Mutualisation (ou partage) des services et personnels juin 2011
La mutualisation des services, pourquoi? Une sécurisation juridique des pratiques Ménage, entretien des véhicules,. La qualité du service public local Approfondissement de spécialités qui font défaut, (plus grande taille de service) L'homogénéité d intervention dans les services au public sur une part du territoire => Cohérence du personnel : éviter les doublons, concurrences, rivalités ou tensions entre structures L optimisation des dépenses et les économies d'échelle Besoins d outils de Lamballe Communauté : centre technique L effet «ciseau» en perspective : moins de recettes (stagnation annoncée, voire réduction -fiscalité, l Etat, ) et plus de dépenses : demande croissante (quantitative et qualitative) de services locaux + Introduction des normes règlementaires (environnement, sécurité, handicap ) réformes de l intervention de l Etat (Poste, logement, urbanisme)
La mutualisation des services, comment? => Personnel commun transféré à la communauté => Convention fixant les modalités de remboursement des frais de fonctionnement du service mutualisé => Les personnels du service restent sous l'autorité de leur chef de service, ils gardent les mêmes horaires et perçoivent la même rémunération Le chef de service reçoit ses instructions de 2 autorités : celle d'origine + celle auprès de laquelle son service est mis à disposition
Avant la mutualisation : un passé de collaborations Les services de la ville de Lamballe Mutualisation du directeur du service des sports Mutualisation de la direction du CLSH Ménage des locaux Réflexion sur le désherbage Entretien des véhicules Communauté La même amicale Le même journal interne Partage de la balayeuse (par la ville) et des bennes OM (par LC) Les autres communes Contrôles de sécurité des installations sportives Entretien lourd des terrains de football Le SIVOM de Bréhand Animation du réseau des cyberbases
La généralisation de la mutualisation Des opportunités à saisir : Les départs en retraite DRH ville DGS ville 2 services mutualisés dès 2009 : RH et Com Le renouvellement électoral et le programme communautaire Les achats de matériel
La démarche avec les élus => La volonté politique des autorités territoriales => Les groupes de travail intercommunal : - les principes - les pistes de collaboration => Les instances de décision : - bureaux = validation - conseils = information => L examen d autres expériences : Quimper, Château-Gontier
La démarche avec les services = 1 an Les temps collectifs 1 information vers les cadres sur les intentions : nov. 2008 5 réunions de secteur pour l encadrement (printemps 2009) 8 réunions de tous les agents par direction opérationnelle (nov. 2009) : présentation des grandes lignes de l organigramme commun Objectifs : = informer et motiver = mobiliser l'encadrement = laisser les agents s'exprimer sur la démarche = présenter la nouvelle organisation Les rencontres individuelles : président, DGS / cadres ou agents => Les CTP : avant, pendant, après Le courrier aux agents : septembre 2009 Le journal interne Les cérémonies de vœux L accompagnement du CdG 22 (écoute, veille, conseil) L évaluation (légère) 4 mois après
Des interrogations de services à priori Sentiment globalement favorable, avec des réserves : Place des cadres et responsables de services? quelle réactivité de la nouvelle organisation, notamment pour les achats? Lourdeurs potentielles l'informatique (harmonisation) les locaux (déménagement) les missions similaires : doublon = terme négatif la carrière : accélération ou ralentissement? la place des élus : inchangée les administrés : risque de confusion sur la politique tarifaire? l'information, la concertation et les instances paritaires Quelques insatisfactions individuelles : autour du nouvel organigramme
Mutualisation : les principes d'ordonnancement des services Direction unique Les services 100 % communautaires Les services 100 % municipaux Les services mutualisés Collecte des déchets, assainissement, petite enfance,... École, urbanisme, État civil,... Administration générale, comptabilité, ressources humaines, Finances, centre technique, informatique
Le résultat vu de l intérieur Le vécu des élus et des agents => Globalement positive => Peur initiale du changement => Impression de tarder à la mise en œuvre après la décision Perturbés par les déménagements Dissonances informatiques => Nécessité de porter attention à la mutualisation du quotidien => Quelques insatisfactions individuelles, surtout sur l encadrement intermédiaire La population => l indifférence : démarche transparente!
Quelques «ressentis» (mission d analyse extérieure) Pas de remise en cause directe du bien fondé de la mutualisation Phases d incertitude fin 2009 et début 2011 : changement de lieu, de responsable, d habitudes de travail, symbolique de l éloignement vis-à-vis du Maire et/ou du DGS les agents «digèrent» progressivement la nouvelle situation, d autres restent tournés vers la période d avant. (attitudes limitées, surtout services Ville) Fin de la découverte au bout d un an : quelques restes de difficultés liées à la mutualisation du quotidien Positionnement hiérarchique modifié : quelques responsables de service ont objectivement vu leu positionnement hiérarchique modifié (passés de n-1 à n-3), avec un ressenti négatif. Sentiment d absorption : choix en termes d outils (logiciels ), d organisation (procédures ), de fonctionnement sensibles, parfois le sentiment de «se faire absorber» lorsque on adopte l organisation de l autre (Collectivité). Ce sentiment est surtout exprimé côté Ville Besoin de temps : procédures, habitudes d utilisation du mél ou du réseau, «l éloignement» du Maire et du DGS 11
Des chantiers d organisation en cours de finalisation 1) Système informatique Coexistence des 2 systèmes impossible, très perturbant pour les services utilisateurs. 2) Ressources humaines : harmonisation des règles et procédures communes (recrutement + quelques situations particulières restantes) 3) Finances : organisation à caler. Finaliser pour prochain budget les procédures d élaboration budgétaires 4) Centre technique : Revoir les procédures de liaison entre le CT et les services utilisateurs. 5) Conventions et transfert du personnel au 1 er juillet 2011 pas si simple de traduire les principes en actes 6) Nouveaux locaux : le prochain siège de lamballe Communauté 7 ) organigramme : toiletté au bout d 1 an 12
La mutualisation des RH 1 an avant les autres services, à l occasion du départ de la responsable ville Projet d organisation, à partir des tâches faites et celles non faites dans les 2 organisations Élaboration de fiches de postes listant les «métiers» pour couvrir toutes les tâches Association individuelle de tous les agents Objectifs globaux : optimisation et homogénéité Commande politique : même effectif mais une mission en plus : la formation pour toutes les communes
RH : Les conditions de mise en place Communication constante sur les objectifs et les difficultés Délais : ne pas laisser les délais de mise en œuvre s allonger (8 mois) Service commun = pas d agents affectés spécifiquement à une collectivité Locaux : un seul site Informatique : rechercher le même logiciel 3 : chaque entité conserve son existence juridique et ses organes de dialogue social (CTP, CHSCT)
RH : Les conditions de mise en place Souplesse : l organisation est évolutive et nécessite du temps avant de se stabiliser 3 : chaque entité conserve son existence juridique et ses organes de dialogue social (CTP, CHSCT) Souplesse : l organisation est évolutive et nécessite du temps avant de se stabiliser Concertation Passage dans les CTP Convention spécifique Partage financier : neutralité 50% - 50%
RH : Un chantier qui reste à finaliser Comme pour les autres services : le système informatique, les Finances, le Centre technique : des efforts d adaptation et de précision sur les procédures restent à finaliser. Ressources humaines : organisation interne à conforter en lien avec choix logiciel pour 2011 harmonisation des règles et procédures communes (recrutement ) Mise en place effective des binômes Professionnalisation des agents pour offrir de nouvelles compétences «Oublier d où on venait pour ne plus faire qu un» Pour quel service RH? Administratif : gestion de la paie et des carrières,.ou/et Assistance et appui : aux agents : conseils individuels renforcés à l encadrement : résolution de conflits, assistance au management Aux collectivités mutualisantes : aides au recrutement, analyses thématiques, suivi budgétaire, GPEC Aux autres communes : développement des nouveaux services, la formation, la sécurité