PROCÈS-VERBAL DE LA 3E ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA CAISSE DESJARDINS DE L'EST DE L'ABITIBI, TENUE À LA SALLE DES CHEVALIERS DE COLOMB À SENNETERRE, MARDI 23 AVRIL 2013, 19 H PRÉSENCES CONSEIL D ADMINISTRATION M. Benoît Turcotte, président Mme Geneviève Larche, vice-présidente M. Michel Rochon, secrétaire Mmes Line Tremblay, administratrice Adrienne Bourgault, administratrice Lynda Dionne, administratrice Isabelle Bergeron, administratrice Kathleen Bourassa, administratrice Gabrielle Morin, administratrice MM Michel Ruel, administrateur Pierre Cécire, administrateur Claude Grenier, administrateur Réginald Grenier, administrateur Maxime Nolet Godbout, administrateur stagiaire CONSEIL DE SURVEILLANCE M. Richard Hénault, président Mmes Suzanne Ayotte, vice-présidente Huguette Turgeon, secrétaire Nathalie Boucher, membre du conseil de surveillance DIRECTION GÉNÉRALE M. Serge Beaudoin, directeur général Mmes Debby Galloni, adjointe à la direction générale Véronique Fortier, conseillère en relation avec le milieu ABSENCES Mmes Lydie Brouillette, administratrice Anne Audet, membre du conseil de surveillance M. Francis Roy, administrateur Nombre de sociétaires présents : 123 sociétaires 1. OUVERTURE OFFICIELLE DE L ASSEMBLÉE Le président du conseil d'administration, M. Benoît Turcotte, souhaite la plus cordiale bienvenue à cette 3e assemblée générale de la Caisse Desjardins de l'est de l'abitibi et déclare l'assemblée ouverte. MOMENT DE SILENCE POUR NOS MEMBRES DÉCÉDÉS Le président demande un moment de silence en mémoire des membres de la caisse décédés dans la dernière année. SECRÉTAIRE DE L'ASSEMBLÉE Le secrétaire de l'assemblée sera M. Michel Rochon et il sera assisté dans ses fonctions par Mme Debby Galloni, adjointe à la direction générale. 1
DÉFINITION DE MEMBRE Le président, M. Benoît Turcotte, nous rappelle la définition d un membre. DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES Le président invite M. Michel Rochon à nous rappeler l essentiel de nos responsabilités à titre de membre-propriétaire. RÈGLES DE FONCTIONNEMENT Le président précise à l assemblée quelques règles de fonctionnement afin d en assurer le bon déroulement. De plus, étant donné que nous aurons des élections, le conseil d administration recommande de nommer 2 scrutateurs avant l adoption de l ordre du jour. Ceuxci ne doivent pas être candidats et ils conservent leur droit de vote. Il est proposé par les membres du conseil d administration, appuyé par M. Pierre Cécire, de nommer : - M. Richard Hénault, président du conseil de surveillance - M. Frédéric Bergeron, Directeur ressources humaines. 2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Étant donné que les membres ont reçu l ordre du jour en début d assemblée et qu ils ont pu en prendre connaissance, le président demande une proposition pour s abstenir d en faire lecture et de l accepter. Il est proposé par M. Ghislain Pelletier, appuyé par M. Richard Hénault et résolu de s abstenir de faire lecture et d accepter l ordre du jour tel qu elle a été déposée. 1. Ouverture officielle de l assemblée 2. Adoption de l ordre du jour. 3. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle de la Caisses Desjardins de l Est de l Abitibi (18 avril 2012) 4. Rapport du conseil d administration 5. Rapport du conseil de surveillance 6. Présentation des états financiers 7. Présentation de l utilisation du Fonds d'aide au développement du milieu et du bilan de la distinction coopérative 8. Adoption du taux d intérêt sur les parts permanentes et sur les parts de ristournes 9. Adoption de la répartition des excédents annuels 10. Élection des membres du conseil d administration 11. Élection des membres du conseil de surveillance 12. Lecture de l engagement solennel 13. Périodes de questions des membres 13.1 au conseil d administration 13.2 au conseil de surveillance 14. Levée de l assemblée 2
3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA CAISSE DESJARDINS DE L EST DE L ABITIBI (18 AVRIL 2012) Étant donné que le projet du procès-verbal de la dernière assemblée a été mis à la disposition des membres sur le site internet de la caisse ou sur demande dans tous les centres de services, M. Benoît Turcotte, président, demande une proposition pour s abstenir d en faire lecture. Il est proposé par Mme Huguette Turgeon, appuyé par M. André Robitaille et résolu de s abstenir de la lecture intégrale du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle. Le président demande une proposition pour l adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle de la Caisse Desjardins de l'est de l'abitibi, en date du 18 avril 2012. Il est proposé par M. Richard Hénault, appuyé par M. Michel Ruel et résolu que le procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de la Caisse Desjardins de l'est de l'abitibi du 18 avril 2012 soit approuvé tel que présenté. 4. RAPPORT DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le message présenté par M. Benoît Turcotte est inclus dans le rapport annuel et déposé aux archives de la caisse. M. Benoît Turcotte présente les membres du conseil d'administration de la caisse à l'assemblée. 5. RAPPORT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE Le message présenté par M. Richard Hénault est inclus dans le rapport annuel et déposé aux archives de la caisse. M. Richard Hénault présente les membres du conseil de surveillance de la caisse à l'assemblée. 6. PRÉSENTATION DES ÉTATS FINANCIERS Le message du directeur général et les états financiers au 31 décembre 2012 présentés par M. Serge Beaudoin sont inclus dans le rapport annuel et sont déposés aux archives de la caisse. 7. PRÉSENTATION DE L UTILISATION DU FONDS D'AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU ET DU BILAN DE LA DISTINCTION COOPÉRATIVE Le bilan de la distinction coopérative et l utilisation du Fonds d aide au développement du milieu sont présentés par M. Pierre Cécire et ils sont inclus dans le rapport annuel et sont déposés aux archives de la caisse. 8. ADOPTION DU TAUX D INTÉRÊT SUR LES PARTS PERMANENTES ET SUR LES PARTS DE RISTOURNES Le président invite M. Serge Beaudoin à présenter la recommandation du conseil d administration concernant le taux d intérêt sur les parts permanentes et les parts de ristournes. 3
Il est proposé par Mme Isabelle Bergeron, appuyé par M. Lucien Bisson et résolu que la recommandation du conseil d'administration concernant le taux d'intérêt à 4.25 % sur les parts permanentes et sur les parts de ristournes pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2012 soit accepté. 9. ADOPTION DE LA RÉPARTITION DES EXCÉDENTS ANNUELS M. Serge Beaudoin, directeur général, présente la recommandation du conseil d'administration concernant le partage des excédents. PROJET DE RÉPARTITION DES EXCÉDENTS Excédents à répartir 8 992 000 $ MOINS Intérêts sur : Réserves : parts permanentes 4,25 % 441 795 $ parts de ristournes 4,25 % 45 733 $ générale 3 769 977 $ de stabilisation 76 380 $ plus-value 3 559 302 $ Ristournes totales 2 000 000 $ Fonds d aide du milieu 100 000 $ PLUS Impôts récupérés 706 458 $ PROJET DE RISTOURNES Épargnes (INTÉRÊTS PAYÉS) 12,94 % 654 599 $ Fonds Desjardins (ENCOURS MOYEN) 0,25 % 319 601 $ Prêts aux membres (INTÉRÊTS PERÇUS) 3,91 % 956 222 $ Financements Accord D* (ENCOURS MOYEN) 0,16 % 17 978 $ Ristournes en parts 51 600 $ Total 2 000 000 $ Après avoir répondu aux questions de l assemblée, il est proposé par Mme Lyne Tremblay, appuyé par Mme Suzanne Ayotte et résolu que le projet de répartition des excédents pour l'année se terminant le 31 décembre 2012, tel que recommandé par le conseil d administration soit accepté. PÉRIODE DES ÉLECTIONS Nomination des officiers Président d élection Tel que le prévoit le règlement de régie interne, étant donné que M. Benoît Turcotte, président, est candidat, la vice-présidente, Mme Geneviève Larche, agira comme présidente d élection. Secrétaire d élection Tel que le prévoit le règlement de régie interne, étant donné que M. Michel Rochon, secrétaire, est candidat, le secrétaire adjoint, M. Serge Beaudoin, agira comme secrétaire d élection. DÉFINITION D'UN CANDIDAT ÉLIGIBLE La présidente d'élection rappelle la définition d un candidat éligible. 4
RÔLES ET RESPONSABILITÉS Avant de continuer, le secrétaire d'élection rappelle les principales responsabilités des deux conseils. 10. ÉLECTION - CONSEIL D ADMINISTRATION Noms des dirigeants sortants de charge La présidente d'élection nomme les noms des dirigeants sortants de charge, en mentionnant s'ils sont rééligibles : - M. Francis Roy, secteur Lebel-sur-Quévillon - M. Réginald Grenier, secteurs de Val-d Or et Malartic - M. Benoît Turcotte, secteurs de Val-d Or et Malartic - M. Michel Rochon, secteurs Senneterre, Belcourt et Senneterre paroisse - M. Michel Ruel, poste universel MISES EN CANDIDATURE FAITES ET REÇUES À LA CAISSE DANS LES DÉLAIS PRÉVUS, SOIT AVANT LA FERMETURE DE LA CAISSE, LE MERCREDI 10 AVRIL 2013. La présidente d'élection fait la lecture des préavis écrits des mises en candidature qui ont été présentées à la caisse : - M. Réginald Grenier, secteurs de Val-d Or et Malartic, proposé par Mme Céline Gaudet - M. Benoît Turcotte, secteurs de Val-d Or et Malartic, proposé par Mme Johanne Villeneuve - M. Michel Rochon, secteurs Senneterre, Belcourt et Senneterre paroisse, proposé par Mme Debby Galloni - M. Francis Roy, secteur Lebel-sur-Quévillon, proposé par Mme Kathleen Bourassa - Mme Nicole Perreault, poste universel, proposée par Mme Gabrielle Guay - M. Yvon Richard, poste universel, proposé par M. Michel Ruel ACCLAMATION CONSEIL D ADMINISTRATION Au conseil d administration, le nombre de candidatures reçues pour les postes du secteur de Val-d Or et Malartic, du secteur de Senneterre, Belcourt et Paroisse de Senneterre et du secteur de Lebel-sur-Quévillon étant ÉGAL au nombre de postes à combler, la présidente d élection déclare élus sans opposition, pour des mandats de 3 ans : - M. Benoît Turcotte, secteur de Val-d Or et Malartic - M. Réginald Grenier, secteur de Val-d Or et Malartic - M. Francis Roy, secteur de Lebel-sur-Quévillon - M. Michel Rochon, secteur Senneterre, Belcourt et Senneterre paroisse Mises en candidature au poste universel Étant donné que le nombre de mises en candidatures reçues dans les délais pour le poste universel est supérieur au nombre de postes à combler, la présidente d élection explique le déroulement prévu afin de procéder au vote secret de façon légale et démocratique. Elle rappelle également que d après le règlement de régie interne de notre caisse le poste universel n est pas un poste dédié à un secteur, mais bien à l ensemble du territoire de la caisse. La présidente d élection rappelle les noms des scrutateurs qui ont été dûment proposés et adoptés en début d assemblée, soit : - M. Richard Hénault et M. Frédéric Bergeron 5
La présidente d élection invite les candidats à se présenter. M. Yvon Richard et Mme Nicole Perrault, à tour de rôle, se présentent et font une brève description de leur cheminement de carrière. Les membres procèdent au vote secret, sous la supervision des scrutateurs. Le décompte terminé, les scrutateurs transmettent les résultats à la présidente d élection. La présidente d élection, Mme Geneviève Larche, déclare élu pour un mandat de 3 ans sur le poste universel du conseil d administration, M. Yvon Richard. La présidente d élection remercie Mme Nicole Perrault pour sa mise en candidature. 11. ÉLECTION - CONSEIL DE SURVEILLANCE Noms des dirigeants sortants de charge La présidente d'élection donne les noms des dirigeants sortants de charge, en mentionnant s'ils sont rééligibles : - Mme Suzanne Ayotte - Mme Huguette Turgeon MISES EN CANDIDATURE FAITES ET REÇUES À LA CAISSE DANS LES DÉLAIS PRÉVUS, SOIT AVANT LA FERMETURE DE LA CAISSE LE MERCREDI 10 AVRIL 2013. La présidente d'élection fait la lecture des mises en candidature qui ont été présentées à la caisse concernant les élections au conseil de surveillance - Mme Suzanne Ayotte proposée par Mme France Bédard - Mme Huguette Turgeon proposée par M. François Lessard Acclamation - Conseil de surveillance Au conseil de surveillance, le nombre de candidatures reçues étant ÉGAL au nombre de postes à combler, la présidente d élection déclare élus sans opposition pour un mandat de 3 ans : - Mme Suzanne Ayotte - Mme Huguette Turgeon 12. LECTURE DE L ENGAGEMENT SOLENNEL La présidente d'élection invite M. Réginald Grenier à lire publiquement l'engagement solennel au nom de tous les candidats élus, qui sera ensuite signé lors de la première réunion du conseil pour lequel ils ont été élus. Les élections étant terminées, la présidente d'élection, Mme Geneviève Larche, félicite les élus. Afin de poursuivre l ordre du jour, M. Benoit Turcotte et M. Michel Rochon réintègrent leur poste de président et secrétaire d assemblée. 13. PÉRIODES DE QUESTIONS DES MEMBRES Question de Mme Françoise Payeur : Avec la diminution du nombre de transactions dans les guichets automatiques de notre caisse, est-ce qu il se peut que ceux-ci soient retirés? 6
Réponse par M. Benoît Turcotte : Une analyse de l utilisation des guichets automatiques de notre territoire est présentement en cours, le retrait de certains guichets qui ne passent pas les nouvelles mises à jour informatiques est à déterminer. Le dossier est en suivi par le conseil d administration. Tirages des prix de présences M. Benoît Turcotte procède aux tirages des prix de présences. Les gagnants sont : 3 Minis ipad de 16 G0 : Mme Régine Slater Mme Gisèle Vézina Mme Élizabeth St-Amant 10 prix de 100 $ chacun : Mme Lucie Rivard Mme Geneviève Larche M. Guy Trudel M. Normand Robichaud M. Alyre Bourgault Mme Julie Bastien Mme Michelle Bédard M. Claude Darveau Mme Claudette Mailhot Mme Isabelle Glémaud Remerciements M. Benoît Turcotte remercie le directeur général et les employés de la caisse pour le support professionnel qu ils accordent à leurs dirigeants. Il félicite les élus et ceux jouissant d'une plus grande expérience pour leur engagement concret au sein du Mouvement Desjardins. La caisse a besoin de gens comme eux. Le président remercie sincèrement les membres pour leur présence et leur participation à cette 3e assemblée. Il rappelle que la Caisse Desjardins de l Est de l Abitibi a besoin de membres comme eux qui font de celle-ci une coopérative de services financiers dont nous continuerons à être fiers. 14. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE L'ordre du jour étant épuisé, M. Benoît Turcotte, président, déclare l'assemblée levée à 21 h 10. Président Secrétaire 7