Bibliothèque La Pérouse EndNote Logiciel de gestion de références bibliographiques Catherine Bertignac- SCD UBO janvier 2013
Sommaire 1. Présentation générale de EndNote... 2 1.1. Organisation générale de EndNote... 2 1.2. Installation de EndNote... 2 1.3. Principes de fonctionnement de EndNote... 3 1.3.1. Ouverture de EndNote et éléments généraux... 3 1.3.2. Présentation d une bibliothèque... 3 2. Collecter des références bibliographiques... 6 2.1. Collecte par basculement direct des références... 6 2.2. Collecte par importation de fichiers... 6 2.3. Collecte de références à partir de fichiers PDF... 8 2.4. Collecte par connexion directe sur des bases de données et des catalogues... 8 2.5. Collecte par saisie manuelle des références... 9 2.5.1. Choix du type de référence... 9 2.5.2. Conseils pour la saisie... 10 2.6. Collecte par capture via EndNote Web à partir du navigateur Firefox... 11 2.7. Le champ File Attachments et la recherche du texte intégral... 13 2.8. Les champs Figure et Caption... 14 2.9. Modification et suppression des références... 15 2.10. Sauvegarde des références... 15 3. Organiser les références... 16 3.1. Gestion d un groupe de références... 16 3.2. Suppression des doublons... 17 3.3. Affichage, tri et recherche de références... 17 3.4. Les listes de termes... 18 4. Mettre en forme les citations et créer une bibliographie... 19 4.1. Principes du formatage selon un style bibliographique défini... 19 4.2. Créer une bibliographie simple sous EndNote... 20 4.3. Exporter des références formatées... 20 4.4. Créer des bibliographies thématiques et des listes thématiques... 20 4.5. Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word (Cite While You Write)... 21 4.5.1. Les commandes de Cite While You Write... 22 4.5.2. Démarrer la rédaction... 23 4.5.3. Insérer des citations... 23 4.5.4. Insérer des illustrations... 23 4.5.5. Mettre en forme les citations et la bibliographie... 24 4.5.6. Modifier et supprimer des citations... 24 4.5.7. Créer une bibliographie à partir de plusieurs documents... 25 4.5.8. Utiliser la bibliothèque «de voyage»... 25 4.5.9. Modifier ses préférences dans CWYW... 26 4.6. Créer un fichier RTF formaté... 26 4.6.1. Insérer des citations :... 26 4.6.2. Formater le document... 26 4.6.3. Créer une bibliographie à partir de plusieurs documents RTF... 27 4.7. La gestion des styles bibliographiques... 27 5. Personnaliser son interface et gérer ses fichiers... 29 5.1. Personnaliser son interface... 29 5.2. Statistiques... 30 5.3. Gérer ses fichiers EndNote... 30 6. EndNote Web... 31 7. Aide sur EndNote... 31 8. Annexe 1 : Export direct dans EndNote... 32 9. Annexe 2 : Importation de fichiers... 33 1
1. Présentation générale de EndNote 1.1. Organisation générale de EndNote Collecter Organiser Formater Certaines bases de données et certains éditeurs PDF avec DOI Des bases de données et catalogues de bibliothèque Capture via Firefox et EndNote Web Filtres Fichiers de connexion Basculement direct des références Import Connexion Saisie manuelle des références Stockage des références Modification / sauvegarde des références Ajout du texte intégral Création de groupes Gestion des doublons Tri / recherche des références Gestion de listes de termes Création/modification des filtres, des fichiers de connexion, des styles Personnalisation de l interface S t y l e s Sous Endnote Création de bibliographies formatées Création de listes et de bibliographies thématiques Création de fichiers RTF formatés Sous MSWord Insertion des citations Formatage des citations et de la bibliographie Exporter des références formatées EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de -collecter ou saisir des références bibliographiques (articles, ouvrages, communications à des colloques, rapports, etc.) pour créer sa propre base de données, -organiser ces références, par exemple en les répartissant par groupe, en supprimant les doublons, -mettre en forme ces références, selon le style bibliographique choisi, sous forme de liste ou par insertion dans un traitement de texte. Ce document décrit la version X6. 1.2. Installation de EndNote Le logiciel EndNote est produit par la Société Thomson ResearchSoft. Chaque détenteur de licence peut installer le logiciel sur 3 ordinateurs personnels mais ne doit utiliser qu une seule installation à la fois. EndNote X6 fonctionne avec -Microsoft Windows 7 et 8, Windows Vista, Windows XP Service Pack 3 et plus, -Mac OS X (10.5.x, 10.6.x, 10.7.x) et Intel Mac. Il est recommandé de l installer sur un ordinateur avec 256 MB de RAM minimum et un disque dur comprenant un espace libre d au moins 400 MB. La barre outils donnant accès aux raccourcis vers les fonctions de EndNote s installe sous : -Microsoft Office Word pour Windows 2003, 2007, 2010, 2013 -OpenOffice.org version 3 Writer -Microsoft Word pour Mac 2008 (SP1) et plus -Mac Apple iworks Pages 09 et plus. 2
Sans installation de Microsoft Word ou OpenOffice.org Writer, la procédure de formatage est un peu plus complexe, mais EndNote peut scanner et créer une bibliographie formatée d un document RTF dans lequel seraient insérées des citations temporaires. Ces documents RTF peuvent être créés avec MS Word, Word Perfect, OpenOffice.org Writer, StarOffice et WordPad. 1.3. Principes de fonctionnement de EndNote 1.3.1. Ouverture de EndNote et éléments généraux Pour lancer EndNote, il faut aller dans Démarrer/Tous les programmes et choisir EndNote puis EndNote Program ou aller dans C:\Program files\endnote X6\EndNote.exe\ Au démarrage, il est possible : -soit de créer une nouvelle bibliothèque (library), cad une base EndNote dans laquelle seront stockées les références via File/New -soit d ouvrir une bibliothèque existante. Les bibliothèques créées avec les versions EndNote 8, 9, X, X1, X2, X3, X4, X5 and X6 peuvent être ouvertes sous EndNote X6 1. Il est possible de personnaliser l ouverture et d accéder directement à la base de travail habituelle (Edit/Preferences/Libraries). Les bibliothèques créées avec EndNote X6, sont totalement compatibles avec EndNote X, X1, X2, X3, X4. Les nouvelles fonctionnalités de EndNote X6 sont simplement ignorées par les versions antérieures. 1.3.2. Présentation d une bibliothèque Une bibliothèque rassemble des références bibliographiques dont les éléments descriptifs sont disposés dans des champs bibliographiques (champs auteur, titre, année, résumé, etc.). Il est possible de créer un nombre illimité de bibliothèques ; néanmoins, il est conseillé de ne créer qu une seule base personnelle. Une bibliothèque est sauvegardée dans le répertoire de son choix (via File/Save a copy). Il vaut mieux créer un répertoire spécifique pour stocker sa base et les fichiers de travail. Une bibliothèque peut être accessible simultanément par plusieurs utilisateurs (recherche, copie) mais un seul peut faire des modifications. Par défaut, à l ouverture d une bibliothèque 2, la fenêtre principale affiche toutes les références de la bibliothèque (All References) ; une ligne correspond à une référence et une colonne à un champ. Il est possible d afficher 10 champs maximum. 1 Une bibliothèque de ProCite peut également être ouverte mais les informations des champs comme Connective Phrase et Author Role seront transférées dans le champ Notes de EndNote (voir Aide «ProCite»). Pour les bases provenant de Reference Manager, voir l Aide mot clé Reference Manager. 2 Exemple de la bibliothèque Sample_Library disponible sous C:// Program Files/EndNote X6/Examples. 3
Il y a 3 modes d affichage possibles : -bibliothèque locale : vue des dossiers sauvegardés localement -bibliothèque en ligne : vue des recherches via la connexion en ligne -version complète (conseillée), regroupant les dossiers locaux et de connexion La partie de gauche intitulée My Library donne la liste des groupes dans lesquels peuvent se répartir les références. Sur la page listant les références, une barre d icônes propose des raccourcis vers certaines fonctions : Lorsque le curseur est positionné sur une référence, tous les champs de la référence apparaissent dans la partie droite «Référence». Elle apparaît mise en forme au style bibliographique sélectionné par défaut sous l onglet «Preview». En double-cliquant sur une référence, celle-ci s affiche alors dans une nouvelle fenêtre où se trouvent des options complémentaires d ajouts, de corrections, etc. 4
A ce niveau il est possible de modifier la référence (texte, police, ). Les modifications sont enregistrées lors de la fermeture de la fenêtre d affichage de la référence. Une barre d icônes propose des raccourcis vers certaines fonctions : 5
2. Collecter des références bibliographiques Les références bibliographiques peuvent être collectées de 6 manières : -à partir de certaines bases de données et de certains éditeurs de revues électroniques, par basculement direct des références dans EndNote. -par importation de fichiers de références sauvegardées dans des bases de données ou chez des éditeurs, -à partir de fichiers pdf -par connexion directe à certaines bases de données ou à certains catalogues de bibliothèque puis rapatriement des références, -par saisie manuelle des éléments de la référence dans EndNote. -(peu satisfaisant en l état actuel) par capture via EndNote Web à partir du navigateur sur Internet. La capacité de stockage de références dans EndNote est illimitée, mais, pour des questions de gestion, il est conseillé de ne pas dépasser 100 000 références. 2.1. Collecte par basculement direct des références Pour la majorité des bases de données et des éditeurs auxquels est abonnée la BLP il est possible et conseillé de basculer directement les références de la plateforme consultée à EndNote. Ceci possible pour: -les bases du serveur ISI Web of Knowledge, cad les bases Web of Science et Medline, -les principaux éditeurs de revues électroniques, cad Elsevier, Blackwell, Springer, Oxford University Press, JSTOR, -ainsi que pour les revues Nature, Science La collecte par basculement direct des références suppose l accès aux bases de données et aux revues sur son poste de travail. Le principe consiste à activer une fonction d export des références sélectionnées au niveau de la plateforme consultée. La procédure est détaillée en Annexe 1 pour les principaux serveurs et éditeurs. 2.2. Collecte par importation de fichiers EndNote permet d importer un fichier de références issues d une base de données, d éditeurs de revues, de catalogues de bibliothèques, d autres gestionnaires bibliographiques grâce à l utilisation d un filtre d importation. Un filtre est spécifique à chaque base de donnée, catalogue, site éditeur Pour que la collecte soit opérationnelle, il faut que : -le fichier à importer soit «marqué» (exemple : TI- Aquatic Macrophytes and Lake acidification, PY- 1993, ) pour que les informations soient dirigées par le filtre vers les bons champs dans EndNote. Il ne peut s agir que de fichiers texte ou de fichiers EndNote. -les filtres d importation soient installés sur le poste de travail. Ils sont visibles via Edit/Import Filters/Open Filter Manager. La démarche pour importer un fichier de références : L importation se fait dans EndNote sous l onglet File/Import/File. -choisir le fichier de références à importer (Import File) -choisir le filtre d importation (Import Option). Parmi ceux-ci, il y a : -EndNote Import : pour importer des fichiers texte provenant de bases de données en ligne ou exportés depuis EndNote en format EndNote -ReferBibIX : pour importer des fichiers texte provenant de logiciels Refer ou BibIX 6
-Tab-delimited : pour importer des fichiers dans lesquels les champs de chaque référence sont séparés par des tabulations (<tab>) et les références séparées les unes des autres par un marqueur de paragraphe ( ). C est le cas de fichiers Excel par exemple. -RefMan RIS : pour importer des références de gestionnaires bibliographiques comme ProCite, Reference Manager, EndNote Web, Zotero, Mendeley. -ISI-CE : pour importer des fichiers texte venant des bases ISI -Other Filters : accès à plusieurs centaines de fichiers correspondant à des fichiers sauvegardés dans des bases de données en ligne. -il est possible de supprimer automatiquement les doublons (Duplicates/Discard Duplicates) ou de les transférer vers une bibliothèque de doubles (Import into Duplicates Library) ou d importer la totalité des références (Import All) -il est possible de spécifier le type de caractères dans le fichier importé (Text translation). Les références importées sont affichées seules dans une nouvelle fenêtre (Imported References). Il est conseillé de vérifier que l importation s est faite correctement et d ajouter à ce niveau les informations utiles (mots-clés, base de provenance, date d importation par exemple 3 ). Le retour à l affichage complet des références se fait en cliquant sur All References. Pour les bases accessibles via le portail de la BLP, les modalités de constitution et d importation des fichiers sont indiquées en Annexe 2. De nouveaux filtres d importation peuvent être créés via Edit/Import Filters/New Filter. Pour modifier un filtre, il faut aller dans Edit/ Import Filters/Open Filter Manager, sélectionner le filtre puis cliquer sur Edit pour l ouvrir. Les éléments importants du paramétrage se trouvent dans la partie «templates» qui définit la correspondance entre les champs des références de la base de données d origine et les champs EndNote pour chaque type de référence. Exemple de filtre d importation (Web of Science (TS)) : 3 Pour insérer une information dans un champ particulier de toutes les références, aller dans Tools/Change/Move/Copy Fields, choisir le champ et insérer le texte. 7
2.3. Collecte de références à partir de fichiers PDF Il est parfois possible de récupérer les métadonnées d un ou plusieurs fichier PDF tout en intégrant le texte intégral à la (aux) référence(s). Il faut que le PDF contienne une information sur le DOI (Digital Object Identifier). C est ce DOI qui va permettre d alimenter les champs de la nouvelle référence : titre, auteur, volume, numéro, année et DOI. Le PDF est inséré comme fichier attaché. La démarche : -activer Import Files et sélectionner le PDF (via File) ou le dossier comprenant des PDFs (via Folder) -dans Import Option, choisir le filtre d importation PDF -Il est possible de supprimer automatiquement les doublons (Discard Duplicates) ou de les transférer vers une bibliothèque de doubles (Import into Duplicates Library) ou d importer la totalité des références (Import All) -Il est possible de spécifier le type de caractères dans le fichier importé (Text translation). Cliquer sur Import. Tant que la ou les références sont dans le groupe temporaire Imported Références, ajouter les compléments d information (résumé, mots clés, etc.) 2.4. Collecte par connexion directe sur des bases de données et des catalogues La connexion directe sur des bases de données et des catalogues de bibliothèques se fait pour les bases répondant aux normes «Z39.50» via un fichier de connexion adéquat. Elle permet de les interroger depuis l interface d EndNote de manière simple et rapide et de créer immédiatement un fichier EndNote, mais elle ne permet souvent pas de recherche aussi avancée que sous l interface d origine. Sont ainsi accessibles : -toutes les bases disponibles sur la plateforme ISI : Web of Science SCI (Science Citation Index Expanded), Web of Science SSCI (Social Sciences Citation Index), Web of Science ISI (tous les index de l abonnement), ISI Proceedings (ISI), Medline (ISI). -des bases de données en accès libre comme PubMed (NLM), American Geophysical Union (EASI) et certains catalogues comme ceux de la Woods Hole Oceanographic Institution (Woods Hole OI), de la Library of Congress, de la British Library, de la NOAA, de la Bibliothèque Nationale de France (Bib natl de France),. Il est possible de récupérer des fichiers de connexion complémentaires, comme celui du SUDOC (ABES), sur le site de EndNote : http://endnote.com/downloads/connections Les catalogues de l Ifremer et de la BLP ne sont pas accessibles par ce biais. La démarche : -aller dans Tools/Online Search ou cliquer sur l icône de raccourci dans la barre-outils ou dans la colonne Groups dans Online Search cliquer sur «more». -sélectionner le fichier de connexion à la base 4 et cliquer sur Choose -Une fenêtre de recherche s affiche à l écran -choisir les champs où va s effectuer la recherche, ainsi que les opérateurs entre les termes et les lignes («and», «or», «not») puis cliquer sur Search 4 Des fichiers de connexions complémentaires sont mis à disposition et téléchargeables sur le site http://www.endnote.com/support/enconnections.asp 8
-une nouvelle fenêtre affiche le nombre de références trouvées. Une fois sélectionné le nombre que l on veut rapatrier, elles s affichent à l écran et s insèrent dans un groupe de Online Search correspondant au filtre de connexion et dans All references. -pour interrompre momentanément la recherche, cliquer sur Options/Pause. Pour reprendre la recherche, cliquer sur Options/Resume. 2.5. Collecte par saisie manuelle des références La saisie manuelle d une nouvelle référence se fait via References/New Reference. 2.5.1. Choix du type de référence La saisie d une nouvelle référence débute par le choix du type de la référence qui sera décrite. Il y a 48 types de références disponibles dont: -Electronic article : article électronique, publié en ligne uniquement -Journal article : article de revue publié sous forme papier -Conference paper : communication à un colloque -Conference proceedings : actes de colloque -Thesis : thèse -Web Page : site ou page Web -Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs, appartenant ou non à une collection -Book section : extrait de d ouvrage -Edited Book : numéro spécial de revue ou ouvrage collectif avec un éditeur scientifique -Electronic Book : livre électronique -Patent : brevet -Report : rapport -Chart or Table : graphe ou tableau... -Generic sert essentiellement de référence pour tous les autres types; toutes les fonctionnalités de EndNote basées sur les intitulés de champs, par exemple la recherche de références, utilisent ceux du type Generic. + 3 Unused : types disponibles non définis pour créer des types de document personnels. Le choix du type de référence détermine les champs associés : 9
La liste des correspondances entre les noms des champs du type Generic et ceux des autres types est disponible dans l aide (Rubrique Generic Reference Type / Reference Types). Le type de référence qui s affiche par défaut dans une nouvelle référence est modifiable en allant dans Edit/Preferences/ Reference type/ Default Reference Type. Tous les types de référence sont modifiables sauf le type Generic. La modification d un type de référence s effectue sous Edit/Preferences/Reference Types/Modify Reference Type puis choix du type à modifier. Les types sont sauvegardés dans un tableau sous C:\Program Files\EndNote X6\XML Support\RefTableTypeEN9.xml 5. Ce tableau peut être partagé avec un autre utilisateur en remplaçant son propre tableau : Edit/Preferences/Reference Types/Reference Type Table cliquer sur Export. Le fichier sera sauvegardé puis pourra être copié sur l ordinateur de l autre utilisateur. 2.5.2. Conseils pour la saisie Il y a 54 champs différents disponibles pour décrire la référence, dont 7 champs à personnaliser («custom»). Lors de la saisie, il est conseillé de ne pas entrer de signes particuliers, d italique ou de gras, d abréviations. Il est également conseillé d éviter les lettres capitales sauf si l on souhaite qu elles apparaissent ainsi dans la bibliographie finale. Pour créer une série de références ayant des éléments communs (par exemple différents chapitres d un ouvrage), il est conseillé d écrire les éléments communs dans une nouvelle référence, de fermer la référence puis de la copier (Edit/copy/paste) autant de fois que nécessaire, puis de compléter les champs spécifiques de chacune. Champs d une référence de type Generic Author Secondary Author Tertiary Author Subsidiary Author Conseils de saisie Ce champ ne doit comporter que des noms. Il est conseillé d écrire tous les auteurs, un par ligne et de la façon suivante : NOM, Prénom1 Prénom 2 (ex : De Gaulle, Charles) Ou Nom, P.Y. (Smith, A., Jr.) Nom de l organisme, Direction Vide si anonyme Le système génère seul le «et al.», ne pas l indiquer Year 4 chiffres. Les informations comme «in press» ou «in preparation» trouvées parfois chez des éditeurs ne sont pas importées dans EndNote. Il est possible de les ajouter manuellement. Title (Secondary, Tertiary, Alternate) Journal Alternate Journal Publisher Pages Edition Le titre doit se terminer sans signe de ponctuation. Ne mettre que les majuscules et les italiques (noms d espèce) nécessaires Ctrl 1 permet d accéder à la liste des revues déjà enregistrées Titre abrégé de revue Nom de l éditeur commercial (i.e. Blackwell) Les pages sont écrites de manière complète (1442-1449) ou incomplète (1442-49), sans les préfixes pp. ou p. L édition sera indiquée «1st», «2nd», telle que l on souhaite la voir dans la bibliographie 5 Ce tableau peut être copié par un autre utilisateur en remplacement de son propre tableau : Edit/Preferences/Reference Types/Reference Type Table cliquer sur Export. Le fichier sera sauvegardé puis pourra être copié sur l ordinateur de l autre utilisateur. 10
Champs d une référence de type Generic ISSN ISBN DOI Custom Call number et Label Keywords URL Last Updates Conseils de saisie International Standard Serial Number : n international pour un ouvrage International Standard Book Number : n international pour une revue Digital Object Identifier, cad un numéro unique qui permet la localisation d un document numérisé sur Internet A utiliser pour créer un champ non prédéfini Ils peuvent être utilisés pour indiquer un code de classement du document papier dans ses propres archives, dans une bibliothèque, etc. Les séparateurs possibles pour les mots-clés sont : le point-virgule ( ;) les barres (\) et (/). Utiliser toujours le même séparateur. Uniform Resource Locator, cad l adresse Internet pour localiser une page Web. Elle doit être du type : http://www.endnote.com ou ftp://ftp.cuteftp.com. Il est conseillé d écrire une adresse par ligne Dans ce champ s inscrit automatiquement la date de la dernière mise à jour. Dans n importe quel champ il est possible d indiquer le chemin d accès à un fichier. Ce chemin est à écrire de la manière suivante : File:///C:/Documents/Word%20Tips.pdf (% remplace un blanc) Record number est le numéro donné automatiquement à une référence par EndNote par entrée dans une bibliothèque ; il ne peut être réalloué si la référence est supprimée ; il n y a pas de contrôle manuel possible sur ce numéro. Il est conseillé d utiliser le champ «Label» ou un champ «Custom» pour attribuer son propre numéro de classement. Les champs Added to Library (date de création ou d importation) et Last Updated (date de la dernière mise à jour) sont complétés automatiquement par EndNote X6 avec la date correspondante. 2.6. Collecte par capture via EndNote Web à partir du navigateur Firefox Il est possible de collecter une référence dans EndNote Web, notamment d une page Web, à partir du navigateur Firefox. Ceci nécessite de connaître un minimum EndNote Web. La démarche : il faut au préalable installer le Plug In accessible dans EndNote Web sous Options/ Download Installers/Firefox Extension. La démarche consiste à cliquer sur l icône Capture au niveau d une page Web que l on souhaite référencer ou d une page d accès à un article chez un éditeur pour récupérer les références de l article par exemple. Le système ouvre une nouvelle fenêtre signalant les informations capturées et permettant d ajouter des compléments. 11
Liens vers EndNote Web Lien vers la page d aide de ENW Capture des références de la page Après avoir cliqué sur «capture», une fenêtre s ouvre et permet de compléter la référence La référence sera enregistrée par défaut dans le groupe [Unfiled] si on ne détermine pas dans quel groupe la classer. Une fois les champs complétés, il faut sauver la référence via Save. La capture fonctionne bien, en théorie, avec les sites suivants: ACS Publications Aleph Library Catalog Amazon.com arxiv.org BioMed Central BMJ Clinical Evidence British Library(Aleph Library Catalog) British Medical Journal CiteULike COinS compatible sites CrossRef CSA Illumina DRA Library Catalog Systems Dynix Library Catalog Systems EBSCOHost ERIC GEAC Library Catalog Systems Google Scholar HighWire IEEE Xplore IngentaConnect JAMA & Archives J-Stage JSTOR Karger Publications Lexis/Nexis Library of Congress (Library Catalog Voyager) Nature Ovid Oxford Journals PLoS Biology, Computational Biology, Genetics, Medicine, Neglected Tropical Diseases, One, Pathogens Project Muse ProQuest PubMed 12
Scientific Commons SciVee TLC Library Catalog Systems Voyager Library Catalog Systems VTLS Library Catalog Systems Web of Science Wiley WorldCat YouTube Dans la pratique, le fonctionnement n est pas encore toujours «à la hauteur des espérances». Pour récupérer les références de EnNote Web vers EndNote, il suffit de synchroniser les deux bibliothèques via la fonction Tools / Sync On peut paramétrer une synchronisation automatique via Edit / Prefences / Sync 2.7. Le champ File Attachments et la recherche du texte intégral Le champ File Attachments sert à attacher un fichier (Access, Excel, Powerpoint, TXT, HTML, ) à une référence, par clic droit File Attachments/Attach File ou via References/File attachments/attach File ou via l icône de raccourci dans la barre-outil de la référence ouverte. Une référence peut comporter jusqu à 45 fichiers attachés. Lien relatif (relative path) Si l on coche la case Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link, le fichier sera copié dans [nom bibliothèque].data\dossier PDF. Ceci est intéressant pour partager des références avec fichiers joints avec d autres utilisateurs ou pour réutiliser une copie d une bibliothèque EndNote avec tous ses fichiers liés sur un autre ordinateur. Lien absolu (absolute path) Si la case Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link n est pas cochée, le fichier sera copié à l endroit désigné et si ce fichier est modifié, ces modifications seront mises à jour lorsque EndNote ira le récupérer. Par contre le lien sera perdu en cas d utilisation de la bibliothèque sur un autre ordinateur. Ce type de lien est matérialisé par la visibilité du chemin d accès au fichier dans le champ File Attachments. Dans les versions d EndNote antérieures à la version X, il n y a que ce type de lien de disponible. Attacher automatiquement des textes intégraux EndNote X6 peut localiser et attacher automatiquement du texte intégral à des références. Le système fait la recherche à partir des informations du champ DOI, du lien Pubmed Linkout, du lien Texte intégral de ISI Web of Knowledge ou d une OpenUrl. Il pourra lier la référence au texte intégral si le lien pointe vers une ressource en libre accès ou une ressource pour laquelle la bibliothèque a pris l abonnement. Le texte intégral est sauvegardé dans son format d origine via un lien relatif, cad dans le dossier.data de la bibliothèque. A défaut de trouver le texte intégral, EndNote peut néanmoins afficher dans certains cas l URL du fournisseur potentiel. Pour rechercher du texte intégral de manière rétro-active, il suffit de sélectionner les références puis de cliquer sur References/Find Full Text. Lors de l opération, les références concernées sont affichées dans le groupe Find Full Text. A la fin de l opération, s affiche le nombre de références auxquelles a été attaché un texte intégral ou une url, et le nombre de références pour lesquelles ceci n a pas été possible. Plusieurs fichiers peuvent être trouvés : ils sont tous stockés mais avec des numéros différents. 13
Il est possible d annuler l opération à tout moment en cliquant sur Stop full text download. Le texte intégral déjà récupéré est sauvegardé. Une fois le PDF attaché à la référence, il est possible de le visualiser dans l onglet Attached PDFs : Un fois le PDF ouvert, il est possible d annoter du texte (Bulle Sticky Note), de surligner en couleur des passages (Highlight Text) et de rechercher des informations dans le PDF (Find) : 2.8. Les champs Figure et Caption Le champ Figure (intitulé parfois Image) sert à attacher une illustration (photo, graphe, etc. fichier de type BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF ) à une référence, en allant dans References/Figure/ Attach Figure ou via l icône de raccourci dans la barre-outils de la référence ouverte. Cette illustration est copiée dans un dossier [nom bibliothèque].data. Attention, une référence ne peut comporter qu une illustration. Ce champ permet de faire une liste des illustrations sous un traitement de texte (Generate Figure List) et peut faire l objet de recherches particulières (Find Figures) (voir 4.5.5). Le champ Caption suit le champ Figure. Il sert à insérer la légende d une illustration. La présence de cette légende dans le document formaté dépendra du style bibliographique choisi. Par défaut les illustrations de ce champ sont désignées comme «Figure» dans un traitement de texte. Pour que cette illustration soit désignée comme «Table», il faut insérer l illustration dans le champ Figure d une référence du type Chart or Table. 14
2.9. Modification et suppression des références Une référence peut être modifiée à partir de son affichage sous forme détaillée (voir 1.3.2). La démarche pour modifier le texte dans plusieurs références : -on peut faire une sauvegarde de la bibliothèque par sécurité si on veut faire de grandes modifications -afficher les références à modifier -sélectionner Tools / Change, Move, Copy Fields pour : -insérer un texte en fin/début de champ (définir le champ en question dans In : ) -effacer ou remplacer le contenu d un champ -déplacer un texte d un champ à un autre (Move / Copy Fields). L option Don t move empty fields cochée permet de conserver le contenu de départ d un champ si c est un champ vide qui est inséré. -modifier la casse d un texte dans un champ L orthographe peut être vérifiée sur tous les champs d une référence ouverte (sauf les champs auteur, URL, Figure, File attachments) via Tools/ Spell check. References/Move reference to trash permet de supprimer une référence. Attention : il est conseillé de ne pas supprimer de référence ayant été citée dans un document. Même réécrite, cette référence ne sera pas retrouvée car le numéro attribué par EndNote sera différent. 2.10. Sauvegarde des références Il existe deux modes de sauvegarde des références : -Une sauvegarde automatique à chaque fermeture d une référence -Une sauvegarde manuelle d une bibliothèque via File / Save a copy File/ Compressed Library permet de sauvegarder une copie compressée d une bibliothèque avec son répertoire.data (si < 4GB), par exemple pour l envoyer par mail en fichier attaché. Dans ce cas, il est possible de générer automatiquement un mail auquel est joint la bibliothèque dotée d une extension.enlx. File/ Open permet de restaurer une copie de la bibliothèque. Les références d une bibliothèque endommagée peuvent être récupérées dans une nouvelle bibliothèque via la fonction : Tools/Recover Library/Open. La bibliothèque se nomme alors «nom ancien Saved.enl». Cette bibliothèque ne reprend pas les listes de termes (cf. 3.4). 15
3. Organiser les références 3.1. Gestion d un groupe de références Il est possible de créer jusqu à 5000 groupes de références (voir 1.3.2). Certains sont créés automatiquement, comme : -All References : l ensemble des références de la bibliothèque -Trash : corbeille qui permet de retirer des références de la bibliothèque sans toutefois les supprimer définitivement. Pour supprimer le contenu, il suffit de faire un clic droit / «empty trash». -Showing References : les références affichées via References/Show Selected References -Search Results : groupe temporaire créé suite à la dernière recherche dans la bibliothèque. -Imported References : groupe temporaire créé par importation de références. -Duplicate References : groupe créé par l activation de la recherche de doublons (References/Find Duplicates) -My Groups : dossier pour ranger ses propres groupes, cad soit des Custom Groups (groupes simples créés par l utilisateur par clic droit/create Group), soit des Smart Groups (groupes alimentés automatiquement suite à l enregistrement de recherches avancées). Il est possible de créer des Group Sets (ensemble de groupes) qui peuvent regrouper indifféremment des Custom Groups et des Smart Groups. -Online Search : cette rubrique contient les raccourcis vers les filtres de connexion marqués comme favoris. Il n y a plus qu à cliquer sur le filtre pour faire apparaître la boîte de recherche correspondante. -Find Full Text : groupe alimenté lors de la recherche de textes intégraux. Pour affecter des références dans un groupe Pour créer un groupe par combinaison d autres groupes Pour supprimer un groupe Pour renommer un groupe Pour passer des références d un groupe à un autre Pour supprimer une ou plusieurs références d un groupe -dans la colonne de gauche faire un clic droit et sélectionner Create Group -donner un nom au groupe -sélectionner les références puis les faire glisser vers le groupe créé. -dans la colonne de gauche faire un clic droit et sélectionner Create From Groups -donner un nom au groupe -sélectionner les groupes à unir (OR) ou à exclure (NOT) ou dont on fait l intersection (AND). se positionner sur l intitulé et par un clic droit sélectionner Delete Group se positionner sur l intitulé et par un clic droit sélectionner Rename Group -sélectionner les références -les déplacer à l aide de la souris ou via References/Add References To -se positionner au niveau de la ou des références à supprimer de ce groupe -Faire un clic droit et sélectionner Remove References from Group ou aller dans References/Remove References from Group 16
3.2. Suppression des doublons La suppression des doublons dans une bibliothèque s effectue via References/Find Duplicates. Par défaut EndNote compare les champs auteur, année, titre et type de référence et propose les doublons sous forme de tableau comparatif et de liste. Le paramétrage de la recherche de doublons peut être modifié via Edit/Preferences/Duplicates. Il n y a de dédoublonnage automatique que lors d une importation de fichier. 3.3. Affichage, tri et recherche de références La fenêtre principale de la bibliothèque affiche jusqu à 8 champs bibliographiques. Il est possible de modifier ces champs affichés, ainsi que leur ordre d affichage et leur nom via Edit/Preferences/Display Fields. Par défaut les références sont triées par ordre alphabétique d auteur. Il est possible de les trier autrement en cliquant sur l intitulé d un des champs ou plus finement via Tools / Sort Library. L option Rating permet de donner une ou plusieurs étoiles (de 0 à 5) aux références. En cliquant sur l intitulé de la colonne, on peut ainsi classer les références selon ce critère personnel. La recherche via Quich search dans la barre-outils permet de rechercher un terme ou une expression dans l ensemble de la bibliothèque. La fenêtre de recherche de références dans la bibliothèque vient s incrémenter quand on clique sur «Tools/Search Library» Elle porte sur un ou plusieurs champs spécifiques (ce sont ceux du type «Generic») et sur toutes les références affichées. Il est possible de faire des recherches sur les fichiers PDF joints aux références en utilisant le champ de recherche PDF. Il est possible de créer une recherche complexe en utilisant les opérateurs And, Or, Not, Greater than, Less than, etc. Il y a une troncature implicite à droite et à gauche sauf si la case Match words est cochée. Exemple de recherches : Search For In Fields Opérateur de EndNote recherche comparaison Polymers Title Is toutes les références dont le titre exact est «polymers» Abstract Is toutes les références dont le champ «Abstracts» est vide Polymers Any Field Contains toutes les références comprenant le terme «polymers» dans un des champs 17
Les recherches multilignes sont exécutées dans l ordre d apparition. Exemple : Search For In Fields Opérateur de comparaison Tuna Abstract contains ET Pacific Abstract contains NOT Atlantic Abstract contains OR Seibert, J Author contains Equivaut à [(Tuna and Pacific) not Atlantic] or Seibert, J. Opérateur entre les lignes Options : -Enregistrer des recherches via Save Search (création d un fichier en.enq) -Relancer une recherche enregistrée via Load Search. -Transposer les résultats de la recherche automatiquement dans un «Smart Group» via Convert to Smart Group -Affiner une recherche, en sélectionnant Search showing references /omit from showing references -Respecter la casse (majuscule, minuscule) des termes de recherche en cochant Match case -Chercher les termes exacts en cochant Match Words Pour fermer la fenêtre de recherche de références, cliquer sur Hide Search Panel dans la barre-outil principale. 3.4. Les listes de termes Une liste de termes rassemble tous les termes contenus dans le ou les champs auxquels elle est liée. Elle est spécifique à une bibliothèque. Elle est utile car elle permet un auto-remplissage des champs liés ; par exemple, en tapant les premiers mots d un titre de revue le système propose le titre entier s il est déjà dans la liste des noms de revues. Elle facilite aussi la constitution d une base à l écriture homogène. Par défaut EndNote propose 3 listes de termes : sur tous les champs auteur (Author, Secondary Authors, etc.) et donc aussi rédacteur en chef, revues (Journal, Alternate Journal) et mots-clés (Keywords). Il est possible de créer jusqu à 31 listes. La démarche pour créer une nouvelle liste : -sélectionner Tools/Define Term List/Create List et donner un nom à la liste -associer un ou plusieurs champs via Link Lists -initialiser la liste via Tools/Define Term List/ Update List. La démarche pour créer une liste de termes à partir d une bibliothèque déjà créée : -sélectionner References/Show All References -sélectionner Tools/Define Term Lists -choisir la liste et cliquer sur Update List. EndNote ajoute les termes non encore entrés à la liste mais ne supprime pas les termes existants. La mise à jour de la liste se fait automatiquement lors de la collecte de nouvelles références, sauf si, dans Edit/Preferences/Term Lists, l une des options Update Lists when importing or pasting references ou Update lists during data entry a été désactivée. Le nombre de termes par liste est illimité. Des listes entières de termes peuvent aussi être importées ou exportées via Tools/Define Term Lists/Import List. Un terme peut être copié d une liste à une autre via Tools/Open Term Lists/ ctrl C/ ctrl V Les termes peuvent être modifiés ou supprimés via Tools/Open Term Lists (ouverture de la liste et modification). Les termes nouveaux d une liste s affichent en rouge. Une liste peut être imprimée dans un traitement de texte via Tools/Define Term List/Export List. 18
4. Mettre en forme les citations et créer une bibliographie 4.1. Principes du formatage selon un style bibliographique défini EndNote permet de formater, cad de mettre en forme des références, des citations de ces références, selon le style bibliographique (Output style) choisi. Concrètement, formater selon un style bibliographique donné détermine la forme et le contenu des citations et de la bibliographie : - les champs utilisés - le tri des références - le style du texte (italique, ) et la ponctuation. Le style bibliographique détermine également l emplacement des illustrations et des tableaux. EndNote propose plus de 5000 styles bibliographiques différents. Le nom du style fait référence à la revue ou à l éditeur qui a défini ce style. Exemples : -Formatage au style Paleontology (citation formatée selon la forme Auteur-Année) : The fossil in question was generally regarded to be the 220 million year-old remains of Tyrannosaurus Rex. Several years ago, however this hypothesis was overturned by the discovery of yet another species (Morehouse and Tung, 1993) which is now the undisputed progeny (Argus and Matthews, 1991; Turnhouse, 1987) of the species at hand. While the true origin of this larger reptile is quite uncertain at this time, it is thought to be from central or eastern Asia. MOREHOUSE, S. I. and TUNG, R. S. 1993. Statistical evidence for early extinction of reptiles due to the K/T event. Journal of Paleontology, 17, 198-209. ARGUS, M. V. and MATTHEWS, E. K. 1991. Stratigraphic excavation techniques for paleontologists. Journal of Paleontology, 17, 119-127. TURNHOUSE, M. B. 1987. Role of 14C dating in paleontology. Journal of Paleontology, 75, 11-15. -Formatage au style Science (citation par numéro) : The fossil in question was generally regarded to be the 220 million year-old remains of Tyrannosaurus Rex. Several years ago, however this hypothesis was overturned by the discovery of yet another species (1) which is now the undisputed progeny (2, 3) of the species at hand. While the true origin of this larger reptile is quite uncertain at this time, it is thought to be from central or eastern Asia. 1. S. I. Morehouse, R. S. Tung, Journal of Paleontology 17, 198 (1993). 2. M. V. Argus, E. K. Matthews, Journal of Paleontology 17, 119 (1991). 3. M. B. Turnhouse, Journal of Paleontology 75, 11 (1987). Il est possible de prévisualiser les styles en sélectionnant une référence et un style dans le raccourci de la barre-outil principale (voir 1.3.2) et en allant dans l onglet Preview. La fonction Edit/Output Styles/Open style Manager /Style Preview permet également de prévisualiser les styles sélectionnés dans la liste. Par défaut 4 styles standards sont affichés : -le style Author-Date formate les citations sous la forme Auteur-Année et créé une bibliographie classée par ordre alphabétique d auteur. -le style Annotated du type Auteur-Année qui inclut en plus le résumé après chaque référence. -le style Show All fields créé une bibliographie incluant tous les champs complétés de chaque référence avec les noms de champs. -le style Numbered insère des numéros à la place des citations et créé une bibliographie numérotée. 19
4.2. Créer une bibliographie simple sous EndNote Il est possible de mettre en forme une simple liste de références selon un style bibliographique particulier. La démarche : -sous EndNote, sélectionner les références qui constitueront la bibliographie -sélectionner le style dans la barre outil principale Puis soit copier les références via Edit/Copy Formatted et coller les références dans un traitement de texte (clic droit /Coller), soit les visualiser à l écran (File/Print Preview) ou les imprimer (File/Print). Pour sélectionner plusieurs références dans la base, on peut cliquer sur une première référence puis, cliquer à la fois sur ctrl et sur les autres références à sélectionner. Pour sélectionner toutes les références affichées, cliquer sur ctrl A. 4.3. Exporter des références formatées L export de références sous EndNote consiste à créer un fichier de références formatées au style choisi. La démarche : -sélectionner les références à exporter -aller dans File/Export -choisir le format de fichier, parmi les 4 options : -HTML : pour une utilisation du fichier sur Internet -TXT : pour des références qui seront importées dans une autre base de données -RTF : pour lecture ultérieure par un traitement de texte (codage des styles) -XML : pour créer un format brut balisé -choisir un style bibliographique et cliquer sur Save pour créer le nouveau fichier. Pour exporter des références de EndNote, sans les fichiers attachés et les illustrations, vers les logiciels de gestion de références EndNote, ProCite, Reference Manager, il est conseillé d exporter les références en choisissant le filtre d export «RefMan (Ris) Export» et de sauvegarder le fichier localement avec l extension.txt. Ce fichier sera importé à partir du logiciel de gestion bibliographique avec un filtre Ris («Reference manager (Ris)» sous EndNote). Pour exporter des références avec les fichiers attachés et les illustrations, il est conseillé de : -créer une nouvelle bibliothèque B via File/New. -sélectionner les références dans la bibliothèque A d'origine et les transférer dans la bibliothèque B (clic droit copy dans la bibliothèque A/ paste dans la B): les fichiers attachés et les figures suivent. -sauvegarder une copie compressée de la bibliothèque B : aller dans File/Compressed Library et sauvegarder la bibliothèque sous forme compressée (.enlx) -expédier ce fichier par mail permet d expédier la bibliothèque EndNote + le répertoire.data avec les fichiers liés et illustrations. La bibliothèque pourra être ouverte sous EndNote. 4.4. Créer des bibliographies thématiques et des listes thématiques Une bibliographie thématique (Subject bibliography) est constituée de références classées par thématiques. Ces thématiques peuvent correspondre aux termes de n importe quel champ (Keywords, Journals, Authors, Year, etc.) d une bibliothèque. Exemple de bibliographie thématique basée sur des mots-clés : Geochemistry 1. J. A. Izbicki, Dissertation Abstracts International, 61, 2957 (2000). 2. C. Megnien, Bulletin d Information des Geologues du Bassin de Paris, 37, 142 (June, 2000). Geology 1. S. A. Lebedev, Ph.D., Princeton University (2000). 20
La démarche pour constituer une bibliographie thématique : -sélectionner les références -aller dans Tools/ Subject bibliography -choisir le ou les champs qui serviront pour créer la liste et cliquer sur OK -s affiche la liste des occurrences du champ choisi avec le nombre de références correspondantes ; cliquer sur «Select all» puis sur OK -s affiche la bibliographie thématique si dans Layout/Terms/Reference list est sélectionné Subject Terms and Reference List. Une liste thématique est une simple liste triée des termes contenus dans un ou plusieurs champs. La démarche pour constituer une liste thématique : Suivre la même démarche que précédemment et sélectionner Subject Terms only dans Tools / Subject bibliography/terms. Plusieurs options d affichage sont disponibles en cliquant sur Layout : onglet References : -modification du style bibliographique -choix du titre du document ainsi constitué -choix de l ordre de tri des références dans le cas d une bibliographie thématique onglet Terms : -ajout/suppression du nombre d occurrences par terme, du numéro des références dans la base EndNote -définition de la numérotation des références pour une bibliographie -définition de l ordre des thématiques (ordre alphabétique croissant ou décroissant ; ordre par nombre d occurrences) -définition du style d écriture des termes, etc. onglet Page Layout : critères de mise en page du document onglet Bibliography Layout (pour une bibliographie thématique) : -choix des champs spécifiques à insérer en début de référence ou en fin, -choix de l indentation. -gestion de la numérotation de départ Ces changements modifient le style bibliographique choisi de manière momentanée. Le document ainsi créé peut être visualisé à l écran, imprimé ou sauvegardé. 4.5. Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word (Cite While You Write) Au-delà de la création d une simple liste de références formatées, EndNote est conçu pour travailler prioritairement avec le traitement de texte Microsoft Word et permettre : -l insertion de citations dans un document au fur et à mesure de l écriture, -le formatage de ces citations et la création automatique de la bibliographie finale, -l insertion d illustrations et la création de listes récapitulatives d illustrations. Pour cela, MS Word utilise le logiciel Cite While You Write (CWYW) qui est installé automatiquement avec EndNote X6 pour les versions Word 2000, XP, 2003, 2007 et 2010. Concrètement, les fonctionnalités de EndNote s affichent dans Word sous Outils/EndNote. Une barre-outils particulière peut également être installée en sélectionnant EndNote X6 dans Outils/Personnaliser/Barre d outils (modèle ci-après). Dans la partie qui suit, les informations sont indiquées pour travailler sous MS Word 2010. 21
4.5.1. Les commandes de Cite While You Write Dans MS Word 2010 : Find citation(s) : rechercher des références dans Endnote (2) Go To Endnote : ouvrir Endnote (1) Changer rapidement de style Export Traveling Library: créer une bibliothèque «de voyage» (9) CWYW Preferences : définir ses préférences Insert Note: insérer des notes (5) Insert Selected Citation(s): insérer les citations sélectionnées (3) Find Figure(s) : rechercher des illustrations (10) Edit and Manage citation(s): afficher et modifier les citations (4) Edit Library Reference(s): afficher et modifier les références de la bibliothèque Update Citations and Bibliography : Mettre en les citations au style sélectionné (6) Convert to unformatted Citation(s) : ôter le formatage des citations et les remettre au format temporaire + ôter la bibliographie de fin de document (7) Convert to plain texte: supprimer les codes de champs (8) Certaines fonctionnalités sont également disponibles dans EndNote X6 : Dans l ordre, Insert Citation : insérer la ou les références sélectionnées dans le traitement de texte Format Bibliography : modifier le style bibliographique Return to Word : afficher le document dans Word Dans MS Word pour Windows 2003, la barre-outils est la suivante: Find citation(s) : rechercher des références dans EndNote Format Bibliography : Mettre en forme les citations et créer la bibliographie Insert Selected Citation(s) : insérer les citations sélectionnées Edit & Manage Citation(s) : afficher et modifier les citations Go To EndNote : ouvrir EndNote Export travelling library : créer une bibliothèque «de voyage» Find Figure(s) : rechercher des illustrations Aide Remove filed codes : supprimer les codes de champs Generate Figure CWYW List : créer une Preferences : liste d illustrations définir ses paramétrages Insert Note : insérer une note Edit Library Unformat Reference(s): afficher et modifier les références de la bibliothèque Citation(s): ôter le formatage des citations et les remettre au format temporaire 22
4.5.2. Démarrer la rédaction EndNote fournit plus de 300 Manuscript Templates, cad des modèles de documents selon la revue à laquelle est destiné le manuscrit. Un modèle de manuscrit s ouvre sous Word et indique où insérer les différents éléments de l article (titre, auteurs, résumé, etc.), met automatiquement à jour le style du texte correspondant (taille, police, etc.) et insère les références dans la partie bibliographie. Pour lancer un modèle de manuscrit, aller sous EndNote dans Tools/Manuscript Templates et choisir le modèle. Ces modèles peuvent aussi être récupérés sur le site de l éditeur : http://endnote.com/downloads/templates Il est ensuite conseillé d ouvrir EndNote, si le gestionnaire n est pas encore ouvert, via Go To EndNote. 4.5.3. Insérer des citations Au fur et à mesure de la rédaction du corps du texte, positionner le curseur à l endroit où sera insérée une citation 6. Puis aller dans Find Citations pour rechercher la ou les citations à insérer dans la bibliothèque EndNote. Une nouvelle fenêtre s ouvre pour permettre la recherche de citations : -un blanc entre deux termes est interprété comme «and» -une expression à rechercher sera mise entre guillemets Les références trouvées s affichent en liste ; les références sélectionnées peuvent être insérées dans le texte via Insert. Une autre méthode consiste à aller sous EndNote, à sélectionner la ou les références, puis -toujours sous EndNote à cliquer sur Insert Citation ou, -sous Word, à cliquer sur Insert Selected Citations(s). Il est possible de citer des références provenant de bibliothèques différentes. S il n y a pas de formatage automatique de paramétré (cf. Bibliography / Instant Formatting dans la barre CWYW), les citations qui sont insérées sont des citations temporaires, non formatées. Elles sont du type {Author, Year #Record Number}. Exemple : {Argus, 1991 #31}. Il est conseillé d activer le formatage automatique (Turn On dans Bibliography / Instant Formatting). Pour insérer plusieurs citations au même endroit, il faut : -les sélectionner toutes et les insérer en même temps :{Hall, 1988 #13 ; Baker, 1988 #16} -ou les sélectionner l une après l autre et les insérer l une à côté de l autre, sans espace entre elles :{ Hall, 1988 #13 }{ Baker, 1988 #16} Pour insérer des notes : Certains éditeurs (comme celui de Science) exigent d inclure les notes en fin de document au sein de la bibliographie. Dans ce cas la démarche est la suivante : -cliquer sur Insert Note et taper le texte de la note -formater au style demandé ou au style Numbered A partir d une citation, il est possible d ouvrir la référence dans EndNote (sous réserve que EndNote soit ouvert) en sélectionnant une citation et en allant dans Edit Library Reference(s). 4.5.4. Insérer des illustrations Il est possible d insérer des illustrations (image, graphe, photo, schéma, équation, etc ) et des tableaux dans un document via Find Figure. Comme pour l insertion des citations, une nouvelle 6 Une citation comporte les informations minimales pour repérer la référence complète dans la bibliographie de fin de document. 23
fenêtre s ouvre pour permettre la recherche d une illustration localisée dans le champ «Figure» des références de la bibliothèque ouverte. L illustration est insérée via Insert. Attention : une illustration est citée généralement avec le terme «Figure». Pour qu elle soit citée et repérée dans le manuscrit comme un tableau (Table) il faut qu elle ait été insérée dans le champ Figure d une référence du type «Table or Chart». Dans les versions antérieures à MS Word 10, la fonction Generate Figure List de CWYW permet de mettre à jour la liste des illustrations si elle est générée par le style choisi. Dans la version MS Word 10 et plus ceci est fait automatiquement. 4.5.5. Mettre en forme les citations et la bibliographie Si le formatage de la bibliographie n est pas défini comme automatique, il faut l effectuer via Format Bibliography. Une nouvelle fenêtre s ouvre ; sous l onglet Format bibliography de cette fenêtre, il est proposé de sélectionner le texte à formater et de choisir le style bibliographique. Si le style demandé n apparaît pas dans la liste proposée, cliquer sur Browse pour trouver le style souhaité. Ce formatage peut se faire à n importe quel moment. Par défaut EndNote installe un formatage automatique, ce qui est mieux. Cette fonction peut être désactivée sous Word en allant dans Format Bibliography onglet Instant formatting et en cliquant sur Turn off. Le résultat du formatage dépend du style bibliographique choisi. Certains styles, par exemple, ne comportent pas de citation dans le texte mais seulement une bibliographie en fin de document. C est le cas par exemple des styles Refman (RIS) Export et Tab-delimited. Pour ôter le formatage, pour modifier des citations par exemple, il suffit de cliquer sur Convert to Unformatted references (ou Unformat citation(s)). Il n est pas nécessaire d ôter le formatage pour ajouter de nouvelles citations, mais il faut reformater le document via Update Citations and Bibliographie. Si le formatage ne correspond pas exactement au formatage souhaité, il est possible d effectuer des modifications manuellement dans le document Word. Mais, si le formatage est ôté ultérieurement, ces modifications ne seront pas conservées. Il vaut mieux agir directement sur le paramétrage du style (cf 4.7). 4.5.6. Modifier et supprimer des citations La modification ou la suppression (Remove) des citations s effectue via Edit and Manage Citations. 24
Il est possible : -d exclure l auteur (cocher Exclude author), s il a été cité précédemment dans le texte par exemple -d exclure l année (cocher Exclude year), etc. Ces 2 exclusions sont utiles pour qu une référence apparaisse dans la bibliographie mais pas en citation. Il ne restera que le numéro de la référence : {, #13}. En formatant dans un style de la forme Auteur-Année, cette citation n apparaîtra pas dans le texte. Il est possible de modifier une citation pour ajouter : -un préfixe : voir, see, voir aussi, see also, e.g., 7 Exemple : {voir \Hall, 1988 #13} -un suffixe : souvent des pages Exemple : {Hall, 1988 #13 p.293} -des pages : Exemple : {Hall, 1988 #13 pp.293-310}. 4.5.7. Créer une bibliographie à partir de plusieurs documents Pour créer une bibliographie à partir de plusieurs documents, par exemple une bibliographie qui reprend les bibliographies rédigées par chaque auteur d un chapitre d un livre, il faut : -dans tous les documents correspondants aux parties du document final, insérer des citations en lien avec une bibliothèque EndNote, -dans tous les documents, activer Unformat citations -fermer tous les documents -créer un nouveau document et insérer les différentes parties dans ce document -puis formater la bibliographie via Format Bibliography. 4.5.8. Utiliser la bibliothèque «de voyage» Chaque citation formatée une première fois est entourée de codes qui contiennent toute la référence citée 8. Le document formaté contient ainsi ce qu on appelle une bibliothèque «de voyage» (Traveling Library) des références citées. Elle permet : -le reformatage du document dans un style bibliographique différent. -le partage des documents créés à partir de Word 2000, XP, 2003, 2007 et plus avec des collègues qui n ont pas la même bibliothèque EndNote. -l exportation de toutes les références utilisées dans le document vers une nouvelle bibliothèque EndNote pour se constituer une liste de références spécifiques à un document : Export to EndNote / Export traveling Library. Dans les 2 derniers cas, les champs «Notes», «Abstract», «Figure» et «Caption» ne sont pas intégrés à cette bibliothèque «de voyage». Dans tous les cas, pour conserver cette bibliothèque «de voyage» il ne faut pas ôter le formatage du document via Convert to Unformatted citation(s), ni supprimer les codes de champs via Convert to Plain Text. 7 Dans ce champ, ne pas utiliser de lettres, de chiffres, @ ou les signes de ponctuation virgule ou point-virgule. Par contre il faut un espace et le séparateur \ après le texte inséré. 25
4.5.9. Modifier ses préférences dans CWYW Dans CWYW Preferences/ General, il est possible d activer le formatage automatique des références dans de nouveaux documents Word (cocher Enable Instant Formatting on new Word documents). Il est également possible dans Preferences/ Application de passer de la barre-outil de EndNote Bureau à celle de EndNote Web. 4.6. Créer un fichier RTF formaté Sous EndNote, il est possible de formater un fichier RTF, cad un fichier reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte (voir 1.2), sans passer par MSWord ou Open Office. 4.6.1. Insérer des citations : Pour insérer des citations dans un document RTF, il faut : -créer un document sous traitement de texte -ouvrir EndNote et la bibliothèque, -sélectionner la ou les références à insérer, faire Edit/copy. -dans le texte, à l endroit choisi, insérer la ou les références temporaires par clic droit / coller elle s affiche directement sous forme d une citation temporaire {Author, Year #Record Number}. Exemples : {Billoski, 1987 #46; Schwartz, 1976 #162; Whiting, 1987 #180} -sauvegarder le fichier au format RTF (.rtf) et le fermer. 4.6.2. Formater le document Le formatage s effectue dans EndNote via Tools/Format Paper selon le déroulement suivant : -choisir le fichier RTF à formater -choisir le style bibliographique à lui appliquer. -cliquer sur Format -la liste des citations s affiche dans une fenêtre. Si une référence est citée plus d une fois dans le texte, elle apparaîtra plusieurs fois dans la liste mais n apparaîtra qu une fois dans la bibliographie. A ce niveau il est recommandé de vérifier que : -chaque citation correspond à une et une seule référence (Matches = 1). 26