapprt de validatin sur les états financiers; Rapprt de validatin sur l état de la rémunératin du persnnel; Rapprt de validatin sur l état des subventins ctryées aux RSG; Rapprt de validatin sur l état de l ccupatin et des présences réelles des enfants; Rapprt de validatin pur la partie «Vérificatin»; Rapprt de validatin pur la partie «Apprbatin». 28
Règles de validatin de la partie des états financiers Tus les frmulaires de la partie des états financiers snt affichés sur le tableau de brd. La validatin de cette partie peut être effectuée lrsque tus les frmulaires des états financiers, y cmpris les annexes, nt le statut «Frmulaire cmplété et valide». Les statuts pssibles snt les suivants : Cliquez sur le butn Valider les états financiers. Cnsultez le rapprt de validatin sur les états financiers. Le rapprt de validatin précise le nm du frmulaire ù se situe l erreur, le message d erreur et la gravité. La gravité peut être de deux types : «Erreur» u «Avertissement». Certaines erreurs divent être crrigées afin que vtre rapprt financier puisse être transmis en mde «Vérificatin». Par cntre, d autres types d erreurs ne nécessitent qu une justificatin dans l espace prévu à cet effet. Règles de validatin de la partie sur la rémunératin du persnnel Tus les frmulaires de la partie «Rémunératin» snt affichés dans le tableau de brd. La validatin de cette partie peut être effectuée lrsque tus les frmulaires liés à l état de la rémunératin nt le statut «Frmulaire cmplété et valide». Les statuts pssibles snt les suivants : Cliquez sur le butn Valider l état de la rémunératin. Cnsultez le rapprt de validatin sur l état de la rémunératin du persnnel. Le rapprt de validatin précise le nm du frmulaire ù se situe l erreur, le message d erreur et la gravité. 29
Exemple d un rapprt de validatin sur l état de la rémunératin du persnnel La gravité peut être de deux types : «Erreur» u «Avertissement». Le premier message d erreur nécessite une crrectin dans le frmulaire cncernant les éducatrices qualifiées. Le deuxième message d avertissement nécessite une justificatin étant dnné que le nmbre d heures travaillées par semaine excède 40 heures. Le trisième message d avertissement nécessite également une justificatin. Le rapprt de validatin sur l état de la rémunératin du persnnel cmprend un espace pur inscrire une justificatin lrsqu un message d avertissement est affiché. Lrsque vus avez furni les justificatins, cliquez sur le butn «Enregistrer». 30
Règles de validatin de la partie sur les subventins ctryées aux RSG Tus les frmulaires de la partie «Subventins aux RSG» snt affichés dans le tableau de brd. La validatin de cette partie peut être effectuée lrsque le frmulaire de l état des subventins ctryées aux RSG a le statut «Frmulaire cmplété et valide». Les statuts pssibles snt les suivants : Cliquez sur le butn Valider les subventins aux RSG. Cnsultez le rapprt de validatin sur l état des subventins ctryées aux RSG. Le rapprt de validatin précise le nm du frmulaire ù se situe l erreur, le message d erreur et la gravité. Règles de validatin de la partie sur l ccupatin et les présences réelles des enfants Tus les frmulaires de la partie «Occupatin» snt affichés dans le tableau de brd. La validatin de cette partie peut être effectuée lrsque tus les tableaux d ccupatin nt le statut «Frmulaire cmplété et valide». Les statuts pssibles snt les suivants : Cliquez sur le butn Valider les tableaux d ccupatin. Cnsultez le rapprt de validatin sur l état de l ccupatin et des présences réelles. Règles de validatin de l ensemble du RFA Il existe des règles de validatin de la cncrdance des tris parties du RFA, sit celles qui cncernent les états financiers, la rémunératin et l ccupatin. Pur le BC, il faut ajuter la quatrième partie : subventins aux RSG. Après avir validé les tris parties (quatre dans le cas d un BC), vus puvez prcéder à la validatin de l ensemble de vtre RFA en cliquant sur le butn Valider le RFA. 31
PARTIE IX TRANSMISSION ET IMPRESSION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Transmissin du RFA à l auditeur Avant de transmettre le RFA en mde «Vérificatin», le système s assure que tus les frmulaires qui nt été mdifiés snt finalisés. Pur activer le butn, suivez les étapes suivantes : 1. Cliquez sur le butn «Frmulaire cmplété» dans chaque frmulaire ù une mdificatin a été apprtée. 2. Sélectinnez l nglet «Tableau de brd» et assurez-vus que tus les frmulaires nt le statut «Frmulaire cmplété et valide». 3. Cliquez sur le butn «Valider le RFA» situé au bas de la page «Tableau de brd». Si tus les frmulaires snt exempts d erreurs, le système affiche le message suivant : «Le RFA a été validé avec succès.» Pursuivez à l étape 4. Si vus btenez un message d erreur u d avertissement qui nécessite que vus furnissiez des justificatins, crrigez les dnnées qui divent être mdifiées dans le frmulaire ù des dnnées divent être mdifiées u saisissez les justificatins dans le rapprt de validatin de la sectin en questin. Une fis cette étape terminée, reprenez la prcédure à partir de l étape 1. 4. Cliquez d abrd sur l nglet «Tableau de brd», puis sélectinnez «Transmissin du RFA». À cette étape, le butn Transmettre le RFA à l auditeur est activé. Pur transmettre le RFA en mde «Vérificatin», il suffit de cliquer sur le butn «Transmettre le RFA à l auditeur». En cnsultant le dssier financier en ligne, vus puvez vir que vtre RFA est maintenant en mde «Vérificatin». Vus puvez cmmuniquer avec vtre auditeur afin qu il prcède à l audit du RFA, qu il rédige ses tris rapprts (quatre rapprts dans le cas d un BC) ainsi que ce qui cncerne la cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne, et qu il répnde au questinnaire à l intentin de l auditeur. Impressin du RFA Il s agit du quatrième nglet du tableau de brd. Vus puvez imprimer le rapprt financier au cmplet u sélectinner les blcs que vus désirez imprimer. Cela peut prendre quelques minutes avant que l impressin sit lancée. Le rapprt peut être imprimé lrsque le fichier PDF est généré. Pur imprimer un seul frmulaire du RFA, vus devez sélectinner celui que vus désirez imprimer et cliquer sur le butn Visualiser/imprimer. 32
PARTIE X AUDIT DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL 1. Généralités Le RFA est préparé et validé par le cmptable du CPE, du BC u de la garderie. Le mde «Bruilln» permet au cmptable u au préparateur de remplir et de valider les tris parties du RFA. Le mde «Vérificatin» permet à l auditeur de réaliser sn mandat d audit, de rédiger ses tris rapprts d audit, la cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne, et de répndre au questinnaire à l intentin de l auditeur. Dans le cas d un BC, il y a quatre rapprts d audit à rédiger. Le mde «Vérificatin» ne permet pas à l auditeur de mdifier les états financiers, l état de la rémunératin du persnnel, l état des subventins ctryées aux RSG u l état de l ccupatin et des présences réelles des enfants. 2. Accès au mde «Vérificatin» L accès en écriture au mde «Vérificatin» est cntrôlé par un cde secret que l auditeur dit saisir. Ce cde est une infrmatin cnfidentielle que vus devez cnserver dans vs dssiers. Lrsque vus avez accès au mde pur la première fis, vus devez entrer l infrmatin cnfidentielle à deux reprises afin d éviter les erreurs de saisie. Vus devez saisir cette infrmatin cnfidentielle chaque fis que vus accédez à la sectin «Vérificatin» du RFA. En cas d ubli de l infrmatin u de changement d auditeur, cmmuniquez avec le Ministère pur demander une réinitialisatin du cde secret. 3. Rapprts de l auditeur indépendant et cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne Les cinq dcuments suivants se truvent sus l nglet «Vérificatin» : Rapprt de l auditeur indépendant sur les états financiers; Rapprt de l auditeur indépendant sur l état de la rémunératin du persnnel; Rapprt de l auditeur indépendant sur l état des subventins ctryées aux RSG (cncerne les BC seulement); Rapprt de l auditeur indépendant sur l état de l ccupatin et des présences réelles des enfants; Cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne. Vus devez rédiger vs rapprts dans un frmat Wrd u Excel (un fichier par rapprt). Vus puvez insérer le lg et la signature électrnique de vtre cabinet cmptable. 33
Vus devez cnvertir ces fichiers Wrd u Excel en frmat PDF. Référez-vus à la prcédure de cnversin et de téléchargement d un fichier en frmat PDF que vus truverez dans la partie II, «Généralités», au pint 6 du présent guide. Vus devez télécharger chaque fichier PDF dans les nglets apprpriés. La taille maximale de chaque fichier PDF est de 3 M. Si vus tentez de télécharger un deuxième fichier PDF dans le frmulaire, le premier fichier téléchargé sera écrasé autmatiquement. Vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» lrsque le fichier PDF est téléchargé. 4. Questinnaire à l intentin de l auditeur Le questinnaire cmprte quatre questins. L auditeur dit répndre à tutes les questins. Lrsque le questinnaire est rempli, vus devez cliquer sur le butn «Frmulaire cmplété» afin de déclencher la prcédure de validatin du questinnaire. 5. Transmissin du RFA au cnseil d administratin u au prpriétaire Il s agit du trisième nglet du tableau de brd. Le mde «Vérificatin» vus a permis de remplir les tris rapprts de l auditeur (quatre rapprts dans le cas d un BC) ainsi que le questinnaire à l intentin de l auditeur. Si vus vulez que le CPE, le BC u la garderie apprte des crrectins u des mdificatins à sn RFA, vus devez cliquer sur le butn «Transmettre le RFA au service de garde». Le RFA redevient en mde «Bruilln» et le cmptable, préparateur du rapprt financier, peut apprter les crrectins demandées. Si vus êtes satisfait et que vus ne désirez pas que des mdificatins sient apprtées au RFA, vus puvez cliquer sur le butn «Transmettre le RFA au cnseil d administratin». Avant de transmettre le RFA en mde «Apprbatin», le système s assure que tus les frmulaires qui nt été mdifiés snt finalisés. Pur activer le butn, suivez les étapes suivantes : 1. Assurez-vus que les tris rapprts de l auditeur (quatre rapprts dans le cas d un BC) nt été saisis et enregistrés. 2. Assurez-vus que la cmmunicatin des déficiences du cntrôle interne a été saisie et enregistrée. 3. Assurez-vus d avir répndu à tutes les questins du Questinnaire à l intentin de l auditeur et cliquez sur le butn «Frmulaire cmplété». 4. Cnsultez le rapprt de validatin afin de vus assurer que les frmulaires snt exempts d erreurs. 34