PROGRAMME DE FORMATION Module Assistante
Objectif de la formation L objectif de cette formation est d amener l assistante à maîtriser le logiciel Périclès 5 pour se concentrer sur les 3 axes prioritaires de l activité en agence : Public concerné par la formation L assistante de l agence. Absence de connaissances préalables nécessaire pour suivre le programme Pré requis : Avoir le logiciel Périclès 5 installé sur son poste de travail, un compte paramétré et ses identifiants et mots de passe. Durée de la formation 3 sessions d une heure réparties sur une période de 2 semaines. Groupe d une trentaine de participants Maximum. Chaque session sera ponctuée de questions, sondage, d un questionnaire de validation des acquis et d un questionnaire de satisfaction. Moyens pédagogiques Les participants suivront les sessions depuis leurs postes de travail. Une invitation leur sera envoyée pour chaque module afin de se connecter à une salle de formation à distance. Les formations alterneront la présentation de Powerpoint et un partage de l application. Les participants pourront utiliser des canaux de communication pour poser leurs questions.
1ère session - cursus assistante Rentrer les mandats Partie 1 : Les Fondamentaux A quoi cela me sert-il? Connaître la terminologie de Périclès pour parler le même langage I) Organisation des agences a. Site b. Société c. Groupement II) Les Fichiers de Périclès a. Répertoire b. Offres c. Demandes d. Signatures e. Contacts professionnels III) Les états d avancement a. Estimation b. Disponibles c. Offres d achat d. Compromis e. Suspendu IV) Actions, visites et propositions a. Les actions b. Les visites et propositions Partie 2 : Premiers pas dans Périclès 5 A quoi cela me sert-il? A bien appréhender l interface et la navigation dans Périclès 5 I) Découverte de l interface a. Connexion / déconnexion b. Vroom, le moteur de recherche c. La barre de menu inférieure d. La barre de raccourci e. Les widgets f. L espace Périclès g. A propos II) L Ergonomie a. Une navigation plus facile dans l interface b. Un accès facilité à l info utile c. Un nouveau design d. Moins de clics e. Plus de fonctionnalités
1ère session - cursus assistante Rentrer les mandats Partie 3 : Rentrer les mandats I) Paramétrages essentiels du logiciel (Gagner du temps pour les saisies, Optimiser l utilisation du logiciel, Sécuriser l utilisation du logiciel, Simplifier les saisies) b. Contacts professionnels c. Champs obligatoires de saisie d. Scripts d actions e. Paramètres d actions EVA II) Saisie d un bien, communication et éditions (Saisir un mandat pour informer et communiquer) b. Saisir facilement 3 moyens pour saisir une offre : portefeuille des offres, raccourci, F11 Les champs obligatoires soulignés en rouge et accès direct Assistant saisie pièces Les fonctions normés texte et le correcteur d orthographe III) Ajouter des photos Photos publiques et confidentielles c. Informer Affichettes vitrine Fiches Prévisualisation avant impression Mise en favori possible d. Communiquer facilement Pose panneaux et tableau synthétique Pose vitrine et tableau synthétique Multidiffusion et tableau de gestion des annonces Les Manipulations courantes (Etre efficace pour : Trouver rapidement une information, Consulter, modifier une fiche, Préparer sa démarche commerciale) b. Mini moteur de recherche intégré c. Visualisation d un bien et modes de visualisation Mode liste Mode Galerie Mode Pub
1ère session - cursus assistante e. Diaporama f. Street view g. La fonction panier h. Les touches de raccourcis VI) VII) e. Validation des acquis Questions Rentrer les mandats IV) Gérer la pige (La pige une opportunité pour rentrer des mandats) b. Import automatique c. Import semi automatique d. Affecter les annonces aux négociateurs e. Constituer un fichier de prospection V) Le répertoire de clients (Garder un contact permanent avec mes clients) b. Envoyer massivement de l information par email c. Proposer des biens d. Communiquer selon les profils de clients
I) Comment vendre vite? II) III) 2 e session - cursus assistante Vendre a. A quoi cela me sert-il? (Créer ma base de contacts qualifiés, Créer un fichier d acquéreurs qualifiés, Faire des rapprochements avec le fichier des offres, Leur proposer des biens) La saisie d une demande a. Par conversion d un contact web b. Par le portefeuille des demandes c. Par le raccourci d. Par la touche F11 e. Les champs obligatoires de saisie f. Saisie de zones de recherches d un acquéreur Choix d une zone dans la liste déjà créée Saisie d une zone par quartier Saisie d une zone par ville Saisie d une zone à la main Les rapprochements (Cibler les opportunités de vente) Proposer aux acquéreurs les nouveaux biens rentrés vite Lister les offres répondant aux critères de recherche des acquéreurs Relancer facilement ses acquéreurs Proposer rapidement les biens après baisse de prix Connaître la demande dans sa zone de chalandise b. Icône de pertinence du rapprochement c. Sauvegarde des critères de rapprochement d. Critères complémentaires : Elargir aux offres maisons / appartements Prix estimés Prix négociables e. La fonction : Jamais proposé / déjà proposé f. La fonction de biens similaires
2 e session - cursus assistante Vendre IV) Propositions et envois d emails (Communiquer efficacement avec mes clients) Proposer rapidement un bien dans des emails de qualité Relancer ses clients acquéreurs par des emailings Conserver un historique de l activité clients pour enrichir les bilans des actions menées b. Comment «proposer un bien par emailing»? Choix du modèle d emailing La personnalisation du message Envoi d une pièce jointe c. Comment «proposer un bien par sms»? d. Les autres propositions e. Inscriptions aux bilans V) La gestion des visites (Planifier avec succès son activité) Editer le bon de visite avec photo des biens visités Planifier son activité dans l agenda Adresser des bilans de visites valorisant les actions de l'agence VI) b. Depuis le portefeuille des offres c. Depuis le fichier des demandes d. Depuis l agenda e. Depuis la fonction de raccourci f. Suite à rapprochement demandes g. Par le raccourci F10 h. Enregistrement de la visite i. Edition du bon de visite j. Agenda : rdv récurrents et collectifs Les comptes-rendus de visites vite Faire du bilan vendeur une arme de vente. Informer le vendeur des commentaires des acquéreurs Faire passer des messages au vendeur sur la valeur et la mise en valeur du bien Conserver l'historique de la relation avec ses acquéreurs b. La saisie depuis les offres visitées c. La saisie depuis l onglet activité d. La saisie depuis l organiseur et les visites à commenter
I) Les actions et scripts d actions (Assurer un bon suivi client) Programmer des tâches Organiser ses relances client Planifier un enchainement d'actions lié à un évènement Conserver un historique de sa relation client b. Nouvelle action permet de créer une action ponctuelle c. Le script d action permet de scénariser un enchainement d'actions en rapport à un évènement d. Comment dupliquer une action? e. Les actions privées II) 3 e session - cursus assistante Instaurer une relation de Les bilans et leurs envois par e-mail (Prouver le travail de l agence) Informer les vendeurs des actions menées par l agence pour vendre le bien Justifier les honoraires de l'agence Permet de garder un contact écrit avec ses clients (preuve par mail qui restera au dossier) III) Permet d avoir des arguments de négociations et baisse de prix a. Envoi des bilans par email b. Sélection des actions à envoyer c. Edition des bilans EVA (Emulateur Virtuel d Actions) (Automatiser l activité) Automatiser des Actions Générer des alertes (relance de dossiers) Assurer le suivi de dossier de ventes b. Fichiers et actions automatiques Actions automatiques Alertes paramétrables c. Paramétrage des délais d action ou d alertes f. Affectation des actions automatiques g. Enregistrement h. Exécution confiance
IV) 3 e session - cursus assistante Organiseur c. A quoi cela me sert-il? (visualiser et traiter depuis une seule page son activité quotidienne) Traiter rapidement les actions à échéance par thème Attribuer la pige et les contacts web du jour Suivre les dossiers à relancer d. Les rapprochements automatiques? e. Les Contacts web f. La Pige g. Mes rdv du jour h. les Actions à effectuer i. les Actions automatiques EVA j. les Visites à commenter k. Les Relances dossiers b. Signatures Saisie d une offre Saisie des honoraires Saisie des négociateurs concernés Commissionnement des négociateurs Sélection automatique du vendeur Sélection de l acquéreur Les contacts professionnels Le tableau de suivi des compromis a. L archivage Les critères d archivage b. Comment désarchiver ou restaurer une offre? Instaurer une relation de confiance V) Les fichiers de signatures et d archivage a. A quoi cela me sert-il? (Suivre les dossiers de ventes) Enregistrer les ventes à l état de compromis Voir les états d avancement Archiver les ventes «actées» chez le notaire Constituer un Argus de références des biens vendus par l agence