Ville de Saint-Maur-des-Fossés Mode d emploi à destination des associations pour la mise à jour de leur fiche dans l annuaire des associations saint- mauriennes Maison des Associations 2, avenue du Maréchal Lyautey 94100 SAINT-MAUR-DES-FOSSES Tél. 01 48 86 41 15 Mode d emploi mise à jour fiche association 1
Table des matières MODE D EMPLOI A DESTINATION DES ASSOCIATIONS 1 POUR LA MISE A JOUR DE LEUR FICHE 1 DANS L ANNUAIRE DES ASSOCIATIONS 1 SAINT-MAURIENNES 1 1. ACCES A L INTERFACE DE MISE A JOUR 4 2. MISE A JOUR DE VOTRE FICHE 6 2.1. MISE A JOUR DES INFORMATIONS GENERALES 6 2.2. POSITIONNEMENT PRECIS SUR LA CARTE 8 2.3. ENREGISTREMENT DES HORAIRES D OUVERTURE 8 Ville de Saint-Maur-des-Fossés 2011. Mode d emploi mise à jour fiche association 2
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Introduction Bienvenue dans l'espace de mise à jour de votre fiche La ville de Saint-Maur-des-Fossés vous souhaite la bienvenue dans votre espace personnel, qui vous permettra de mettre à jour vous-même les informations concernant votre association. Ce guide vous permettra d effectuer très simplement cette mise à jour. Pour toute assistance ou support technique, n hésitez pas à joindre le support technique de notre prestataire localeo par l un des moyens suivants : par téléphone au 0 820 600 405, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h ; par mail à < support@localeo.com >, veillé 24h/24. 1. Accès à l interface de mise à jour L accès à l administration de votre fiche se fait en copiant sur un navigateur le lien qui vous a été communiqué par mail par votre mairie. Ce lien permet d accéder au formulaire de mise à jour. Cette adresse est volontairement longue et compliquée pour des raisons de sécurité. Si vous utilisez votre propre PC dans un lieu sécurisé, vous pouvez naturellement le conserver dans vos signets. Sinon, il vous suffit de conserver le message de la mairie contenant le lien. Pour afficher la page, effectuez un «copier» (clic droit ou Ctrl+C) et «coller» ensuite (clic droit ou Ctrl+V) l adresse dans la «barre d adresse» de votre navigateur. Mode d emploi mise à jour fiche association 4
Vous accéderez à cette page : Important : L annuaire des associations est géré par la plate-forme technique GRC DATA du portail de la Ville de Saint-Maur-des-Fossés, stockant de nombreux équipements municipaux. Le terme «équipement» est utilisé de façon générique ici pour désigner un objet pouvant s appliquer à une structure physique ou administrative, comme un bâtiment municipal, une administration, une association, un commerçant Le terme «équipement» désigne donc «votre association». Mode d emploi mise à jour fiche association 5
2. Mise à jour de votre fiche 2.1. Mise à jour des informations générales Nom de l association (2) : Mettez à jour ou corrigez le nom ou la raison sociale de votre association, en évitant autant que possible les abréviations (Préférez «Tennis Club des Pins» à T.C.P») Adresse de l association : L adresse doit être une adresse normalisée, choisie parmi les 28 millions d adresses postales en France métropolitaine et outre-mer 1. Les coordonnées GPS de cette adresse seront utilisées pour afficher l adresse sur le plan de la ville. (3) o Nom de la ville : saisissez le code postal ou une partie du nom de la ville (ex : MAUR pour ST-MAUR-DES-FOSSES). Pour les villes commençant par «SAINT» ou «SAINTE» saisissez ST ou STE suivi d un espace. Saisissez les premières lettres du nom et le logiciel vous proposera toutes les villes françaises contenant ces lettres. La liste diminuera au fur et à mesure que vous saisirez des lettres. Par défaut, le nom de votre ville est proposé. o Nom de la rue ou voie : Saisissez des lettres du nom de la voie (ex : HUGO pour BD VICTOR HUGO) et le logiciel vous proposera toutes les rues correspondantes de la ville contenant ces lettres. La liste diminuera au fur et à mesure que vous saisirez des lettres. IMPORTANT : il est possible (mais rare ) qu une rue ne soit pas enregistrée dans la base, notamment si elle a été créée il y a moins de six mois. Dans ce cas, saisissez une adresse voisine existante et positionner votre adresse avec la localisation manuelle sur la carte. 1 Les données adresses proviennent du fichier national de la Poste, commercialisé par MediaPost, les données cartographiques sont celles de Google Maps, localeo possédant une licence Google Maps Premier. Mode d emploi mise à jour fiche association 6
o N de la voie : Saisissez le n de la voie (ex : 12 pour 12 BD VICTOR HUGO) ou sélectionnez parmi les n proposés par le logiciel. Le numéro de rue est facultatif mais est fortement recommandé. Le logo est par défaut celui de la catégorie à laquelle appartient votre association La date de publication est utile si vous avez besoin de faire apparaître votre fiche à une date future, notamment dans le cas où un équipement n est pas encore ouvert au public. Par défaut, la date du jour est automatiquement enregistrée. Les coordonnées et le descriptif de l association doivent être saisis avec soin, car ils seront affichés dans l annuaire. (4) Une photo ou le sigle de votre association peut être téléchargé. La présence de photos enrichit fortement la base de données et rendra attrayante sa consultation par les internautes. Si vous ne téléchargez pas d image, une image par défaut, identique pour tous les équipements, sera affichée. (5) Cette image devra avoir : Une largeur comprise entre 290 pixels et 400 pixels ; Une hauteur comprise entre 217 pixels et 300 pixels ; Un format.jpg,.jpeg,.gif ou.png. Mode d emploi mise à jour fiche association 7
2.2. Positionnement précis sur la carte Après avoir cliqué sur «Géolocalisation», vous obtenez une carte localisant l adresse de votre association. Vous pouvez modifier le positionnement automatique de votre équipement, par exemple pour éviter les superpositions avec des équipements déjà créés ou de rectifier une approximation de positionnement par «Google Maps». 2.3. Enregistrement des horaires d ouverture Le logiciel GRC DATA gère les horaires d ouverture des équipements. Cette fonctionnalité importante permet d apporter au citoyen des informations particulièrement utiles. Il est donc très utile de saisir les horaires d ouverture et de veiller à leur mise à jour. Pour créer ou modifier des horaires d ouverture, il faut cliquer sur «Gestion des horaires». Deux types d horaires sont gérés : Mode d emploi mise à jour fiche association 8
les horaires annuels : il s agit des horaires d ouverture hebdomadaires «de base», c est-à-dire hors congés, jours fériés ou évènements spéciaux ; les horaires spéciaux : il s agit des congés annuels, jours fériés ou évènements spéciaux pour lesquels l association sera soit fermée soit ouverte avec d autres horaires que les horaires annuels. Le logiciel GRC DATA gère automatiquement les jours fériés et les vacances scolaires des trois zones. Saisie des horaires annuels Le tableau se complète très simplement. L équipement est considéré comme fermé si la case «fermé» est cochée ou si aucune plage horaire n est saisie un jour donné. Pensez à valider le tableau avant d enregistrer. Vous pourrez ensuite insérer des horaires spéciaux pour des vacances ou des périodes exceptionnelles. (6) Deux types d horaires spéciaux sont proposés : un événement spécial parmi une liste de jours fériés ou de périodes de vacances scolaires françaises métropolitaines, avec calcul automatique de la date correspondante (7) ; une période particulière (ex : les congés annuels) (8). Le nombre d horaires spéciaux est illimité. Mode d emploi mise à jour fiche association 9
Les horaires annuels ou autres horaires déjà saisis peuvent naturellement être modifiés ou supprimés. (9) exemple d affichage d horaires d ouverture sur un plan interactif Mode d emploi mise à jour fiche association 10